Co wpływa na koszt oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy

Wybór oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy (CLM) nie jest łatwym zadaniem. Przy tak wielu dostawcach na rynku oferujących różne produkty o różnych cenach i funkcjach, zaangażowanie się w jeden może być przytłaczające. Zanim wybierzesz rozwiązanie CLM dla swojej firmy, musisz wziąć pod uwagę budżet i to, co oferuje oprogramowanie, aby nie płacić za dużo.

Dlaczego warto rozważyć cenę oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy (CLM)?

Ceny oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy (CLM) różnią się w zależności od platformy w zależności od tego, co oprogramowanie oferuje użytkownikom. Ponieważ rozwiązania do zarządzania umowami powinny zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy poprzez usprawnienie procesu zawierania umów, ważne jest, aby upewnić się, że nie płacisz za to zbyt dużo. Zbyt duże inwestycje mogą zrównoważyć korzyści związane z oszczędnością pieniędzy, co oznacza, że ​​Twoja firma powinna poświęcić trochę czasu na rozważenie Twoich potrzeb i określenie budżetu.

Kluczowe czynniki, które określają cenę oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy

Na koszt oprogramowania do zarządzania umowami mają wpływ różne czynniki, z których większość jest związana z wielkością Twojej firmy. Mniejsze firmy zazwyczaj wymagają mniejszej ilości miejsca na dane, mniejszej liczby licencji użytkowników i ograniczonego zestawu funkcji, co skutkuje niższą ceną. Jednak duże organizacje zazwyczaj będą musiały wydać znacznie więcej na większe i bardziej skomplikowane systemy, które często obejmują różne integracje.

Niektóre czynniki, które wpływają na koszt oprogramowania do zarządzania umowami, obejmują:

Liczba użytkowników

Innym powodem, dla którego duże firmy mogą oczekiwać, że będą płacić więcej za oprogramowanie do zarządzania umowami niż mniejsze firmy, jest to, że niektóre plany cenowe są oparte na liczbie użytkowników. Miesięczny punkt cenowy określonego oprogramowania może być określony przez liczbę licencji użytkownika wymaganych przez firmę. Aby określić przybliżone oszacowanie, ile wyda Twoja firma, weź pod uwagę wszystkie osoby, które pracują nad cyklem życia umowy, w tym zarządzanie, prawo, finanse, sprzedaż i zaopatrzenie.

Rozmiar przechowywania

Ponieważ oprogramowanie do zarządzania umowami zapewnia firmom scentralizowane repozytorium do przechowywania dokumentów, dokładnym sposobem przewidywania kosztów platformy jest określenie, ile miejsca do przechowywania potrzebuje Twoja firma. Zanim zdecydujesz się na współpracę z dostawcą CLM, musisz znać liczbę kontraktów, które zazwyczaj obsługuje Twoja firma. Zastanów się również nad celami Twojej firmy w zakresie rozwoju i jak bardzo Twoje umowy mogą wzrosnąć w ciągu następnych pięciu lat. Na szczęście wielu producentów pozwoli klientom zacząć od niższej ceny, a następnie w razie potrzeby uaktualnić do większej przestrzeni dyskowej.

Integracje z innymi firmami

Cykle życia zarządzania umowami często wpływają na inne procedury operacyjne, a niektóre firmy programistyczne pobierają opłaty za integrację z rozwiązaniami innych firm. Oznacza to, że oceniając ceny, należy wziąć pod uwagę inne narzędzia, które będą potrzebne do połączenia z oprogramowaniem do zarządzania cyklem życia umowy. Salesforce (lub inny CRM) lub systemy podpisów elektronicznych, takie jak DocuSign, to dwa popularne narzędzia, które firmy będą musiały zintegrować z oprogramowaniem do zarządzania umowami. Chociaż większa liczba integracji może spowodować wzrost kosztów, niektórzy producenci oprogramowania zapewniają bezpłatne integracje z rozwiązaniami innych firm.

Bezpieczeństwo oprogramowania

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów, niektóre firmy muszą przestrzegać surowych przepisów, podczas gdy inne po prostu chcą zapewnić ochronę umów przed niepożądanym dostępem. W każdym razie bezpieczeństwo Twoich poufnych dokumentów ma kluczowe znaczenie, a wybrany przez Ciebie poziom bezpieczeństwa znacząco wpłynie na cenę platformy.

Podczas gdy niektóre platformy na rynku zapewniają niewielką ochronę, inne przechodzą regularne audyty bezpieczeństwa i ochrony, aby zapewnić, że chronią Twoje dokumenty za pomocą innowacyjnej technologii. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe, uprawnienia użytkowników i bezpieczny wykaz adresów IP to korzystne funkcje bezpieczeństwa, ale mają swoją cenę. Jednak płacenie więcej za bezpieczną platformę może na dłuższą metę zaoszczędzić dużo pieniędzy.

Liczba funkcji

Każda firma ma inne potrzeby operacyjne i nie każdy system kontraktowy ma cechy, których wymaga firma. To, który zestaw funkcji jest najlepszy dla Twojej firmy, zależy od złożoności i liczby kontraktów, które obsługuje Twoja firma. Platformy oferujące więcej funkcji są zazwyczaj droższe niż podstawowe systemy oprogramowania. Jednak Twoja firma może wymagać tych narzędzi, aby zmaksymalizować wydajność.

Niektóre z tych funkcji obejmują:

• Czerwona podszewka
• Inteligentne szablony
• Automatyzacja przepływu pracy
• Zaawansowana analityka

Obsługa klienta

Większość platform pobiera wyższe opłaty za usługi obsługi klienta premium. Obejmują one całodobową pomoc, gwarantowane czasy reakcji i dostępność (telefon, wiadomości lub e-mail). Niektóre firmy regularnie naliczają roczną opłatę za wsparcie lub wystawiają rachunki za usługi wsparcia bezpośrednio zespołom. Dlatego bardziej opłacalne może być wybranie łatwej w obsłudze platformy lub firmy, która zapewnia bezpłatną obsługę klienta.

Jakie są dodatkowe opłaty związane z oprogramowaniem do zarządzania umowami?

Dostawcy oprogramowania czasami pobierają różne opłaty za korzystanie z ich platformy. Są to zazwyczaj jednorazowe lub regularne płatności, które obejmują różnorodne usługi związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu. Ponieważ nie wszyscy dostawcy pobierają te opłaty, zwykle najlepiej jest wybrać rozwiązanie, które ogranicza dodatkowe koszty do minimum.

Typowe opłaty związane z oprogramowaniem do zarządzania umowami obejmują:

• Opłaty licencyjne
• Opłaty wdrożeniowe
• Funkcje opcjonalne
• Opłaty integracyjne
• Obsługa klienta

Pułapki darmowych rozwiązań CLM

Podczas gdy niektóre firmy wydają tysiące dolarów na narzędzie do zarządzania umowami, dostępnych jest wiele bezpłatnych alternatyw. Darmowe oprogramowanie może być doskonałym miejscem do rozpoczęcia. Zwłaszcza dla małej firmy lub startupu, który nie ma wielu kontraktów. Darmowe platformy mogą pomóc firmom w automatyzacji zarządzania umowami. Należy jednak pamiętać, że większość wersji jest ograniczona pod względem możliwości i pojemności pamięci. Darmowa platforma może brzmieć atrakcyjnie, ale w większości przypadków te rozwiązania nie odpowiadają potrzebom firm o złożonym cyklu życia umowy. Aby uzyskać dokładniejsze i aktualne informacje na temat oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy, skontaktuj się z zespołem Parley Pro.

Rzeczy do rozważenia przed zainwestowaniem w rozwiązanie CLM

Wybór platformy do zarządzania umowami to decyzja, którą Twoja firma powinna dokładnie rozważyć. Każda firma ma inne potrzeby w zakresie zarządzania, a co za tym idzie inne wymagania. Wielu dostawców oprogramowania oferuje różne funkcje, przestrzeń dyskową i środki bezpieczeństwa. Nie tylko to, ale ceny oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy różnią się w zależności od dostawcy. Oznacza to, że musisz również określić budżet, aby nie przepłacać.

Jeśli chcesz wdrożyć najlepsze oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy dla swojej firmy, rozważ:

• Wielkość Twojej firmy
• Twoje potrzeby w zakresie zarządzania umowami
• Ile chcesz wydać na platformę
• Twoje obecne rozwiązania biznesowe, które musisz zintegrować
• Proces zarządzania umowami, z którego obecnie korzystasz