O que influencia o custo do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato

Escolher o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) não é uma tarefa fácil. Com tantos fornecedores no mercado oferecendo produtos diferentes com preços e recursos variados, pode parecer esmagador se comprometer com um. Antes de escolher uma solução CLM para o seu negócio, você deve considerar seu orçamento e o que o software oferece, para não pagar muito caro.

Por que considerar o preço do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM)?

O preço do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) varia de plataforma para plataforma, dependendo do que o software oferece a seus usuários. Como as soluções de gerenciamento de contratos devem economizar dinheiro para sua empresa, simplificando o processo de contratação, é importante garantir que você não esteja pagando muito pela solução. Investir demais pode compensar seus benefícios de economia de dinheiro, o que significa que sua empresa deve levar tempo para considerar suas necessidades e determinar um orçamento.

Principais fatores que determinam o preço do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato

Vários fatores influenciam o custo do software de gestão de contratos, a maioria dos quais está relacionada ao tamanho da sua empresa. Empresas menores normalmente exigem menos armazenamento de dados, menos licenças de usuário e um conjunto limitado de recursos, resultando em um preço mais baixo. No entanto, as grandes organizações normalmente terão que gastar substancialmente mais em sistemas maiores e mais complicados, que frequentemente incluem várias integrações.

Alguns fatores que influenciam o custo do software de gestão de contratos incluem:

O número de usuários

Outra razão pela qual as grandes empresas podem esperar pagar mais por software de gerenciamento de contratos do que empresas menores é que certos planos de preços são baseados no número de usuários. O preço mensal de determinado software pode ser determinado pelo número de licenças de usuário exigidas por uma empresa. Para determinar uma estimativa aproximada de quanto sua empresa gastará, considere todas as pessoas que trabalham no ciclo de vida do seu contrato, incluindo gerenciamento, jurídico, finanças, vendas e compras.

Tamanho do armazenamento

Como o software de gerenciamento de contratos oferece às empresas um repositório centralizado para armazenamento de documentos, uma maneira precisa de prever o custo da plataforma é determinar quanto espaço de armazenamento sua empresa precisa. Antes de se comprometer com um provedor de CLM, você precisa saber o número de contratos que sua empresa normalmente lida. Além disso, pense nas metas da sua empresa em termos de crescimento e quanto seus contratos podem aumentar nos próximos cinco anos. Felizmente, muitos fabricantes permitem que os clientes comecem com um preço mais baixo e, em seguida, atualizem para mais espaço de armazenamento conforme necessário.

Integrações de terceiros

Os ciclos de vida do gerenciamento de contratos frequentemente afetam outros procedimentos operacionais, e algumas empresas de software cobram por integrações com soluções de terceiros. Isso significa que, ao avaliar os preços, você deve considerar as outras ferramentas necessárias para se conectar ao software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Os sistemas Salesforce (ou outro CRM) ou E-Signature, como o DocuSign, são duas ferramentas comuns que as empresas precisarão para integrar ao seu software de gerenciamento de contratos. Embora mais integrações possam aumentar os custos, algumas empresas de software oferecem integrações gratuitas com soluções de terceiros.

Segurança de software

Quando se trata de armazenamento de documentos, certas empresas devem cumprir regulamentações rígidas, enquanto outras simplesmente querem garantir que os contratos sejam protegidos contra acesso indesejado. Em qualquer caso, a segurança e proteção de seus documentos confidenciais são vitais, e o nível de segurança que você selecionar afetará significativamente o preço da plataforma.

Enquanto algumas plataformas no mercado oferecem pouca proteção, outras têm auditorias regulares de segurança e proteção para garantir que seus documentos sejam protegidos com tecnologia inovadora. Autenticação multifator, permissões de usuário e listagem segura de IP são recursos de segurança benéficos, mas têm um preço. No entanto, pagar mais por uma plataforma segura pode economizar muito dinheiro a longo prazo.

O número de funcionalidades

Cada negócio tem necessidades operacionais diferentes, e nem todo sistema de contrato tem as características que uma empresa exige. Qual conjunto de recursos é melhor para sua empresa será determinado pela complexidade e pelo número de contratos que sua empresa gerencia. As plataformas que oferecem mais recursos são geralmente mais caras do que os sistemas de software de nível básico. No entanto, sua empresa pode exigir essas ferramentas para maximizar sua eficiência.

Alguns desses recursos incluem:

• Forro vermelho
• Modelos inteligentes
• Automação do fluxo de trabalho
• Análise avançada

Suporte ao cliente

A maioria das plataformas cobra mais pelos serviços premium de suporte ao cliente. Isso inclui assistência 24 horas, tempos de resposta garantidos e acessibilidade (telefone, mensagens ou e-mail). Algumas empresas cobram um preço de suporte anual ou faturam diretamente as equipes pelos serviços de suporte regularmente. Portanto, pode ser mais econômico optar por uma plataforma fácil de usar ou por uma empresa que ofereça atendimento gratuito ao cliente.

Quais são as taxas adicionais associadas ao software de gerenciamento de contratos?

Os fornecedores de software às vezes cobram várias taxas pelo uso de sua plataforma. Normalmente, são pagamentos únicos ou regulares que cobrem uma variedade de serviços relacionados à implementação e manutenção do sistema. Como nem todos os provedores cobram essas taxas, geralmente é melhor selecionar uma solução que reduza os custos adicionais ao mínimo.

As taxas típicas associadas ao software de gerenciamento de contratos incluem:

• Taxas de licença
• Taxas de implementação
• Recursos opcionais
• Taxas de integração
• Suporte ao cliente

As armadilhas das soluções CLM gratuitas

Enquanto algumas empresas gastam milhares de dólares em uma ferramenta de gerenciamento de contratos, muitas alternativas gratuitas estão disponíveis. O software livre pode ser um excelente ponto de partida. Especialmente, para uma pequena empresa ou uma startup que não tem muitos contratos. As plataformas gratuitas podem ajudar as empresas a entrar na automação do gerenciamento de contratos. No entanto, lembre-se de que a maioria das versões é restrita em relação a recursos e capacidade de armazenamento. Uma plataforma gratuita pode parecer atraente, mas, na maioria das vezes, essas soluções não atendem às necessidades de empresas com um ciclo de vida de contrato complexo. Para obter informações mais precisas e atualizadas sobre o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, entre em contato com a equipe do Parley Pro.

Coisas a considerar antes de investir em uma solução CLM

Escolher uma plataforma de gestão de contratos é uma decisão que sua empresa deve considerar com cuidado. Cada negócio tem necessidades de gestão diferentes e, portanto, requisitos diferentes. Muitos fornecedores de software oferecem vários recursos, espaço de armazenamento e medidas de segurança. Além disso, o preço do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato varia de provedor para provedor. Isso significa que você também precisa traçar um orçamento, para não pagar a mais.

Se você deseja implementar o melhor software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para sua empresa, considere:

• O tamanho da sua empresa
• Suas necessidades de gerenciamento de contratos
• Quanto você está disposto a gastar em uma plataforma
• Suas soluções de negócios atuais que você precisa integrar
• O processo de gerenciamento de contratos que você usa atualmente