Ce qui influence le coût d'un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats

Choisir un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) n'est pas une tâche facile. Avec autant de fournisseurs sur le marché proposant différents produits avec des prix et des fonctionnalités variables, il peut sembler écrasant de s'engager envers un seul. Avant de choisir une solution CLM pour votre entreprise, vous devez tenir compte de votre budget et de ce que propose le logiciel, afin de ne pas payer trop cher.

Pourquoi considérer le prix d'un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?

La tarification des logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) varie d'une plate-forme à l'autre en fonction de ce que le logiciel offre à ses utilisateurs. Étant donné que les solutions de gestion des contrats devraient faire économiser de l'argent à votre entreprise en rationalisant le processus de passation des marchés, il est important de vous assurer que vous ne payez pas trop cher pour la solution. Investir trop peut annuler ses avantages en termes d'économies d'argent, ce qui signifie que votre entreprise doit prendre le temps d'examiner vos besoins et de déterminer un budget.

Facteurs clés qui déterminent le prix d'un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats

Divers facteurs influencent le coût d'un logiciel de gestion des contrats, dont la plupart sont liés à la taille de votre entreprise. Les petites entreprises nécessitent généralement moins de stockage de données, moins de licences utilisateur et un ensemble de fonctionnalités limité, ce qui se traduit par un prix inférieur. Cependant, les grandes organisations devront généralement dépenser beaucoup plus pour des systèmes plus grands et plus complexes, qui incluent souvent diverses intégrations.

Certains facteurs qui influencent le coût du logiciel de gestion des contrats incluent :

Le nombre d'utilisateurs

Une autre raison pour laquelle les grandes entreprises peuvent s'attendre à payer plus pour un logiciel de gestion de contrats que les petites entreprises est que certains plans tarifaires sont basés sur le nombre d'utilisateurs. Le prix mensuel de certains logiciels peut être déterminé par le nombre de licences utilisateur dont une entreprise a besoin. Pour déterminer une estimation approximative des dépenses de votre entreprise, tenez compte de toutes les personnes qui travaillent sur le cycle de vie de votre contrat, y compris la direction, les services juridiques, les finances, les ventes et les achats.

Taille de stockage

Étant donné que le logiciel de gestion des contrats offre aux entreprises un référentiel centralisé pour le stockage des documents, un moyen précis de prévoir le coût de la plate-forme consiste à déterminer l'espace de stockage dont votre entreprise a besoin. Avant de vous engager auprès d'un fournisseur CLM, vous devez connaître le nombre de contrats que votre entreprise gère généralement. Pensez également aux objectifs de croissance de votre entreprise et à l'augmentation éventuelle de vos accords au cours des cinq prochaines années. Heureusement, de nombreux fabricants permettent aux clients de commencer à un prix inférieur, puis de passer à plus d'espace de stockage si nécessaire.

Intégrations tierces

Les cycles de vie de la gestion des contrats ont souvent un impact sur d'autres procédures opérationnelles, et certains éditeurs de logiciels facturent les intégrations avec des solutions tierces. Cela signifie que lors de l'évaluation des prix, vous devez tenir compte des autres outils dont vous aurez besoin pour vous connecter à votre logiciel de gestion du cycle de vie des contrats. Salesforce (ou autre CRM) ou les systèmes de signature électronique comme DocuSign sont deux outils courants dont les entreprises auront besoin pour s'intégrer à leur logiciel de gestion des contrats. Bien que davantage d'intégrations puissent entraîner une augmentation des coûts, certains éditeurs de logiciels proposent des intégrations gratuites avec des solutions tierces.

Sécurité logicielle

En matière de stockage de documents, certaines entreprises doivent se conformer à des réglementations strictes, tandis que d'autres veulent simplement s'assurer que les contrats sont protégés contre les accès indésirables. Dans tous les cas, la sûreté et la sécurité de vos documents sensibles sont vitales, et le niveau de sécurité que vous sélectionnerez aura un impact significatif sur le prix de la plateforme.

Alors que certaines plates-formes sur le marché offrent peu de protection, d'autres ont des audits de sécurité réguliers pour s'assurer qu'elles protègent vos documents avec une technologie innovante. L'authentification multifacteur, les autorisations des utilisateurs et la liste sécurisée IP sont des fonctionnalités de sécurité avantageuses, mais elles ont un prix. Cependant, payer plus pour une plateforme sécurisée peut vous faire économiser beaucoup d'argent à long terme.

Le nombre de fonctionnalités

Chaque entreprise a des besoins opérationnels différents, et tous les systèmes de contrat ne possèdent pas les fonctionnalités dont une entreprise a besoin. L'ensemble de fonctionnalités qui convient le mieux à votre entreprise sera déterminé par la complexité et le nombre de contrats que votre entreprise gère. Les plates-formes qui offrent plus de fonctionnalités sont généralement plus chères que les systèmes logiciels de base. Cependant, votre entreprise peut avoir besoin de ces outils pour maximiser son efficacité.

Certaines de ces fonctionnalités incluent :

• Doublure rouge
• Modèles intelligents
• Automatisation du flux de travail
• Analytique avancée

Service client

La plupart des plates-formes facturent plus pour les services d'assistance client premium. Ceux-ci incluent une assistance 24 heures sur 24, des temps de réponse assurés et l'accessibilité (téléphone, messagerie ou e-mail). Certaines entreprises facturent un prix de support annuel ou facturent directement les équipes pour les services de support régulièrement. Par conséquent, il peut être plus rentable d'opter pour une plate-forme facile à utiliser ou une entreprise qui fournit une assistance client gratuite.

Quels sont les frais supplémentaires associés au logiciel de gestion des contrats ?

Les éditeurs de logiciels facturent parfois divers frais pour l'utilisation de leur plate-forme. Il s'agit généralement de paiements ponctuels ou réguliers qui couvrent une variété de services liés à la mise en œuvre et à la maintenance du système. Étant donné que tous les fournisseurs ne facturent pas ces frais, il est généralement préférable de choisir une solution qui minimise les coûts supplémentaires.

Les frais typiques associés au logiciel de gestion des contrats incluent :

• Frais de licence
• Frais de mise en œuvre
• Caractéristiques optionnelles
• Frais d'intégration
• Service client

Les pièges des solutions CLM gratuites

Alors que certaines entreprises dépensent des milliers de dollars pour un outil de gestion des contrats, de nombreuses alternatives gratuites sont disponibles. Les logiciels libres peuvent être un excellent point de départ. Surtout pour une petite entreprise ou une startup qui n'a pas beaucoup de contrats. Les plateformes gratuites pourraient aider les entreprises à se lancer dans l'automatisation de la gestion des contrats. Cependant, gardez à l'esprit que la plupart des versions sont limitées en termes de capacités et de capacité de stockage. Une plate-forme gratuite peut sembler attrayante, mais la plupart du temps, ces solutions ne répondent pas aux besoins des entreprises ayant un cycle de vie de contrat complexe. Pour des informations plus précises et à jour sur le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, contactez l'équipe Parley Pro.

Points à considérer avant d'investir dans une solution CLM

Le choix d'une plateforme de gestion de contrats est une décision que votre entreprise doit soigneusement prendre en considération. Chaque entreprise a des besoins de gestion différents, et donc des exigences différentes. De nombreux fournisseurs de logiciels proposent diverses fonctionnalités, un espace de stockage et des mesures de sécurité. Non seulement cela, mais la tarification des logiciels de gestion du cycle de vie des contrats varie d'un fournisseur à l'autre. Cela signifie que vous devez également établir un budget afin de ne pas payer trop cher.

Si vous souhaitez mettre en œuvre le meilleur logiciel de gestion du cycle de vie des contrats pour votre entreprise, envisagez :

• La taille de votre entreprise
• Vos besoins en gestion de contrats
• Combien êtes-vous prêt à dépenser pour une plateforme
• Vos solutions métiers actuelles que vous devez intégrer
• Le processus de gestion des contrats que vous utilisez actuellement