ما الذي يؤثر على تكلفة برامج إدارة دورة حياة العقد

إن اختيار برنامج إدارة دورة حياة العقد (CLM) ليس بالمهمة السهلة. مع وجود العديد من مزودي الخدمة في السوق الذين يقدمون منتجات مختلفة بأسعار وميزات متفاوتة ، قد يكون من الصعب الالتزام بواحد. قبل اختيار حل CLM لعملك ، يجب أن تفكر في ميزانيتك وما يقدمه البرنامج ، حتى لا تدفع الكثير.

لماذا يجب مراعاة سعر برنامج إدارة دورة حياة العقد (CLM)؟

يختلف تسعير برنامج إدارة دورة حياة العقد (CLM) من منصة إلى أخرى اعتمادًا على ما يقدمه البرنامج لمستخدميه. نظرًا لأن حلول إدارة العقود يجب أن توفر أموال عملك من خلال تبسيط عملية التعاقد ، فمن المهم التأكد من أنك لا تدفع الكثير مقابل الحل. يمكن أن يؤدي الاستثمار كثيرًا إلى تعويض مزايا توفير الأموال ، مما يعني أن عملك يجب أن يستغرق وقتًا للنظر في احتياجاتك وتحديد الميزانية.

العوامل الرئيسية التي تحدد سعر برنامج إدارة دورة حياة العقد

هناك عوامل مختلفة تؤثر على تكلفة برنامج إدارة العقود ، ويرتبط معظمها بحجم شركتك. تتطلب الشركات الصغيرة عادةً مساحة تخزين بيانات أقل ، وتراخيص مستخدم أقل ، ومجموعة ميزات محدودة ، مما يؤدي إلى انخفاض السعر. ومع ذلك ، سيتعين على المؤسسات الكبيرة عادةً إنفاق المزيد بشكل كبير على أنظمة أكبر وأكثر تعقيدًا ، والتي غالبًا ما تتضمن عمليات تكامل مختلفة.

تتضمن بعض العوامل التي تؤثر على تكلفة برنامج إدارة العقود ما يلي:

عدد المستخدمين

سبب آخر يجعل الشركات الكبيرة تتوقع أن تدفع مقابل برامج إدارة العقود أكثر من الشركات الصغيرة هو أن خطط تسعير معينة تعتمد على عدد المستخدمين. قد يتم تحديد نقطة التسعير الشهرية لبرامج معينة من خلال عدد تراخيص المستخدم التي تطلبها الشركة. لتحديد تقدير تقريبي للمبلغ الذي ستنفقه شركتك ، ضع في اعتبارك جميع الأشخاص الذين يعملون في دورة حياة العقد ، بما في ذلك الإدارة والشؤون القانونية والمالية والمبيعات والمشتريات.

حجم التخزين

نظرًا لأن برنامج إدارة العقود يمنح الشركات مستودعًا مركزيًا لتخزين المستندات ، فإن الطريقة الدقيقة للتنبؤ بتكلفة النظام الأساسي هي تحديد مقدار مساحة التخزين التي تحتاجها شركتك. قبل الالتزام بمزود CLM ، تحتاج إلى معرفة عدد العقود التي تتعامل معها شركتك عادةً. فكر أيضًا في أهداف شركتك من حيث النمو ومقدار زيادة اتفاقياتك في السنوات الخمس التالية. لحسن الحظ ، سيسمح العديد من الشركات المصنعة للعملاء بالبدء عند نقطة سعر أقل ثم الترقية إلى مساحة تخزين أكبر حسب الحاجة.

تكامل الطرف الثالث

تؤثر دورات حياة إدارة العقود بشكل متكرر على الإجراءات التشغيلية الأخرى ، وتتقاضى بعض شركات البرامج رسومًا مقابل عمليات التكامل مع حلول الجهات الخارجية. هذا يعني أنه عند تقييم الأسعار ، يجب عليك حساب الأدوات الأخرى التي ستحتاج إليها للاتصال ببرنامج إدارة دورة حياة العقد. إن أنظمة Salesforce (أو CRM الأخرى) أو أنظمة التوقيع الإلكتروني مثل DocuSign هما أداتان شائعتان تحتاجهما الشركات للتكامل مع برامج إدارة العقود الخاصة بها. على الرغم من أن المزيد من عمليات الدمج قد تؤدي إلى زيادة التكاليف ، إلا أن بعض شركات البرامج توفر عمليات تكامل مجانية مع حلول الجهات الخارجية.

أمن البرمجيات

عندما يتعلق الأمر بتخزين المستندات ، يجب أن تمتثل بعض الشركات للوائح صارمة ، بينما يريد البعض الآخر ببساطة ضمان حماية العقود من الوصول غير المرغوب فيه. على أي حال ، تعتبر سلامة وأمن مستنداتك الحساسة أمرًا حيويًا ، وسيؤثر مستوى الأمان الذي تحدده بشكل كبير على سعر النظام الأساسي.

بينما توفر بعض المنصات في السوق القليل من الحماية ، فإن البعض الآخر لديه عمليات تدقيق منتظمة للسلامة والأمن للتأكد من أنها تحمي مستنداتك باستخدام تقنية مبتكرة. تعد المصادقة متعددة العوامل وأذونات المستخدم وقائمة IP الآمنة ميزات أمان مفيدة ، ولكنها تأتي بسعر. ومع ذلك ، فإن دفع المزيد مقابل نظام أساسي آمن قد يوفر لك الكثير من المال على المدى الطويل.

عدد الميزات

لكل عمل احتياجات تشغيلية مختلفة ، ولا يحتوي كل نظام عقد على الميزات التي تتطلبها الشركة. سيتم تحديد مجموعة الميزات الأفضل لعملك من خلال مدى تعقيد وعدد العقود التي يتعامل معها عملك. عادةً ما تكون المنصات التي تقدم المزيد من الميزات أكثر تكلفة من أنظمة البرامج ذات المستوى الأساسي. ومع ذلك ، قد يتطلب عملك هذه الأدوات لزيادة كفاءته.

تتضمن بعض هذه الميزات ما يلي:

• بطانة حمراء
• قوالب ذكية
• أتمتة سير العمل
• تحليلات متقدمة

دعم العملاء

معظم المنصات تتقاضى رسومًا أكبر مقابل خدمات دعم العملاء المتميزة. يتضمن ذلك المساعدة على مدار 24 ساعة وأوقات الاستجابة المضمونة وإمكانية الوصول (الهاتف أو المراسلة أو البريد الإلكتروني). تفرض بعض الشركات سعرًا سنويًا للدعم أو ترسل الفواتير مباشرة إلى الفرق مقابل خدمات الدعم بانتظام. لذلك ، قد يكون اختيار نظام أساسي سهل الاستخدام أو شركة تقدم مساعدة مجانية للعملاء أكثر فعالية من حيث التكلفة.

ما هي الرسوم الإضافية المرتبطة ببرنامج إدارة العقود؟

يفرض بائعو البرامج أحيانًا رسومًا مختلفة لاستخدام نظامهم الأساسي. هذه عادةً مدفوعات لمرة واحدة أو منتظمة تغطي مجموعة متنوعة من الخدمات المتعلقة بتنفيذ وصيانة النظام. نظرًا لأنه لا يتقاضى جميع مقدمي الخدمة هذه الرسوم ، فمن الأفضل عادةً اختيار حل يقلل التكاليف الإضافية إلى الحد الأدنى.

تشمل الرسوم النموذجية المرتبطة ببرامج إدارة العقود ما يلي:

• رسوم الترخيص
• رسوم التنفيذ
• ميزات اختيارية
• رسوم الاندماج
• دعم العملاء

مطبات حلول CLM المجانية

بينما تنفق بعض الشركات آلاف الدولارات على أداة إدارة العقود ، تتوفر الكثير من البدائل المجانية. يمكن أن تكون البرمجيات الحرة مكانًا ممتازًا للبدء. خاصة بالنسبة إلى شركة صغيرة أو شركة ناشئة ليس لديها الكثير من العقود. قد تساعد المنصات المجانية الشركات في تسهيل أتمتة إدارة العقود. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن معظم الإصدارات مقيدة فيما يتعلق بالإمكانيات وسعة التخزين. قد تبدو المنصة المجانية جذابة ، ولكن في معظم الأحيان ، لا تتناسب هذه الحلول مع احتياجات الشركات ذات دورة حياة العقد المعقدة. للحصول على معلومات أكثر دقة وحداثة حول برنامج إدارة دورة حياة العقد ، اتصل بفريق Parley Pro.

أشياء يجب مراعاتها قبل الاستثمار في حل CLM

يعد اختيار نظام أساسي لإدارة العقود قرارًا يجب أن تفكر فيه شركتك بعناية. لكل عمل احتياجات إدارية مختلفة ، وبالتالي متطلبات مختلفة. يقدم العديد من موفري البرامج ميزات متنوعة ومساحة تخزين وإجراءات أمان. ليس ذلك فحسب ، بل يختلف تسعير برنامج إدارة دورة حياة العقد من مزود إلى مزود. هذا يعني أنه يتعين عليك أيضًا تحديد ميزانية ، حتى لا تدفع مبالغ زائدة.

إذا كنت ترغب في تنفيذ أفضل برامج إدارة دورة حياة العقد لعملك ، ففكر في:

• حجم شركتك
• احتياجات إدارة العقود الخاصة بك
• كم ترغب في إنفاقه على المنصة
• حلول عملك الحالية التي تحتاج إلى دمجها
• عملية إدارة العقود التي تستخدمها حاليًا