Управление расходами 101: руководство по отчетности о расходах

Управление расходами — это процесс, который часто описывают как трудоемкий, трудоемкий, подверженный ошибкам и разочаровывающий. Тем не менее, это играет решающую роль в поддержании чистой прибыли вашей компании.

По определению, управление расходами — это система организации, развернутая для обработки отчетов о расходах, утверждений и возмещения расходов сотрудникам.

Однако в дальнейшем вы увидите, как мелочи управления расходами могут создать или разрушить бизнес любого размера, если их оставить без присмотра. В этой статье рассказывается о том, почему компании должны уделять больше внимания управлению расходами и его преимуществам.

Почему важно управлять расходами?

Управление расходами имеет разные последствия для разных заинтересованных сторон. Для финансовых групп основное внимание уделяется ведению точных записей и финансовому планированию. Для сотрудников это получение возмещения быстрее и с минимальными трениями. Для владельцев или руководства речь идет о росте, производительности, управлении рисками, экономии и удовлетворенности сотрудников.

Вот некоторые преимущества внимательного отношения к управлению расходами:

• Когда процесс управления расходами протекает гладко, он дает точное представление о финансовом состоянии организации. Это помогает руководству определить возможности экономии и потенциальные риски.
• Далее, когда циклы возмещения расходов сотрудников короче, это приводит к более высокой удовлетворенности и доверию сотрудников. Это играет решающую роль в определении вашего работника и финансовой продуктивности.
• Наконец, когда вы прикладываете усилия для соблюдения требований и ведения подробных записей, вы получаете налоговые льготы. Следовательно, хорошо продуманная и внедренная система управления расходами имеет как материальные, так и нематериальные преимущества.

Как выглядит процесс управления расходами?

Процесс управления расходами включает в себя следующее:

• Отчетность о хозяйственных расходах сотрудников
• Проверка и утверждение отчетов менеджерами/утверждающими
• Аудит отчетов о расходах на соответствие бухгалтерским/финансовым командам
• Обработка платежей по возмещению расходов сотрудников
• Хранение расходов, квитанций и записей для внешнего аудита

Вот блок-схема, которая поможет вам визуализировать процесс:

Это выглядит довольно просто, но на самом деле на каждом этапе процесса возникают проблемы, которые представляют серьезную угрозу для стабильности и роста бизнеса, если не будут выполнены правильно. Таким образом, важно понимать эти проблемы, чтобы построить эффективную систему управления расходами.

Проблемы в процессе управления командировками и расходами

Вдобавок к тому, что процесс управления расходами отнимает много времени и сил, он полон проблем с момента настройки политик до обработки возмещения. А потом еще немного. Вот три наиболее распространенные проблемы в управлении расходами.

1. Неясная политика в отношении командировок и расходов

Цикл отчетности о расходах начинается с сотрудников, и с неясной политикой расходов первый шаг — это то, с чего начинаются проблемы. Тем более, что отчетность о расходах всегда делается в последнюю минуту, и ее все боятся.

Проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники из-за неясной политики командировок и расходов:

• Становится трудно запомнить политику расходов и категории.
• Это приводит к тому, что сотрудники предъявляют требования о возмещении расходов вне политики.
• Отчеты отправляются обратно сотрудникам для повторной отправки, что приводит к задержке выплат.
• Несоответствующие расходы, если они возмещаются, считаются мошенничеством с отчетом о расходах.
• Сотрудники могут попытаться повторить непроверенные нарушения, поскольку они могут не полностью осознавать последствия совершения мошенничества с отчетами о расходах.

2. Неэффективные рабочие процессы утверждения расходов

Как и в случае с политиками командировок и расходов, если рабочий процесс утверждения не определен четко, отчет о расходах может просто не попасть к нужному человеку и в нужное время. Это вызывает разочарование, замешательство и задержки в возмещении сотрудникам денег, которые они потратили из своего кармана на ваш бизнес.

Проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники и финансовые отделы из-за неэффективных рабочих процессов утверждения:

• Сотрудники и утверждающие не осведомлены обо всем процессе возмещения.
• Они тратят продуктивные часы на то, чтобы понять, какие отчеты кому идут.
• Существует высокая вероятность того, что утверждающий пропустит электронное письмо с отчетом о расходах.
• Мошеннические или противоречащие политике требования могут остаться непроверенными.
• В результате постоянных и долгих возвратов денег задерживаются.
• Не существует единого места, где отслеживаются все действия в отчете о расходах.
• Финансовым командам становится сложно отслеживать узкие места и соответствие требованиям.
• Неизбежно, что без подробного аудиторского следа бизнес становится открытым для проверок.

3. Задержка возмещения расходов сотрудников

Возмещение расходов – длительный и утомительный процесс. Будь то многочисленные обмены между сотрудниками и финансовыми командами или колоссальный объем ручного ввода, проверки и обработки данных — никто не любит отчеты о расходах.

Кроме того, задержка возмещения расходов сотрудников приводит к:

• Недовольство сотрудников и снижение морального духа.
• Сотрудники теряют деньги, которые они потратили на компанию.
• Не хватает времени, чтобы сосредоточиться на вещах, которые действительно важны.
• Утверждения в последнюю минуту могут привести к одобрению претензий, не соответствующих правилам.
• Финансовые отделы не могут закрыть бухгалтерские книги вовремя.

Задержки, ошибки, мошенничество и болезненные проверки характерны для традиционного управления расходами. Это предприятия, малые и крупные, обращаются к более эффективным методам управления расходами.

Что такое традиционное управление расходами?

Традиционные процессы управления расходами основаны на бумажных квитанциях и записях. Чтобы нарисовать картину, вот как выглядит традиционная система управления расходами:

• Сотрудникам поручено хранить все коммерческие квитанции в безопасности, чтобы требовать возмещения расходов в начале каждого цикла возмещения.
• Утверждающие лица должны вручную проверять заявления о расходах и обеспечивать их соответствие политике компании в отношении командировок и расходов.
• Финансовым группам поручено проверять все утвержденные квитанции о расходах с бумажными документами перед обработкой.
• Затем финансовые группы должны систематизированно сохранять все квитанции и записи для будущих внутренних/внешних аудитов.

Проблемы с традиционным управлением расходами

Обновлением бухгалтерского учета на бумажных носителях стал бухгалтерский учет в Excel. Однако обе системы отнимают много времени и сил, поскольку основаны исключительно на ручном вводе и проверке данных. Вот некоторые проблемы и ограничения традиционного управления расходами:

• Высокая вероятность ошибок при вводе данных: традиционное управление расходами основано на ручном вводе данных для составления отчетов о расходах, утверждений и даже ведения учета. Дополнительный ноль или отсутствующая единица могут исказить ваши бухгалтерские книги и открыть вас для проверок.
• Высокий риск мошенничества с отчетами о расходах: очень вероятно, что нюансы политики проскользнут сквозь трещины и приведут к мошенничеству с отчетами о расходах. Это стоит компаниям больших денег и может заблокировать ваши календари из-за неприятного запроса в налоговые органы.
• Отсутствие информации о расходах сотрудников. Финансовые отделы не могут узнать, сколько сотрудники тратят на различные проекты, пока они не представят отчеты о расходах в конце месяца. Это снижает финансовую эффективность и может создать серьезную угрозу для прибыли вашей компании.

Что такое автоматизированное управление расходами?

Программное обеспечение для автоматизированного управления расходами использует функции, специально разработанные для устранения всех рутинных задач, связанных с финансовой отчетностью. Это помогает устранить разочарование, связанное с составлением отчетов о расходах вручную.

Помимо создания отчетов о расходах и отслеживания расходов, вот некоторые другие преимущества, которые дает автоматизированное управление расходами:

• Предлагает сотрудникам простые способы отслеживать расходы и сообщать о них с любого устройства по своему выбору.
• Запускает проверку политики в режиме реального времени для каждого заявления о расходах еще до того, как о нем будет сообщено, чтобы обеспечить соответствие политике.
• Обеспечивает настройку и автоматизацию рабочих процессов утверждения и сверки банковских и корпоративных кредитных карт.
• Интегрируется с другим программным обеспечением для бухгалтерского учета, ERP и HRMS, чтобы обеспечить централизованное управление всеми данными о сотрудниках, командировках и расходах.

Преимущества перехода на автоматизированное управление расходами

Переход от бумажных документов и отчетов о расходах в формате Excel к цифровым может стать значительным преобразованием для бизнеса. Вот несколько преимуществ автоматизированного управления расходами по сравнению с традиционным управлением расходами.

• Сотрудники тратят меньше времени на составление и отправку отчетов о расходах.
• Утверждающие тратят меньше времени на проверку и утверждение отчетов о расходах.
• Соответствие позаботится о программном обеспечении управления расходами.
• Готовность к аудиту обеспечивается без каких-либо дополнительных ручных усилий.
• Финансовые отделы получают постоянную информацию о расходах сотрудников.

Переход на автоматизированное управление расходами берет на себя ручные, подверженные ошибкам и трудоемкие задачи и помогает предприятиям повысить финансовые показатели, производительность сотрудников и оптимизировать управление бюджетом.

Что такое программное обеспечение для управления расходами?

Программное обеспечение для управления расходами предназначено для автоматизации процессов, связанных с командировками и управлением расходами, включая отчетность о расходах, утверждения, возмещение расходов и бронирование поездок. Автоматизированный процесс управления расходами минимизирует риски, которые обычно характерны для традиционного управления расходами. Вот несколько преимуществ использования программного обеспечения для управления расходами, организованного заинтересованными сторонами.

Для сотрудников предлагает:

Эффективное отслеживание чеков и отчетность

Большинство программ для управления расходами предлагают простые варианты отслеживания бизнес-квитанций, чтобы сократить время и усилия, которые сотрудники вкладывают в отчетность о расходах. Наиболее заметной функцией отчетности о расходах является сканер оптического распознавания символов (OCR), присутствующий почти во всех мобильных приложениях для управления расходами.

Эта функция позволяет сотрудникам просто сфотографировать бумажную квитанцию ​​с помощью OCR-сканера. Затем программное обеспечение автоматически заполняет данные о расходах из захваченного изображения, и все готово для отчета. Это гарантирует, что действительно один щелчок заменит утомительный ручной процесс отчетности о расходах.

Более быстрое возмещение расходов

Автоматизированное программное обеспечение для управления командировками и расходами позволяет сотрудникам с легкостью представлять соответствующие отчеты о расходах. Это также устраняет необходимость в постоянном обмене мнениями между заинтересованными сторонами для обеспечения своевременной подачи отчетов о расходах, их утверждения и возмещения расходов сотрудников.

Для утверждающих он предлагает:

Пользовательские автоматизированные рабочие процессы утверждения

С программным обеспечением для управления расходами менеджерам или утверждающим не нужно отвечать на электронные письма «не могли бы вы указать мне нужного человека». После того, как рабочий процесс загружен в систему и заданы политики, вы даже можете установить автоматические напоминания о представлении отчетов и автоматическое утверждение отчетов, а также полностью устранить узкие места в процессе утверждения расходов.

Эффективное применение политики расходов

Как менеджеры, начальники отделов или финансовый отдел, у вас есть более важные и важные дела, чем сверка заявлений о расходах с политиками. Программное обеспечение для управления расходами автоматизирует проверки политики и предупреждает вас о любых нарушениях. Это позволяет вам предпринимать соответствующие действия, не тратя продуктивных часов на проверку.

Для финансовых команд он предлагает:

Автоматическая сверка корпоративных кредитных карт

Некоторое время назад, когда корпоративные карты были в моде, они казались идеальным решением для управления бизнес-расходами. Только финансовые команды знают, как сложно сопоставлять выписки по кредитным картам со счетами, а затем проверять их на предмет соответствия.

Программное обеспечение для управления расходами может быть настоящим благом, когда дело доходит до выверки кредитных карт. Программное обеспечение автоматически сопоставляет расходы, квитанции и транзакции, исключая ручное вмешательство из уравнения. Он также интегрируется с поставщиками кредитных карт, чтобы получать прямые каналы на панели управления расходами. Это помогает финансовым командам в режиме реального времени получать представление о том, где именно происходят расходы, а не просто информацию о том, что происходит.

Цифровые контрольные журналы для постоянного соответствия

Программное обеспечение для управления расходами ведет подробные цифровые контрольные журналы для каждого расхода и соответствующих действий всех заинтересованных сторон. Это упрощает для финансовых групп проверку отчетов о расходах перед обработкой возмещения. Это также избавляет от необходимости хранить пачки бумажных квитанций и беспокоиться об их сохранности.

Более быстрая обработка платежей

Программное обеспечение для управления расходами интегрирует вашу существующую ERP, бухгалтерию, систему HRMS и банковские порталы. Это позволяет вам собрать все данные о сотрудниках и расходах на единой платформе и инициировать платежи прямо с панели управления расходами. Кроме того, это позволит вам отслеживать процесс оплаты, гарантируя, что вы всегда будете в курсе событий.

Безопасное облачное хранилище для квитанций о расходах

Все квитанции о расходах, прилагаемые к заявлениям о расходах, хранятся в безопасном облаке с возможностью поиска. Это упрощает для финансовых групп поиск любых расходов, квитанций или отчетов с помощью фильтров. В следующий раз, когда вы сядете на одитинг, между вами и одитором не будет часа неловкого молчания, пока вы перебираете кучу отчетов, чтобы найти тот, который просил одитор.

Анализ данных о расходах в режиме реального времени

Программное обеспечение для управления расходами предлагает в режиме реального времени обзор и понимание расходов сотрудников в организации или в нескольких организациях. Эти аналитические данные доступны на панели управления расходами, где вы можете просматривать расходы по отделам, проектам, категориям и т. д.

Анализ данных о расходах в режиме реального времени поможет вам оптимизировать расходы в любое время и в любом месте. Это также гарантирует, что вы придерживаетесь прогнозируемых/распределенных бюджетов. Кроме того, анализ исторических данных позволяет лучше анализировать финансовые потребности вашей организации и принимать решения на основе данных.

Безопасность данных

Безопасность данных является серьезной проблемой во всем, что связано с программным обеспечением. Хорошее программное обеспечение для управления бизнес-расходами придерживается стандартных мер безопасности, чтобы ваши данные всегда были в безопасности. Они также предлагают такие функции, как доступ на основе ролей, доступ на основе IP и доступ аудитора, чтобы гарантировать, что разные заинтересованные лица с разными ролями имеют доступ только к тем данным, которые вы решили им показать.

Программное обеспечение для управления расходами поможет вам автоматизировать всю систему управления расходами, сэкономить время и деньги. Это также помогает снизить риски и мошенничество, одновременно повышая моральный дух сотрудников и общую прибыльность. Если вы хотите проверить, строго в денежном выражении, рентабельность инвестиций в программное обеспечение для управления расходами, вот бесплатный калькулятор окупаемости инвестиций, который вы можете использовать.

Как выбрать программное обеспечение для управления расходами для вашего бизнеса

Если вы использовали калькулятор ROI, о котором мы только что говорили, вы, вероятно, убеждены, что программное обеспечение для управления расходами стоит вложений.

Но автоматизация отчетов о расходах — это больше, чем просто рентабельность инвестиций. Вы должны выбрать программное обеспечение для отчетов о расходах, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Чтобы помочь вам в этом процессе, мы составили удобный контрольный список, который поможет вам выбрать лучшие варианты программного обеспечения для учета расходов для вашего бизнеса:

Проверьте наличие обязательных функций управления расходами

Выбранный вами поставщик программного обеспечения для управления расходами должен предлагать следующие возможности, чтобы вы могли автоматизировать каждый шаг процесса управления расходами:

• Мобильное приложение с удобными опциями отслеживания расходов для сотрудников.
• Полностью настраиваемые рабочие процессы утверждения расходов.
• Надежный механизм бизнес-правил (автоматизация политики командировок и расходов).
• Возможность автоматической сверки банковских и кредитных карт.
• Углубленная аналитика данных о расходах в режиме реального времени.
• Комплексная панель управления расходами.
• Интеграция с бюро путешествий, ERP, бухгалтерией и программным обеспечением HRMS.
• Мощные и простые в реализации ERP-системы с интеграцией API.

Понимание ваших потребностей в поддержке клиентов

Вы должны понимать требования вашей организации к поддержке клиентов, прежде чем составлять список поставщиков. Если у вас есть часто разъезжающие сотрудники, вам может понадобиться поставщик с высоким рейтингом с быстрыми ответами, активными чатами и своевременной поддержкой клиентов.

Если вы предпочитаете иметь подробные обучающие видеоролики, документы и другие ресурсы, убедитесь, что ваш поставщик может сделать такие ресурсы легко доступными для вашей команды. Это обеспечивает более быстрое и простое внедрение новых технологий.

Проверяйте отзывы пользователей на надежных платформах

Отзывы клиентов, использующих программное обеспечение, дают представление об их опыте после внедрения. Эти обзоры играют решающую роль в понимании того, является ли конкретное программное обеспечение жизнеспособным продуктом для вашего бизнеса.

Платформы обзора программного обеспечения, такие как G2, упрощают и ускоряют процесс, оценивая программное обеспечение на основе реальных отзывов пользователей на различных платформах. Они оценивают программное обеспечение на основе различных критериев, таких как простота использования, качество поддержки, простота реализации и многое другое. Это надежный способ получить лучшее программное обеспечение для создания отчетов о расходах для достижения желаемых бизнес-целей.

Обеспечьте уверенность в завтрашнем дне

Основными составляющими успеха организации являются беспрепятственное сотрудничество между командами с постоянным ростом финансовой и кадровой производительности. Этого можно достичь путем оптимизации процесса управления расходами, чтобы сэкономить время и усилия, обеспечить точность и безопасность, а также предоставить ценную информацию о расходах.