费用管理 101：费用报告指南

费用管理是一个经常被描述为耗时、费力、容易出错和令人沮丧的过程。 然而，它在维持公司的底线方面起着至关重要的作用。

根据定义，费用管理是用于处理费用报告、批准和员工报销的组织系统。

但是，进一步阅读，您将看到如果无人看管，费用管理的细节将如何成就或破坏任何规模的企业。 本文讨论了为什么公司必须更加注意费用管理及其好处。

为什么费用管理很重要？

费用管理对不同的利益相关者有不同的影响。 对于财务团队来说，主要关注点是保持准确的记录和财务规划。 对于员工来说，这是更快地获得报销，并且摩擦最小。 对于所有者或管理层而言，它关系到增长、生产力、风险管理、成本节约和员工满意度。

以下是注意费用管理的一些好处：

• 当费用管理流程顺利进行时，它可以准确了解组织的财务状况。 这有助于管理层识别节省成本的机会和潜在风险。
• 其次，当费用员工报销周期更短时，员工满意度和信任度会更高。 这在确定您的员工和财务生产力方面起着至关重要的作用。
• 最后，当您努力保持合规并维护详细记录时，您将获得税收优惠。 因此，一个经过深思熟虑和实施的费用管理系统具有有形和无形的好处。

费用管理流程是什么样的？

费用管理流程包括以下内容：

• 员工报告业务费用
• 经理/审批人对报告的验证和确认
• 会计师/财务团队合规性支出报告的审计
• 处理员工费用报销的付款
• 为外部审计保存费用、收据和记录

这是一个流程图，可帮助您可视化该过程：

看起来很简单，但实际上，流程的每一步都存在挑战，如果做得不好，将对业务的稳定性和增长构成严重威胁。 因此，了解这些挑战对于构建高效的费用管理系统至关重要。

差旅和费用管理流程中的挑战

除了耗时和劳动密集型之外，从您制定政策到处理报销，费用管理流程都充满挑战。 然后还有一些。 以下是费用管理中最常见的三个挑战。

1. 差旅和费用政策不明确

费用报告的周期从员工开始，费用政策不明确，第一步是麻烦开始的地方。 尤其是因为费用报告始终是最后一分钟的工作，而且所有人都害怕。

员工面临的差旅和费用政策不明确的问题：

• 很难记住费用政策和类别。
• 这导致员工要求支付保单外费用。
• 报告会被发送回员工重新提交，从而导致延迟付款。
• 不合规费用，如果报销，算作费用报告欺诈。
• 员工可能会尝试重复未经检查的违规行为，因为他们可能没有完全意识到实施费用报告欺诈的后果。

2. 费用审批流程无效

与差旅和费用政策的情况一样，如果审批工作流程定义不明确，则费用报告可能无法在正确的时间范围内到达正确的人员。 这会导致员工从口袋里为您的企业花的钱报销他们的挫败感、困惑和延误。

员工和财务团队面临的审批工作流程效率低下的问题：

• 员工和审批者不了解整个报销流程。
• 他们浪费了生产时间来了解哪些报告发给了谁。
• 审批人很可能会错过费用报告电子邮件。
• 欺诈性或违反政策的索赔可能会不受控制。
• 由于不断而漫长的来回，报销被延迟。
• 没有一个地方可以跟踪费用报告中的所有活动。
• 财务团队很难跟踪瓶颈和合规性。
• 不可避免地，如果没有详细的审计跟踪，企业就会接受审计。

3. 延迟的员工费用报销

费用报销是一个漫长而令人厌烦的过程。 无论是员工和财务团队之间的多次来回，还是大量的手动数据输入、验证和处理——没有人喜欢费用报告。

此外，延迟的员工费用报销会导致：

• 员工不满，士气低落。
• 员工在他们花在公司上的钱上损失了。
• 没有足够的时间专注于真正重要的事情。
• 最后一刻的批准可能会导致超出政策的索赔被批准。
• 财务团队无法按时结账。

延迟、错误、欺诈和痛苦的审计是传统费用管理的特征。 这是企业，无论大小，都转向更有效的费用管理方法。

什么是传统费用管理？

传统的费用管理流程依赖于纸质收据和记录。 画一幅画，这就是传统的费用管理系统的样子：

• 员工的任务是确保所有业务收据安全，以便在每个报销周期开始时要求报销费用。
• 审批人需要手动验证费用报销，并确保它们符合公司的差旅和费用政策。
• 财务团队的任务是在处理之前用纸质记录审核所有已批准的费用收据。
• 然后，财务团队必须以有组织的方式保存所有收据和记录，以供将来进行内部/外部审计。

传统费用管理的挑战

纸质会计的升级是基于 Excel 的会计。 然而，这两个系统都是时间和劳动密集型的，完全依赖于手动数据输入和验证。 以下是传统费用管理的一些挑战和局限性：

• 数据输入错误的可能性很高：传统的费用管理依赖于手动数据输入来进行费用报告、审批甚至记录保存。 额外的零或缺失可能会歪曲您的账簿并使您接受审计。
• 费用报告欺诈的高风险：政策细微差别很可能从裂缝中溜走并造成费用报告欺诈。 这会花费企业大量资金，并且可能会阻止您的日历以向税务机关进行令人不快的询问。
• 缺乏对员工支出的可见性：财务团队在月底提交费用报告之前无法知道员工在不同项目上的支出。 这会影响财务生产力，并可能对您公司的底线造成严重威胁。

什么是自动化费用管理？

自动化费用管理软件使用专门设计的功能来消除财务报告中涉及的所有日常任务。 这有助于消除手动费用报告背后的挫败感。

除了使费用报告和跟踪变得轻而易举外，自动化费用管理还带来了其他一些好处：

• 为员工提供从他们选择的任何设备跟踪和报告费用的简便方法。
• 甚至在报告之前对每个费用索赔进行实时政策检查，以确保政策合规。
• 实现审批工作流程以及银行和企业信用卡对账的定制和自动化。
• 与其他会计、ERP 和 HRMS 软件集成，以确保所有员工以及差旅和费用管理数据都集中。

切换到自动化费用管理的好处

从纸质和基于 Excel 的费用报告转向数字化可能是企业的重大转变。 以下是与传统费用管理相比，自动化费用管理提供的一些好处。

• 员工花费更少的时间来编译和提交费用报告。
• 审批者花费更少的时间来验证和批准费用报告。
• 费用管理软件负责合规性。
• 无需任何额外的人工操作即可确保审计准备就绪。
• 财务团队可以持续了解员工费用。

切换到自动化费用管理可以取代手动、容易出错和耗时的任务，并帮助企业提高财务绩效、员工生产力并优化预算管理。

什么是费用管理软件？

费用管理软件旨在自动化差旅和费用管理相关流程，包括费用报告、批准、报销和差旅预订。 自动化的费用管理流程将传统费用管理通常具有的风险降至最低。 以下是使用由利益相关者组织的费用管理软件的一些优点。

对于员工，它提供：

高效的收据跟踪和报告

大多数费用管理软件都提供简单的业务收据跟踪选项，以减少员工在费用报告上投入的时间和精力。 最突出的费用报告功能是几乎所有费用管理移动应用程序中的光学字符识别 (OCR) 扫描仪。

此功能允许员工使用 OCR 扫描仪简单地为纸质收据拍照。 然后，该软件会从捕获的图像中自动填充费用详细信息，并准备好进行报告。 这确保了真正的一键式体验取代了繁琐的手动费用报告流程。

更快的费用报销

自动化的差旅和费用管理软件使员工可以轻松提交合规的费用报告。 它还消除了利益相关者之间不断来回的需要，以确保及时提交、批准和员工费用报销。

对于审批者，它提供：

自定义自动审批工作流程

使用费用管理软件，经理或审批人无需回复“请您给我指给正确的人”的电子邮件。 将工作流程输入系统和策略集后，您甚至可以设置自动报告提交提醒和自动批准报告，并完全消除费用批准过程中的瓶颈。

有效的费用政策执行

作为经理、部门负责人或财务部门，除了根据保单核实费用报销外，您还需要做一些更好、更重要的事情。 费用管理软件可自动执行政策检查并提醒您任何违规行为。 这使您能够采取适当的行动，而不会在验证上浪费生产时间。

对于财务团队，它提供：

公司信用卡自动对账

前段时间，当公司卡风靡一时，它们感觉像是管理业务费用的终极解决方案。 只有财务团队知道将信用卡对帐单与账单相匹配，然后对其进行审计以确保合规性的痛苦。

在信用卡核对方面，费用管理软件可能是一个真正的福音。 该软件会自动匹配费用、收据和交易，从而消除等式中的人工干预。 它还与信用卡提供商集成，以在费用管理仪表板上获得直接信息。 这有助于财务团队实时了解支出发生的确切位置，而不仅仅是支出发生的信息。

持续合规的数字审计跟踪

费用管理软件为每项费用和所有利益相关者的相应行动维护详细的数字审计跟踪。 这使财务团队可以在处理报销之前轻松审核费用报告。 这也消除了存储成堆纸质收据的需要，也无需担心它们的保管。

更快的付款处理

费用管理软件集成了您现有的 ERP、会计、HRMS 系统和银行门户。 这使您可以将所有员工和费用数据带到一个平台，并直接从您的费用管理仪表板开始付款。 此外，它将使您能够跟踪付款进度，确保您始终了解情况。

用于费用收据的安全云存储

附加到费用报销的所有费用收据都存储在安全且可搜索的云中。 这使财务团队可以使用过滤器轻松搜索任何费用、收据或报告。 下次你参加审计时，你和审计员之间不会有一个小时尴尬的沉默，而你会整理成堆的报告以找到审计员要求的报告。

实时洞察费用数据分析

费用管理软件提供对整个组织或多个组织的员工支出的实时可见性和洞察力。 这些见解在您的费用管理仪表板上提供，您可以在其中按部门、项目、类别等查看支出。

实时费用数据洞察将帮助您随时随地优化支出。 它还确保您坚持预测/分配的预算。 此外，对历史数据的洞察使您能够更好地分析组织的财务需求，从而做出数据驱动的决策。

数据安全

数据安全性是任何涉及软件的重大问题。 一个好的业务费用管理软件遵循行业标准的安全措施，以确保您的数据始终安全。 它们还提供基于角色的访问、基于 IP 的访问和审核员访问等功能，以确保具有不同角色的不同利益相关者只能访问您决定让他们查看的数据。

费用管理软件可帮助您自动化整个费用管理系统，节省时间和成本。 它还有助于降低风险和欺诈，同时提高员工士气和整体盈利能力。 如果您想严格按照金钱来检查费用管理软件的投资回报率，这里有一个免费的投资回报率计算器，您可以使用。

如何为您的企业选择费用管理软件

如果您使用了我们刚刚讨论的 ROI 计算器，您可能会确信费用管理软件是值得投资的。

但是自动化您的费用报告不仅仅是投资回报率。 您必须选择适合您业务需求的费用报告软件。 为了帮助您完成整个过程，我们编制了一份方便的清单，以帮助您选择最适合您业务的费用软件选项：

检查必备的费用管理功能

您选择的费用管理软件供应商应提供以下功能，以确保您可以自动化费用管理流程的每一步：

• 一款为员工提供简单费用跟踪选项的移动应用程序。
• 完全可定制的费用审批工作流程。
• 强大的业务规则引擎（差旅和费用政策自动化。）
• 自动银行和信用卡对帐功能。
• 深入和实时的费用数据分析。
• 全面的费用管理仪表板。
• 与旅行服务台、ERP、会计和 HRMS 软件集成。
• 功能强大且易于实施的具有 API 集成的 ERP 系统。

了解您的客户支持要求

在将供应商列入候选名单之前，您必须了解组织的客户支持要求。 如果您有经常出差的员工，您可能需要具有快速响应、活跃的实时聊天和及时的客户支持的高评价供应商。

如果您更喜欢详细的操作视频、文档和其他资源，请确保您的供应商可以让您的团队轻松访问这些资源。 这可确保更快、更轻松地采用新技术。

检查受信任平台上的用户评论

来自使用软件的客户的评论可以深入了解他们在实施后的体验。 这些评论在了解特定软件是否适合您的业务方面发挥着至关重要的作用。

像 G2 这样的软件评论平台通过基于不同平台上的真实用户评论对软件进行评级来简化和加快流程。 他们根据不同的标准对软件进行评分，例如易用性、支持质量、易于实施等等。 这提供了一个值得信赖的捷径，让您可以使用最好的费用报告软件来实现您期望的业务目标。

面向未来的您的底线

组织成功的主要因素是团队之间的无缝协作，财务和员工生产力不断提高。 这可以通过简化您的费用管理流程来实现，以节省时间和精力，确保准确性和安全性，并提供有价值的费用数据见解。