แผนฉุกเฉินคืออะไร? 7 ขั้นตอนในการวางแผนฉุกเฉินและความสำคัญ

แผนฉุกเฉินคืออะไร? เป็นแผนปฏิบัติการที่จัดทำขึ้นในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ในอนาคตอันอาจเป็นอันตรายต่อธุรกิจ

แผนฉุกเฉินเรียกอีกอย่างว่า "แผน B" หรือ "แผนสำรอง" คำว่า "ล้มเหลวในการเตรียมตัว เตรียมที่จะล้มเหลว" เป็นความจริงที่นี่ หากบริษัทไม่มีแผนฉุกเฉิน พวกเขากำลังเตรียมที่จะล้มเหลว การวางแผนฉุกเฉินมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการจัดการความเสี่ยงและการวางแผนการจัดการวิกฤต ควรมีความชัดเจนและมีรายละเอียด คุณสามารถเลือกที่จะมีแผนเฉพาะ เช่น แผนฉุกเฉินด้านสิ่งแวดล้อม หรือกำหนดให้กว้างๆ เพื่อให้ครอบคลุมทุกด้านขององค์กร แผนฉุกเฉินของคุณไม่ควรทำเครื่องหมายในช่อง แต่ควรเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรของคุณ

• ความสำคัญของแผนฉุกเฉิน
• กระบวนการวางแผนฉุกเฉิน
• ขั้นตอนของแผนฉุกเฉิน
• ตัวชี้วัดแผนฉุกเฉิน

ความสำคัญของแผนฉุกเฉิน

เป็นการดีที่จะรู้ว่าแผนฉุกเฉินคืออะไร แต่จะดียิ่งกว่านั้นหากได้ทราบถึงประโยชน์ที่จะนำมาสู่ธุรกิจของคุณ พวกเขาให้โครงสร้างที่จำเป็นมากในช่วงเวลาที่ไม่เคยมีมาก่อน ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ด้วยการโจมตีทางไซเบอร์และการระบาดใหญ่ ธุรกิจต่างๆ กำลังเรียนรู้ถึงความสำคัญของแผน "สำรอง" ตามสถิติของ Statista 49% ของธุรกิจในสหราชอาณาจักรในปี 2018 มีแผนฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพเพื่อจัดการกับการละเมิดหรือการโจมตีที่ก่อกวนมากที่สุด

แผนฉุกเฉินต้องใช้เวลามาก แต่เป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้สำหรับองค์กรของคุณเมื่อมีเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ไม่ว่าปัญหาจะใหญ่หรือเล็ก แผนงานที่มีโครงสร้างดีจะทำให้การแก้ปัญหาง่ายขึ้นและเร็วขึ้นมาก ประโยชน์บางประการของการมีแผนคือ

เพิ่มเวลาตอบสนอง

ความเร็วที่องค์กรของคุณฟื้นตัวจากความวุ่นวาย ไม่ว่าใหญ่หรือเล็ก จะเป็นตัวกำหนดตำแหน่งของคุณท่ามกลางการแข่งขันและขนาดของการสูญเสียทางการเงินที่ต้องทน แผนช่วยให้คุณตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้เร็วขึ้น ดังนั้นจึงลดผลกระทบที่มีต่อองค์กรของคุณให้เหลือน้อยที่สุด ไม่เสียเวลาในการมอบหมายบทบาทหน้าที่และหาวิธีจัดการกับปัญหาตามที่ได้ฝึกฝนมาล่วงหน้าแล้ว

ยึดทรัพยากร

การมีแผนสำรองสำหรับการดำเนินงานทั้งหมดขององค์กรของคุณจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าปลอดภัยในทุกกรณี ทรัพยากรมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องดูแลทรัพยากรเหล่านั้น

ปกป้องชื่อเสียง

การโจมตีทางไซเบอร์ในองค์กรของคุณอาจทำให้ฐานข้อมูลถูกลบทิ้งและข้อมูลลูกค้ารั่วไหล ทั้งสองอย่างมีความร้ายแรงและอาจทำให้ธุรกิจล่าช้าเป็นเวลานาน ซึ่งจะทำให้องค์กรเสียชื่อเสียงจากการไม่มีการรวบรวมกันและอาจส่งผลให้สูญเสียลูกค้าได้

ลดความตื่นตระหนก

การตื่นตระหนกทำให้ปัญหาแย่ลงและการคิดอย่างมีเหตุผลก็ออกไปนอกหน้าต่างในยามมีปัญหา การมี "แผน B" ไว้คอยบริการช่วยให้แน่ใจว่าปัญหาต่างๆ จะได้รับการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เมื่อประชาชนได้ปฏิบัติตามขั้นตอนแล้ว ก็จะมีความมั่นใจในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิดมากขึ้น

ลดต้นทุน

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การโจมตีระบบไอทีของคุณอาจทำให้ข้อมูลลูกค้ารั่วไหลได้ นี่จะเป็นการละเมิด GDPR อย่างรุนแรงและอาจจบลงด้วยการฟ้องร้องบริษัท หากมีการใช้แผนสำรองเพื่อต่อสู้กับการโจมตีดังกล่าว จะช่วยลดต้นทุนทางการเงิน เช่น ค่าปรับ คดีความ การสูญเสียลูกค้า การเปลี่ยนอุปกรณ์ และอื่นๆ

รับรองความต่อเนื่องของธุรกิจ

แผนสำรองช่วยให้องค์กรฟื้นตัวจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด หากใช้เวลาน้อยลงในการบรรเทาปัญหา ธุรกิจจะไม่ได้รับผลกระทบจากราคาทางการเงินที่ต้องจ่ายมหาศาล เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วทำให้บริษัทเสียเวลาและการเงินไปอย่างรวดเร็ว และอาจทำให้องค์กรต้องหยุดดำเนินการในที่สุด

กระบวนการวางแผนฉุกเฉินคืออะไร

ตอนนี้เราได้คำตอบว่า "แผนฉุกเฉินคืออะไร" สิ่งต่อไปที่ต้องรู้คือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการสร้างคืออะไร กระบวนการวางแผนฉุกเฉินคือชุดของขั้นตอนที่ปฏิบัติตามเพื่อสร้างแผนงานที่ประสบความสำเร็จและเป็นจริง ลองดูตัวอย่างว่าคุณจะสร้างของคุณเองได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: ระบุหน้าที่หลักและที่สำคัญขององค์กรคืออะไร ถามตัวเองว่า “ธุรกิจสามารถรับมือได้โดยไม่มี X,Y,Z หรือไม่” หากคำตอบคือไม่ สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นหน้าที่สำคัญของธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เมื่อคุณทราบหน้าที่หลักขององค์กรแล้ว คุณต้องระบุความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อการทำงานของธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 3: เมื่อคุณทราบความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการดำเนินงานที่สำคัญขององค์กรของคุณแล้ว คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงเหล่านี้กับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นที่ด้านบนและที่มีโอกาสเกิดขึ้นที่ด้านล่างน้อยมาก

ขั้นตอนที่ 4: เมื่อคุณระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างแผนฉุกเฉินได้เอง สำหรับทุกความเสี่ยงที่คุณพบเห็น คุณจำเป็นต้องมีแผนรับมือเพื่อรับมือ

ขั้นตอนที่ 5: การระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหากเกิดเหตุการณ์ขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ และชัดเจนว่าพวกเขาจะมีบทบาทอย่างไรโดยการแต่งตั้งผู้นำในประเด็นเฉพาะ เพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและจะไม่เกิดความสับสนว่าใครทำอะไร

ขั้นตอนที่ 6: แผนไหนที่ใช้ไม่ได้ผลดีอย่างไร? เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องดำเนินการตามแผนร่วมกับทุกคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานผ่านสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูง ซึ่งจะทำให้ทุกคนรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการปฏิบัติตามแผนฉุกเฉินในสถานการณ์จริง และเผยให้เห็นข้อบกพร่องในแผนด้วย

ขั้นตอนที่ 7: อย่าลืมแผนฉุกเฉินของคุณ การดำเนินงานหลักขององค์กรอาจเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งคราว ดังนั้นแผน "สำรอง" ของคุณควรเปลี่ยนตามแผนดังกล่าวและได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น ผลกระทบจากโควิด-19 จะถูกเพิ่มเข้าไปในแผนฉุกเฉินขององค์กรต่างๆ ในช่วงต้นปี 2020

ขั้นตอนของแผนฉุกเฉิน

เหตุการณ์ที่คุณเตรียมไว้สำหรับแผนฉุกเฉินได้เกิดขึ้นแล้ว ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากแผนของคุณ เราจะใช้ตัวอย่างของระบบไอทีที่พังเนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์เพื่อแสดงสิ่งนี้

1. แจ้งให้สมาชิกทุกคนขององค์กรทราบถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ฐานข้อมูลและหัวหน้าทีมไอทีควรได้รับแจ้งก่อนเพื่อให้สามารถเริ่มวางแผนฉุกเฉินได้โดยเร็วที่สุด
2. ระบบไอทีทั้งหมดควรได้รับการอัปเดตและสำรองข้อมูล หากองค์กรปฏิบัติตามแผนฉุกเฉินอย่างเคร่งครัด ขั้นตอนก็จะเร็วขึ้นมาก ทีมไอทีจะรีบูตระบบเพื่อให้การดำเนินการทำงานอีกครั้ง
3. งานกลับมาทำงานตามปกติโดยมีการหยุดชะงักน้อยลงอันเนื่องมาจากประสิทธิภาพของแผนฉุกเฉินที่มีอยู่และงานระบบไอทีหายไปเพียงเล็กน้อย
4. หลังจากนำแผนฉุกเฉินไปใช้ในชีวิตจริงแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนว่าอะไรเป็นไปด้วยดีและสิ่งที่จำเป็นในการทำงานในแผน นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการระบุการปรับปรุงที่จำเป็นและทำการแก้ไขแผน ในตัวอย่างนี้ ไม่ใช่ทุกคนที่อาจสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์ไว้ ดังนั้นจึงสูญเสียความคืบหน้าและเวลาในการพยายามกู้คืนงาน เพื่อป้องกันสิ่งนี้ในอนาคต ฝ่ายบริหารควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสำรองข้อมูลรายสัปดาห์บนระบบ

ตัวชี้วัดแผนฉุกเฉิน

บริษัทต่างๆ ใช้เมตริกหลายประเภทเพื่อวัดเวลาการกู้คืนในยามที่ไม่คาดคิด เมตริกที่ใช้มากที่สุด 2 รายการคือ RTO และ RPO

RTO -Recovery Time Objective-ตัวชี้วัดนี้วัดเวลาสูงสุดที่ควรใช้สำหรับองค์กรเพื่อกลับมาดำเนินการตามปกติหลังจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด องค์กรอาจให้ RTO แก่ตนเองเป็นเวลา 10 ชั่วโมงเพื่อกู้คืนข้อมูลที่ไม่สำคัญซึ่งสูญหายไป เนื่องจากไม่มีผลกระทบร้ายแรงต่อการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน

RPO -Recovery Point Objective-ตัวชี้วัดนี้ช่วยให้คุณเห็นจำนวนข้อมูลสูงสุดที่องค์กรของคุณสามารถเสียได้โดยไม่มีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ องค์กรอาจให้ RPO แก่ตนเอง 2 ชั่วโมงในการกู้คืนข้อมูลสำคัญที่ถูกโจมตีทางไซเบอร์ เนื่องจากยิ่งใช้เวลานานเท่าใด ผลกระทบที่มีต่อธุรกิจก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

แผนฉุกเฉินถือเป็นสินทรัพย์ที่ประเมินค่าไม่ได้สำหรับองค์กรของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานาน แต่เมื่อทำอย่างถูกต้อง แผนของคุณจะช่วยประหยัดเวลาขององค์กรได้ในอนาคตหากมีเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ไม่ว่าคุณจะใช้แผนของคุณหรือไม่มันจะเป็นการลงทุนที่คุณจะไม่เสียใจ