Ce este un plan de urgență? 7 pași în planificarea de urgență și importanța acesteia

Ce este un plan de urgență? Este un plan de acțiune care este pus în aplicare în cazul unui eveniment care va avea loc în viitor și care ar fi dăunător afacerii.

Un plan de urgență mai este cunoscut și sub denumirea de „Plan B” sau „Plan de rezervă”. Zicala „Eșuează să te pregătești, pregătește-te să eșuezi” vine în adevăr aici. Dacă o companie nu are un plan de urgență în vigoare, ea se pregătește în esență să eșueze. Planificarea pentru situații de urgență este strâns legată de gestionarea riscurilor și planificarea managementului crizelor. Ar trebui să fie clar și să aibă detalii. Puteți alege să aveți un plan specific, cum ar fi un plan de urgență de mediu, sau să îl mențineți larg pentru a acoperi toate aspectele organizației. Planul dumneavoastră de urgență nu ar trebui să fie doar bifați, ci ar trebui să adauge valoare organizației dumneavoastră.

• Importanța unui plan de urgență
• Procesul de planificare pentru situații de urgență
• Fazele unui plan de urgență
• Valorile planului de urgență

Importanța unui plan de urgență

Este grozav să știi ce este un plan de urgență, dar și mai bine să cunoști beneficiile pe care acesta le poate aduce afacerii tale. Ele oferă o structură atât de necesară în vremuri fără precedent. În ultimii ani, cu atacurile cibernetice și pandemiile, companiile învață importanța planurilor „de rezervă”. Potrivit Statista, 49% dintre companiile din Marea Britanie în 2018 aveau un plan de urgență eficient pentru a face față celei mai perturbatoare încălcări sau atacuri.

Un plan de urgență durează mult timp, dar este de neprețuit pentru organizația dvs. atunci când apar evenimente neașteptate. Indiferent dacă problema este mare sau mică, un plan bine structurat va face rezolvarea problemei mult mai ușoară și mai rapidă. Câteva beneficii ale existenței unui plan sunt:

Timp de reacție crescut

Viteza cu care organizația dvs. își revine după o perturbare, majoră sau minoră, vă va determina locul în rândul concurenței și dimensiunea pierderii financiare suferite. Un plan vă permite să reacționați mai rapid la evenimente neașteptate, minimizând astfel impactul pe care îl are asupra organizației dumneavoastră. Timpul nu este pierdut în delegarea rolurilor și în a descoperi cum să abordăm problema, așa cum a fost deja practicată în prealabil.

Securizează resursele

Având un plan de rezervă pentru toate operațiunile organizației dvs., vă va asigura că acestea sunt în siguranță în orice eventualitate. Resursele sunt vitale pentru funcționarea de zi cu zi a unei afaceri, așa că este important ca acestea să fie îngrijite.

Protejează reputația

Un atac cibernetic asupra organizației dvs. ar putea duce la ștergerea bazelor de date și la scurgerea de informații despre clienți, ambele fiind extrem de grave și ar putea cauza întârzieri mari pentru afacere. Acest lucru ar oferi organizației o reputație foarte proastă pentru a fi neorganizată și, ca urmare, ar putea pierde clienți.

Reduce panica

Panica agravează o problemă și rațiunea de gândire iese pe fereastră în perioadele de necaz. Având un „Plan B” la dispoziție, vă asigură că problemele sunt rezolvate în cel mai eficient mod. Când oamenii au exersat procedurile, vor fi mai încrezători în preluarea problemelor care apar în mod neașteptat.

Reduce costurile

După cum sa discutat anterior, un atac asupra sistemelor dumneavoastră IT ar putea duce la scurgerea informațiilor despre clienți. Aceasta ar fi o încălcare gravă a GDPR și s-ar putea termina cu data în judecată a companiei. Dacă ar fi pus în aplicare un plan de rezervă pentru a combate astfel de atacuri, aceasta ar reduce costurile financiare precum amenzi, procese, pierderea clienților, înlocuirea echipamentului și așa mai departe.

Asigură Continuitatea Afacerii

Un plan de rezervă ajută o organizație să se recupereze după un eveniment neașteptat. Dacă se petrece mai puțin timp pentru atenuarea problemei, afacerea nu va fi lovită de un preț financiar uriaș de plătit. Evenimentele neașteptate care nu pot fi rezolvate rapid consumă timpul și finanțele companiei și ar putea determina o organizație să își înceteze activitatea.

Ce este un proces de planificare pentru situații de urgență

Acum că am răspuns „Ce este un plan de urgență?” următorul lucru de știut este care este procesul implicat în crearea unuia. Un proces de planificare de urgență este ansamblul de pași care sunt urmați pentru a crea un plan de succes și realist. Să ne uităm la un exemplu despre cum ați proceda pentru a vă crea propriul dvs.

Pasul 1: Identificați care sunt funcțiile cheie și critice ale organizației. Întrebați-vă „ar putea afacerea să facă față fără X,Y,Z?” Dacă răspunsul este nu, acestea devin funcții critice ale afacerii tale.

Pasul 2: Odată ce ați recunoscut funcțiile cheie ale organizației, trebuie să identificați riscurile care pot afecta funcțiile afacerii.

Pasul 3: Acum că cunoașteți riscurile care pot apărea asupra operațiunilor critice ale organizației dvs., trebuie să le prioritizați cu cele care sunt mai probabil să apară în partea de sus și cu cele care au o probabilitate foarte mică să apară în partea de jos.

Pasul 4: Odată ce ați identificat riscurile potențiale pentru afacerea dvs., puteți începe să creați propriul plan de urgență. Pentru fiecare risc pe care l-ați observat, trebuie să aveți un plan în vigoare pentru a-l contracara.

Pasul 5: Este important să specificați în mod clar cine este responsabil dacă are loc un incident și ce rol exact îl vor juca prin numirea liderilor pentru probleme specifice. Acest lucru va asigura că procedura se va desfășura fără probleme și nu va exista confuzie în legătură cu cine face ce.

Pasul 6: La ce bun un plan care nu funcționează? Este vital să faceți o trecere în revistă a planului cu toți cei implicați în organizație, în special prin scenarii cu risc ridicat. Acest lucru va permite tuturor să se simtă mai încrezători în urma planului de urgență într-o situație reală și, de asemenea, va expune orice defecțiuni ale planului.

Pasul 7: Nu uitați de planul dumneavoastră de urgență. Operațiunile cheie ale unei organizații se pot schimba din când în când, prin urmare planul dvs. de „back-up” ar trebui să se schimbe odată cu acesta și să fie actualizat continuu. De exemplu, impactul Covid-19 ar fi fost adăugat la planurile de urgență ale multor organizații la începutul anului 2020.

Fazele unui plan de urgență

A avut loc un incident pentru care v-ați pregătit în planul dumneavoastră de urgență. Iată câțiva pași de urmat pentru a vă asigura că profitați la maximum de planul dvs. Vom folosi exemplul sistemelor IT care s-au defectat din cauza unui atac cibernetic pentru a demonstra acest lucru.

1. Anunțați toți membrii organizației despre incidentul care a avut loc. Baza de date și liderii echipei IT ar trebui să fie notificați mai întâi, astfel încât să poată începe să pună în aplicare planul de urgență cât mai curând posibil.
2. Toate sistemele IT ar trebui să fie actualizate și să facă backup. Dacă organizația își urmează cu strictețe planul de urgență, procedura va fi mult mai rapidă. Echipa IT va reporni sistemele pentru a relua operațiunile.
3. Lucrările se reiau ca de obicei, cu mai puține întreruperi cauzate din cauza eficienței planului de urgență în vigoare și se pierde o muncă minimă la sistemele IT.
4. După ce un plan de urgență a fost pus în practică în viața reală, este important să revizuim ceea ce a mers bine și ce necesită lucru în plan. Acesta este cel mai bun mod de a identifica îmbunătățirile necesare și de a face modificări la plan. În acest exemplu, este posibil ca nu toată lumea să-și fi făcut backup pentru computere, prin urmare, a pierdut progresul și timpul în încercarea de a-și recupera munca. Pentru a preveni acest lucru în viitor, managementul ar trebui să se asigure că se face o copie de rezervă săptămânală pe sisteme.

Valorile planului de urgență

Companiile folosesc multe tipuri diferite de metrici pentru a măsura timpul de recuperare într-o situație neașteptată. Două dintre cele mai utilizate valori ar fi RTO și RPO.

RTO -Recovery Time Objective-Această măsurătoare măsoară timpul maxim necesar pentru ca organizația să reia operațiunile normale după un eveniment neașteptat. O organizație s-ar putea acorda un RTO timp de 10 ore pentru a recupera datele necritice care s-au pierdut, deoarece nu are un impact grav asupra operațiunilor de zi cu zi a afacerii.

RPO - Recovery Point Objective-Această măsurătoare vă permite să vedeți cum cantitatea maximă de date își poate permite organizația dvs. să o piardă fără ca aceasta să aibă un impact asupra afacerii dvs. O organizație își poate acorda un RPO de 2 ore pentru a recupera date importante care au fost supuse unui atac cibernetic, deoarece cu cât durează mai mult, cu atât va avea un impact mai mare asupra afacerii.

Un plan de urgență este, fără îndoială, un atu de neprețuit pentru originea dumneavoastră. Ele pot fi consumatoare de timp, dar atunci când sunt făcute corect planul dvs. va economisi timp organizației dvs. în viitor, dacă are loc un eveniment neașteptat. Fie că îți folosești sau nu planul, va fi o investiție pe care nu o vei regreta.