Co to jest plan awaryjny? Planowanie awaryjne w 7 krokach i jego znaczenie

Co to jest plan awaryjny? Jest to plan działania, który jest wdrażany na wypadek zaistnienia w przyszłości zdarzenia, które zaszkodziłoby biznesowi.

Plan awaryjny jest również znany jako „Plan B” lub „Plan zapasowy”. Powiedzenie „Nie przygotuj się, przygotuj się na porażkę” staje się tutaj prawdą. Jeśli firma nie ma planu awaryjnego, w zasadzie naraża się na porażkę. Planowanie awaryjne jest ściśle powiązane z zarządzaniem ryzykiem i planowaniem zarządzania kryzysowego. Powinno być jasne i zawierać szczegóły. Możesz wybrać konkretny plan, taki jak środowiskowy plan awaryjny, lub zachować go w szerokim zakresie, aby obejmował wszystkie aspekty organizacji. Twój plan awaryjny nie powinien być tylko zaznaczonym polem, powinien on dodać wartość Twojej organizacji.

• Znaczenie planu awaryjnego
• Proces planowania awaryjnego
• Fazy ​​planu awaryjnego
• Wskaźniki planu awaryjnego

Znaczenie planu awaryjnego

Wspaniale jest wiedzieć, czym jest plan awaryjny, ale jeszcze lepiej wiedzieć, jakie korzyści może on przynieść Twojej firmie. Zapewniają bardzo potrzebną strukturę w niespotykanych czasach. W ostatnich latach, wraz z cyberatakami i pandemią, firmy uczą się, jak ważne są plany „zapasowe”. Według Statista, 49% firm w Wielkiej Brytanii w 2018 r. miało skuteczny plan awaryjny, aby poradzić sobie z najbardziej destrukcyjnymi naruszeniami lub atakami.

Plan awaryjny zajmuje dużo czasu, ale jest nieoceniony dla Twojej organizacji, gdy wystąpią nieoczekiwane zdarzenia. Niezależnie od tego, czy problem jest duży, czy mały, dobrze skonstruowany plan sprawi, że rozwiązanie problemu będzie znacznie łatwiejsze i szybsze. Kilka korzyści z posiadania planu to;

Zwiększony czas reakcji

Szybkość, z jaką Twoja organizacja wybuduje się z zakłóceń, czy to większych, czy mniejszych, określi Twoje miejsce wśród konkurencji i wielkość poniesionej straty finansowej. Plan pozwala szybciej reagować na nieoczekiwane zdarzenia, minimalizując w ten sposób wpływ, jaki ma na Twoją organizację. Czas nie jest marnowany na delegowanie ról i zastanawianie się, jak rozwiązać problem, ponieważ zostało to już wcześniej praktykowane.

Zabezpiecza zasoby

Posiadanie planu tworzenia kopii zapasowych dla wszystkich operacji Twojej organizacji zapewni, że będą one bezpieczne na każdą ewentualność. Zasoby są niezbędne w codziennym prowadzeniu firmy, dlatego ważne jest, aby się o nie zadbać.

Chroni reputację

Cyberatak na Twoją organizację może potencjalnie spowodować wymazanie baz danych i wyciek informacji o klientach, oba są bardzo poważne i mogą spowodować duże opóźnienia w firmie. Dałoby to organizacji bardzo złą reputację jako niezorganizowaną i w rezultacie może stracić klientów.

Zmniejsza panikę

Panika pogarsza problem, a racjonalne myślenie wychodzi przez okno w chwilach kłopotów. Dysponowanie „Planem B” zapewnia rozwiązywanie problemów w najbardziej efektywny sposób. Kiedy ludzie przećwiczą procedury, będą pewniej stawiać czoła niespodziewanym problemom.

Obniża koszty

Jak wspomniano wcześniej, atak na systemy informatyczne może spowodować wyciek informacji o klientach. Byłoby to poważnym naruszeniem RODO i mogłoby zakończyć się pozwaniem firmy. Gdyby plan awaryjny został wprowadzony w życie w celu zwalczania takich ataków, zmniejszyłoby to koszty finansowe, takie jak grzywny, procesy sądowe, utrata klientów, wymiana sprzętu i tak dalej.

Zapewnia ciągłość działalności

Plan tworzenia kopii zapasowych pomaga organizacji odzyskać siły po nieoczekiwanym zdarzeniu. Jeśli poświęci się mniej czasu na złagodzenie problemu, firma nie zostanie obciążona ogromną ceną finansową. Nieoczekiwane zdarzenia, których nie można rozwiązać, szybko pochłaniają czas i finanse firmy oraz mogą spowodować, że organizacja ostatecznie przestanie działać.

Co to jest proces planowania awaryjnego

Teraz, gdy odpowiedzieliśmy „Czym jest plan awaryjny?” następną rzeczą, którą należy wiedzieć, jest proces tworzenia jednego. Proces planowania awaryjnego to zestaw kroków, które należy wykonać w celu stworzenia udanego i realistycznego planu. Spójrzmy na przykład, w jaki sposób mógłbyś stworzyć własny.

Krok 1: Zidentyfikuj kluczowe i krytyczne funkcje organizacji. Zadaj sobie pytanie „czy biznes poradzi sobie bez X,Y,Z?” Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, stają się one kluczowymi funkcjami Twojej firmy.

Krok 2: Po rozpoznaniu kluczowych funkcji organizacji należy następnie zidentyfikować ryzyka, które mogą mieć wpływ na funkcje biznesowe.

Krok 3: Teraz, gdy znasz już ryzyka, które mogą wystąpić w krytycznych operacjach Twojej organizacji, musisz nadać im priorytet z tymi, które są bardziej prawdopodobne na górze i tymi, które mają bardzo małe prawdopodobieństwo wystąpienia na dole.

Krok 4: Po zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń dla Twojej firmy możesz rozpocząć tworzenie samego rzeczywistego planu awaryjnego. Każdemu ryzyku, które zauważyłeś, musisz mieć plan przeciwdziałania mu.

Krok 5: Ważne jest, aby jasno określić, kto jest odpowiedzialny w przypadku wystąpienia incydentu i jaką dokładnie rolę będzie on odgrywał, wyznaczając liderów do określonych spraw. Dzięki temu procedura będzie przebiegać sprawnie i nie będzie wątpliwości, kto co robi.

Krok 6: Jaki jest dobry plan, który nie działa? Niezwykle ważne jest, aby przeprowadzić przegląd planu ze wszystkimi zaangażowanymi w organizację, zwłaszcza w przypadku scenariuszy wysokiego ryzyka. Pozwoli to wszystkim czuć się pewniej w realizowaniu planu awaryjnego w rzeczywistej sytuacji, a także ujawni wszelkie wady planu.

Krok 7: Nie zapomnij o swoim planie awaryjnym. Kluczowe operacje organizacji mogą się od czasu do czasu zmieniać, dlatego plan „zapasowy” powinien się zmieniać wraz z nim i być stale aktualizowany. Na przykład wpływ Covid-19 zostałby dodany do planów awaryjnych wielu organizacji na początku 2020 roku.

Fazy ​​planu awaryjnego

Wystąpił incydent, na który przygotowałeś się w swoim planie awaryjnym. Oto kilka kroków, które należy wykonać, aby w pełni wykorzystać swój plan. Aby to zademonstrować, posłużymy się przykładem awarii systemów informatycznych w wyniku cyberataku.

1. Powiadom wszystkich członków organizacji o zaistniałym zdarzeniu. Najpierw należy powiadomić liderów bazy danych i zespołów IT, aby mogli jak najszybciej rozpocząć wdrażanie planu awaryjnego.
2. Wszystkie systemy informatyczne powinny być aktualizowane i archiwizowane. Jeśli organizacja ściśle przestrzega swojego planu awaryjnego, procedura będzie znacznie szybsza. Zespół IT zrestartuje systemy w celu ponownego uruchomienia operacji.
3. Praca jest wznawiana jak zwykle z mniejszymi zakłóceniami spowodowanymi wydajnością obowiązującego planu awaryjnego i minimalną utratą pracy w systemach IT.
4. Po wprowadzeniu planu awaryjnego w życie, ważne jest, aby przeanalizować, co poszło dobrze, a co wymaga pracy w planie. Jest to najlepszy sposób na dostrzeżenie potrzebnych ulepszeń i wprowadzenie poprawek do planu. W tym przykładzie nie wszyscy mieli kopię zapasową swoich komputerów, przez co stracili postęp i czas na próby odzyskania swojej pracy. Aby temu zapobiec w przyszłości, kierownictwo powinno zapewnić cotygodniowe tworzenie kopii zapasowych w systemach.

Wskaźniki planu awaryjnego

Firmy używają wielu różnych rodzajów metryk do pomiaru czasu odzyskiwania w nieoczekiwanym przypadku. Dwie z najczęściej używanych metryk to RTO i RPO.

RTO — Cel czasu odzyskiwania — ta metryka mierzy maksymalny czas, jaki powinien zająć organizacji wznowienie normalnej działalności po nieoczekiwanym zdarzeniu. Organizacja może przyznać sobie RTO na 10 godzin, aby odzyskać utracone dane niekrytyczne, ponieważ nie ma to poważnego wpływu na codzienną działalność firmy.

RPO – Cel Punktu Odzyskiwania – Ta metryka pozwala zobaczyć, jak maksymalną ilość danych może utracić Twoja organizacja bez wpływu na Twoją firmę. Organizacja może przyznać sobie RPO wynoszący 2 godziny na odzyskanie ważnych danych, które zostały poddane cyberatakowi, ponieważ im dłużej to trwa, tym większy wpływ będzie to miało na firmę.

Plan awaryjny jest bez wątpienia nieocenionym atutem Twojej organizacji. Ich wykonanie może być czasochłonne, ale jeśli zostanie wykonane prawidłowo, Twój plan pozwoli zaoszczędzić czas Twojej organizacji w przyszłości, jeśli wydarzy się nieoczekiwane zdarzenie. Niezależnie od tego, czy wykorzystasz swój plan, czy nie, będzie to inwestycja, której nie pożałujesz.