Was ist ein Notfallplan? 7 Schritte zur Notfallplanung und ihre Bedeutung

Was ist ein Notfallplan? Es handelt sich um einen Aktionsplan, der für den Fall aufgestellt wird, dass in der Zukunft ein Ereignis eintritt, das dem Unternehmen schaden würde.

Ein Notfallplan wird auch als „Plan B“ oder „Backup-Plan“ bezeichnet. Das Sprichwort „Fail to Prepare, Prepare to Fail“ wird hier wahr. Wenn ein Unternehmen keinen Notfallplan hat, stellt es sich im Grunde auf ein Scheitern ein. Die Notfallplanung ist eng mit dem Risikomanagement und der Krisenmanagementplanung verknüpft. Es sollte klar sein und Details enthalten. Sie können wählen, ob Sie einen spezifischen Plan wie einen Umweltnotfallplan haben oder ihn breit gefasst halten, um alle Aspekte der Organisation abzudecken. Ihr Notfallplan sollte nicht nur das Ankreuzen des Kästchens sein, sondern einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

• Bedeutung eines Notfallplans
• Notfallplanungsprozess
• Phasen eines Notfallplans
• Metriken des Notfallplans

Die Bedeutung eines Notfallplans

Es ist großartig zu wissen, was ein Notfallplan ist, aber noch besser zu wissen, welche Vorteile er Ihrem Unternehmen bringen kann. Sie bieten in beispiellosen Zeiten die dringend benötigte Struktur. In den letzten Jahren lernen Unternehmen mit Cyberangriffen und Pandemien die Bedeutung von „Backup“-Plänen. Laut Statista hatten 49 % der Unternehmen in Großbritannien im Jahr 2018 einen effektiven Notfallplan, um mit den störendsten Sicherheitsverletzungen oder Angriffen fertig zu werden.

Ein Notfallplan nimmt viel Zeit in Anspruch, ist aber für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert, wenn unerwartete Ereignisse eintreten. Ob das Problem groß oder klein ist, ein gut strukturierter Plan wird die Lösung des Problems viel einfacher und schneller machen. Einige Vorteile eines Plans sind:

Erhöhte Reaktionszeit

Die Geschwindigkeit, mit der sich Ihr Unternehmen von einer größeren oder kleineren Störung erholt, bestimmt Ihren Platz im Wettbewerb und die Höhe des erlittenen finanziellen Verlusts. Ein Plan ermöglicht es Ihnen, schneller auf unerwartete Ereignisse zu reagieren und so die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu minimieren. Es wird keine Zeit damit verschwendet, Rollen zu delegieren und herauszufinden, wie man das Problem angeht, da es bereits vorher geübt wurde.

Sichert Ressourcen

Ein Backup-Plan für alle Operationen Ihrer Organisation stellt sicher, dass sie in allen Eventualitäten sicher sind. Ressourcen sind für den täglichen Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, daher ist es wichtig, dass man sich um sie kümmert.

Schützt den Ruf

Ein Cyberangriff auf Ihr Unternehmen könnte möglicherweise dazu führen, dass Datenbanken gelöscht und Kundeninformationen preisgegeben werden, beides ist sehr ernst und kann zu langen Verzögerungen für das Unternehmen führen. Dies würde der Organisation einen sehr schlechten Ruf als unorganisiert geben und sie könnten dadurch Kunden verlieren.

Reduziert Panik

Panik verschlimmert ein Problem, und in schwierigen Zeiten verflüchtigt sich das Denken. Wenn Sie einen „Plan B“ zur Verfügung haben, stellen Sie sicher, dass Probleme auf die effizienteste Weise gelöst werden. Wenn die Menschen die Verfahren geübt haben, werden sie zuversichtlicher sein, die Probleme anzugehen, die unerwartet auftreten.

Senkt die Kosten

Wie bereits erwähnt, kann ein Angriff auf Ihre IT-Systeme dazu führen, dass Kundeninformationen preisgegeben werden. Dies wäre ein schwerwiegender Verstoß gegen die DSGVO und könnte mit einer Klage gegen das Unternehmen enden. Wenn ein Backup-Plan zur Bekämpfung solcher Angriffe in die Tat umgesetzt würde, würde dies die finanziellen Kosten wie Bußgelder, Gerichtsverfahren, Verlust von Kunden, Ersatz von Ausrüstung usw. reduzieren.

Stellt die Kontinuität des Geschäfts sicher

Ein Backup-Plan hilft einer Organisation, sich von einem unerwarteten Ereignis zu erholen. Wenn weniger Zeit für die Behebung des Problems aufgewendet wird, wird das Unternehmen nicht mit einem enormen finanziellen Preis belastet. Unerwartete Ereignisse, die nicht gelöst werden können, belasten ein Unternehmen schnell mit Zeit und Finanzen und können dazu führen, dass eine Organisation schließlich ihren Betrieb einstellt.

Was ist ein Notfallplanungsprozess

Nun, da wir die Frage „Was ist ein Notfallplan?“ beantwortet haben. Das nächste, was Sie wissen müssen, ist der Prozess, der zur Erstellung eines solchen erforderlich ist. Ein Notfallplanungsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die befolgt werden, um einen erfolgreichen und realistischen Plan zu erstellen. Sehen wir uns ein Beispiel an, wie Sie Ihre eigene erstellen würden.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Schlüssel- und kritischen Funktionen der Organisation. Fragen Sie sich: „Könnte das Unternehmen ohne X,Y,Z zurechtkommen?“ Wenn die Antwort nein lautet, werden diese zu kritischen Funktionen Ihres Unternehmens.

Schritt 2: Nachdem Sie die Schlüsselfunktionen der Organisation erkannt haben, müssen Sie die Risiken identifizieren, die sich auf die Geschäftsfunktionen auswirken können.

Schritt 3: Nachdem Sie nun die Risiken kennen, die bei den kritischen Vorgängen Ihres Unternehmens auftreten können, müssen Sie diese priorisieren, wobei diejenigen, die mit größerer Wahrscheinlichkeit auftreten, ganz oben und solche, die mit sehr geringer Wahrscheinlichkeit ganz unten auftreten.

Schritt 4: Sobald Sie die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen identifiziert haben, können Sie mit der Erstellung des eigentlichen Notfallplans beginnen. Für jedes Risiko, das Sie entdeckt haben, müssen Sie einen Plan haben, um ihm entgegenzuwirken.

Schritt 5: Es ist wichtig, klar zu spezifizieren, wer im Falle eines Vorfalls verantwortlich ist und welche genaue Rolle er spielen wird, indem er Leiter für bestimmte Angelegenheiten ernennt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Verfahren reibungslos abläuft und es keine Verwirrung darüber gibt, wer was tut.

Schritt 6: Was nützt ein Plan, der nicht funktioniert? Es ist wichtig, dass Sie den Plan mit allen Beteiligten der Organisation durchgehen, insbesondere, wenn Sie Hochrisikoszenarien durchgehen. Dadurch können sich alle sicherer fühlen, den Notfallplan in einer realen Situation zu befolgen, und es werden auch alle Fehler im Plan aufgedeckt.

Schritt 7: Vergessen Sie Ihren Notfallplan nicht. Die Schlüsseloperationen einer Organisation können sich von Zeit zu Zeit ändern, daher sollte sich Ihr „Back-up“-Plan daran ändern und kontinuierlich aktualisiert werden. Beispielsweise wären die Auswirkungen von Covid-19 zu Beginn des Jahres 2020 in die Notfallpläne vieler Organisationen aufgenommen worden.

Phasen eines Notfallplans

Ein Vorfall, auf den Sie sich in Ihrem Notfallplan vorbereitet haben, ist eingetreten. Hier sind ein paar Schritte, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Plan herausholen. Wir zeigen dies am Beispiel des Ausfalls von IT-Systemen durch einen Cyberangriff.

1. Benachrichtigen Sie alle Mitglieder der Organisation über den aufgetretenen Vorfall. Die Datenbank- und IT-Teamleiter sollten zuerst benachrichtigt werden, damit sie so schnell wie möglich mit der Umsetzung des Notfallplans beginnen können.
2. Alle IT-Systeme sollten aktualisiert und gesichert werden. Wenn die Organisation ihren Notfallplan strikt befolgt, wird das Verfahren viel schneller sein. Das IT-Team wird die Systeme neu starten, um den Betrieb wieder aufzunehmen.
3. Die Arbeit wird wie gewohnt mit weniger Unterbrechungen fortgesetzt, die aufgrund der Effizienz des bestehenden Notfallplans verursacht werden, und es geht nur minimale Arbeit an IT-Systemen verloren.
4. Nachdem ein Notfallplan in die Praxis umgesetzt wurde, ist es wichtig zu überprüfen, was gut gelaufen ist und was im Plan überarbeitet werden muss. Dies ist der beste Weg, um notwendige Verbesserungen zu erkennen und Änderungen am Plan vorzunehmen. In diesem Beispiel haben möglicherweise nicht alle ihre Computer gesichert, wodurch beim Versuch, ihre Arbeit wiederherzustellen, Fortschritt und Zeit verloren gingen. Um dies in Zukunft zu verhindern, sollte das Management sicherstellen, dass eine wöchentliche Sicherung der Systeme durchgeführt wird.

Metriken des Notfallplans

Unternehmen verwenden viele verschiedene Arten von Metriken, um die Wiederherstellungszeit in einem unerwarteten Ereignis zu messen. Zwei der am häufigsten verwendeten Metriken wären RTO und RPO.

RTO – Recovery Time Objective – Diese Metrik misst die maximale Zeit, die das Unternehmen benötigen sollte, um den normalen Betrieb nach einem unerwarteten Ereignis wieder aufzunehmen. Ein Unternehmen kann sich selbst eine RTO für 10 Stunden geben, um nicht kritische Daten wiederherzustellen, die verloren gegangen sind, da dies keine ernsthaften Auswirkungen auf den täglichen Betrieb des Unternehmens hat.

RPO – Recovery Point Objective – Mit dieser Metrik können Sie sehen, wie viel Daten Ihr Unternehmen maximal verlieren kann, ohne dass dies Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat. Ein Unternehmen kann sich selbst ein RPO von 2 Stunden geben, um wichtige Daten wiederherzustellen, die einem Cyberangriff ausgesetzt waren, denn je länger es dauert, desto größer sind die Auswirkungen auf das Unternehmen.

Ein Notfallplan ist ohne Zweifel ein unschätzbarer Vorteil für Ihr Unternehmen. Sie können zeitaufwändig zu erstellen sein, aber wenn Ihr Plan richtig ausgeführt wird, spart Ihr Unternehmen in Zukunft Zeit, wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt. Ob Sie Ihren Plan nutzen oder nicht, es wird eine Investition sein, die Sie nicht bereuen werden.