Что такое план на случай непредвиденных обстоятельств? 7 шагов планирования на случай непредвиденных обстоятельств и их важность

Что такое план на случай непредвиденных обстоятельств? Это план действий, который создается на случай, если в будущем произойдет событие, которое может нанести ущерб бизнесу.

План на случай непредвиденных обстоятельств также известен как «План Б» или «Резервный план». Поговорка «Не готовься, готовься к неудаче» здесь становится правдой. Если у компании нет плана на случай непредвиденных обстоятельств, она, по сути, обречена на провал. Планирование на случай непредвиденных обстоятельств тесно связано с управлением рисками и планированием кризисного управления. Он должен быть четким и иметь детализацию. Вы можете выбрать конкретный план, например, план действий в чрезвычайных ситуациях, или оставить его широким, чтобы охватить все аспекты деятельности организации. Ваш план на случай непредвиденных обстоятельств должен быть не просто отмечен, он должен повысить ценность вашей организации.

• Важность плана на случай непредвиденных обстоятельств
• Процесс планирования на случай непредвиденных обстоятельств
• Этапы плана действий в чрезвычайных ситуациях
• Метрики плана на случай непредвиденных обстоятельств

Важность плана на случай непредвиденных обстоятельств

Здорово знать, что такое план на случай непредвиденных обстоятельств, но еще лучше знать, какую пользу он может принести вашему бизнесу. Они обеспечивают столь необходимую структуру в беспрецедентные времена. В последние годы, в связи с кибератаками и пандемиями, предприятия осознают важность планов «резервного копирования». По данным Statista, в 2018 году 49% предприятий в Великобритании имели эффективный план действий на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы справиться с наиболее разрушительным взломом или атакой.

План на случай непредвиденных обстоятельств требует много времени, но он бесценен для вашей организации, когда происходят непредвиденные события. Независимо от того, большая проблема или маленькая, хорошо структурированный план значительно упростит и ускорит ее решение. Несколько преимуществ наличия плана:

Увеличенное время реакции

Скорость, с которой ваша организация восстанавливается после серьезного или незначительного нарушения, определит ваше место среди конкурентов и размер понесенных финансовых потерь. План позволяет быстрее реагировать на непредвиденные события, сводя к минимуму их влияние на вашу организацию. Время не тратится на делегирование ролей и выяснение того, как решить проблему, поскольку это уже было отработано заранее.

Защищает ресурсы

Наличие резервного плана для всех операций вашей организации гарантирует их безопасность в любом случае. Ресурсы жизненно важны для повседневной работы в бизнесе, поэтому важно, чтобы о них заботились.

Защищает репутацию

Кибератака на вашу организацию потенциально может привести к уничтожению баз данных и утечке информации о клиентах, и то, и другое очень серьезно и может привести к длительным задержкам для бизнеса. Это дало бы организации очень плохую репутацию неорганизованности, и в результате они могут потерять клиентов.

Уменьшает панику

Паника усугубляет проблему, а рациональное мышление вылетает из окна в трудные времена. Наличие «Плана Б» в вашем распоряжении гарантирует, что проблемы будут решены наиболее эффективным способом. Когда люди попрактикуются в процедурах, они будут более уверенно справляться с неожиданно возникающими проблемами.

Снижает затраты

Как обсуждалось ранее, атака на ваши ИТ-системы может привести к утечке клиентской информации. Это будет серьезным нарушением GDPR и может привести к судебному преследованию компании. Если бы был задействован запасной план для борьбы с такими атаками, это позволило бы снизить финансовые затраты, такие как штрафы, судебные иски, потеря клиентов, замена оборудования и так далее.

Обеспечивает непрерывность бизнеса

Резервный план помогает организации восстановиться после непредвиденного события. Если на устранение проблемы тратится меньше времени, бизнесу не придется платить огромную финансовую цену. Неожиданные события, которые не могут быть решены, быстро истощают время и финансы компании и могут привести к тому, что организация в конечном итоге прекратит работу.

Что такое процесс планирования на случай непредвиденных обстоятельств

Теперь, когда мы ответили на вопрос «Что такое план на случай непредвиденных обстоятельств?» Следующее, что нужно знать, — это процесс, связанный с его созданием. Процесс планирования на случай непредвиденных обстоятельств представляет собой набор шагов, которые выполняются для создания успешного и реалистичного плана. Давайте рассмотрим пример того, как вы будете создавать свои собственные.

Шаг 1: Определите, каковы ключевые и критические функции организации. Спросите себя: «Может ли бизнес справиться без X, Y, Z?» Если ответ отрицательный, они становятся критически важными функциями вашего бизнеса.

Шаг 2: После того, как вы определили ключевые функции организации, вы должны определить риски, которые могут повлиять на бизнес-функции.

Шаг 3: Теперь, когда вы знаете риски, которые могут возникнуть в критически важных операциях вашей организации, вам необходимо расставить приоритеты, чтобы те, которые с большей вероятностью могут возникнуть наверху, и те, вероятность возникновения которых очень мала, внизу.

Шаг 4: После того, как вы определили потенциальные риски для своего бизнеса, вы можете приступить к созданию фактического плана действий в чрезвычайных ситуациях. Для каждого риска, который вы заметили, у вас должен быть план противодействия ему.

Шаг 5: Важно четко указать, кто несет ответственность в случае возникновения инцидента, и какую конкретную роль они будут играть, назначая руководителей для решения конкретных вопросов. Это гарантирует, что процедура пройдет гладко, и не будет путаницы в отношении того, кто чем занимается.

Шаг 6: Что хорошего в плане, который не работает? Крайне важно, чтобы вы провели прогон плана со всеми, кто участвует в организации, особенно в сценариях с высоким риском. Это позволит каждому чувствовать себя более уверенно при следовании плану на случай непредвиденных обстоятельств в реальной ситуации, а также выявит любые недостатки в плане.

Шаг 7: Не забывайте о своем плане на случай непредвиденных обстоятельств. Ключевые операции организации могут время от времени меняться, поэтому ваш «резервный» план должен меняться вместе с ней и постоянно обновляться. Например, воздействие Covid-19 было бы добавлено во многие планы действий в чрезвычайных ситуациях в начале 2020 года.

Этапы плана действий в чрезвычайных ситуациях

Произошел инцидент, к которому вы подготовились в своем плане на случай непредвиденных обстоятельств. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы получить максимальную отдачу от вашего плана. Чтобы продемонстрировать это, мы воспользуемся примером выхода из строя ИТ-систем из-за кибератаки.

1. Оповестить всех членов организации о произошедшем инциденте. Сначала следует уведомить руководителей баз данных и ИТ-групп, чтобы они могли как можно скорее приступить к реализации плана на случай непредвиденных обстоятельств.
2. Все ИТ-системы должны быть обновлены и зарезервированы. Если организация строго следует своему плану на случай непредвиденных обстоятельств, процедура будет намного быстрее. ИТ-команда перезагрузит системы, чтобы возобновить работу.
3. Работа возобновляется в обычном режиме с меньшим количеством сбоев, вызванных эффективностью плана действий на случай непредвиденных обстоятельств и минимальной потерей работы в ИТ-системах.
4. После того, как план на случай непредвиденных обстоятельств был реализован на практике, важно проанализировать, что в плане прошло хорошо, а что требует доработки. Это лучший способ определить необходимые улучшения и внести поправки в план. В этом примере не все могли иметь резервную копию своих компьютеров, поэтому потеряли прогресс и время, пытаясь восстановить свою работу. Чтобы предотвратить это в будущем, руководство должно обеспечить еженедельное резервное копирование систем.

Метрики плана на случай непредвиденных обстоятельств

Компании используют множество различных типов показателей для измерения времени восстановления даже в непредвиденных ситуациях. Двумя наиболее часто используемыми показателями будут RTO и RPO.

RTO — Целевое время восстановления. Эта метрика измеряет максимальное время, необходимое организации для возобновления нормальной работы после непредвиденного события. Организация может дать себе RTO на 10 часов для восстановления некритических данных, которые были утеряны, поскольку это не оказывает серьезного влияния на повседневную деятельность бизнеса.

RPO — Recovery Point Objective — эта метрика позволяет увидеть, какой максимальный объем данных ваша организация может позволить себе потерять без ущерба для вашего бизнеса. Организация может дать себе 2 часа RPO для восстановления важных данных, подвергшихся кибератаке, поскольку чем дольше это займет, тем большее влияние это окажет на бизнес.

План на случай непредвиденных обстоятельств, без сомнения, является бесценным активом для вашей организации. Их создание может занять много времени, но при правильном выполнении ваш план сэкономит время вашей организации в будущем, если произойдет непредвиденное событие. Воспользуетесь ли вы своим планом или нет, это будет инвестиция, о которой вы не пожалеете.