ما هي خطة الطوارئ؟ 7 خطوات في التخطيط للطوارئ وأهميته

ما هي خطة الطوارئ؟ إنها خطة عمل يتم وضعها في حالة وقوع حدث في المستقبل من شأنه أن يضر الشركة.

تُعرف خطة الطوارئ أيضًا باسم "الخطة ب" أو "خطة الدعم". إن القول "فشل في الاستعداد ، استعد للفشل" يأتي إلى الحقيقة هنا. إذا لم يكن لدى الشركة خطة طوارئ في مكانها الصحيح ، فإنها في الأساس تعد نفسها للفشل. يرتبط التخطيط للطوارئ ارتباطًا وثيقًا بإدارة المخاطر وتخطيط إدارة الأزمات. يجب أن تكون واضحة ولها تفاصيل. يمكنك اختيار أن يكون لديك خطة محددة مثل خطة الطوارئ البيئية أو إبقائها واسعة لتغطية جميع جوانب المنظمة. لا ينبغي أن تكون خطة الطوارئ الخاصة بك مجرد وضع علامة في المربع ، بل يجب أن تضيف قيمة إلى مؤسستك.

• أهمية خطة الطوارئ
• عملية التخطيط للطوارئ
• مراحل خطة الطوارئ
• مقاييس خطة الطوارئ

أهمية خطة الطوارئ

إنه لأمر رائع أن تعرف ما هي خطة الطوارئ ولكن من الأفضل أن تعرف الفوائد التي يمكن أن تحققها لعملك. أنها توفر البنية التي تشتد الحاجة إليها في أوقات غير مسبوقة. في السنوات الأخيرة ، مع الهجمات الإلكترونية والأوبئة ، تتعلم الشركات أهمية خطط "النسخ الاحتياطي". وفقًا لـ Statista ، كان لدى 49 ٪ من الشركات في المملكة المتحدة في عام 2018 خطة طوارئ فعالة للتعامل مع الخرق أو الهجوم الأكثر تخريبًا.

تستغرق خطة الطوارئ الكثير من الوقت ولكنها لا تقدر بثمن لمؤسستك عند حدوث أحداث غير متوقعة. سواء كانت المشكلة كبيرة أو صغيرة ، فإن الخطة المنظمة بشكل جيد ستجعل حل المشكلة أسهل بكثير وأسرع. بعض فوائد وجود خطة في مكانها هي ؛

زيادة وقت رد الفعل

ستحدد السرعة التي تتعافى بها مؤسستك من أي اضطراب ، سواء كان كبيرًا أو بسيطًا ، مكانك بين المنافسة وحجم الخسارة المالية التي تتعرض لها. تتيح لك الخطة الاستجابة بشكل أسرع للأحداث غير المتوقعة وبالتالي تقليل تأثيرها على مؤسستك. لا يضيع الوقت في تفويض الأدوار ومعرفة كيفية معالجة المشكلة كما تم ممارستها مسبقًا.

يؤمن الموارد

سيضمن وجود خطة احتياطية لجميع عمليات مؤسستك أنها آمنة في أي احتمال. تعد الموارد أمرًا حيويًا للتشغيل اليومي للأعمال التجارية ، لذا من المهم أن يتم الاعتناء بها.

يحمي السمعة

قد يتسبب الهجوم الإلكتروني على مؤسستك في محو قواعد البيانات وتسريب معلومات العميل ، وكلاهما خطير للغاية ويمكن أن يتسبب في تأخير طويل للأعمال. هذا من شأنه أن يعطي المنظمة سمعة سيئة للغاية لكونها غير منظمة وقد تفقد العملاء نتيجة لذلك.

يقلل من الذعر

يزيد الذعر المشكلة سوءًا ويخرج التفكير المنطقي من النافذة في أوقات الشدة. إن وجود "الخطة ب" تحت تصرفك يضمن لك حل المشكلات بالطريقة الأكثر فاعلية. عندما يمارس الناس الإجراءات ، سيكونون أكثر ثقة في مواجهة المشكلات التي تحدث بشكل غير متوقع.

يخفض التكاليف

كما تمت مناقشته سابقًا ، قد يتسبب الهجوم على أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك في تسريب معلومات العميل. سيكون هذا خرقًا صارخًا للائحة العامة لحماية البيانات ويمكن أن ينتهي بمقاضاة الشركة. إذا تم تنفيذ خطة احتياطية لمكافحة مثل هذه الهجمات ، فسيؤدي ذلك إلى تقليل التكاليف المالية مثل الغرامات والدعاوى القضائية وفقدان العملاء واستبدال المعدات وما إلى ذلك.

يضمن استمرارية العمل

تساعد خطة النسخ الاحتياطي المنظمة على التعافي من حدث غير متوقع. إذا كان هناك وقت أقل يتم إنفاقه في التخفيف من حدة المشكلة ، فلن تتأثر الأعمال بثمن مالي باهظ يتعين دفعه. الأحداث غير المتوقعة التي لا يمكن حلها بسرعة تستنزف وقت الشركات وأموالها ويمكن أن تتسبب في توقف المنظمة عن العمل في نهاية المطاف.

ما هي عملية التخطيط للطوارئ

الآن وقد أجبنا "ما هي خطة الطوارئ؟" الشيء التالي الذي يجب معرفته هو ما هي العملية المتضمنة في إنشاء واحد. عملية التخطيط للطوارئ هي مجموعة الخطوات التي يتم اتباعها من أجل إنشاء خطة ناجحة وواقعية. لنلقِ نظرة على مثال لكيفية إنشاء نموذج خاص بك.

الخطوة الأولى: تحديد الوظائف الأساسية والحاسمة للمؤسسة. اسأل نفسك "هل يمكن للنشاط التجاري أن يتأقلم بدون X ، Y ، Z؟" إذا كان الجواب لا ، فهذه تصبح وظائف حاسمة لأعمالك.

الخطوة 2: بمجرد التعرف على الوظائف الرئيسية للمؤسسة ، يجب عليك بعد ذلك تحديد المخاطر التي قد تؤثر على وظائف الأعمال.

الخطوة 3: الآن بعد أن عرفت المخاطر التي قد تحدث على العمليات الحرجة لمؤسستك ، فأنت بحاجة إلى ترتيب أولوياتها مع تلك التي من المرجح أن تحدث في الأعلى وتلك التي يكون احتمال حدوثها منخفضًا للغاية.

الخطوة 4: بمجرد تحديد المخاطر المحتملة لعملك ، يمكنك بعد ذلك البدء في إنشاء خطة الطوارئ الفعلية نفسها. لكل خطر رصدته ، يجب أن يكون لديك خطة لمواجهته.

الخطوة 5: من المهم تحديد المسؤول بوضوح في حالة وقوع حادث وما هو الدور المحدد الذي سيلعبونه من خلال تعيين قادة لقضايا محددة. سيضمن ذلك أن الإجراء سيعمل بسلاسة ولن يكون هناك التباس حول من يفعل ماذا.

الخطوة 6: ما فائدة الخطة التي لا تعمل؟ من الأهمية بمكان أن تقوم بإجراء استعراض للخطة مع جميع المشاركين في المنظمة ، لا سيما أثناء تشغيل سيناريوهات عالية المخاطر. سيسمح هذا للجميع بالشعور بثقة أكبر في اتباع خطة الطوارئ في موقف حقيقي وسيكشف أيضًا عن أي عيوب في الخطة.

الخطوة السابعة: لا تنسَ خطة الطوارئ الخاصة بك. قد تتغير العمليات الرئيسية للمؤسسة من وقت لآخر ، لذلك يجب أن تتغير خطتك "الاحتياطية" معها ويتم تحديثها باستمرار. على سبيل المثال ، كان من الممكن إضافة تأثير Covid-19 إلى العديد من خطط الطوارئ للمنظمات في بداية عام 2020.

مراحل خطة الطوارئ

وقع حادث قمت بالتحضير له في خطة الطوارئ الخاصة بك. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها لضمان تحقيق أقصى استفادة من خطتك. سنستخدم مثال أنظمة تكنولوجيا المعلومات التي تعطلت بسبب هجوم إلكتروني لإثبات ذلك.

1. إبلاغ جميع أعضاء المنظمة بالحادث الذي وقع. يجب إخطار قاعدة البيانات وقادة فريق تكنولوجيا المعلومات أولاً حتى يتمكنوا من البدء في وضع خطة الطوارئ في مكانها في أقرب وقت ممكن.
2. يجب تحديث جميع أنظمة تكنولوجيا المعلومات ونسخها احتياطيًا. إذا اتبعت المنظمة بدقة خطة الطوارئ الخاصة بها ، فسيكون الإجراء أسرع بكثير. سيقوم فريق تكنولوجيا المعلومات بإعادة تشغيل الأنظمة من أجل تشغيل العمليات مرة أخرى.
3. يُستأنف العمل كالمعتاد مع عدد أقل من الاضطرابات الناجمة عن كفاءة خطة الطوارئ التي يتم وضعها ويضيع الحد الأدنى من العمل في أنظمة تكنولوجيا المعلومات.
4. بعد وضع خطة الطوارئ في الممارسة الواقعية ، من المهم مراجعة ما تم بشكل جيد وما يحتاج إلى العمل في الخطة. هذه هي أفضل طريقة لتحديد التحسينات المطلوبة ولإجراء تعديلات على الخطة. في هذا المثال ، ربما لم يتم نسخ أجهزة الكمبيوتر احتياطيًا للجميع ، وبالتالي فقدوا التقدم والوقت في محاولة استعادة عملهم. من أجل منع هذا في المستقبل ، يجب على الإدارة التأكد من عمل نسخة احتياطية أسبوعية على الأنظمة.

مقاييس خطة الطوارئ

تستخدم الشركات أنواعًا مختلفة من المقاييس لقياس وقت الاسترداد بشكل غير متوقع. اثنان من أكثر المقاييس استخدامًا هما RTO و RPO.

RTO - هدف وقت الاسترداد - يقيس هذا المقياس الحد الأقصى للوقت الذي يجب أن تستغرقه المؤسسة لاستئناف العمليات العادية بعد حدث غير متوقع. قد تمنح المنظمة نفسها RTO لمدة 10 ساعات لاستعادة البيانات غير الهامة التي ضاعت حيث لا يكون لها تأثير خطير على العمليات التجارية اليومية.

RPO - هدف نقطة الاسترداد - يسمح لك هذا المقياس بمعرفة كيف يمكن لمؤسستك أن تخسر الحد الأقصى من البيانات دون أن يكون لها تأثير على عملك. قد تمنح المنظمة نفسها RPO لمدة ساعتين لاستعادة البيانات المهمة التي تعرضت لهجوم إلكتروني حيث كلما استغرق الأمر وقتًا أطول كلما زاد تأثيرها على الأعمال.

تعتبر خطة الطوارئ بلا شك أحد الأصول التي لا تقدر بثمن لمؤسستك. يمكن أن يستغرق إعدادها وقتًا طويلاً ، ولكن عند تنفيذها بشكل صحيح ، ستوفر خطتك وقت مؤسستك في المستقبل في حالة حدوث حدث غير متوقع. سواء كنت تستخدم خطتك أم لا ، فسيكون استثمارًا لن تندم عليه.