Che cos'è un piano di emergenza? 7 passaggi nella pianificazione di emergenza e la sua importanza

Che cos'è un piano di emergenza? È un piano d'azione che viene messo in atto nel caso in cui si verifichi un evento futuro che potrebbe essere dannoso per l'azienda.

Un piano di emergenza è anche noto come "Piano B" o "Piano di riserva". Il detto "Non essere preparati, preparati a fallire" diventa realtà qui. Se un'azienda non dispone di un piano di emergenza in atto, si sta essenzialmente preparando a fallire. La pianificazione di emergenza è strettamente legata alla gestione del rischio e alla pianificazione della gestione delle crisi. Dovrebbe essere chiaro e avere dettagli. Puoi scegliere di avere un piano specifico come un piano di emergenza ambientale o mantenerlo ampio per coprire tutti gli aspetti dell'organizzazione. Il tuo piano di emergenza non dovrebbe essere solo spuntare la casella, ma dovrebbe aggiungere valore alla tua organizzazione.

• Importanza di un piano di emergenza
• Processo di pianificazione di emergenza
• Fasi di un piano di emergenza
• Metriche del piano di emergenza

L'importanza di un piano di emergenza

È fantastico sapere cos'è un piano di emergenza, ma è ancora meglio conoscere i vantaggi che può apportare alla tua attività. Forniscono la struttura tanto necessaria in tempi senza precedenti. In anni più recenti, con attacchi informatici e pandemie, le aziende stanno imparando l'importanza dei piani di "back-up". Secondo Statista, nel 2018 il 49% delle aziende nel Regno Unito disponeva di un piano di emergenza efficace per far fronte alle violazioni o agli attacchi più dirompenti.

Un piano di emergenza richiede molto tempo, ma è prezioso per la tua organizzazione quando si verificano eventi imprevisti. Indipendentemente dal fatto che il problema sia grande o piccolo, un piano ben strutturato renderà la risoluzione del problema molto più semplice e veloce. Alcuni vantaggi di avere un piano in atto sono;

Tempo di reazione aumentato

La velocità con cui la tua organizzazione si riprende da un disturbo, grave o minore, determinerà il tuo posto nella concorrenza e l'entità della perdita finanziaria subita. Un piano ti consente di reagire più rapidamente a eventi imprevisti riducendo al minimo l'impatto che ha sulla tua organizzazione. Non si perde tempo a delegare ruoli ea capire come affrontare il problema, come è già stato praticato in precedenza.

Protegge le risorse

Avere un piano di backup per tutte le operazioni della tua organizzazione garantirà che siano al sicuro in ogni eventualità. Le risorse sono vitali per la gestione quotidiana di un'azienda, quindi è importante che se ne occupi.

Protegge la reputazione

Un attacco informatico alla tua organizzazione potrebbe causare la cancellazione dei database e la divulgazione delle informazioni sui clienti, entrambi sono molto gravi e potrebbero causare lunghi ritardi per l'azienda. Ciò darebbe all'organizzazione una pessima reputazione per essere disorganizzata e di conseguenza potrebbero perdere clienti.

Riduce il panico

Il panico peggiora il problema e la logica del pensiero va fuori dalla finestra nei momenti di difficoltà. Avere a disposizione un “Piano B” assicura che i problemi vengano risolti nel modo più efficiente. Quando le persone hanno praticato le procedure, saranno più sicure nell'affrontare i problemi che si verificano inaspettatamente.

Abbassa i costi

Come discusso in precedenza, un attacco ai sistemi IT potrebbe causare la fuga di informazioni sui client. Si tratterebbe di una grave violazione del GDPR e potrebbe finire con la denuncia alla società. Se fosse messo in atto un piano di riserva per combattere tali attacchi, ciò ridurrebbe i costi finanziari come multe, azioni legali, perdita di clienti, sostituzione di apparecchiature e così via.

Garantisce la continuità del business

Un piano di backup aiuta un'organizzazione a riprendersi da un evento imprevisto. Se si impiega meno tempo per mitigare il problema, l'azienda non sarà colpita da un enorme prezzo finanziario da pagare. Eventi imprevisti che non possono essere risolti rapidamente sottraggono tempo e finanze a un'azienda e potrebbero causare l'interruzione dell'attività di un'organizzazione.

Che cos'è un processo di pianificazione di emergenza

Ora che abbiamo risposto "Cos'è un piano di emergenza?" la prossima cosa da sapere è qual è il processo coinvolto nella creazione di uno. Un processo di pianificazione di emergenza è l'insieme dei passaggi che vengono seguiti per creare un piano di successo e realistico. Diamo un'occhiata a un esempio di come faresti per crearne uno tuo.

Passaggio 1: identificare quali sono le funzioni chiave e critiche dell'organizzazione. Chiediti "l'azienda potrebbe farcela senza X,Y,Z?" Se la risposta è no, queste diventano funzioni critiche per la tua azienda.

Passaggio 2: una volta riconosciute le funzioni chiave dell'organizzazione, è necessario identificare i rischi che possono influire sulle funzioni aziendali.

Passaggio 3: ora che conosci i rischi che possono verificarsi sulle operazioni critiche della tua organizzazione, devi dare loro la priorità con quelli che hanno maggiori probabilità di verificarsi in alto e quelli che hanno una probabilità molto bassa di verificarsi in basso.

Passaggio 4: una volta identificati i potenziali rischi per la tua attività, puoi iniziare a creare il piano di emergenza stesso. Per ogni rischio che hai individuato devi avere un piano in atto per contrastarlo.

Passaggio 5: è importante specificare chiaramente chi è responsabile se si verifica un incidente e quale ruolo esatto svolgeranno nominando i leader per questioni specifiche. Ciò garantirà che la procedura si svolga senza intoppi e non ci sarà confusione su chi fa cosa.

Passaggio 6: a cosa serve un piano che non funziona? È fondamentale eseguire un'analisi del piano con tutte le persone coinvolte nell'organizzazione, in particolare attraverso scenari ad alto rischio. Ciò consentirà a tutti di sentirsi più sicuri nel seguire il piano di emergenza in una situazione di vita reale e esporrà anche eventuali difetti nel piano.

Passaggio 7: non dimenticare il tuo piano di emergenza. Le operazioni chiave di un'organizzazione possono cambiare di volta in volta, quindi il tuo piano di "back-up" dovrebbe cambiare con esso ed essere aggiornato continuamente. Ad esempio, l'impatto del Covid-19 sarebbe stato aggiunto ai piani di emergenza di molte organizzazioni all'inizio del 2020.

Fasi di un piano di emergenza

Si è verificato un incidente per il quale ti sei preparato nel tuo piano di emergenza. Ecco alcuni passaggi da seguire per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo piano. Useremo l'esempio del guasto dei sistemi IT a causa di un attacco informatico per dimostrarlo.

1. Avvisare tutti i membri dell'organizzazione dell'incidente che si è verificato. Il database e i leader del team IT devono essere informati per primi in modo che possano iniziare a mettere in atto il piano di emergenza il prima possibile.
2. Tutti i sistemi IT devono essere aggiornati e sottoposti a backup. Se l'organizzazione segue rigorosamente il proprio piano di emergenza, la procedura sarà molto più rapida. Il team IT riavvierà i sistemi per riavviare le operazioni.
3. Il lavoro riprende normalmente con meno interruzioni dovute all'efficienza del piano di emergenza in atto e il lavoro minimo viene perso sui sistemi IT.
4. Dopo che un piano di emergenza è stato messo in pratica nella vita reale, è importante rivedere ciò che è andato bene e ciò che deve funzionare nel piano. Questo è il modo migliore per individuare i miglioramenti necessari e apportare modifiche al piano. In questo esempio, non tutti potrebbero aver eseguito il backup dei propri computer, quindi hanno perso tempo e progressi nel tentativo di recuperare il proprio lavoro. Per evitare che ciò accada in futuro, la direzione dovrebbe assicurarsi che venga eseguito un backup settimanale sui sistemi.

Metriche del piano di emergenza

Le aziende utilizzano molti diversi tipi di metriche per misurare il tempo di recupero in modo inaspettato. Due delle metriche più utilizzate sarebbero RTO e RPO.

RTO -Recovery Time Objective-Questa metrica misura il tempo massimo necessario all'organizzazione per riprendere le normali operazioni dopo un evento imprevisto. Un'organizzazione potrebbe concedersi un RTO per 10 ore per recuperare i dati non critici che sono stati persi poiché non hanno un impatto serio sulle operazioni quotidiane dell'azienda.

RPO - Obiettivo del punto di ripristino: questa metrica ti consente di vedere come la quantità massima di dati che la tua organizzazione può permettersi di perdere senza che abbia un impatto sul tuo business. Un'organizzazione può concedersi un RPO di 2 ore per recuperare dati importanti che sono stati oggetto di un attacco informatico poiché più tempo impiega, maggiore sarà l'impatto che avrà sull'azienda.

Un piano di emergenza è senza dubbio una risorsa inestimabile per la tua organizzazione. Possono richiedere molto tempo da realizzare ma, se eseguito correttamente, il tuo piano farà risparmiare tempo alla tua organizzazione in futuro se si verifica un evento imprevisto. Indipendentemente dal fatto che utilizzi il tuo piano o meno, sarà un investimento di cui non ti pentirai.