Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ? 7 étapes de la planification d'urgence et son importance

Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ? C'est un plan d'action qui est mis en place en cas de survenance d'un événement futur qui serait préjudiciable à l'entreprise.

Un plan d'urgence est également connu sous le nom de "Plan B" ou "Plan de secours". Le dicton "Ne pas se préparer, se préparer à échouer" devient réalité ici. Si une entreprise n'a pas de plan d'urgence en place, elle se prépare essentiellement à l'échec. La planification d'urgence est étroitement liée à la gestion des risques et à la planification de la gestion des crises. Il doit être clair et détaillé. Vous pouvez choisir d'avoir un plan spécifique comme un plan d'urgence environnemental ou le garder large pour couvrir tous les aspects de l'organisation. Votre plan d'urgence ne doit pas seulement être coché, il doit ajouter de la valeur à votre organisation.

• Importance d'un plan d'urgence
• Processus de planification d'urgence
• Phases d'un plan d'urgence
• Mesures du plan d'urgence

L'importance d'un plan d'urgence

Il est bon de savoir ce qu'est un plan d'urgence, mais encore mieux de connaître les avantages qu'il peut apporter à votre entreprise. Ils fournissent une structure indispensable en des temps sans précédent. Ces dernières années, avec les cyberattaques et les pandémies, les entreprises apprennent l'importance des plans de «secours». Selon Statista, 49 % des entreprises au Royaume-Uni en 2018 disposaient d'un plan d'urgence efficace pour faire face à la violation ou à l'attaque la plus perturbatrice.

Un plan d'urgence prend beaucoup de temps, mais il est inestimable pour votre organisation lorsque des événements imprévus se produisent. Que le problème soit grand ou petit, un plan bien structuré rendra la résolution du problème beaucoup plus facile et plus rapide. Quelques avantages d'avoir un plan en place sont;

Temps de réaction accru

La vitesse à laquelle votre organisation se remet d'une perturbation, qu'elle soit majeure ou mineure, déterminera votre place parmi la concurrence et l'ampleur de la perte financière subie. Un plan vous permet de réagir plus rapidement aux événements imprévus, minimisant ainsi l'impact qu'il a sur votre organisation. Le temps n'est pas perdu à déléguer des rôles et à trouver comment résoudre le problème car cela a déjà été pratiqué au préalable.

Sécurise les ressources

Avoir un plan de sauvegarde pour toutes les opérations de votre organisation garantira leur sécurité en toute éventualité. Les ressources sont vitales pour le fonctionnement quotidien d'une entreprise, il est donc important qu'elles soient prises en charge.

Protège la réputation

Une cyberattaque contre votre organisation pourrait entraîner l'effacement des bases de données et la fuite d'informations sur les clients, les deux sont très graves et pourraient entraîner de longs retards pour l'entreprise. Cela donnerait à l'organisation une très mauvaise réputation d'être non organisée et elle pourrait perdre des clients en conséquence.

Réduit la panique

La panique aggrave un problème et la justification de la pensée disparaît en période de difficulté. Avoir un "Plan B" à votre disposition garantit que les problèmes sont résolus de la manière la plus efficace. Lorsque les gens auront pratiqué les procédures, ils seront plus confiants pour affronter les problèmes qui surviennent de manière inattendue.

Réduit les coûts

Comme indiqué précédemment, une attaque contre vos systèmes informatiques pourrait entraîner la fuite d'informations sur les clients. Cela constituerait une violation grave du RGPD et pourrait entraîner des poursuites contre l'entreprise. Si un plan de secours était mis en place pour lutter contre de telles attaques, cela réduirait les coûts financiers tels que les amendes, les poursuites, la perte de clients, le remplacement du matériel, etc.

Assure la continuité de l'activité

Un plan de sauvegarde aide une organisation à se remettre d'un événement inattendu. S'il y a moins de temps passé à atténuer le problème, l'entreprise ne sera pas frappée par un prix financier énorme à payer. Des événements inattendus qui ne peuvent être résolus épuisent rapidement le temps et les finances d'une entreprise et pourraient éventuellement l'amener à cesser ses activités.

Qu'est-ce qu'un processus de planification d'urgence

Maintenant que nous avons répondu « Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ? » la prochaine chose à savoir est quel est le processus impliqué dans la création d'un. Un processus de planification d'urgence est l'ensemble des étapes qui sont suivies afin de créer un plan réussi et réaliste. Regardons un exemple de la façon dont vous procéderiez pour créer le vôtre.

Étape 1 : Identifier quelles sont les fonctions clés et critiques de l'organisation. Demandez-vous "l'entreprise pourrait-elle faire face sans X, Y, Z ?" Si la réponse est non, ces fonctions deviennent essentielles pour votre entreprise.

Étape 2 : Une fois que vous avez identifié les fonctions clés de l'organisation, vous devez ensuite identifier les risques qui peuvent avoir un impact sur les fonctions de l'entreprise.

Étape 3 : Maintenant que vous connaissez les risques qui peuvent survenir sur les opérations critiques de votre organisation, vous devez les hiérarchiser avec ceux qui sont plus susceptibles de se produire en haut et ceux qui ont une très faible probabilité de se produire en bas.

Étape 4 : Une fois que vous avez identifié les risques potentiels pour votre entreprise, vous pouvez alors commencer à créer le plan d'urgence lui-même. Pour chaque risque que vous avez repéré, vous devez avoir un plan en place pour le contrer.

Étape 5 : Il est important de spécifier clairement qui est responsable si un incident se produit et quel rôle exact ils joueront en nommant des responsables pour des problèmes spécifiques. Cela garantira le bon déroulement de la procédure et il n'y aura pas de confusion quant à qui fait quoi.

Étape 6 : À quoi sert un plan qui ne fonctionne pas ? Il est essentiel que vous parcouriez le plan avec toutes les personnes impliquées dans l'organisation, en particulier en parcourant des scénarios à haut risque. Cela permettra à chacun de se sentir plus en confiance pour suivre le plan d'urgence dans une situation réelle et exposera également les défauts du plan.

Étape 7 : N'oubliez pas votre plan d'urgence. Les opérations clés d'une organisation peuvent changer de temps à autre. Votre plan de « sauvegarde » doit donc changer avec elles et être mis à jour en permanence. Par exemple, l'impact de Covid-19 aurait été ajouté aux plans d'urgence de nombreuses organisations au début de 2020.

Phases d'un plan d'urgence

Un incident que vous avez préparé dans votre plan d'urgence s'est produit. Voici quelques étapes à suivre pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre plan. Nous utiliserons l'exemple des systèmes informatiques en panne suite à une cyberattaque pour le démontrer.

1. Avertissez tous les membres de l'organisation de l'incident qui s'est produit. Les responsables de la base de données et de l'équipe informatique doivent être informés en premier afin qu'ils puissent commencer à mettre en place le plan d'urgence dès que possible.
2. Tous les systèmes informatiques doivent être mis à jour et sauvegardés. Si l'organisation suit strictement son plan d'urgence, la procédure sera beaucoup plus rapide. L'équipe informatique redémarrera les systèmes afin de relancer les opérations.
3. Le travail reprend comme d'habitude avec moins de perturbations dues à l'efficacité du plan d'urgence en place et un minimum de travail est perdu sur les systèmes informatiques.
4. Une fois qu'un plan d'urgence a été mis en pratique, il est important d'examiner ce qui s'est bien passé et ce qui doit être amélioré dans le plan. C'est la meilleure façon de repérer les améliorations nécessaires et d'apporter des modifications au plan. Dans cet exemple, tout le monde n'a peut-être pas fait sauvegarder son ordinateur et a donc perdu du temps et des progrès à essayer de récupérer son travail. Afin d'éviter cela à l'avenir, la direction doit s'assurer qu'une sauvegarde hebdomadaire est effectuée sur les systèmes.

Mesures du plan d'urgence

Les entreprises utilisent de nombreux types de mesures pour mesurer le temps de récupération dans un événement inattendu. Deux des métriques les plus utilisées seraient le RTO et le RPO.

RTO - Objectif de temps de récupération - Cette métrique mesure le temps maximum nécessaire à l'organisation pour reprendre ses opérations normales après un événement inattendu. Une organisation peut se donner un RTO pendant 10 heures pour récupérer des données non critiques qui ont été perdues car cela n'a pas d'impact sérieux sur les opérations quotidiennes de l'entreprise.

RPO -Recovery Point Objective-Cette mesure vous permet de voir la quantité maximale de données que votre organisation peut se permettre de perdre sans que cela ait un impact sur votre entreprise. Une organisation peut se donner un RPO de 2 heures pour récupérer des données importantes qui ont fait l'objet d'une cyberattaque, car plus cela prend de temps, plus l'impact sur l'entreprise est important.

Un plan d'urgence est sans aucun doute un atout inestimable pour votre organisation. Leur élaboration peut prendre beaucoup de temps, mais lorsqu'elle est effectuée correctement, votre plan fera gagner du temps à votre organisation à l'avenir si un événement inattendu se produit. Que vous utilisiez votre plan ou non, ce sera un investissement que vous ne regretterez pas.