Apa itu Rencana Kontinjensi? 7 Langkah dalam Perencanaan Kontinjensi & Pentingnya

Apa itu rencana darurat? Ini adalah rencana tindakan yang dibuat jika terjadi peristiwa di masa depan yang akan membahayakan bisnis.

Rencana darurat juga dikenal sebagai "Rencana B" Atau "Rencana Cadangan". Pepatah "Gagal Mempersiapkan, Bersiap untuk Gagal" menjadi kenyataan di sini. Jika sebuah perusahaan tidak memiliki rencana darurat, mereka pada dasarnya menyiapkan diri mereka untuk gagal. Perencanaan kontinjensi terkait erat dengan manajemen risiko dan perencanaan manajemen krisis. Harus jelas dan detail. Anda dapat memilih untuk memiliki rencana khusus seperti rencana darurat lingkungan atau tetap luas untuk mencakup semua aspek organisasi. Rencana kontingensi Anda tidak boleh hanya dicentang, tetapi juga harus menambah nilai bagi organisasi Anda.

• Pentingnya Rencana Kontinjensi
• Proses Perencanaan Kontinjensi
• Fase dari Rencana Kontinjensi
• Metrik Rencana Kontinjensi

Pentingnya Rencana Kontinjensi

Sangat bagus untuk mengetahui apa itu rencana darurat, tetapi lebih baik lagi untuk mengetahui manfaat yang dapat dibawanya ke bisnis Anda. Mereka menyediakan struktur yang sangat dibutuhkan di masa yang belum pernah terjadi sebelumnya. Dalam beberapa tahun terakhir, dengan serangan siber dan pandemi, bisnis belajar pentingnya rencana "Cadangan". Menurut Statista, 49% bisnis di Inggris pada tahun 2018 memiliki rencana darurat yang efektif untuk menangani pelanggaran atau serangan yang paling mengganggu.

Rencana kontinjensi memang membutuhkan banyak waktu tetapi sangat berharga bagi organisasi Anda ketika terjadi peristiwa tak terduga. Apakah masalahnya besar atau kecil, rencana yang terstruktur dengan baik akan membuat pemecahan masalah menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Beberapa manfaat memiliki rencana adalah;

Peningkatan Waktu Reaksi

Kecepatan pemulihan organisasi Anda dari gangguan, baik besar atau kecil, akan menentukan tempat Anda di antara persaingan dan besarnya kerugian finansial yang ditanggung. Sebuah rencana memungkinkan Anda untuk bereaksi lebih cepat terhadap kejadian tak terduga sehingga meminimalkan dampaknya terhadap organisasi Anda. Waktu tidak terbuang percuma untuk mendelegasikan peran dan mencari tahu bagaimana mengatasi masalah seperti yang telah dipraktikkan sebelumnya.

Mengamankan Sumber Daya

Memiliki rencana cadangan untuk semua operasi organisasi Anda akan memastikan bahwa mereka aman dalam segala kemungkinan. Sumber daya sangat penting untuk menjalankan bisnis sehari-hari sehingga penting untuk dijaga.

Melindungi Reputasi

Serangan siber pada organisasi Anda berpotensi menyebabkan database dihapus dan informasi klien bocor, keduanya sangat serius dan dapat menyebabkan penundaan lama bagi bisnis. Ini akan memberi organisasi reputasi yang sangat buruk karena tidak terorganisir dan akibatnya mereka mungkin kehilangan pelanggan.

Mengurangi Kepanikan

Panik membuat masalah menjadi lebih buruk dan pemikiran rasional keluar jendela pada saat kesulitan. Memiliki "Rencana B" yang Anda inginkan memastikan bahwa masalah diselesaikan dengan cara yang paling efisien. Ketika orang telah mempraktekkan prosedur mereka akan lebih percaya diri dalam menghadapi masalah yang terjadi secara tidak terduga.

Menurunkan Biaya

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, serangan pada sistem TI Anda dapat menyebabkan kebocoran informasi klien. Ini akan menjadi pelanggaran berat terhadap GDPR dan bisa berakhir dengan perusahaan dituntut. Jika rencana cadangan dilakukan untuk memerangi serangan semacam itu, ini akan mengurangi biaya keuangan seperti denda, tuntutan hukum, kehilangan klien, penggantian peralatan, dan sebagainya.

Menjamin Kesinambungan Bisnis

Rencana cadangan membantu organisasi untuk pulih dari peristiwa yang tidak terduga. Jika ada lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengurangi masalah, bisnis tidak akan terkena harga finansial yang besar untuk dibayar. Peristiwa tak terduga yang tidak dapat diselesaikan dengan cepat menghabiskan waktu dan keuangan perusahaan dan dapat menyebabkan organisasi pada akhirnya berhenti beroperasi.

Apa itu Proses Perencanaan Kontinjensi?

Sekarang kita telah menjawab “Apa itu rencana darurat?” hal berikutnya yang perlu diketahui adalah apa proses yang terlibat dalam menciptakan satu. Proses perencanaan kontinjensi adalah serangkaian langkah yang diikuti untuk membuat rencana yang sukses dan realistis. Mari kita lihat contoh bagaimana Anda akan membuat sendiri.

Langkah 1: Identifikasi apa fungsi utama dan kritis organisasi. Tanyakan pada diri sendiri “bisakah bisnis ini bertahan tanpa X,Y,Z?” Jika jawabannya tidak, ini menjadi fungsi penting bisnis Anda.

Langkah 2: Setelah Anda mengenali fungsi utama organisasi, Anda harus mengidentifikasi risiko yang dapat memengaruhi fungsi bisnis.

Langkah 3: Sekarang setelah Anda mengetahui risiko yang mungkin terjadi pada operasi kritis organisasi Anda, Anda perlu memprioritaskannya dengan risiko yang lebih mungkin terjadi di bagian atas dan yang memiliki kemungkinan sangat rendah untuk terjadi di bagian bawah.

Langkah 4: Setelah Anda mengidentifikasi potensi risiko terhadap bisnis Anda, Anda kemudian dapat mulai membuat rencana darurat itu sendiri. Untuk setiap risiko yang Anda lihat, Anda perlu memiliki rencana untuk mengatasinya.

Langkah 5: Penting untuk secara jelas menentukan siapa yang bertanggung jawab jika sebuah insiden terjadi dan peran persis apa yang akan mereka mainkan dengan menunjuk pemimpin untuk masalah tertentu. Ini akan memastikan bahwa prosedur akan berjalan dengan lancar dan tidak akan ada kebingungan tentang siapa yang melakukan apa.

Langkah 6: Apa gunanya rencana yang tidak berhasil? Sangat penting bahwa Anda melakukan run-through rencana dengan semua orang yang terlibat dalam organisasi, terutama menjalankan melalui skenario berisiko tinggi. Ini akan memungkinkan setiap orang untuk merasa lebih percaya diri dalam mengikuti rencana darurat dalam situasi kehidupan nyata dan juga akan mengekspos setiap kekurangan dalam rencana tersebut.

Langkah 7: Jangan lupakan rencana darurat Anda. Operasi utama organisasi dapat berubah dari waktu ke waktu oleh karena itu rencana "cadangan" Anda harus berubah bersamanya dan diperbarui terus-menerus. Misalnya, dampak Covid-19 akan ditambahkan ke banyak rencana darurat organisasi di awal tahun 2020.

Fase dari Rencana Kontinjensi

Sebuah insiden yang telah Anda persiapkan dalam rencana darurat Anda telah terjadi. Berikut adalah beberapa langkah yang harus diikuti untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari rencana Anda. Kami akan menggunakan contoh sistem TI yang mogok karena serangan siber untuk menunjukkan hal ini.

1. Beritahu semua anggota organisasi tentang insiden yang telah terjadi. Basis data dan pemimpin tim TI harus diberi tahu terlebih dahulu sehingga mereka dapat mulai menerapkan rencana darurat sesegera mungkin.
2. Semua sistem TI harus diperbarui dan dicadangkan. Jika organisasi secara ketat mengikuti rencana darurat mereka, prosedurnya akan jauh lebih cepat. Tim TI akan mem-boot ulang sistem agar operasi dapat berjalan kembali.
3. Pekerjaan dilanjutkan seperti biasa dengan lebih sedikit gangguan yang disebabkan karena efisiensi rencana darurat yang ada dan pekerjaan minimal yang hilang pada sistem TI.
4. Setelah rencana kontingensi dipraktikkan dalam kehidupan nyata, penting untuk meninjau apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu dikerjakan dalam rencana tersebut. Ini adalah cara terbaik untuk menemukan perbaikan yang diperlukan dan membuat amandemen pada rencana. Dalam contoh ini, tidak semua orang mungkin memiliki komputer yang dicadangkan sehingga kehilangan kemajuan dan waktu dalam mencoba memulihkan pekerjaan mereka. Untuk mencegah hal ini di masa mendatang, manajemen harus memastikan bahwa pencadangan mingguan dilakukan pada sistem.

Metrik Rencana Kontinjensi

Perusahaan menggunakan berbagai jenis metrik untuk mengukur waktu pemulihan dalam waktu yang tidak terduga. Dua metrik yang paling sering digunakan adalah RTO dan RPO.

RTO -Tujuan Waktu Pemulihan-Metrik ini mengukur waktu maksimum yang diperlukan organisasi untuk melanjutkan operasi normal setelah kejadian tak terduga. Sebuah organisasi mungkin memberikan diri mereka RTO selama 10 jam untuk memulihkan data non-kritis yang telah hilang karena tidak berdampak serius pada operasi bisnis sehari-hari.

RPO -Tujuan Titik Pemulihan-Metrik ini memungkinkan Anda melihat jumlah maksimum data yang dapat hilang dari organisasi Anda tanpa berdampak pada bisnis Anda. Sebuah organisasi dapat memberikan diri mereka sendiri RPO 2 jam untuk memulihkan data penting yang telah menjadi sasaran serangan siber karena semakin lama waktu yang dibutuhkan semakin besar dampaknya terhadap bisnis.

Rencana darurat tidak diragukan lagi merupakan aset yang tak ternilai bagi organisasi Anda. Mereka dapat memakan waktu untuk membuat tetapi bila dilakukan dengan benar rencana Anda akan menghemat waktu organisasi Anda di masa depan jika terjadi peristiwa yang tidak terduga. Apakah Anda menggunakan rencana Anda atau tidak, itu akan menjadi investasi yang tidak akan Anda sesali.