Contabilidade e escrituração de pequenas empresas: um guia para empreendedores de comércio eletrônico

Quer você esteja lançando seu primeiro negócio de comércio eletrônico ou se já vende on-line há algum tempo e só agora está tentando descobrir o lado contábil das coisas (não se preocupe, nós entendemos!), Nós estamos aqui para ajudá-lo a entender a contabilidade das pequenas empresas para o seu negócio de comércio eletrônico, para que você possa navegar pela temporada de impostos o mais facilmente possível.

Vamos cobrir muito neste guia de contabilidade para pequenas empresas. Sinta-se à vontade para pular direto para a seção de seu interesse ou tomar um café e ler esta postagem de cima a baixo. Quando terminar, você terá uma compreensão clara do que precisa fazer para deixar o fiscal feliz e colocar sua contabilidade de comércio eletrônico em ordem.

Agora, vamos entrar no básico para que você esteja por dentro de tudo.

Registrando Seu Negócio

Quando se trata de registrar sua empresa, você terá algumas escolhas a fazer - principalmente, que tipo de empresa irá registrar. Vejamos as opções:

Propriedade individual

Esta é uma escolha popular entre os novos proprietários de empresas porque é relativamente simples e acessível de configurar. A primeira etapa é garantir que você tenha as licenças e autorizações adequadas para o seu estado. Isso dependerá muito da sua região e setor. Este Guia da Associação de Pequenos Negócios o ajudará a descobrir o que você precisa fazer em sua área.

Como o nome sugere, você é o único proprietário dessa estrutura de negócios. Isso significa que você não precisará consultar um conselho de diretores, sócios ou acionistas, o que muitos proprietários consideram libertador. A desvantagem dessa estrutura é que não há separação entre você e a empresa; você é o mesmo aos olhos do IRS. Isso significa que você pode ser pessoalmente responsabilizado por quaisquer dívidas comerciais (ou seja, o IRS pode confiscar suas contas bancárias, fundos de aposentadoria ou sua casa para cobrir dívidas). Isso é algo que você deve considerar seriamente ao abrir sua empresa.

LLC (empresa de responsabilidade limitada)

Uma sociedade de responsabilidade limitada, ou LLC, pode ser uma ótima escolha porque oferece proteção de responsabilidade pessoal para os proprietários. Isso significa que seus bens pessoais estariam legalmente protegidos se houvesse uma ação judicial contra sua empresa ou dívida. Este é um grande benefício em relação à sociedade unipessoal que discutimos acima.

As LLCs também têm a opção exclusiva de declarar impostos como um único proprietário, uma corporação ou uma parceria. Você pode administrar uma LLC de uma única pessoa e ser tributado como único proprietário ou pode optar por declarar os impostos comerciais como uma corporação. Da mesma forma, se sua empresa tiver vários proprietários, você pode optar por entrar com uma parceria ou como uma corporação - o que for melhor para você.

A desvantagem das LLCs é que elas podem ter expectativas de vida curtas. Se um membro sair da empresa, os outros proprietários geralmente terão que se dissolver, porque é difícil transferir a participação. Uma maneira de evitar esse problema é incluir um plano de saída no acordo operacional.

Para formar uma LLC, você precisará escolher um nome comercial, arquivar artigos da organização, redigir o contrato operacional e adquirir licenças e autorizações. Saiba mais sobre este processo aqui.

Corporação

Uma empresa é uma entidade separada e, do ponto de vista tributário, é considerada um contribuinte separado. Essa estrutura vem com proteção legal adicional e taxas de imposto corporativas favoráveis. As empresas também podem levantar capital para o negócio, vendendo ações aos investidores. Como as corporações existem como entidades legais separadas, elas podem ter uma longa expectativa de vida, uma vez que não se dissolvem automaticamente se o proprietário sair.

As desvantagens de uma corporação incluem custo e complexidade. Dependendo de como a empresa está configurada, pode custar milhares de dólares para começar uma corporação, além das taxas contínuas exigidas para manter uma corporação. Também há um alto nível de regulamentação nos níveis federal, estadual e, às vezes, local, o que significa que há muita papelada a ser feita. A dupla tributação pode ser outra desvantagem; os lucros são tributados no nível corporativo e, novamente, como renda do acionista.

Veja como começar com uma estrutura de negócios corporativos:

• Escolha um nome comercial que esteja disponível e que cumpra as regras de nomenclatura corporativas estabelecidas pelo seu estado.
• Nomear os diretores da corporação.
• Registre sua empresa preenchendo o contrato social. Você precisará pagar a taxa de registro da papelada - a taxa varia de US $ 100 a US $ 800, dependendo do estado em que você faz parte.
• Emita ações para os acionistas iniciais da corporação.
• Obtenha as licenças e autorizações necessárias para o seu negócio.

Corporação s

Este é um tipo de corporação que começa como uma Corporação C padrão, mas depois faz uma opção tributária para repassar sua receita, perdas, deduções e créditos corporativos aos acionistas. Os acionistas são então obrigados a relatar o fluxo de renda e perdas em suas declarações de impostos pessoais e são avaliados de acordo com suas taxas de imposto individuais. Isso permite que o S Corps evite a dupla tributação à qual uma corporação padrão estaria sujeita.

Lembre-se de que as Corporações S não podem ter mais de 100 acionistas. Portanto, se você está planejando expandir sua base de acionistas significativamente, ou pretende abrir o capital, a estrutura da S Corp não será sua melhor opção (as empresas de capital aberto costumam ter milhares ou milhões de acionistas).

Para configurar uma Corporação S, primeiro você precisa ser estruturado como uma Corporação C. Todos os acionistas precisam assinar e preencher o Formulário 2553 para eleger o status da S Corp. Depois de fazer essa alteração, você precisará obter licenças e autorizações comerciais adequadas, que variam de acordo com o estado.

Parceria

Essa estrutura permite que duas ou mais pessoas tenham a propriedade compartilhada de um negócio, e cada parceiro precisa contribuir com dinheiro, propriedade, mão de obra ou habilidades para o negócio. Essa estrutura é simples e barata de formar, e muitas pessoas gostam de compartilhar o compromisso e a responsabilidade com outra pessoa. As desvantagens giram em torno da manutenção das relações de trabalho e da divisão do trabalho e da responsabilidade. Como é de se esperar, a possibilidade de divergências é alta, pois você precisa cooperar em grandes decisões; como em qualquer relacionamento, aprender a se comprometer desde o início é fundamental.

Para iniciar uma parceria, você precisa se registrar no estado. Isso geralmente é feito por meio do escritório do Secretário de Estado. Em seguida, você precisará obter licenças e autorizações relevantes, que variam de acordo com o setor e a localização. Use esta ferramenta de licenciamento e autorizações para decidir o que precisa ser arquivado.

Finalmente, é uma jogada inteligente criar um acordo de parceria no início de seu negócio. Isso lhe dá a oportunidade de discutir possíveis problemas e obter suas decisões sobre lucros, resolução de disputas, como mudar de propriedade e como dissolver a parceria no papel.

Separando Suas Finanças Pessoais e Comerciais

Manter suas despesas separadas tem muitos benefícios. Se você dirige uma empresa ou LLC, separar suas finanças ajuda a proteger seus ativos pessoais de quaisquer dívidas comerciais. E para todos, torna mais fácil ver rapidamente quando e de onde sua empresa está recebendo dinheiro e para onde sua empresa está enviando dinheiro, tudo a partir de uma rápida olhada no extrato bancário de sua empresa. Você também economizará muito trabalho quando chegar a hora do imposto, porque não terá que examinar meticulosamente seus extratos bancários pessoais para destacar quais transações foram feitas para fins comerciais.

Abrindo uma conta no banco comercial

A menos que opere como único proprietário, você é legalmente obrigado a abrir uma conta bancária comercial e manter suas finanças pessoais e comerciais separadas.

E mesmo se você operar como uma empresa individual, é altamente recomendável que você abra uma conta bancária comercial e mantenha suas despesas comerciais separadas.

Ao escolher um banco, considere coisas como:

• O tipo de conta de que você precisa
• A localização de caixas eletrônicos e agências
• As taxas que você será cobrado

Aqui estão os tipos de conta de que você provavelmente precisará:

• Contas Correntes Comerciais: são freqüentemente usadas para receber receitas e pagar despesas. Observe que as contas correntes comerciais têm estruturas de taxas diferentes da sua conta pessoal. Eles também podem limitar o número de retiradas mensais gratuitas e depósitos em dinheiro que você pode fazer. Eles também costumam oferecer taxas de juros mais baixas
• Contas de poupança: é uma boa ideia usar uma conta de poupança para armazenar (reter) uma porcentagem de sua renda para cobrir pagamentos de impostos autônomos (Seguro Social e Medicare) e quaisquer custos de emergência imprevistos.
• Cartões de crédito: Pague-os integralmente todos os meses para aumentar o crédito da sua empresa.

Acompanhamento de despesas e desenvolvimento de um sistema de manutenção de registros

Mesmo que seja fácil enfiar todos os seus recibos em uma caixa de sapatos e esquecê-los, rastrear suas despesas adequadamente também permite que você veja onde está gastando dinheiro e ajuda você a reivindicar todas as despesas dedutíveis disponíveis para sua empresa (que pode reduzir sua fatura de impostos).

Os benefícios de controlar suas despesas

Manter registros não é apenas útil para preencher seus impostos e monitorar suas finanças - é uma exigência legal imposta pelo IRS. Além disso, ter um sistema para controlar suas despesas e manter registros de negócios bem organizados tornará sua vida muito mais fácil a longo prazo.

Por quanto tempo você deve manter os registros fiscais?

Geralmente, você precisa manter os registros fiscais por três anos a partir da data em que a declaração foi apresentada ou a partir da data de vencimento da declaração de imposto (o que ocorrer por último). Se você solicitou sua devolução antes do prazo, ela será considerada como arquivada na data de vencimento.

Observe que existem algumas exceções a esta regra.

Como armazenar registros fiscais

Colocar seus registros em uma caixa de sapatos empoeirada só vai resultar em dores de cabeça e trabalho adicional na hora do imposto. Quando se trata de armazenar seus recibos e registros, você pode seguir o caminho antigo e armazenar seus registros em um arquivo. Mas você é um empresário moderno de comércio eletrônico, então siga nosso conselho, elimine o papel e armazene seus documentos eletronicamente.

Embora o IRS aceite cópias digitais de documentos, você precisa ser capaz de produzir uma cópia impressa e legível do documento, se solicitado. Armazene cópias de seus recibos e registros fiscais online em um sistema de armazenamento em nuvem seguro como Sync, Dropbox, Google Drive ou Evernote. Ou use um serviço como o Shoeboxed.

Aqui está um ótimo truque: Configure um endereço de e-mail de contabilidade exclusivo ([email protected]) e, em seguida, configure uma regra de caixa de correio para encaminhar e-mails automaticamente para o seu endereço de e-mail Shoeboxed. Então, toda vez que você receber uma nota fiscal ou recibo, encaminhe para o seu e-mail contábil e será digitalizado em seu sistema.

Também sugerimos manter uma cópia de backup dos documentos em um segundo local, como um disco rígido protegido por senha ou um sistema de armazenamento em nuvem secundário.

Quais despesas você deve monitorar?

Em primeiro lugar, você precisará rastrear (e manter a prova de) todas as despesas dedutíveis que pretende reivindicar em sua declaração de imposto de renda.

Em geral, o IRS permite deduzir despesas comuns e necessárias ao seu setor. Se você quiser verificar novamente se está reivindicando todas as deduções disponíveis para sua empresa, aqui está uma extensa lista de deduções fiscais para pequenas empresas.

Você também precisará rastrear:

• Recibos
• Extratos bancários e de cartão de crédito
• Notas
• Cheques cancelados
• Faturas
• Comprovante de pagamentos
• Demonstrativos financeiros da Bench ou do seu contador
• Declarações fiscais anteriores
• Formulários W2 e 1099
• Qualquer outra evidência documental que comprove um item de renda, dedução ou crédito mostrado em sua declaração de imposto

É importante observar que esta não é uma lista abrangente, pois a natureza do seu negócio afetará o tipo de registros que você precisa manter para fins de impostos federais.

Escolhendo uma solução de contabilidade

Por que você precisa da contabilidade

Se você é novo no setor de negócios, provavelmente está pensando: “Por que diabos eu preciso fazer a contabilidade?” E quem poderia te culpar? A contabilidade é freqüentemente votada como a tarefa que a maioria dos proprietários de pequenas empresas detesta.

Infelizmente, o IRS exige que você mantenha registros financeiros. A contabilidade - o ato de registrar as transações diárias da sua empresa de maneira consistente e compilá-las em demonstrações financeiras - era a resposta a esse requisito.

Muitos empreendedores experientes não sabem exatamente como a contabilidade difere da contabilidade, então, antes de mergulharmos nas opções que você tem para fazer seus livros, vamos esclarecer isso primeiro.

Escrituração é o processo de registrar as transações diárias de forma consistente. A manutenção e preparação de registros se enquadram na contabilidade. Por outro lado, coisas mais amplas como projetar um sistema e analisar / verificar informações estão relacionadas à contabilidade . Os processos que compõem a contabilidade são essenciais, porque eles mantêm seus negócios funcionando perfeitamente no dia-a-dia e os preparam para o trabalho de estratégia de nível superior que ocorre na esfera contábil.

Os benefícios da contabilidade

Perversamente, como o IRS é rápido em apontar, há uma grande lista de benefícios em manter seus livros atualizados. Especificamente, a contabilidade pode ajudá-lo:

• Monitore o progresso do seu negócio
• Prepare suas demonstrações financeiras
• Identifique as fontes de sua receita
• Acompanhe suas despesas dedutíveis
• Acompanhe a sua base na propriedade
• Prepare suas declarações fiscais
• Itens de suporte relatados em suas declarações fiscais

Sem a contabilidade e as demonstrações financeiras prontas para pagar impostos, você teria dificuldade para entender a saúde financeira de sua empresa, tomar decisões financeiras estratégicas importantes e trabalhar com seu contador seria extremamente difícil.

Como fazer sua contabilidade

Você tem algumas opções quando se trata de fazer a contabilidade. Suas opções incluem basicamente faça você mesmo, contratar alguém internamente ou terceirizar para uma empresa como a Bench.

Escrituração DIY

Se você é novo e seu negócio é relativamente pequeno, sua melhor aposta é economizar nos custos e fazer sua própria contabilidade para começar. Sua carga de contabilidade não será muito grande para lidar, então experimente um software faça-você-mesmo como o Wave. É feito para pequenas empresas e é de uso gratuito. Se você estiver se sentindo ambicioso, confira cursos gratuitos de contabilidade online como este do Coach de Contabilidade. Afinal, se você vai fazer seus livros sozinho agora, vai querer ter certeza de que está fazendo tudo certo.

Terceirizar

À medida que seu negócio de comércio eletrônico cresce, você descobrirá que seu administrador de contabilidade aumentará e o afastará de outras tarefas importantes. É aqui que entra a terceirização. Usando um serviço de contabilidade online como o Bench, você pode entregar seu trabalho de contabilidade a um contador profissional, mas não terá que enfrentar o custo ou o incômodo administrativo de contratar um funcionário para cuidar dos livros para você. A cada mês, suas demonstrações financeiras serão enviadas a você, e você pode entrar em contato com seu contador online ou por telefone a qualquer momento.

Contrate um contador interno

Empresas maiores, com uma grande carga de trabalho de contabilidade, muitas vezes contratam um contador para trabalhar internamente. Pode ser uma opção cara, então realmente não deve ser algo que você precise considerar quando estiver começando.

Qualquer coisa relacionada à manutenção de registros ou preparação é escrituração. Qualquer coisa mais ampla, como previsões financeiras, relatórios e análises, é a contabilidade.

Como e quando trabalhar com um contador

Como discutimos acima, a contabilidade é a atividade mais ampla e de alto nível de processamento e comunicação de informações financeiras. Contratar um contador é uma boa ideia, mesmo se você tiver um sistema de contabilidade em vigor.

O que um bom CPA pode fazer por você

Um contador pegará as demonstrações financeiras produzidas por seu contador e fará observações significativas sobre a saúde de sua empresa. Esse visual de alto nível dará a você uma ideia melhor de como está seu negócio e todas as correções de curso que você pode fazer para melhorar as coisas.

Os CPAs geralmente irão ajudá-lo com estas tarefas:

• Declaração de impostos
• Assessoria em questões fiscais e financeiras (incluindo maneiras de reduzir sua fatura tributária)
• Suporte de auditoria

Para encontrar um contador, é melhor ir por indicação. Faça check-in com seu advogado, banco ou amigos em seu setor. A Society of Certified Public Accountants em seu estado também pode ajudá-lo (diga a eles que você está procurando um CPA com experiência em negócios de comércio eletrônico).

Perguntas a fazer ao seu contador para reduzir sua fatura fiscal

Uma das coisas que seu CPA pode ajudar é reduzir sua fatura de impostos. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas na próxima reunião com seu contador:

• Quais despesas de negócios posso deduzir e quais são parcialmente dedutíveis?
• Houve alguma alteração nas regulamentações fiscais que afetará meus negócios?
• A estrutura jurídica da minha empresa me afeta para fins fiscais?
• Posso deduzir os custos do meu seguro saúde?
• Posso deduzir minhas contribuições para o plano de aposentadoria?
• Como devo lidar com os formulários fiscais dos meus funcionários e contratados independentes?
• Que papelada devo manter ao longo do ano?
• O que posso fazer agora para economizar em meus impostos no próximo ano?

Um bom CPA provavelmente lidará com todos esses tópicos de qualquer maneira, mas é bom comparecer a todas as reuniões preparadas com uma lista de coisas que você gostaria de discutir.

Como trabalhar com funcionários e empreiteiros

Se você contratar alguém para ajudar em seu negócio, é fundamental que entenda como classificar seus trabalhadores: eles são funcionários ou empreiteiros?

A razão mais importante para classificar os trabalhadores é determinar quais impostos são pagos em que momento e por quem. Se errar, você pode estar sujeito a penalidades e impostos atrasados.

Como Classificar Seus Trabalhadores

Então, como você acerta? As duas classificações mais comuns são empregado e contratado independente.

Um funcionário é alguém sobre quem você tem controle comportamental e financeiro, dentro do razoável. Portanto, se você treinar o trabalhador, definir horários específicos e decidir como o trabalho será concluído, essa pessoa será seu funcionário.

No entanto, se o trabalhador definir seu próprio horário e decidir como e quando concluirá seu trabalho, é provável que seja um contratante independente.

Como arquivar formulários para funcionários e contratados independentes

Você precisará preencher formulários fiscais diferentes, dependendo de contratar um funcionário ou um contratante independente.

Se você pagar a um contratante independente mais de $ 600 durante o ano fiscal, precisará providenciar um Formulário W9 e preencher um Formulário 1099. O Formulário 1099 é um formulário de imposto que o IRS usa para rastrear receitas diversas. Você o usará para rastrear e relatar pagamentos feitos a empreiteiros independentes. Por exemplo, se você contratar um designer para criar um logotipo e material de marketing para sua loja e pagar a eles mais de $ 600 no ano, precisará emitir um 1099 para eles. Para obter as informações de que você precisa para preencher o 1099, peça a cada um de seus contratados que preencha um W9 e o mantenha em arquivo para eles. Envie a seção “Cópia B” para seus contratados e envie “Cópia A” para o IRS. Serviços como o Gusto enviarão 1099s em seu nome, o que é uma boa economia de tempo.

Para os funcionários, você precisará preencher um Formulário W-2 e reter e pagar impostos e benefícios.

Cobrando imposto sobre vendas

Quando você administra uma empresa, a maioria dos governos espera que você pague impostos sobre seus lucros. Isso significa que, quando chegar a época dos impostos, você precisará somar todos os seus lucros (facilmente feito em plataformas de comércio eletrônico como Shopify ou BigCommerce) e subtrair suas despesas para construir, lançar e comercializar seu negócio. Você dirá ao governo quanto ganhou (no seu formulário de imposto pessoal, se optar por não registrar sua empresa como uma empresa / corporação separada, ou se registrar uma entidade separada, em um depósito adicional para essa empresa).

Como vendedor on-line, você pode ter ouvido palavras como “vínculo” ou “conformidade de imposto sobre vendas” por aí. Se você realmente quer ter sucesso no comércio eletrônico, precisa ter um sólido entendimento do que esses termos significam e como cumprir adequadamente o complexo mundo dos impostos sobre vendas.

Compreendendo o Nexus Fiscal

Para ter vínculo tributário em um estado, sua empresa precisa ter algum tipo de conexão com o estado. A maioria dos estados considera uma “presença física” para criar um nexo. Isso pode incluir ter um escritório, um funcionário, um depósito, uma afiliada, armazenamento de estoque, envio direto de terceiros ou presença temporária em algo como uma feira comercial.

Em quase todos os casos, sua empresa terá presença física em seu estado de origem. No entanto, é possível que você tenha presença física em vários estados.

Use este guia para determinar onde sua empresa tem presença.

Você precisará coletar e pagar impostos sobre vendas em cada estado onde tenha vínculo, a menos que tenha a sorte de ter vínculo em um dos cinco estados que não têm imposto sobre vendas.

Depois de saber onde sua empresa tem presença física, consulte o Mapa de Imposto sobre Vendas Estadual da TaxJar - ele lista os requisitos de coleta de impostos sobre vendas de cada estado.

Muitas plataformas de vendas online, como Shopify e BigCommerce, ajudarão você a calcular e coletar impostos sobre vendas, mas lembre-se de que ainda é sua responsabilidade garantir que está cobrando o valor correto.

Remetendo imposto sobre vendas

Você precisará remeter (ou seja, arquivar e pagar) o imposto sobre vendas para todos os estados onde está cobrando impostos. Cada estado varia um pouco em termos de seus requisitos, mas a maioria permite que você registre e pague online (alguns realmente exigem). Usar um serviço como o TaxJar é uma maneira de aliviar a carga tributária sobre vendas, pois eles subtotalizam suas vendas e o imposto sobre vendas arrecadado por área. E um grande bônus? Seu recurso AutoFile irá arquivar suas declarações de impostos sobre vendas para você, automaticamente. Saiba mais sobre os recursos e serviços do TaxJar em nossa Revisão do TaxJar.

Conclusão

O mundo da contabilidade para pequenas empresas pode ser opressor, mas depois de entender o que é exigido de você e colocar um bom sistema em funcionamento, é muito mais fácil. As informações neste artigo ajudarão você a passar por grande parte do processo, mas informe-nos se encontrar algo confuso ao lidar com tudo isso - ficaremos felizes em ajudar!