Comptabilité et tenue de livres des petites entreprises : un guide pour les entrepreneurs en commerce électronique

Que vous lanciez votre première entreprise de commerce électronique ou que vous vendiez en ligne depuis un certain temps et que vous commencez seulement maintenant à comprendre l'aspect comptable des choses (ne vous inquiétez pas, nous comprenons !), nous sont là pour vous aider à comprendre la comptabilité des petites entreprises pour votre entreprise de commerce électronique, afin que vous puissiez traverser la saison des impôts aussi facilement que possible.

Nous allons couvrir beaucoup de choses dans ce guide de comptabilité des petites entreprises. N'hésitez pas à passer directement à la section qui vous intéresse, ou prenez un café et lisez cet article de haut en bas. Lorsque vous aurez terminé, vous comprendrez clairement ce que vous devez faire pour rendre le fisc heureux et mettre de l'ordre dans votre comptabilité de commerce électronique.

Maintenant, entrons dans quelques notions de base pour que vous soyez au courant de tout.

Enregistrement de votre entreprise

Lorsqu'il s'agit d'enregistrer votre entreprise, vous aurez des choix à faire, principalement le type d'entreprise que vous allez enregistrer. Regardons les options :

Entreprise individuelle

C'est un choix populaire parmi les nouveaux propriétaires d'entreprise car il est relativement simple et abordable à mettre en place. La première étape consiste à vous assurer que vous disposez des licences et permis appropriés pour votre état. Cela dépendra en grande partie de votre région et de votre secteur d'activité. Ce guide de l'association des petites entreprises vous aidera à déterminer ce que vous devez faire pour votre région.

Comme son nom l'indique, vous êtes l'unique propriétaire de cette structure d'entreprise. Cela signifie que vous n'aurez pas besoin de consulter un conseil d'administration, des partenaires ou des actionnaires, ce que de nombreux propriétaires trouvent libérateur. L'inconvénient de cette structure est qu'il n'y a aucune séparation entre vous et l'entreprise ; vous êtes une seule et même personne aux yeux de l'IRS. Cela signifie que vous pourriez être tenu personnellement responsable de toute dette commerciale (c'est-à-dire que l'IRS pourrait saisir vos comptes bancaires, vos fonds de retraite ou votre maison pour couvrir vos dettes). C'est quelque chose que vous voudrez sérieusement considérer lors de la création de votre entreprise.

LLC (Société à responsabilité limitée)

Une société à responsabilité limitée, ou LLC, peut être un excellent choix car elle offre une protection contre la responsabilité personnelle aux propriétaires. Cela signifie que vos biens personnels seraient protégés par la loi s'il y avait un procès contre votre entreprise ou votre dette. C'est un gros avantage par rapport à l'entreprise individuelle dont nous avons parlé ci-dessus.

Les SARL ont également la possibilité unique de déclarer leurs impôts en tant que propriétaire unique, société ou société de personnes. Vous pouvez gérer une seule personne LLC et être imposé en tant que propriétaire unique, ou vous pouvez choisir de déclarer vos impôts commerciaux en tant que société. De même, si votre entreprise a plusieurs propriétaires, vous pouvez choisir de déposer en tant que société de personnes ou en tant que société, selon ce qui vous convient le mieux.

L'inconvénient des SARL est qu'elles peuvent avoir une espérance de vie courte. Si un membre quitte l'entreprise, les autres propriétaires doivent généralement se dissoudre, car il est difficile de transférer les intérêts des membres. Une façon d'éviter ce problème est d'inclure un plan de sortie dans l'accord d'exploitation.

Pour former une LLC, vous devrez choisir un nom commercial, déposer les statuts de l'organisation, rédiger l'accord d'exploitation et acquérir des licences et des permis. En savoir plus sur ce processus ici.

société

Une société est une entité distincte et, d'un point de vue fiscal, est considérée comme un contribuable distinct. Cette structure s'accompagne d'une protection juridique supplémentaire et de taux d'imposition des sociétés avantageux. Les sociétés peuvent également lever des capitaux pour l'entreprise en vendant des capitaux propres à des investisseurs. Étant donné que les sociétés existent en tant qu'entités juridiques distinctes, elles peuvent avoir une longue espérance de vie puisqu'elles ne se dissolvent pas automatiquement si le propriétaire quitte.

Les inconvénients d'une entreprise comprennent le coût et la complexité. Selon la façon dont l'entreprise est constituée, le démarrage d'une entreprise pourrait coûter des milliers de dollars, en plus des frais permanents requis pour maintenir une entreprise. Il existe également un niveau élevé de réglementation aux niveaux fédéral, étatique et parfois local, ce qui signifie qu'il y a beaucoup de paperasse à faire. La double imposition peut être un autre inconvénient ; les bénéfices sont imposés au niveau de l'entreprise, puis à nouveau en tant que revenu des actionnaires.

Voici comment démarrer avec une structure d'entreprise :

• Choisissez un nom commercial disponible et conforme aux règles de dénomination sociale définies par votre état.
• Nommer les administrateurs de la société.
• Enregistrez votre société en déposant des statuts constitutifs. Vous devrez payer les frais de dépôt pour les documents - les frais varient de 100 $ à 800 $ selon l'État dans lequel vous vous intégrez.
• Émettre des actions aux actionnaires initiaux de la société.
• Obtenez les licences et permis nécessaires pour votre entreprise.

S corporation

Il s'agit d'un type de société qui commence comme une société C standard, mais fait ensuite un choix fiscal pour transmettre son revenu, ses pertes, ses déductions et ses crédits à ses actionnaires. Les actionnaires sont ensuite tenus de déclarer les revenus et les pertes accréditives dans leurs déclarations de revenus personnelles et sont assujettis à l'impôt à leur taux d'imposition individuel. Cela permet à S Corps d'éviter la double imposition à laquelle une société standard serait soumise.

Gardez à l'esprit que les sociétés S ne sont pas autorisées à avoir plus de 100 actionnaires. Donc, si vous envisagez d'élargir considérablement votre actionnariat ou si vous avez l'intention d'entrer en bourse, la structure S Corp ne sera pas votre meilleure option (les sociétés cotées en bourse ont souvent des milliers ou des millions d'actionnaires).

Pour créer une société S, vous devez d'abord être structuré en tant que société C. Tous les actionnaires doivent signer et déposer le formulaire 2553 afin d'élire le statut de S Corp. Après avoir effectué cette modification, vous devrez obtenir les licences et permis commerciaux appropriés, qui varient selon les États.

Partenariat

Cette structure permet à deux personnes ou plus de détenir la propriété partagée d'une entreprise, et chaque partenaire doit apporter de l'argent, des biens, du travail ou des compétences à l'entreprise. Cette structure est simple et peu coûteuse à former, et de nombreuses personnes aiment partager l'engagement et la responsabilité avec quelqu'un d'autre. Les inconvénients tournent autour du maintien des relations de travail et de la division du travail et de la responsabilité. Comme on peut s'y attendre, la possibilité de désaccords est élevée car vous devez coopérer sur de grandes décisions ; comme pour toute relation, apprendre à faire des compromis dès le début est la clé.

Pour commencer un partenariat, vous devrez vous inscrire auprès de l'État. Cela se fait généralement par l'intermédiaire du secrétariat d'État. Ensuite, vous devrez obtenir les licences et les permis pertinents qui varient selon le secteur et l'emplacement. Utilisez cet outil de licence et de permis pour trier ce qui doit être déposé.

Enfin, il est judicieux de créer un accord de partenariat dès le début de votre entreprise. Cela vous donne l'occasion de discuter de problèmes potentiels et de prendre vos décisions concernant les bénéfices, la résolution des différends, la façon de changer de propriétaire et de dissoudre le partenariat sur papier.

Séparer vos finances personnelles et professionnelles

Séparer vos dépenses présente de nombreux avantages. Si vous exploitez une société ou une LLC, la séparation de vos finances aide à protéger vos biens personnels de toute dette commerciale. Et pour tout le monde, cela vous permet de voir rapidement quand et d'où votre entreprise reçoit de l'argent, et où votre entreprise envoie de l'argent, le tout d'un simple coup d'œil à votre relevé bancaire professionnel. Vous économiserez également beaucoup de travail au moment des impôts, car vous n'aurez pas à parcourir minutieusement vos relevés bancaires personnels pour mettre en évidence les transactions effectuées à des fins commerciales.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

À moins que vous ne fonctionniez en tant que propriétaire unique, vous êtes légalement tenu d'ouvrir un compte bancaire professionnel et de séparer vos finances personnelles et professionnelles.

Et même si vous opérez en tant qu'entreprise individuelle, nous vous recommandons fortement d'ouvrir un compte bancaire professionnel et de séparer vos dépenses professionnelles.

Lorsque vous choisissez une banque, tenez compte des éléments suivants :

• Le type de comptes dont vous aurez besoin
• L'emplacement des guichets automatiques et des succursales
• Les frais qui vous seront facturés

Voici les types de comptes dont vous aurez probablement besoin :

• Comptes chèques d'entreprise : ils sont souvent utilisés pour percevoir des revenus et payer des dépenses. Notez que les comptes chèques d'entreprise ont des structures de frais différentes de celles de votre compte personnel. Ils peuvent également imposer des limites au nombre de retraits mensuels gratuits et de dépôts en espèces que vous pouvez effectuer. Ils offrent aussi souvent des taux d'intérêt plus bas
• Comptes d'épargne : c'est une bonne idée d'utiliser un compte d'épargne pour stocker (retenir) un pourcentage de vos revenus afin de couvrir les paiements d'impôts des travailleurs indépendants (sécurité sociale et assurance-maladie) et tous les frais d'urgence imprévus.
• Cartes de crédit : remboursez-les intégralement chaque mois pour augmenter le crédit de votre entreprise.

Suivi des dépenses et développement d'un système de tenue de dossiers

Même s'il est facile de mettre tous vos reçus dans une boîte à chaussures et de les oublier, le suivi de vos dépenses correctement vous permet également de voir où vous dépensez de l'argent et vous aide à réclamer toutes les dépenses déductibles disponibles pour votre entreprise (ce qui peut réduire votre facture d'impôt).

Les avantages du suivi de vos dépenses

Tenir des registres n'est pas seulement utile pour déclarer vos impôts et surveiller vos finances, c'est une exigence légale imposée par l'IRS. En outre, disposer d'un système pour suivre vos dépenses et conserver des dossiers commerciaux bien organisés vous facilitera la vie à long terme.

Combien de temps devez-vous conserver les dossiers fiscaux?

En règle générale, vous devez conserver les dossiers fiscaux pendant trois ans à compter de la date de production de la déclaration ou à compter de la date d'échéance de la déclaration de revenus (selon la date la plus tardive). Si vous avez produit votre déclaration plus tôt, elle est considérée comme étant produite à la date d'échéance.

Attention, il existe quelques exceptions à cette règle.

Comment stocker les dossiers fiscaux

Mettre vos disques dans une boîte à chaussures poussiéreuse ne fera que vous causer des maux de tête et du travail supplémentaire au moment des impôts. Lorsqu'il s'agit de stocker vos reçus et vos dossiers, vous pouvez suivre la voie à l'ancienne et stocker vos dossiers dans un classeur. Mais vous êtes un entrepreneur de commerce électronique moderne, alors suivez nos conseils, passez au sans papier et stockez vos documents électroniquement.

Bien que l'IRS accepte les copies numériques de documents, vous devez être en mesure de produire une copie imprimée et lisible du document s'il le demande. Stockez des copies de vos reçus et relevés fiscaux en ligne dans un système de stockage cloud sécurisé comme Sync, Dropbox, Google Drive ou Evernote. Ou utilisez un service comme Shoeboxed.

Voici une astuce géniale : configurez une adresse e-mail de comptabilité exclusive ([email protected]), puis configurez une règle de boîte aux lettres pour transférer automatiquement les e-mails vers votre adresse e-mail Shoeboxed. Ensuite, chaque fois que vous recevez une facture ou un reçu, transférez-la à votre adresse e-mail comptable et elle sera numérisée dans leur système.

Nous suggérons également de conserver une copie de sauvegarde des documents dans un deuxième emplacement, comme un disque dur protégé par mot de passe ou un système de stockage cloud secondaire.

Quelles dépenses devez-vous suivre ?

Tout d'abord, vous devrez suivre (et conserver une preuve de) toutes les dépenses déductibles que vous avez l'intention de réclamer dans votre déclaration de revenus.

En général, l'IRS vous permet de déduire les dépenses qui sont à la fois ordinaires et nécessaires à votre industrie. Si vous voulez vérifier que vous demandez toutes les déductions disponibles pour votre entreprise, voici une liste complète des déductions fiscales pour les petites entreprises.

Vous devrez également suivre :

• Reçus
• Relevés bancaires et de carte de crédit
• Factures
• Chèques annulés
• Factures
• Preuve de paiement
• États financiers de Bench ou de votre comptable
• Déclarations fiscales précédentes
• Formulaires W2 et 1099
• Toute autre pièce justificative à l'appui d'un élément de revenu, d'une déduction ou d'un crédit figurant sur votre déclaration de revenus

Il est important de noter qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, car la nature de votre entreprise affectera le type de documents que vous devez conserver aux fins de l'impôt fédéral.

Choisir une solution de comptabilité

Pourquoi avez-vous besoin d'une comptabilité

Si vous êtes nouveau dans le monde des affaires, vous vous demandez probablement : « Pourquoi diable dois-je faire de la comptabilité ? » Et qui pourrait vous blâmer ? La tenue de livres est souvent élue comme la tâche que la plupart des propriétaires de petites entreprises détestent.

Malheureusement, l'IRS exige que vous teniez des registres financiers. La tenue de livres – l'acte d'enregistrer les transactions quotidiennes de votre entreprise de manière cohérente et de les compiler dans des états financiers – était la réponse à cette exigence.

Beaucoup d'entrepreneurs chevronnés ne savent pas vraiment en quoi la tenue de livres diffère de la comptabilité, alors avant de plonger dans les options dont vous disposez pour faire vos livres, clarifions cela d'abord.

La comptabilité est le processus d'enregistrement des transactions quotidiennes de manière cohérente. La tenue des dossiers et la préparation relèvent de la comptabilité. D'un autre côté, des choses plus larges comme la conception d'un système et l'analyse/vérification des informations sont liées à la comptabilité . Les processus qui composent la comptabilité sont essentiels, car ils assurent le bon fonctionnement de votre entreprise au jour le jour et préparent votre entreprise au travail stratégique de plus haut niveau qui se déroule dans le domaine comptable.

Les avantages de la comptabilité

Paradoxalement, comme l'IRS s'empresse de le souligner, il y a une longue liste d'avantages à garder vos livres à jour. Concrètement, la comptabilité peut vous aider à :

• Suivez la progression de votre entreprise
• Préparez vos états financiers
• Identifiez les sources de vos revenus
• Gardez une trace de vos dépenses déductibles
• Gardez une trace de votre base dans la propriété
• Préparez vos déclarations de revenus
• Éléments de soutien signalés sur vos déclarations de revenus

Sans comptabilité et sans états financiers prêts à l'emploi, vous auriez du mal à comprendre la santé financière de votre entreprise, à prendre d'importantes décisions financières stratégiques et il serait extrêmement difficile de travailler avec votre comptable.

Comment faire votre comptabilité

Vous avez plusieurs options pour faire votre comptabilité. Vos options incluent essentiellement le bricolage, l'embauche de quelqu'un en interne ou l'externalisation vers une entreprise comme Bench.

Comptabilité bricolage

Si vous êtes nouveau et que votre entreprise est relativement petite, votre meilleur pari est d'économiser sur les coûts et de faire votre propre comptabilité pour commencer. Votre charge comptable ne sera pas trop lourde à gérer, alors essayez un logiciel de bricolage comme Wave. Il est conçu pour les petites entreprises et son utilisation est gratuite. Si vous vous sentez ambitieux, consultez des cours de comptabilité en ligne gratuits comme celui-ci de Accounting Coach. Après tout, si vous allez faire vos livres vous-même maintenant, vous voudrez vous assurer que vous les faites correctement.

Externaliser

Au fur et à mesure que votre entreprise de commerce électronique se développe, vous constaterez que votre administrateur de comptabilité augmentera et vous éloignera d'autres tâches importantes. C'est là qu'intervient l'externalisation. En utilisant un service de comptabilité en ligne comme Bench, vous pouvez confier votre travail de comptabilité à un comptable professionnel, mais vous ne serez pas confronté au coût ou aux tracas administratifs d'embaucher un employé pour s'occuper des livres. pour toi. Chaque mois, vos états financiers vous seront envoyés et vous pourrez contacter votre comptable en ligne ou par téléphone en tout temps.

Embaucher un comptable en interne

Les grandes entreprises avec une charge de travail de comptabilité énorme embaucheront souvent un comptable pour travailler en interne. Cela peut être une option coûteuse, donc ce ne devrait vraiment pas être quelque chose que vous devez considérer lorsque vous débutez.

Tout ce qui est lié à la tenue de dossiers ou à la préparation est de la tenue de livres. Tout ce qui est plus large, comme les prévisions financières, les rapports et l'analyse, relève de la comptabilité.

Comment et quand travailler avec un CPA

Comme nous l'avons vu plus haut, la comptabilité est l'activité plus large et de haut niveau de traitement et de communication d'informations financières. L'embauche d'un comptable est une bonne idée, même si vous avez un système de comptabilité en place.

Ce qu'un bon CPA peut faire pour vous

Un comptable prendra les états financiers produits par votre comptable et fera des observations significatives sur la santé de votre entreprise. Cet aperçu de haut niveau vous donnera une meilleure idée de la façon dont votre entreprise se porte et des corrections de cap que vous pouvez apporter pour améliorer les choses.

Les CPA vous aideront souvent dans ces tâches :

• Déclaration d'impôt
• Conseils sur les questions fiscales et financières (y compris les moyens de réduire votre facture fiscale)
• Accompagnement aux audits

Pour trouver un comptable, il est préférable d'aller par référence. Enregistrez-vous auprès de votre avocat, de votre banque ou de vos amis dans votre secteur. La Society of Certified Public Accountants de votre état peut également vous aider (faites-leur savoir que vous recherchez un CPA avec une expérience dans le commerce électronique).

Questions à poser à votre CPA pour réduire votre facture fiscale

L'une des choses que votre CPA peut vous aider est de réduire votre facture d'impôt. Voici quelques questions à poser lors de votre prochaine rencontre avec votre CPA :

• Quelles dépenses professionnelles puis-je déduire et lesquelles sont partiellement déductibles ?
• Y a-t-il eu des changements à la réglementation fiscale qui affecteront mon entreprise ?
• La structure juridique de mon entreprise m'affecte-t-elle fiscalement ?
• Puis-je déduire mes frais d'assurance maladie?
• Puis-je déduire mes cotisations au régime de retraite?
• Comment dois-je traiter les formulaires fiscaux pour mes employés et entrepreneurs indépendants ?
• Quels papiers dois-je conserver tout au long de l'année ?
• Que puis-je faire maintenant pour économiser sur mes impôts l'année prochaine?

Un bon CPA traitera probablement de tous ces sujets de toute façon, mais il est bon d'assister à chaque réunion préparée avec une liste de choses dont vous aimeriez discuter.

Comment travailler avec les employés et les entrepreneurs

Si vous embauchez quelqu'un pour vous aider dans votre entreprise, il est essentiel que vous compreniez comment classer vos travailleurs : sont-ils des employés ou sont-ils des entrepreneurs ?

La raison la plus importante pour classer les travailleurs est de déterminer quels impôts sont payés à quel moment et par qui. Si vous vous trompez, vous pourriez devoir payer des pénalités et des arriérés d'impôt.

Comment classer vos travailleurs

Alors, comment y parvenir ? Les deux classifications les plus courantes sont l'employé et l'entrepreneur indépendant.

Un employé est une personne sur laquelle vous avez un contrôle comportemental et financier, dans des limites raisonnables. Donc, si vous formez le travailleur, définissez des heures spécifiques et décidez comment le travail sera effectué, cette personne est votre employé.

Cependant, si le travailleur fixe ses propres heures et décide comment et quand il terminera son travail, il sera probablement un entrepreneur indépendant.

Comment remplir des formulaires pour les employés et les entrepreneurs indépendants

Vous devrez remplir différents formulaires fiscaux selon que vous embauchez un employé ou un entrepreneur indépendant.

Si vous payez un entrepreneur indépendant plus de 600 $ au cours de l'année d'imposition, vous devrez préparer un formulaire W9 et déposer un formulaire 1099. Le formulaire 1099 est un formulaire fiscal que l'IRS utilise pour suivre les revenus divers. Vous l'utiliserez pour suivre et déclarer les paiements effectués à des entrepreneurs indépendants. Par exemple, si vous embauchez un designer pour créer un logo et des supports marketing pour votre boutique, et que vous le payez plus de 600 $ dans l'année, vous devrez lui émettre un 1099. Afin d'obtenir les informations dont vous avez besoin pour remplir un 1099, demandez à chacun de vos entrepreneurs de remplir un W9 et de le conserver dans leurs dossiers. Soumettez la section « Copie B » à vos entrepreneurs et soumettez la « Copie A » à l'IRS. Des services comme Gusto soumettront des 1099 en votre nom, ce qui vous fait gagner du temps.

Pour les employés, vous devrez remplir un formulaire W-2, retenir et payer les impôts et les avantages.

Percevoir la taxe de vente

Lorsque vous dirigez vous-même une entreprise, la plupart des gouvernements s'attendent à ce que vous payiez des impôts sur vos bénéfices. Cela signifie qu'à la saison des impôts, vous devrez additionner tous vos bénéfices (facile à faire sur des plateformes de commerce électronique comme Shopify ou BigCommerce) et soustraire vos dépenses pour créer, lancer et commercialiser votre entreprise. Vous indiquerez au gouvernement combien vous avez gagné (sur votre formulaire fiscal personnel si vous choisissez de ne pas enregistrer votre entreprise en tant que société/société distincte, ou si vous enregistrez une entité distincte, sur une déclaration supplémentaire pour cette entreprise).

En tant que vendeur en ligne, vous avez peut-être entendu des mots comme « lien » ou « conformité à la taxe de vente ». Si vous voulez vraiment réussir dans le commerce électronique, vous devrez bien comprendre ce que signifient ces termes et comment vous conformer correctement au monde complexe de la taxe de vente.

Comprendre le lien fiscal

Afin d'avoir un lien fiscal dans un État, votre entreprise doit avoir une sorte de lien avec l'État. La plupart des États considèrent une « présence physique » pour créer un lien. Cela peut inclure un bureau, un employé, un entrepôt, une filiale, un stockage d'inventaire, une livraison directe d'un tiers ou une présence temporaire à quelque chose comme un salon professionnel.

Dans presque tous les cas, votre entreprise aura un lien dans votre pays d'origine. Cependant, il est possible que vous ayez un lien dans plusieurs états.

Utilisez ce guide pour déterminer où votre entreprise a un lien.

Vous devrez percevoir et payer la taxe de vente dans chaque État où vous avez un lien, à moins que vous n'ayez la chance d'avoir un lien dans l'un des cinq États qui n'ont pas de taxe de vente.

Une fois que vous savez où votre entreprise a un lien, reportez-vous à la carte des taxes de vente des États de TaxJar - elle répertorie les exigences de collecte de la taxe de vente de chaque État.

De nombreuses plateformes de vente en ligne, telles que Shopify et BigCommerce, vous aideront à calculer et à percevoir la taxe de vente, mais gardez à l'esprit qu'il est toujours de votre responsabilité de vous assurer que vous facturez le montant correct.

Remise de la taxe de vente

Vous devrez remettre (c'est-à-dire déclarer et payer) la taxe de vente pour tous les États où vous percevez la taxe. Chaque état varie un peu en termes d'exigences, mais la plupart vous permettent de déclarer et de payer en ligne (certains l'exigent en fait). L'utilisation d'un service comme TaxJar est un moyen d'alléger le fardeau de la taxe de vente, car ils sous-totaliseront vos ventes et taxes de vente collectées par zone. Et un gros bonus ? Leur fonction de fichier automatique produira automatiquement vos déclarations de taxe de vente pour vous. En savoir plus sur les fonctionnalités et les services de TaxJar dans notre revue TaxJar.

Conclusion

Le monde de la comptabilité des petites entreprises peut être accablant, mais une fois que vous comprenez ce que l'on attend de vous et que vous avez mis en place un bon système, c'est beaucoup plus facile. Les informations contenues dans cet article vous guideront à travers une grande partie du processus, mais faites-nous savoir si vous rencontrez quelque chose de confus pendant que vous traitez tout cela – nous serions heureux de vous aider !