Contabilità e contabilità per piccole imprese: una guida per gli imprenditori dell'e-commerce

Sia che tu stia lanciando la tua prima attività di e-commerce, o se vendi online da un po' e solo ora stai cercando di capire il lato contabile delle cose (non preoccuparti, abbiamo capito!), noi siamo qui per aiutarti a dare un senso alla contabilità delle piccole imprese per la tua attività di e-commerce, in modo che tu possa navigare attraverso la stagione delle tasse il più facilmente possibile.

Tratteremo molto in questa guida alla contabilità delle piccole imprese. Sentiti libero di passare direttamente alla sezione che ti interessa, o prendi un caffè e leggi questo post dall'alto verso il basso. Quando hai finito, avrai una chiara comprensione di ciò che devi fare per rendere felice il fisco e mettere in ordine la tua contabilità di e-commerce.

Ora, entriamo in alcune nozioni di base in modo che tu sia al di sopra di tutto.

Registrare la tua attività

Quando si tratta di registrare la tua attività, dovrai fare alcune scelte, principalmente il tipo di attività che registrerai. Diamo un'occhiata alle opzioni:

Ditta individuale

Questa è una scelta popolare tra i nuovi imprenditori perché è relativamente semplice e conveniente da configurare. Il primo passo è assicurarti di avere le licenze e i permessi adeguati per il tuo stato. Questo dipenderà in gran parte dalla tua regione e dal tuo settore. Questa guida per le associazioni di piccole imprese ti aiuterà a capire cosa devi fare per la tua zona.

Come suggerisce il nome, sei l'unico proprietario di questa struttura aziendale. Ciò significa che non sarà necessario consultare un consiglio di amministrazione, partner o azionisti, cosa che molti proprietari trovano liberatoria. L'aspetto negativo di questa struttura è che non c'è alcuna separazione tra te e l'azienda; sei la stessa cosa agli occhi dell'IRS. Ciò significa che potresti essere ritenuto personalmente responsabile per eventuali debiti commerciali (ad esempio, l'IRS potrebbe sequestrare i tuoi conti bancari, i fondi pensione o la tua casa per coprire i debiti). Questo è qualcosa che vorrai prendere seriamente in considerazione quando avvii la tua attività.

LLC (società a responsabilità limitata)

Una società a responsabilità limitata, o LLC, può essere un'ottima scelta perché offre protezione della responsabilità personale per i proprietari. Ciò significa che i tuoi beni personali sarebbero protetti legalmente se ci fosse una causa contro la tua attività o il tuo debito. Questo è un grande vantaggio rispetto alla ditta individuale di cui abbiamo discusso sopra.

Le LLC hanno anche l'opzione unica di presentare le tasse come unico proprietario, società o partnership. Puoi gestire una singola persona LLC ed essere tassato come unico proprietario, oppure puoi scegliere di presentare le tasse aziendali come una società. Allo stesso modo, se la tua azienda ha più proprietari, puoi scegliere di presentare la domanda come partnership o come società, a seconda di quale sia meglio per te.

Lo svantaggio delle LLC è che possono avere aspettative di vita brevi. Se un membro lascia l'azienda, gli altri proprietari di solito devono sciogliersi, perché è difficile trasferire gli interessi di appartenenza. Un modo per evitare questo problema è includere un piano di uscita nell'accordo operativo.

Per formare una LLC, dovrai scegliere un nome commerciale, archiviare articoli dell'organizzazione, redigere l'accordo operativo e acquisire licenze e permessi. Scopri di più su questo processo qui.

Società

Una società è un'entità separata e, dal punto di vista fiscale, è considerata un contribuente separato. Questa struttura è dotata di un'ulteriore protezione giuridica e di aliquote favorevoli dell'imposta sulle società. Le società possono anche raccogliere capitali per l'attività vendendo azioni agli investitori. Poiché le società esistono come entità legali separate, possono avere lunghe aspettative di vita poiché non si dissolvono automaticamente se il proprietario se ne va.

Gli svantaggi di una società includono costi e complessità. A seconda di come è costituita la società, potrebbe costare migliaia di dollari per avviare una società, oltre alle spese correnti necessarie per mantenere una società. C'è anche un alto livello di regolamentazione a livello federale, statale e talvolta locale, il che significa che c'è un sacco di scartoffie da fare. La doppia imposizione può essere un altro aspetto negativo; i profitti sono tassati a livello aziendale, e poi di nuovo come reddito degli azionisti.

Ecco come iniziare con una struttura aziendale aziendale:

• Scegli un nome commerciale disponibile e che aderisce alle regole di denominazione aziendale stabilite dal tuo stato.
• Nomina gli amministratori della società.
• Registra la tua società presentando l'atto costitutivo. Dovrai pagare la tassa di deposito per i documenti: la commissione varia da $ 100 a $ 800 a seconda dello stato in cui incorpori.
• Emettere azioni agli azionisti iniziali della società.
• Ottieni le licenze e i permessi necessari per la tua attività.

S Corporation

Questo è un tipo di società che inizia come una C Corporation standard, ma poi fa un'elezione fiscale per trasferire il reddito aziendale, le perdite, le detrazioni e i crediti ai propri azionisti. Gli azionisti sono quindi tenuti a segnalare il reddito e le perdite di flusso nelle loro dichiarazioni dei redditi personali e sono tassati secondo le loro aliquote fiscali individuali. Ciò consente a S Corps di evitare la doppia imposizione a cui sarebbe soggetta una società standard.

Tieni presente che le S Corporation non possono avere più di 100 azionisti. Quindi, se hai intenzione di espandere in modo significativo la tua base di azionisti, o hai intenzione di diventare pubblico, la struttura S Corp non sarà la tua migliore opzione (le società quotate in borsa spesso hanno migliaia o milioni di azionisti).

Per costituire una S Corporation, devi prima essere strutturato come una C Corporation. Tutti gli azionisti devono firmare e presentare il modulo 2553 per eleggere lo status di S Corp. Dopo aver apportato questa modifica, dovrai ottenere licenze e permessi commerciali adeguati, che variano in base allo stato.

Collaborazione

Questa struttura consente a due o più persone di detenere la proprietà condivisa di un'azienda e ciascun partner deve contribuire con denaro, proprietà, lavoro o competenze all'azienda. Questa struttura è semplice ed economica da formare e molte persone amano condividere l'impegno e la responsabilità con qualcun altro. Gli svantaggi ruotano attorno al mantenimento dei rapporti di lavoro e alla divisione del lavoro e delle responsabilità. Come ci si può aspettare, la possibilità di disaccordi è alta poiché è necessario cooperare su grandi decisioni; come in ogni relazione, imparare a scendere a compromessi in anticipo è la chiave.

Per iniziare una partnership, dovrai registrarti presso lo stato. Questo di solito viene fatto attraverso l'ufficio del Segretario di Stato. Successivamente, dovrai ottenere licenze e permessi pertinenti che variano in base al settore e alla località. Utilizzare questo strumento di licenza e permessi per risolvere ciò che deve essere archiviato.

Infine, è una mossa saggia creare un accordo di partnership all'inizio della tua attività. Ciò ti dà l'opportunità di discutere potenziali problemi e prendere le tue decisioni in merito ai profitti, risolvere le controversie, come cambiare proprietà e come sciogliere la partnership tutto sulla carta.

Separare le tue finanze personali da quelle aziendali

Tenere separate le spese ha molti vantaggi. Se gestisci una società o una LLC, separare le tue finanze aiuta a proteggere i tuoi beni personali da eventuali debiti aziendali. E per tutti, ti consente di vedere rapidamente quando e dove la tua azienda riceve denaro e dove la tua azienda sta inviando denaro, tutto da una rapida occhiata all'estratto conto della tua azienda. Risparmierai anche un sacco di lavoro durante le tasse perché non dovrai esaminare scrupolosamente i tuoi estratti conto bancari personali per evidenziare quali transazioni sono state effettuate per scopi commerciali.

Aprire un conto bancario aziendale

A meno che tu non operi come un unico proprietario, sei legalmente obbligato ad aprire un conto bancario aziendale e a mantenere separate le tue finanze personali e aziendali.

E anche se operi come ditta individuale, ti consigliamo vivamente di aprire un conto bancario aziendale e di tenere separate le tue spese aziendali.

Quando scegli una banca, considera cose come:

• Il tipo di account di cui avrai bisogno
• La posizione di sportelli bancomat e filiali
• Le commissioni che ti verranno addebitate

Ecco i tipi di account di cui probabilmente avrai bisogno:

• Conti correnti aziendali: vengono spesso utilizzati per ricevere entrate e pagare le spese. Tieni presente che i conti correnti aziendali hanno strutture tariffarie diverse rispetto al tuo conto personale. Possono anche porre limiti al numero di prelievi mensili gratuiti e depositi in contanti che puoi effettuare. Spesso forniscono anche tassi di interesse più bassi
• Conti di risparmio: è una buona idea utilizzare un conto di risparmio per conservare (trattenere) una percentuale del tuo reddito per coprire i pagamenti delle tasse dei lavoratori autonomi (previdenza sociale e Medicare) ed eventuali costi di emergenza imprevisti.
• Carte di credito: pagale per intero ogni mese per aumentare il credito della tua attività.

Tracciamento delle spese e sviluppo di un sistema di registrazione dei dati

Anche se è facile infilare tutte le ricevute in una scatola da scarpe e dimenticarsene, monitorare correttamente le spese ti consente anche di vedere dove stai spendendo denaro e ti aiuta a richiedere tutte le spese deducibili disponibili per la tua attività (che può abbassare le tasse).

I vantaggi del monitoraggio delle spese

Tenere registri non è solo utile per archiviare le tasse e monitorare le proprie finanze: è un requisito legale imposto dall'IRS. Inoltre, avere un sistema per tenere traccia delle tue spese e tenere registri aziendali ben organizzati ti renderà la vita molto più semplice a lungo termine.

Per quanto tempo dovresti conservare i registri fiscali?

In genere, è necessario conservare la documentazione fiscale per tre anni dalla data di presentazione della dichiarazione o dalla data di scadenza della dichiarazione dei redditi (se successiva). Se hai presentato la tua restituzione in anticipo, viene considerata come presentata alla data di scadenza.

Nota, ci sono alcune eccezioni a questa regola.

Come archiviare i documenti fiscali

Riporre i tuoi dischi in una scatola da scarpe polverosa ti porterà solo mal di testa e lavoro aggiuntivo al momento delle tasse. Quando si tratta di archiviare ricevute e documenti, puoi seguire la vecchia strada e archiviare i tuoi documenti in uno schedario. Ma sei un moderno imprenditore di e-commerce, quindi segui il nostro consiglio, elimina la carta e archivia i tuoi documenti in formato elettronico.

Sebbene l'IRS accetti copie digitali dei documenti, devi essere in grado di produrre una copia stampata e leggibile del documento se lo richiedono. Archivia copie delle tue ricevute e dei documenti fiscali online in un sistema di archiviazione cloud sicuro come Sync, Dropbox, Google Drive o Evernote. Oppure, usa un servizio come Shoeboxed.

Ecco un ottimo trucco: imposta un indirizzo e-mail contabile esclusivo ([email protected]), quindi imposta una regola della casella di posta per inoltrare automaticamente le e-mail al tuo indirizzo e-mail Shoeboxed. Quindi, ogni volta che ricevi una fattura o una ricevuta, inoltrala al tuo indirizzo email contabile e verrà digitalizzata nel loro sistema.

Ti consigliamo inoltre di conservare una copia di backup dei documenti in una seconda posizione, ad esempio un disco rigido protetto da password o un sistema di archiviazione cloud secondario.

Quali spese dovresti monitorare?

Innanzitutto, dovrai tenere traccia (e conservare la prova) di ogni spesa deducibile che intendi richiedere nella dichiarazione dei redditi.

In generale, l'IRS ti consente di detrarre le spese ordinarie e necessarie al tuo settore. Se vuoi ricontrollare che stai rivendicando tutte le detrazioni disponibili per la tua attività, ecco un ampio elenco di detrazioni fiscali per le piccole imprese.

Dovrai anche monitorare:

• Ricevute
• Estratti conto bancari e carte di credito
• Fatture
• Assegni annullati
• Fatture
• Prova dei pagamenti
• Rendiconti finanziari da Bench o dal tuo contabile
• Dichiarazioni fiscali precedenti
• Moduli W2 e 1099
• Qualsiasi altra prova documentale che supporti un elemento di reddito, detrazione o credito mostrato nella tua dichiarazione dei redditi

È importante notare che questo non è un elenco completo, poiché la natura della tua attività influirà sul tipo di documenti che devi conservare ai fini delle tasse federali.

Scegliere una soluzione di contabilità

Perché hai bisogno di contabilità

Se sei nuovo nel settore degli affari, probabilmente stai pensando: "Perché mai devo fare la contabilità?" E chi potrebbe biasimarti? La contabilità è spesso votata come il compito che la maggior parte dei proprietari di piccole imprese detesta.

Sfortunatamente, l'IRS richiede di tenere registri finanziari. La contabilità, l'atto di registrare le transazioni quotidiane della tua azienda in modo coerente e di compilarle in rendiconti finanziari, era la risposta a questo requisito.

Molti imprenditori esperti non sanno bene come la contabilità differisca dalla contabilità, quindi prima di immergerci nelle opzioni che hai per fare i tuoi libri, chiariamolo prima.

La contabilità è il processo di registrazione delle transazioni giornaliere in modo coerente. La tenuta e la preparazione dei registri rientrano nella contabilità. D'altra parte, cose più ampie come la progettazione di un sistema e l'analisi/verifica delle informazioni sono legate alla contabilità . I processi che compongono la contabilità sono fondamentali, perché mantengono la tua attività senza intoppi giorno per giorno e preparano la tua attività per il lavoro di strategia di livello superiore che si svolge nel regno della contabilità.

I vantaggi della contabilità

Perversamente, come l'IRS è pronto a sottolineare, c'è un lungo elenco di vantaggi nel mantenere aggiornati i tuoi libri. In particolare, la contabilità può aiutarti:

• Monitora l'andamento della tua attività
• Prepara il tuo bilancio
• Identifica le fonti del tuo reddito
• Tieni traccia delle tue spese deducibili
• Tieni traccia della tua base in proprietà
• Prepara la tua dichiarazione dei redditi
• Supporta gli articoli riportati nelle tue dichiarazioni dei redditi

Senza contabilità e rendiconti finanziari pronti per le tasse, faresti fatica a comprendere la salute finanziaria della tua attività, prendere importanti decisioni finanziarie strategiche e lavorare con il tuo commercialista sarebbe estremamente difficile.

Come ottenere la contabilità?

Hai alcune opzioni quando si tratta di portare a termine la contabilità. Le tue opzioni includono fondamentalmente il fai-da-te, l'assunzione di qualcuno in-house o l'outsourcing a un'azienda come Bench.

Contabilità fai da te

Se sei nuovo e la tua attività è relativamente piccola, la soluzione migliore è risparmiare sui costi e tenere la contabilità per cominciare. Il tuo onere di contabilità non sarà troppo grande da gestire, quindi prova un software fai-da-te come Wave. È fatto per le piccole imprese ed è gratuito. Se ti senti ambizioso, dai un'occhiata ai corsi di contabilità online gratuiti come questo di Accounting Coach. Dopotutto, se hai intenzione di fare i tuoi libri ora, vorrai assicurarti di farli bene.

Esternalizzare

Man mano che la tua attività di e-commerce cresce, scoprirai che il tuo amministratore di contabilità aumenterà e ti allontanerà da altre attività importanti. È qui che entra in gioco l'outsourcing. Utilizzando un servizio di contabilità online come Bench, puoi affidare il tuo lavoro di contabilità a un contabile professionista, ma non dovrai affrontare il costo o il fastidio amministrativo di assumere un dipendente per prendersi cura dei libri per te. Ogni mese ti verranno inviati i tuoi rendiconti finanziari e potrai contattare il tuo contabile online o al telefono in qualsiasi momento.

Assumi un contabile interno

Le aziende più grandi con un enorme carico di lavoro di contabilità spesso assumono un contabile per lavorare internamente. Può essere un'opzione costosa, quindi in realtà non dovrebbe essere qualcosa che devi considerare quando inizi per la prima volta.

Tutto ciò che riguarda la tenuta o la preparazione dei registri è contabilità. Tutto ciò che è più ampio, come la previsione, il reporting e l'analisi finanziaria, è contabilità.

Come e quando lavorare con un CPA

Come abbiamo discusso in precedenza, la contabilità è l'attività più ampia e di alto livello di elaborazione e comunicazione di informazioni finanziarie. Assumere un contabile è una buona idea, anche se disponi di un sistema di contabilità.

Cosa può fare un buon CPA per te

Un contabile prenderà i rendiconti finanziari prodotti dal tuo contabile e farà osservazioni significative sulla salute della tua attività. Questo aspetto di alto livello ti darà un'idea migliore di come sta andando la tua attività e di eventuali correzioni di rotta che puoi apportare per migliorare le cose.

I CPA ti aiuteranno spesso con queste attività:

• Dichiarazione dei redditi
• Consulenza in materia fiscale e finanziaria (compresi i modi per ridurre le imposte)
• Supporto all'audit

Per trovare un contabile, è meglio andare per rinvio. Fai il check-in con il tuo avvocato, banca o amici nel tuo settore. Anche la Society of Certified Public Accountants nel tuo stato può aiutarti (fagli sapere che stai cercando un CPA con esperienza nel settore dell'e-commerce).

Domande da porre al CPA per ridurre la fattura fiscale

Una delle cose con cui il tuo CPA può aiutarti è ridurre le tue tasse. Ecco alcune domande da porre al prossimo incontro con il tuo CPA:

• Quali spese aziendali posso detrarre e quali sono parzialmente deducibili?
• Ci sono state modifiche alle normative fiscali che influenzeranno la mia attività?
• La struttura legale della mia attività mi riguarda ai fini fiscali?
• Posso detrarre i miei costi di assicurazione sanitaria?
• Posso detrarre i miei contributi previdenziali?
• Come devo gestire i moduli fiscali per i miei dipendenti e collaboratori esterni?
• Quali documenti devo conservare durante l'anno?
• Cosa posso fare ora per risparmiare sulle tasse l'anno prossimo?

Un buon CPA probabilmente tratterà comunque tutti questi argomenti, ma è bene partecipare a ogni riunione preparata con un elenco di cose che vorresti discutere.

Come lavorare con dipendenti e appaltatori

Se assumi qualcuno per aiutarti con la tua attività, è fondamentale capire come classificare i tuoi lavoratori: sono un dipendente o sono un appaltatore?

La ragione più importante per classificare i lavoratori è determinare quali tasse vengono pagate in quale momento e da chi. Se sbagli, potresti essere vittima di sanzioni e tasse arretrate.

Come classificare i tuoi lavoratori

Quindi, come si fa a farlo bene? Le due classificazioni più comuni sono dipendente e appaltatore indipendente.

Un dipendente è qualcuno su cui hai il controllo comportamentale e finanziario, entro limiti ragionevoli. Quindi, se formiamo il lavoratore, imposti orari specifici e decidi come sarà completato il lavoro, quella persona è il tuo dipendente.

Tuttavia, se il lavoratore stabilisce le proprie ore e decide come e quando completerà il proprio lavoro, è probabile che sia un appaltatore indipendente.

Come compilare moduli per dipendenti e appaltatori indipendenti

Dovrai presentare moduli fiscali diversi a seconda che assumi un dipendente o un appaltatore indipendente.

Se paghi a un appaltatore indipendente più di $ 600 durante l'anno fiscale, dovrai preparare un modulo W9 e presentare un modulo 1099. Il modulo 1099 è un modulo fiscale utilizzato dall'IRS per tenere traccia delle entrate varie. Lo utilizzerai per monitorare e segnalare i pagamenti effettuati a contraenti indipendenti. Ad esempio, se assumi un designer per creare un logo e materiale di marketing per il tuo negozio e gli paghi più di $ 600 all'anno, dovrai emettere un 1099. Per ottenere le informazioni necessarie per completare un 1099, chiedi a ciascuno dei tuoi appaltatori di compilare un W9 e di conservarlo in archivio per loro. Invia la sezione "Copia B" ai tuoi appaltatori e invia "Copia A" all'IRS. Servizi come Gusto invieranno 1099 per tuo conto, il che è un bel risparmio di tempo.

Per i dipendenti, dovrai presentare un modulo W-2 e trattenere e pagare tasse e benefici.

Riscossione dell'imposta sulle vendite

Quando gestisci un'attività da solo, la maggior parte dei governi si aspetta che tu paghi le tasse sui tuoi profitti. Ciò significa che, durante la stagione delle tasse, dovrai sommare tutti i tuoi profitti (facilmente fatti su piattaforme di e-commerce come Shopify o BigCommerce) e sottrarre le tue spese per costruire, avviare e commercializzare la tua attività. Dirai al governo quanto hai guadagnato (sul tuo modulo fiscale personale se scegli di non registrare la tua attività come società/società separata, o se registri un'entità separata, su un deposito aggiuntivo per quell'attività).

Come venditore online, potresti aver sentito parole come "nexus" o "conformità alle imposte sulle vendite" lanciate in giro. Se sei seriamente intenzionato ad avere successo nell'e-commerce, dovrai avere una chiara comprensione del significato di questi termini e di come rispettare adeguatamente il complesso mondo dell'imposta sulle vendite.

Comprensione del nesso fiscale

Per avere un nesso fiscale in uno stato, la tua azienda deve avere una sorta di connessione con lo stato. La maggior parte degli stati considera una "presenza fisica" per creare un nesso. Ciò può includere l'avere un ufficio, un dipendente, un magazzino, un affiliato, lo stoccaggio dell'inventario, il drop shipping da una terza parte o la presenza temporanea a qualcosa come una fiera.

In quasi tutti i casi la tua attività avrà un nesso nel tuo stato di origine. Tuttavia, è possibile che tu abbia un nesso in più stati.

Usa questa guida per determinare dove ha il nesso la tua attività.

Dovrai riscuotere e pagare l'imposta sulle vendite in ogni stato in cui hai il nexus, a meno che tu non sia abbastanza fortunato da avere il nexus in uno dei cinque stati che non hanno l'imposta sulle vendite.

Una volta che sai dove la tua attività ha nesso, fai riferimento alla Mappa dell'imposta sulle vendite statali di TaxJar: elenca i requisiti di riscossione delle imposte sulle vendite di ciascuno stato.

Molte piattaforme di vendita online, come Shopify e BigCommerce, ti aiuteranno a calcolare e riscuotere l'imposta sulle vendite, ma tieni presente che è comunque tua responsabilità assicurarti di addebitare l'importo corretto.

Rimessa dell'imposta sulle vendite

Dovrai versare (cioè archiviare e pagare) l'imposta sulle vendite per tutti gli stati in cui riscuoti le imposte. Ogni stato varia leggermente in termini di requisiti, ma la maggior parte ti consente di archiviare e pagare online (alcuni in realtà lo richiedono). L'utilizzo di un servizio come TaxJar è un modo per ridurre l'onere dell'imposta sulle vendite poiché subtoteranno le vendite e l'imposta sulle vendite raccolte per area. E un grande bonus? La loro funzione AutoFile archivierà automaticamente le tue dichiarazioni dei redditi. Scopri di più sulle funzionalità e sui servizi di TaxJar nella nostra recensione di TaxJar.

Conclusione

Il mondo della contabilità delle piccole imprese può essere travolgente, ma una volta compreso ciò che è richiesto da te e ottenuto un buon sistema, è molto più facile. Le informazioni in questo articolo ti guideranno attraverso gran parte del processo, ma facci sapere se ti imbatti in qualcosa di confuso mentre affronti tutto - saremo felici di aiutarti!