中小企業の会計と簿記：eコマース起業家のためのガイド

公開: 2021-08-15

あなたが最初のeコマースビジネスを始めているか、またはあなたがしばらくの間オンラインで販売していて、あなたが物事の会計面を理解することに取り掛かっているだけであるかどうかにかかわらず（心配しないでください、私たちはそれを手に入れます！）、私たちはあなたがあなたのeコマースビジネスを説明する中小企業を理解するのを助けるためにここにいるので、あなたはできるだけ簡単に税の季節を航海することができます。

この中小企業の会計ガイドで多くをカバーするつもりです。興味のあるセクションに直接ジャンプするか、コーヒーを飲んでこの投稿を上から下に読んでください。終了すると、税務署員を幸せにし、eコマース会計を整理するために何をする必要があるかを明確に理解できるようになります。

それでは、すべてを理解できるように、いくつかの基本事項について説明しましょう。

あなたのビジネスを登録する
あなたの個人的な財政とビジネスの財政を分離する
ビジネス銀行口座の開設
経費の追跡と記録管理システムの開発
簿記ソリューションの選択
会計士と協力する方法
従業員と請負業者の分類と支払い
消費税の徴収

注：会計は多くの変数を持つ複雑な主題であることに注意することが重要です。オンラインでアドバイスを受け入れて実施する前に、常に独自のデューデリジェンスを実施し、独自の会計士や弁護士に相談する必要があります。

あなたのビジネスを登録する

米国中小企業協会

あなたのビジネスを登録することになると、あなたはするべきいくつかの選択があります—主に、あなたが登録しようとしているビジネスのタイプ。オプションを見てみましょう：

個人事業

これは、セットアップが比較的簡単で手頃な価格であるため、新しいビジネスオーナーの間で人気のある選択肢です。最初のステップは、州に適切なライセンスと許可を持っていることを確認することです。これは、お住まいの地域と業界によって大きく異なります。この中小企業協会ガイドは、あなたがあなたの地域のために何をする必要があるかを理解するのを助けるでしょう。

名前が示すように、あなたはこのビジネス構造の唯一の所有者です。つまり、多くの所有者が自由に感じる取締役会、パートナー、または株主に相談する必要がないということです。この構造の欠点は、自分とビジネスの間に分離がないことです。あなたはIRSの目から見て同じです。これは、あなたがあらゆる事業債務に対して個人的に責任を問われる可能性があることを意味します（つまり、IRSはあなたの銀行口座、退職金、またはあなたの家を差し押さえて債務をカバーする可能性があります）。これはあなたがあなたのビジネスを立ち上げるときに真剣に考慮したいものです。

LLC（有限責任会社）

有限責任会社（LLC）は、所有者に個人的な責任の保護を提供するため、優れた選択肢となる可能性があります。これは、あなたのビジネスや債務に対する訴訟があった場合、あなたの個人資産が法的に保護されることを意味します。これは、上記で説明した個人事業に比べて大きなメリットです。

LLCには、個人事業主、企業、またはパートナーシップとして税金を申告する独自のオプションもあります。あなたは一人のLLCを運営し、個人事業主として課税されるか、法人として事業税を申告することを選択することができます。同様に、あなたのビジネスに複数の所有者がいる場合は、パートナーシップまたは企業のどちらか良い方として提出することを選択できます。

LLCの欠点は、平均余命が短くなる可能性があることです。 1人のメンバーが会社を辞めた場合、メンバーシップの利益を譲渡することは困難であるため、通常、他の所有者は解散する必要があります。この問題を回避する1つの方法は、運用契約に終了計画を含めることです。

LLCを設立するには、商号を選択し、組織の記事を提出し、運営契約を起草し、ライセンスと許可を取得する必要があります。このプロセスの詳細については、こちらをご覧ください。

株式会社

法人は独立した事業体であり、税務上の観点からは、独立した納税者と見なされます。この構造には、追加の法的保護と有利な法人税率が伴います。企業はまた、投資家に株式を売却することにより、事業のための資本を調達することができます。企業は別個の法人として存在するため、所有者が退職しても自動的に解散しないため、平均余命が長くなる可能性があります。

企業の欠点には、コストと複雑さが含まれます。会社の設立方法によっては、会社を維持するために必要な継続的な料金に加えて、会社を始めるのに数千ドルかかる可能性があります。また、連邦、州、場合によっては地方レベルでも高レベルの規制があります。つまり、多くの事務処理を行う必要があります。二重課税は別の欠点になる可能性があります。利益は企業レベルで課税され、その後再び株主所得として課税されます。

企業のビジネス構造を開始する方法は次のとおりです。

利用可能で、州によって定められた企業の命名規則に準拠している会社名を選択してください。
法人の取締役を任命する。
定款を提出して法人を登録してください。事務処理の提出手数料を支払う必要があります。手数料は、組み込む州に応じて100ドルから800ドルの範囲です。
会社の最初の株主に株式を発行します。
あなたのビジネスに必要なライセンスと許可を取得します。

Sコーポレーション

これは、標準のC法人として始まり、その後、法人所得、損失、控除、およびクレジットを株主に渡すために税務選挙を行うタイプの法人です。その後、株主は個人の確定申告でフロースルーの所得と損失を報告する必要があり、個々の税率で課税されます。これにより、S Corpsは、標準的な企業が受ける二重課税を回避できます。

S法人は100人を超える株主を持つことは許可されていないことに注意してください。したがって、株主基盤を大幅に拡大することを計画している場合、または公開する予定がある場合、S Corpの構造は最善の選択肢ではありません（上場企業には数千または数百万の株主がいることがよくあります）。

S法人を設立するには、まずC法人として構成する必要があります。 S Corpのステータスを選択するには、すべての株主がフォーム2553に署名して提出する必要があります。この変更を行った後、州によって異なる適切なビジネスライセンスと許可を取得する必要があります。

パートナーシップ

この構造により、2人以上がビジネスの共有所有権を保持でき、各パートナーはビジネスにお金、財産、労働、またはスキルを提供する必要があります。この構造は単純で安価に形成でき、多くの人々がコミットメントと責任を他の誰かと共有することを楽しんでいます。欠点は、仕事上の関係を維持し、労働と責任を分割することを中心に展開します。当然のことながら、大きな決断に協力する必要があるため、意見の不一致が生じる可能性が高くなります。他の関係と同様に、早い段階で妥協することを学ぶことが重要です。

パートナーシップを開始するには、州に登録する必要があります。これは通常、国務長官事務所を通じて行われます。次に、業界や場所によって異なる関連するライセンスと許可を取得する必要があります。このライセンスと許可ツールを使用して、提出する必要があるものを分類します。

最後に、ビジネスの開始時にパートナーシップ契約を作成することは賢明な方法です。そうすることで、潜在的な問題について話し合い、利益、紛争の解決、所有権の変更方法、パートナーシップをすべて紙の上で解消する方法に関する決定を下す機会が得られます。

あなたの個人的な財政とビジネスの財政を分離する

あなたの費用を別々に保つことは多くの利点があります。あなたが会社またはLLCを運営している場合、あなたの財政を分離することはあなたの個人資産をいかなる事業債務からも保護するのに役立ちます。また、誰にとっても、ビジネスの銀行取引明細書を一目見れば、ビジネスがいつどこからお金を受け取っているのか、どこから送金しているのかを簡単に確認できます。また、ビジネス目的で行われた取引を強調するために個人の銀行取引明細書を入念に調べる必要がないため、税金のかかる作業を大幅に節約できます。

ビジネス銀行口座の開設

個人事業主として運営している場合を除き、法的にビジネス銀行口座を開設し、個人の財政とビジネスの財政を別々に保つことが義務付けられています。

また、個人事業主として運営している場合でも、事業銀行口座を開設し、事業費を分けておくことを強くお勧めします。

銀行を選択するときは、次のことを考慮してください。

必要なアカウントの種類
ATMと支店の場所
請求される料金

必要になる可能性が最も高いアカウントの種類は次のとおりです。

ビジネス当座預金口座：これらは、収入を受け取り、費用を支払うためによく使用されます。ビジネス当座預金口座は、個人口座とは異なる料金体系を持っていることに注意してください。彼らはまたあなたがすることができる無料の毎月の引き出しと現金預金の数に制限を課すかもしれません。彼らはまた、しばしば低金利を提供します
普通預金口座：普通預金口座を使用して、自営業の納税（社会保障およびメディケア）および予期しない緊急費用をカバーするために、収入の一部を保管（源泉徴収）することをお勧めします。
クレジットカード：あなたのビジネスのクレジットを構築するために毎月全額を支払います。

経費の追跡と記録管理システムの開発

靴箱簿記

すべての領収書を靴箱に入れて忘れるのは簡単ですが、経費を適切に追跡することで、どこでお金を使っているかを確認でき、ビジネスで利用できるすべての控除可能な経費を請求するのに役立ちます（これはあなたの税金の請求書を下げることができます）。

あなたの費用を追跡することの利点

記録を保持することは、税金の申告や財務の監視に役立つだけでなく、IRSによって課せられる法的要件です。その上、あなたの経費を追跡し、よく組織されたビジネス記録を保持するシステムを持つことはあなたの人生を長期的にはるかに楽にするでしょう。

税務記録をどのくらいの期間保持する必要がありますか？

ほこりっぽい靴箱にレコードを詰め込むと、頭痛の種になり、追加の作業に税金がかかります。領収書と記録の保管に関しては、昔ながらの方法で記録をファイリングキャビネットに保管することができます。しかし、あなたは現代のeコマース起業家なので、私たちのアドバイスを受けて、ペーパーレスになり、ドキュメントを電子的に保存してください。

IRSはドキュメントのデジタルコピーを受け入れますが、要求された場合は、ドキュメントの印刷された読みやすいコピーを作成できる必要があります。領収書と税務記録のコピーを、Sync、Dropbox、Googleドライブ、Evernoteなどの安全なクラウドストレージシステムにオンラインで保存します。または、Shoeboxedなどのサービスを使用します。

すばらしいハックは次のとおりです。排他的なアカウンティングメールアドレス（[email protected]）を設定してから、メールボックスルールを設定してメールをShoeboxedメールアドレスに自動的に転送します。その後、請求書または領収書を受け取るたびに、それを会計用の電子メールアドレスに転送すると、システムでデジタル化されます。

また、パスワードで保護されたハードドライブやセカンダリクラウドストレージシステムなど、ドキュメントのバックアップコピーを2番目の場所に保存することをお勧めします。

どのような費用を追跡する必要がありますか？

何よりもまず、納税申告書で請求する予定のすべての控除可能な費用を追跡する（そしてその証拠を保持する）必要があります。

一般に、IRSを使用すると、通常の費用と業界に必要な費用の両方を差し引くことができます。あなたがあなたのビジネスに利用可能なすべての控除を主張していることを再確認したい場合は、ここに中小企業の税控除の広範なリストがあります。

また、追跡する必要があります。

領収書
銀行およびクレジットカードの明細書
手形
キャンセルされたチェック
請求書
支払いの証明
ベンチまたはあなたの簿記係からの財務諸表
以前の納税申告書
W2および1099フォーム
納税申告書に記載されている所得、控除、またはクレジットの項目を裏付けるその他の証拠書類

ビジネスの性質が連邦税の目的で保持する必要のある記録の種類に影響を与えるため、これは包括的なリストではないことに注意することが重要です。

簿記ソリューションの選択

ベンチブックキーピング

簿記が必要な理由

あなたがビジネス業界に不慣れであるならば、あなたはおそらく「なぜ私は簿記をする必要があるのか？」と考えているでしょう。そして、誰があなたを責めることができますか？簿記は、ほとんどの中小企業の所有者が嫌うタスクとして頻繁に投票されます。

残念ながら、IRSでは財務記録を保持する必要があります。簿記（ビジネスの日々の取引を一貫した方法で記録し、それらを財務諸表にまとめる行為）は、この要件に対する答えでした。

多くのベテランの起業家は、簿記と会計の違いをよく知らないので、本を完成させるための選択肢に飛び込む前に、まずそれを明確にしましょう。

簿記は、一貫した方法で毎日のトランザクションを記録するプロセスです。記録管理と準備は簿記に分類されます。一方、システムの設計や情報の分析/検証などの幅広いことは、会計に関連しています。簿記を構成するプロセスは重要です。なぜなら、それらはあなたのビジネスを日々スムーズに実行し続け、会計の領域で行われるより高いレベルの戦略作業のためにあなたのビジネスを準備するからです。

簿記の利点

逆に、IRSはすぐに指摘するので、本を最新の状態に保つことには多くの利点があります。具体的には、簿記はあなたを助けることができます：

あなたのビジネスの進捗状況を監視します
財務諸表を準備する
あなたの収入源を特定する
あなたの控除可能な費用を追跡します
プロパティであなたの基礎を追跡します
納税申告書を準備する
確定申告で報告されたサポート項目

簿記と納税準備の整った財務諸表がなければ、ビジネスの財務状態を理解し、重要な戦略的財務決定を下すのに苦労し、会計士と協力することは非常に困難です。

あなたの簿記を成し遂げる方法

あなたの簿記を成し遂げることに関しては、いくつかの選択肢があります。あなたの選択肢は基本的にDIY、社内で誰かを雇う、またはベンチのような会社にアウトソーシングすることを含みます。

DIY簿記

あなたが新しく、あなたのビジネスが比較的小さい場合、あなたの最善の策は、コストを節約し、最初にあなた自身の簿記をすることです。簿記の負担が大きすぎて処理できないので、Waveのような日曜大工のソフトウェアを試してみてください。中小企業向けで、無料で使用できます。あなたが野心を感じているなら、会計コーチからこのような無料のオンライン簿記コースをチェックしてください。結局のところ、あなたが今あなた自身であなたの本をするつもりであるならば、あなたはあなたがそれらを正しくしていることを確認したいと思うでしょう。

アウトソーシング

あなたのeコマースビジネスが成長するにつれて、あなたはあなたの簿記管理者が増えることに気付くでしょう、そしてそれはあなたを他の重要な仕事から遠ざけるでしょう。これがアウトソーシングの出番です。ベンチのようなオンライン簿記サービスを使用すると、簿記の仕事をプロの簿記係に渡すことができますが、本の世話をするために従業員を雇うコストや管理上の煩わしさに直面することはありません。あなたのために。毎月、財務諸表が送信され、オンラインまたは電話でいつでも簿記係に連絡できます。

社内の簿記係を雇う

簿記の作業負荷が大きい大企業は、多くの場合、社内で働くために簿記係を雇います。これは高価なオプションになる可能性があるため、最初に開始するときに考慮する必要のあるものではありません。

記録管理や準備に関連するものはすべて簿記です。財務予測、レポート、分析など、より広範なものはすべて会計です。

CPAを使用する方法と時期

上で説明したように、会計は、財務情報を処理および伝達する、より広範で高レベルの活動です。簿記システムが整っている場合でも、会計士を雇うことは良い考えです。

良い公認会計士があなたのために何ができるか

会計士はあなたの簿記係によって作成された財務諸表を取り、あなたのビジネスの健康について有意義な観察をします。この高レベルの外観は、あなたのビジネスがどのように行われているか、そして問題を改善するためにあなたが行うことができるコース修正についてのより良い考えをあなたに与えるでしょう。

CPAは、多くの場合、次のタスクを支援します。

税務申告
税金および財政問題に関するアドバイス（税金の請求額を下げる方法を含む）
監査サポート

会計士を見つけるには、紹介によって行くのが最善です。弁護士、銀行、または業界の友人にチェックインします。あなたの州の公認会計士協会もあなたを助けることができます（あなたがeコマースビジネスの経験を持つCPAを探していることを彼らに知らせてください）。

あなたの税法案を減らすためにあなたの公認会計士に尋ねる質問

公認会計士が支援できることの1つは、税金の請求額を減らすことです。次にCPAに会うときに尋ねる質問がいくつかあります。

どのような事業費を控除できますか？また、部分的に控除できますか？
私のビジネスに影響を与える税法の変更はありましたか？
私の事業の法的構造は税務上私に影響を与えますか？
健康保険料を控除できますか？
退職金を差し引くことはできますか？
従業員と独立請負業者の納税申告書はどのように処理すればよいですか？
年間を通してどのような書類を保管する必要がありますか？
来年の税金を節約するために今何ができますか？

いずれにせよ、優れたCPAはこれらすべてのトピックを扱う可能性がありますが、話し合いたいことのリストを用意してすべての会議に出席することは良いことです。

従業員や請負業者と協力する方法

ベンチ請負業者対従業員

あなたがあなたのビジネスを手伝うために誰かを雇うならば、あなたがあなたの労働者を分類する方法を理解することは重要です：彼らは従業員ですか、それとも請負業者ですか？

労働者を分類する最も重要な理由は、どの税金がいつ、誰によって支払われるかを決定することです。あなたがそれを間違えた場合、あなたは罰則と逆税のフックにかかっているかもしれません。

課税年度中に600ドルを超える独立請負業者に支払う場合は、フォームW9を手配し、フォーム1099を提出する必要があります。フォーム1099は、IRSが雑収入を追跡するために使用する税務フォームです。これを使用して、独立した請負業者への支払いを追跡および報告します。たとえば、デザイナーを雇ってショップのロゴとマーケティング資料を作成し、年間600ドル以上支払う場合は、1099を発行する必要があります。 1099を完了するために必要な情報を取得するには、各請負業者にW9に記入してもらい、ファイルに保管してもらいます。「コピーB」のセクションを請負業者に提出し、「コピーA」をIRSに提出します。 Gustoのようなサービスは、あなたに代わって1099を送信します。これは、時間の節約になります。

従業員の場合は、フォームW-2を提出し、税金と手当を源泉徴収して支払う必要があります。

消費税の徴収

TaxJar州の売上税マップ

あなたが自分で事業を営むとき、ほとんどの政府はあなたがあなたの利益に税金を払うことを期待しています。つまり、税の季節になると、すべての利益を合計し（ShopifyやBigCommerceなどのeコマースプラットフォームで簡単に実行できます）、ビジネスを構築、立ち上げ、販売するための費用を差し引く必要があります。あなたは政府にあなたがどれだけ稼いだかを伝えます（あなたがあなたのビジネスを別の会社/企業として登録しないことを選択した場合、またはあなたが別のエンティティを登録した場合、そのビジネスの追加の申告であなたの個人税フォームで）。

オンライン販売者として、「ネクサス」や「消費税コンプライアンス」などの言葉が飛び交うのを聞いたことがあるかもしれません。 eコマースでの成功を真剣に考えている場合は、これらの用語の意味と、複雑な消費税の世界に適切に準拠する方法をしっかりと理解する必要があります。

TaxNexusを理解する

州で税のつながりを持つためには、あなたのビジネスは州と何らかの関係を持っている必要があります。ほとんどの州は、ネクサスを作成するために「物理的な存在」を考慮しています。これには、オフィス、従業員、倉庫、アフィリエイト、在庫保管、サードパーティからの直送、または見本市などでの一時的なプレゼンスが含まれます。

ほとんどすべての場合、あなたのビジネスはあなたの故郷の州に結びつきを持っています。ただし、複数の状態でネクサスを持つことは可能です。

このガイドを使用して、ビジネスにネクサスがある場所を特定します。

消費税がない5つの州のいずれかでネクサスを持っている幸運でない限り、ネクサスがある各州で消費税を徴収して支払う必要があります。

ビジネスに関連性がある場所がわかったら、TaxJarの州の売上税マップを参照してください。各州の売上税の徴収要件が一覧表示されます。

ShopifyやBigCommerceなどの多くのオンライン販売プラットフォームは、消費税の計算と徴収に役立ちますが、正しい金額を請求していることを確認するのはユーザーの責任であることに注意してください。

消費税の送金

税金を徴収しているすべての州の消費税を送金（つまり、申告して支払う）する必要があります。すべての州はその要件の点で少し異なりますが、ほとんどの場合、オンラインでファイルして支払うことができます（実際にそれを必要とするものもあります）。 TaxJarのようなサービスを使用すると、地域ごとに徴収される消費税と消費税が小計されるため、消費税の負担を軽減する1つの方法です。そして大きなボーナス？彼らの自動ファイル機能は、自動的に消費税申告書を提出します。 TaxJarの機能とサービスの詳細については、TaxJarレビューをご覧ください。

結論

中小企業の会計の世界は圧倒される可能性がありますが、あなたに何が必要かを理解し、適切なシステムを導入すれば、それははるかに簡単です。この記事の情報は多くのプロセスを案内しますが、すべてを処理するときに混乱するものに遭遇した場合はお知らせください。喜んでお手伝いいたします。