Contabilidad y teneduría de libros para pequeñas empresas: una guía para emprendedores de comercio electrónico

Ya sea que esté lanzando su primer negocio de comercio electrónico, o si ha estado vendiendo en línea por un tiempo y recién ahora está resolviendo el lado contable de las cosas (¡no se preocupe, lo entendemos!), Nosotros Estamos aquí para ayudarlo a comprender la contabilidad de las pequeñas empresas para su negocio de comercio electrónico, para que pueda navegar durante la temporada de impuestos lo más fácilmente posible.

Cubriremos mucho en esta guía de contabilidad para pequeñas empresas. Siéntase libre de ir directamente a la sección que le interesa, o tomar un café y leer esta publicación de arriba a abajo. Cuando haya terminado, comprenderá claramente lo que debe hacer para hacer feliz al recaudador de impuestos y poner en orden su contabilidad de comercio electrónico.

Ahora, veamos algunos conceptos básicos para que usted esté al tanto de todo.

Registro de su negocio

Cuando se trata de registrar su empresa, tendrá que tomar algunas decisiones, principalmente, qué tipo de empresa va a registrar. Veamos las opciones:

Propietario único

Esta es una opción popular entre los propietarios de nuevos negocios porque es relativamente simple y asequible de configurar. El primer paso es asegurarse de tener las licencias y permisos adecuados para su estado. Esto dependerá en gran medida de su región e industria. Esta Guía de asociaciones de pequeñas empresas lo ayudará a determinar qué debe hacer en su área.

Como sugiere su nombre, usted es el único propietario de esta estructura empresarial. Eso significa que no necesitará consultar a una junta directiva, socios o accionistas, lo que muchos propietarios encuentran liberador. La desventaja de esta estructura es que no existe ninguna separación entre usted y la empresa; eres uno y el mismo a los ojos del IRS. Esto significa que usted podría ser personalmente responsable de las deudas comerciales (es decir, el IRS podría incautar sus cuentas bancarias, fondos de jubilación o su casa para cubrir deudas). Esto es algo que querrá considerar seriamente al configurar su negocio.

LLC (Sociedad de responsabilidad limitada)

Una Compañía de Responsabilidad Limitada, o LLC, puede ser una excelente opción porque brinda protección de responsabilidad personal a los propietarios. Esto significa que sus bienes personales estarían protegidos legalmente si hubiera una demanda contra su negocio o deuda. Este es un gran beneficio sobre la propiedad unipersonal que discutimos anteriormente.

Las LLC también tienen la opción única de declarar impuestos como propietario único, corporación o sociedad. Puede ejecutar una LLC para una sola persona y pagar impuestos como propietario único, o puede optar por presentar los impuestos comerciales como una corporación. Del mismo modo, si su empresa tiene varios propietarios, puede optar por declararse como sociedad o como corporación, lo que sea mejor para usted.

La desventaja de las LLC es que pueden tener una esperanza de vida corta. Si un miembro deja la empresa, los otros propietarios suelen tener que disolverse, porque es difícil transferir el interés de la membresía. Una forma de evitar este problema es incluir un plan de salida en el acuerdo operativo.

Para formar una LLC, deberá elegir un nombre comercial, presentar artículos de organización, redactar el acuerdo operativo y adquirir licencias y permisos. Obtenga más información sobre este proceso aquí.

Corporación

Una corporación es una entidad separada y, desde una perspectiva fiscal, se considera un contribuyente separado. Esta estructura viene con protección legal adicional y tasas impositivas corporativas favorables. Las corporaciones también pueden obtener capital para la empresa vendiendo acciones a los inversores. Debido a que las corporaciones existen como entidades legales separadas, pueden tener una esperanza de vida prolongada, ya que no se disuelven automáticamente si el propietario se va.

Las desventajas de una corporación incluyen el costo y la complejidad. Dependiendo de cómo esté configurada la empresa, podría costar miles de dólares para iniciar una corporación, además de las tarifas continuas requeridas para mantener una corporación. También hay un alto nivel de regulación a nivel federal, estatal y, a veces, local, lo que significa que hay mucho papeleo por hacer. La doble imposición puede ser otro inconveniente; las ganancias se gravan a nivel corporativo y luego nuevamente como ingresos de los accionistas.

A continuación, le mostramos cómo comenzar con una estructura empresarial corporativa:

• Elija un nombre comercial que esté disponible y que se adhiera a las reglas de nomenclatura corporativas establecidas por su estado.
• Nombrar a los directores de la corporación.
• Registre su corporación mediante la presentación de artículos de incorporación. Deberá pagar la tarifa de presentación por el papeleo; la tarifa varía de $ 100 a $ 800 según el estado en el que se incorpore.
• Emitir acciones a los accionistas iniciales de la corporación.
• Obtenga las licencias y permisos necesarios para su negocio.

Corporación S

Este es un tipo de corporación que comienza como una Corporación C estándar, pero luego hace una elección de impuestos para transferir sus ingresos corporativos, pérdidas, deducciones y créditos a sus accionistas. A continuación, se requiere que los accionistas informen los ingresos y pérdidas generados en sus declaraciones de impuestos personales y se les evalúa el impuesto a sus tasas impositivas individuales. Esto permite que S Corps evite la doble imposición a la que estaría sujeta una corporación estándar.

Tenga en cuenta que las corporaciones S no pueden tener más de 100 accionistas. Entonces, si planea expandir su base de accionistas de manera significativa, o tiene la intención de cotizar en bolsa, la estructura de S Corp no será su mejor opción (las empresas que cotizan en bolsa a menudo tienen miles o millones de accionistas).

Para configurar una Corporación S, primero debe estar estructurado como una Corporación C. Todos los accionistas deben firmar y presentar el Formulario 2553 para elegir el estado de S Corp. Una vez que haya realizado este cambio, deberá obtener las licencias y los permisos comerciales adecuados, que varían según el estado.

Camaradería

Esta estructura permite que dos o más personas tengan la propiedad compartida de un negocio, y cada socio debe contribuir con dinero, propiedad, trabajo o habilidades al negocio. Esta estructura es simple y económica de formar, y muchas personas disfrutan compartiendo el compromiso y la responsabilidad con otra persona. Las desventajas giran en torno a mantener las relaciones laborales y dividir el trabajo y la responsabilidad. Como es de esperar, la posibilidad de desacuerdos es alta ya que es necesario cooperar en las decisiones importantes; como con cualquier relación, aprender a comprometerse desde el principio es clave.

Para comenzar una asociación, deberá registrarse en el estado. Esto generalmente se hace a través de la oficina del Secretario de Estado. A continuación, deberá obtener las licencias y los permisos pertinentes que varían según la industria y la ubicación. Utilice esta herramienta de licencias y permisos para clasificar lo que debe presentarse.

Por último, es un acierto crear un acuerdo de asociación desde el inicio de su negocio. Hacerlo le brinda la oportunidad de discutir problemas potenciales y obtener sus decisiones con respecto a las ganancias, la resolución de disputas, cómo cambiar la propiedad y cómo disolver la sociedad, todo sobre el papel.

Separando sus finanzas personales y comerciales

Mantener sus gastos separados tiene muchos beneficios. Si opera una corporación o una LLC, separar sus finanzas ayuda a proteger sus activos personales de las deudas comerciales. Y para todos, le permite ver rápidamente cuándo y dónde recibe dinero su empresa y dónde envía dinero, todo con un vistazo rápido al extracto bancario de su empresa. También ahorrará mucho trabajo cuando llegue el momento de los impuestos porque no tendrá que revisar minuciosamente sus extractos bancarios personales para resaltar qué transacciones se realizaron con fines comerciales.

Abrir una cuenta bancaria comercial

A menos que opere como propietario único, está legalmente obligado a abrir una cuenta bancaria comercial y mantener sus finanzas personales y comerciales separadas.

E incluso si opera como propietario único, le recomendamos encarecidamente que abra una cuenta bancaria comercial y mantenga los gastos comerciales separados.

Cuando elija un banco, considere cosas como:

• El tipo de cuentas que necesitará
• La ubicación de cajeros automáticos y sucursales.
• Las tarifas que se le cobrarán

Estos son los tipos de cuenta que probablemente necesitará:

• Cuentas de cheques comerciales: a menudo se utilizan para recibir ingresos y pagar gastos. Tenga en cuenta que las cuentas corrientes comerciales tienen estructuras de tarifas diferentes a las de su cuenta personal. También pueden imponer límites a la cantidad de retiros mensuales gratuitos y depósitos en efectivo que puede realizar. También suelen ofrecer tasas de interés más bajas.
• Cuentas de ahorro: es una buena idea usar una cuenta de ahorros para almacenar (retener) un porcentaje de sus ingresos para cubrir los pagos de impuestos de los trabajadores por cuenta propia (Seguro Social y Medicare) y cualquier costo de emergencia imprevisto.
• Tarjetas de crédito: Páguelas en su totalidad cada mes para desarrollar el crédito de su empresa.

Seguimiento de gastos y desarrollo de un sistema de mantenimiento de registros

Aunque es fácil guardar todos sus recibos en una caja de zapatos y olvidarse de ellos, el seguimiento adecuado de sus gastos también le permite ver dónde está gastando dinero y le ayuda a reclamar todos los gastos deducibles disponibles para su negocio (que puede reducir su factura de impuestos).

Los beneficios de realizar un seguimiento de sus gastos

Mantener registros no solo es útil para presentar sus impuestos y controlar sus finanzas, es un requisito legal impuesto por el IRS. Además, tener un sistema para realizar un seguimiento de sus gastos y mantener registros comerciales bien organizados le facilitará la vida a largo plazo.

¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de impuestos?

Por lo general, debe conservar los registros de impuestos durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que ocurra más tarde). Si presentó su declaración antes de tiempo, se considera que se presentó en la fecha de vencimiento.

Tenga en cuenta que existen algunas excepciones a esta regla.

Cómo almacenar registros de impuestos

Poner sus registros en una caja de zapatos polvorienta solo resultará en dolores de cabeza y trabajo adicional cuando llegue el momento de los impuestos. Cuando se trata de almacenar sus recibos y registros, puede seguir la ruta antigua y almacenar sus registros en un archivador. Pero usted es un emprendedor moderno de comercio electrónico, así que siga nuestro consejo, deje de usar papel y almacene sus documentos electrónicamente.

Si bien el IRS acepta copias digitales de documentos, debe poder producir una copia impresa y legible del documento si lo solicitan. Almacene copias de sus recibos y registros de impuestos en línea en un sistema de almacenamiento seguro en la nube como Sync, Dropbox, Google Drive o Evernote. O utilice un servicio como Shoeboxed.

Aquí hay un gran truco: configure una dirección de correo electrónico de contabilidad exclusiva ([email protected]) y luego configure una regla de buzón para reenviar automáticamente los correos electrónicos a su dirección de correo electrónico Shoeboxed. Luego, cada vez que reciba una factura o recibo, reenvíelo a su dirección de correo electrónico contable y será digitalizado en su sistema.

También le sugerimos que guarde una copia de seguridad de los documentos en una segunda ubicación, como un disco duro protegido con contraseña o un sistema de almacenamiento en la nube secundario.

¿Qué gastos debe realizar un seguimiento?

En primer lugar, deberá realizar un seguimiento (y conservar un comprobante de) todos los gastos deducibles que pretenda reclamar en su declaración de impuestos.

En general, el IRS le permite deducir gastos que son tanto ordinarios como necesarios para su industria. Si desea verificar que está reclamando todas las deducciones disponibles para su negocio, aquí hay una lista extensa de deducciones de impuestos para pequeñas empresas.

También deberá realizar un seguimiento de:

• Ingresos
• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
• Facturas
• Cheques cancelados
• Facturas
• Prueba de pagos
• Estados financieros de Bench o de su contable
• Declaraciones de impuestos anteriores
• Formularios W2 y 1099
• Cualquier otra evidencia documental que respalde una partida de ingresos, deducción o crédito que se muestre en su declaración de impuestos.

Es importante tener en cuenta que esta no es una lista completa, ya que la naturaleza de su negocio afectará el tipo de registros que debe mantener para fines de impuestos federales.

Elegir una solución de contabilidad

Por qué necesita la contabilidad

Si es nuevo en la industria de los negocios, probablemente esté pensando: "¿Por qué demonios necesito hacer la contabilidad?" ¿Y quién podría culparte? La contabilidad se vota con frecuencia como la tarea que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas detestan.

Desafortunadamente, el IRS requiere que mantenga registros financieros. La contabilidad, el acto de registrar las transacciones diarias de su empresa de manera coherente y compilarlas en estados financieros, fue la respuesta a este requisito.

Muchos emprendedores experimentados no saben muy bien en qué se diferencia la contabilidad de la contabilidad, por lo que antes de sumergirnos en las opciones que tiene para hacer sus libros, aclaremos eso primero.

La contabilidad es el proceso de registrar las transacciones diarias de forma coherente. El mantenimiento y la preparación de registros se incluyen en la contabilidad. Por otro lado, cosas más amplias como diseñar un sistema y analizar / verificar información están relacionadas con la contabilidad . Los procesos que componen la contabilidad son clave, porque mantienen su negocio funcionando sin problemas día a día y preparan su negocio para el trabajo de estrategia de nivel superior que ocurre en el ámbito contable.

Los beneficios de la contabilidad

Perversamente, como el IRS se apresura a señalar, hay una gran lista de beneficios para mantener sus libros actualizados. Específicamente, la contabilidad puede ayudarlo a:

• Supervise el progreso de su negocio
• Prepare sus estados financieros
• Identifique las fuentes de sus ingresos
• Lleve un registro de sus gastos deducibles
• Mantenga un registro de su base en la propiedad
• Prepare sus declaraciones de impuestos
• Elementos de apoyo informados en sus declaraciones de impuestos

Sin la contabilidad y los estados financieros preparados para los impuestos, tendría dificultades para comprender la salud financiera de su negocio, tomar decisiones financieras estratégicas importantes y trabajar con su contador sería extremadamente difícil.

Cómo hacer su contabilidad

Tiene algunas opciones cuando se trata de llevar la contabilidad. Básicamente, sus opciones incluyen bricolaje, contratar a alguien interno o subcontratar a una empresa como Bench.

Contabilidad de bricolaje

Si es nuevo y su negocio es relativamente pequeño, lo mejor que puede hacer es ahorrar en costos y hacer su propia contabilidad para empezar. Su carga contable no será demasiado grande para manejar, así que pruebe un software de bricolaje como Wave. Está hecho para pequeñas empresas y es de uso gratuito. Si se siente ambicioso, consulte los cursos de contabilidad en línea gratuitos como este de Accounting Coach. Después de todo, si va a hacer sus libros usted mismo ahora, querrá asegurarse de hacerlo bien.

Subcontratar

A medida que su negocio de comercio electrónico crezca, encontrará que su administrador de contabilidad aumentará y lo alejará de otras tareas importantes. Aquí es donde entra en juego la subcontratación. Al utilizar un servicio de contabilidad en línea como Bench, puede entregar su trabajo de contabilidad a un contable profesional, pero no se enfrentará al costo o la molestia administrativa de contratar a un empleado para que se ocupe de los libros. para usted. Cada mes, se le enviarán sus estados financieros y puede comunicarse con su contable en línea o por teléfono en cualquier momento.

Contratar a un contable interno

Las empresas más grandes con una gran carga de trabajo contable a menudo contratan a un contable para que trabaje internamente. Puede ser una opción costosa, por lo que realmente no debería ser algo que deba considerar cuando recién comienza.

Todo lo relacionado con el mantenimiento o la preparación de registros es la contabilidad. Cualquier cosa más amplia, como la previsión financiera, la presentación de informes y el análisis, es contabilidad.

Cómo y cuándo trabajar con un CPA

Como comentamos anteriormente, la contabilidad es la actividad más amplia y de alto nivel de procesar y comunicar información financiera. Contratar a un contador es una buena idea, incluso si cuenta con un sistema de contabilidad.

Qué puede hacer un buen CPA por usted

Un contador tomará los estados financieros producidos por su contable y hará observaciones significativas sobre la salud de su negocio. Esta mirada de alto nivel le dará una mejor idea de cómo le está yendo a su negocio y cualquier corrección de curso que pueda hacer para mejorar las cosas.

Los CPA a menudo lo ayudarán con estas tareas:

• La declaración de impuestos
• Asesoramiento sobre asuntos fiscales y financieros (incluidas formas de reducir su factura fiscal)
• Soporte de auditoria

Para encontrar un contador, lo mejor es recurrir a una referencia. Consulte con su abogado, banco o amigos en su industria. La Sociedad de Contadores Públicos Certificados de su estado también puede ayudarlo (hágales saber que está buscando un CPA con experiencia en negocios de comercio electrónico).

Preguntas para hacerle a su CPA para reducir su factura de impuestos

Una de las cosas en las que su CPA puede ayudar es reducir su factura de impuestos. Aquí hay algunas preguntas para hacer la próxima vez que se reúna con su CPA:

• ¿Qué gastos comerciales puedo deducir y cuáles son parcialmente deducibles?
• ¿Hubo cambios en las regulaciones fiscales que afectarán a mi negocio?
• ¿Me afecta la estructura legal de mi negocio a efectos fiscales?
• ¿Puedo deducir los costos de mi seguro médico?
• ¿Puedo deducir las contribuciones de mi plan de jubilación?
• ¿Cómo debo lidiar con los formularios de impuestos de mis empleados y contratistas independientes?
• ¿Qué documentación debo conservar durante todo el año?
• ¿Qué puedo hacer ahora para ahorrar en mis impuestos el próximo año?

Un buen CPA probablemente se ocupará de todos estos temas de todos modos, pero es bueno asistir a cada reunión preparado con una lista de las cosas que le gustaría discutir.

Cómo trabajar con empleados y contratistas

Si contrata a alguien para que le ayude con su negocio, es fundamental que comprenda cómo clasificar a sus trabajadores: ¿son empleados o contratistas?

La razón más importante para clasificar a los trabajadores es determinar qué impuestos se pagan en qué momento y por quién. Si se equivoca, es posible que tenga que pagar multas e impuestos atrasados.

Cómo clasificar a sus trabajadores

Entonces, ¿cómo lo haces bien? Las dos clasificaciones más comunes son empleado y contratista independiente.

Un empleado es alguien sobre quien usted tiene control financiero y de comportamiento, dentro de lo razonable. Entonces, si capacita al trabajador, establece horas específicas y decide cómo se completará el trabajo, esa persona es su empleado.

Sin embargo, si el trabajador establece sus propias horas y decide cómo y cuándo completará su trabajo, es probable que sea un contratista independiente.

Cómo presentar formularios para empleados y contratistas independientes

Deberá presentar diferentes formularios de impuestos dependiendo de si contrata a un empleado o un contratista independiente.

Si le paga a un contratista independiente más de $ 600 durante el año tributario, deberá tramitar un Formulario W9 y presentar un Formulario 1099. El Formulario 1099 es un formulario tributario que utiliza el IRS para realizar un seguimiento de los ingresos varios. Lo usará para rastrear e informar los pagos realizados a contratistas independientes. Por ejemplo, si contrata a un diseñador para crear un logotipo y material de marketing para su tienda, y le paga más de $ 600 al año, deberá emitirle un 1099. Para obtener la información, debe completar un 1099, haga que cada uno de sus contratistas complete un W9 y manténgalo en el archivo. Envíe la sección "Copia B" a sus contratistas y envíe la "Copia A" al IRS. Los servicios como Gusto enviarán 1099 en su nombre, lo cual es un buen ahorro de tiempo.

Para los empleados, deberá presentar un Formulario W-2 y retener y pagar impuestos y beneficios.

Recaudación de impuestos sobre las ventas

Cuando usted mismo dirige un negocio, la mayoría de los gobiernos esperan que pague impuestos sobre sus ganancias. Eso significa que, cuando llegue la temporada de impuestos, deberá sumar todas sus ganancias (fácilmente en plataformas de comercio electrónico como Shopify o BigCommerce) y restar sus gastos para construir, lanzar y comercializar su negocio. Le dirá al gobierno cuánto ganó (en su formulario de impuestos personal si elige no registrar su negocio como una compañía / corporación separada, o si registra una entidad separada, en una presentación adicional para ese negocio).

Como vendedor en línea, es posible que haya escuchado palabras como "nexo" o "cumplimiento de impuestos sobre las ventas". Si realmente quiere tener éxito en el comercio electrónico, deberá tener una comprensión firme de lo que significan estos términos y cómo cumplir adecuadamente con el complejo mundo de los impuestos sobre las ventas.

Comprensión del nexo fiscal

Para tener un nexo fiscal en un estado, su empresa debe tener algún tipo de conexión con el estado. La mayoría de los estados consideran una "presencia física" para crear un nexo. Esto puede incluir tener una oficina, un empleado, un almacén, un afiliado, almacenamiento de inventario, envío directo de un tercero o presencia temporal en algo como una feria comercial.

En casi todos los casos, su empresa tendrá nexos en su estado de origen. Sin embargo, es posible que tenga nexos en varios estados.

Utilice esta guía para determinar dónde tiene nexo su empresa.

Deberá cobrar y pagar impuestos sobre las ventas en cada estado donde tenga un nexo, a menos que tenga la suerte de tener un nexo en uno de los cinco estados que no tienen impuestos sobre las ventas.

Una vez que sepa dónde tiene su negocio el nexo, consulte el Mapa de impuestos sobre las ventas estatales de TaxJar, que enumera los requisitos de recaudación de impuestos sobre las ventas de cada estado.

Muchas plataformas de ventas en línea, como Shopify y BigCommerce, lo ayudarán a calcular y cobrar el impuesto sobre las ventas, pero tenga en cuenta que sigue siendo su responsabilidad asegurarse de que está cobrando la cantidad correcta.

Envío de impuestos sobre las ventas

Deberá remitir (es decir, presentar y pagar) el impuesto sobre las ventas para todos los estados en los que está recaudando impuestos. Cada estado varía un poco en términos de sus requisitos, pero la mayoría le permite presentar y pagar en línea (algunos realmente lo requieren). El uso de un servicio como TaxJar es una forma de aliviar la carga del impuesto sobre las ventas, ya que calcularán el subtotal de los impuestos sobre las ventas y las ventas recaudados por área. ¿Y una gran ventaja? Su función AutoFile presentará automáticamente sus declaraciones de impuestos sobre las ventas. Obtenga más información sobre las características y servicios de TaxJar en nuestra Revisión de TaxJar.

Conclusión

El mundo de la contabilidad para pequeñas empresas puede ser abrumador, pero una vez que comprenda lo que se requiere de usted y tenga un buen sistema en su lugar, es mucho más fácil. La información de este artículo le ayudará a superar gran parte del proceso, pero avísenos si encuentra algo confuso mientras se ocupa de todo, ¡estaremos encantados de ayudarle!