Buchhaltung und Buchhaltung für kleine Unternehmen: Ein Leitfaden für E-Commerce-Unternehmer

Egal, ob Sie Ihr erstes E-Commerce-Geschäft gründen oder schon seit einiger Zeit online verkaufen und erst jetzt dazu kommen, die Buchhaltungsseite der Dinge herauszufinden (keine Sorge, wir verstehen es!), wir Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, die Buchhaltung für kleine Unternehmen für Ihr E-Commerce-Geschäft zu verstehen, damit Sie so einfach wie möglich durch die Steuersaison segeln können.

Wir werden in diesem Buchführungsleitfaden für kleine Unternehmen viel behandeln. Zögern Sie nicht, direkt zu dem Abschnitt zu springen, der Sie interessiert, oder trinken Sie einen Kaffee und lesen Sie diesen Beitrag von oben nach unten. Wenn Sie fertig sind, wissen Sie genau, was Sie tun müssen, um den Steuerberater glücklich zu machen und Ihre E-Commerce-Buchhaltung in Ordnung zu bringen.

Kommen wir nun zu einigen Grundlagen, damit Sie den Überblick behalten.

Registrieren Ihres Unternehmens

Wenn es um die Registrierung Ihres Unternehmens geht, müssen Sie einige Entscheidungen treffen – hauptsächlich, welche Art von Unternehmen Sie registrieren möchten. Schauen wir uns die Optionen an:

Einzelunternehmen

Dies ist eine beliebte Wahl bei neuen Geschäftsinhabern, da die Einrichtung relativ einfach und kostengünstig ist. Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Lizenzen und Genehmigungen für Ihren Staat verfügen. Dies hängt weitgehend von Ihrer Region und Branche ab. Dieser Leitfaden für die Small Business Association hilft Ihnen herauszufinden, was Sie für Ihre Region tun müssen.

Wie der Name schon sagt, sind Sie der alleinige Eigentümer dieser Unternehmensstruktur. Das bedeutet, dass Sie keinen Vorstand, Partner oder Aktionäre konsultieren müssen, was viele Eigentümer als Befreiung empfinden. Der Nachteil dieser Struktur ist, dass es keine Trennung zwischen Ihnen und dem Unternehmen gibt; Sie sind in den Augen des IRS ein und dasselbe. Dies bedeutet, dass Sie persönlich für Geschäftsschulden haftbar gemacht werden könnten (dh der IRS könnte Ihre Bankkonten, Rentenfonds oder Ihr Haus beschlagnahmen, um Schulden zu decken). Dies ist etwas, das Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens ernsthaft in Betracht ziehen sollten.

LLC (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder LLC kann eine gute Wahl sein, da sie den Eigentümern einen persönlichen Haftungsschutz bietet. Dies bedeutet, dass Ihr persönliches Vermögen im Falle einer Klage gegen Ihr Unternehmen oder Ihre Schulden rechtlich geschützt wäre. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber dem oben besprochenen Einzelunternehmen.

LLCs haben auch die einzigartige Möglichkeit, Steuern als Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft einzureichen. Sie können eine Einzelperson LLC betreiben und als Einzelunternehmer besteuert werden, oder Sie können sich dafür entscheiden, als Körperschaft Gewerbesteuer zu erheben. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Eigentümer hat, können Sie die Anmeldung als Personengesellschaft oder als Kapitalgesellschaft vornehmen – je nachdem, was für Sie besser ist.

Der Nachteil von LLCs ist, dass sie eine kurze Lebenserwartung haben können. Wenn ein Mitglied aus dem Unternehmen ausscheidet, müssen sich die anderen Eigentümer in der Regel auflösen, da die Übertragung der Mitgliedschaftsanteile schwierig ist. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden, besteht darin, einen Ausstiegsplan in die Betriebsvereinbarung aufzunehmen.

Um eine LLC zu gründen, müssen Sie einen Firmennamen wählen, eine Satzung einreichen, die Betriebsvereinbarung entwerfen und Lizenzen und Genehmigungen erwerben. Erfahren Sie hier mehr über diesen Vorgang.

Konzern

Eine Kapitalgesellschaft ist eine separate Einheit und gilt aus steuerlicher Sicht als separater Steuerpflichtiger. Diese Struktur bietet zusätzlichen Rechtsschutz und günstige Körperschaftsteuersätze. Unternehmen können auch Kapital für das Unternehmen beschaffen, indem sie Eigenkapital an Investoren verkaufen. Da Unternehmen als separate juristische Personen existieren, können sie eine lange Lebenserwartung haben, da sie sich nicht automatisch auflösen, wenn der Eigentümer ausscheidet.

Die Nachteile eines Unternehmens sind Kosten und Komplexität. Je nachdem, wie das Unternehmen aufgebaut ist, kann die Gründung eines Unternehmens möglicherweise Tausende von Dollar kosten, zusätzlich zu den laufenden Gebühren, die für die Aufrechterhaltung eines Unternehmens erforderlich sind. Es gibt auch ein hohes Maß an Regulierung auf Bundes-, Landes- und manchmal lokaler Ebene, was bedeutet, dass viel Papierkram zu erledigen ist. Die Doppelbesteuerung kann ein weiterer Nachteil sein; Gewinne werden auf Unternehmensebene und dann wieder als Aktionärseinkommen besteuert.

So starten Sie mit einer Unternehmensstruktur:

• Wählen Sie einen verfügbaren Firmennamen aus, der den in Ihrem Bundesstaat festgelegten Regeln für die Unternehmensbenennung entspricht.
• Ernennen Sie die Direktoren der Gesellschaft.
• Registrieren Sie Ihre Gesellschaft, indem Sie eine Satzung einreichen. Sie müssen die Anmeldegebühr für den Papierkram zahlen – die Gebühr liegt zwischen 100 und 800 US-Dollar, je nach Bundesstaat, in dem Sie sich gründen.
• Ausgabe von Aktien an die Erstaktionäre des Unternehmens.
• Besorgen Sie die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen für Ihr Unternehmen.

S Corporation

Dies ist eine Art von Gesellschaft, die als Standard-C-Gesellschaft beginnt, dann aber eine Steuerwahl trifft, um ihre Unternehmenseinkünfte, Verluste, Abzüge und Gutschriften an ihre Aktionäre weiterzugeben. Die Anteilinhaber müssen dann in ihrer persönlichen Steuererklärung die durchfließenden Einkünfte und Verluste melden und werden zu ihren individuellen Steuersätzen veranlagt. Dies ermöglicht es S Corps, die Doppelbesteuerung zu vermeiden, der eine Standardgesellschaft unterliegen würde.

Denken Sie daran, dass S Corporations nicht mehr als 100 Aktionäre haben dürfen. Wenn Sie also planen, Ihre Aktionärsbasis erheblich zu erweitern, oder einen Börsengang beabsichtigen, ist die S Corp-Struktur nicht die beste Option (börsennotierte Unternehmen haben oft Tausende oder Millionen von Aktionären).

Um eine S Corporation zu gründen, müssen Sie zunächst als C Corporation strukturiert sein. Alle Aktionäre müssen das Formular 2553 unterschreiben und einreichen, um den S Corp-Status zu wählen. Nachdem Sie diese Änderung vorgenommen haben, müssen Sie die entsprechenden Geschäftslizenzen und -genehmigungen erwerben, die je nach Bundesstaat variieren.

Partnerschaft

Diese Struktur ermöglicht es zwei oder mehr Personen, das gemeinsame Eigentum an einem Unternehmen zu halten, und jeder Partner muss Geld, Eigentum, Arbeit oder Fähigkeiten in das Unternehmen einbringen. Diese Struktur ist einfach und kostengünstig zu formen, und viele Menschen teilen gerne das Engagement und die Haftung mit anderen. Nachteile drehen sich um die Aufrechterhaltung von Arbeitsbeziehungen und die Aufteilung von Arbeit und Haftung. Erwartungsgemäß ist die Wahrscheinlichkeit von Meinungsverschiedenheiten hoch, da Sie bei großen Entscheidungen zusammenarbeiten müssen; Wie in jeder Beziehung ist es wichtig, frühzeitig Kompromisse zu schließen.

Um eine Partnerschaft zu beginnen, müssen Sie sich beim Staat registrieren. Dies geschieht in der Regel über das Sekretariat des Außenministeriums. Als Nächstes müssen Sie die entsprechenden Lizenzen und Genehmigungen einholen, die je nach Branche und Standort variieren. Verwenden Sie dieses Lizenzierungs- und Genehmigungstool, um zu sortieren, was eingereicht werden muss.

Schließlich ist es ein kluger Schachzug, zu Beginn Ihres Unternehmens eine Partnerschaftsvereinbarung abzuschließen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, potenzielle Probleme zu diskutieren und Ihre Entscheidungen in Bezug auf Gewinne, Beilegung von Streitigkeiten, Eigentümerwechsel und Auflösung der Partnerschaft auf Papier zu bringen.

Trennen Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen

Die Trennung Ihrer Ausgaben hat viele Vorteile. Wenn Sie ein Unternehmen oder eine LLC betreiben, hilft die Trennung Ihrer Finanzen, Ihr persönliches Vermögen vor geschäftlichen Schulden zu schützen. Und für alle ist es einfach, schnell zu sehen, wann und wo Ihr Unternehmen Geld erhält und wohin Ihr Unternehmen Geld sendet, und das alles mit einem kurzen Blick auf Ihren Kontoauszug. Sie sparen auch viel Arbeit bei der Steuerzeit, da Sie nicht mühsam Ihre persönlichen Kontoauszüge durchgehen müssen, um hervorzuheben, welche Transaktionen zu geschäftlichen Zwecken getätigt wurden.

Eröffnung eines Geschäftsbankkontos

Sofern Sie nicht als Einzelunternehmer tätig sind, sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen und Ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen getrennt zu halten.

Und selbst wenn Sie als Einzelunternehmen tätig sind, empfehlen wir Ihnen dringend, ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen und Ihre Geschäftsausgaben getrennt zu halten.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Bank Folgendes:

• Die Art der Konten, die Sie benötigen
• Der Standort von Geldautomaten und Filialen
• Die Gebühren, die Ihnen in Rechnung gestellt werden

Hier sind die Kontotypen, die Sie wahrscheinlich benötigen:

• Geschäfts-Girokonten: Diese werden oft verwendet, um Einnahmen zu erhalten und Ausgaben zu bezahlen. Beachten Sie, dass Geschäfts-Girokonten andere Gebührenstrukturen haben als Ihr Privatkonto. Sie können auch die Anzahl der kostenlosen monatlichen Abhebungen und Bareinzahlungen, die Sie tätigen können, begrenzen. Sie bieten auch oft niedrigere Zinssätze
• Sparkonten: Es ist eine gute Idee, ein Sparkonto zu verwenden, um einen Prozentsatz Ihres Einkommens zu speichern (einzubehalten), um die Steuerzahlungen für Selbstständige (Sozialversicherung und Medicare) und alle unvorhergesehenen Notfallkosten zu decken.
• Kreditkarten: Zahlen Sie sie jeden Monat vollständig aus, um die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens aufzubauen.

Nachverfolgung von Ausgaben und Entwicklung eines Aufzeichnungssystems

Auch wenn es einfach ist, alle Ihre Belege in einen Schuhkarton zu stecken und sie zu vergessen, ermöglicht Ihnen die ordnungsgemäße Nachverfolgung Ihrer Ausgaben auch, zu sehen, wo Sie Geld ausgeben, und hilft Ihnen, alle für Ihr Unternehmen verfügbaren abzugsfähigen Ausgaben geltend zu machen (was können Ihre Steuerbelastung senken).

Die Vorteile der Nachverfolgung Ihrer Ausgaben

Das Führen von Aufzeichnungen ist nicht nur hilfreich, um Ihre Steuern einzureichen und Ihre Finanzen zu überwachen – es ist eine gesetzliche Anforderung des IRS. Außerdem wird ein System zur Verfolgung Ihrer Ausgaben und zur Führung gut organisierter Geschäftsunterlagen Ihr Leben auf lange Sicht viel einfacher machen.

Wie lange sollten Sie Steuerunterlagen aufbewahren?

Im Allgemeinen müssen Sie Steuerunterlagen drei Jahre lang ab dem Datum der Einreichung der Steuererklärung oder ab dem Fälligkeitsdatum der Steuererklärung (je nachdem, was später eintritt) aufbewahren. Wenn Sie Ihre Rücksendung vorzeitig eingereicht haben, wird sie als am Fälligkeitsdatum eingereicht behandelt.

Beachten Sie, dass es einige Ausnahmen von dieser Regel gibt.

So speichern Sie Steuerunterlagen

Ihre Platten in einen staubigen Schuhkarton zu stopfen wird nur zu Kopfschmerzen und zusätzlicher Arbeit führen. Wenn es um die Aufbewahrung Ihrer Quittungen und Aufzeichnungen geht, können Sie den altmodischen Weg gehen und Ihre Aufzeichnungen in einem Aktenschrank aufbewahren. Aber Sie sind ein moderner E-Commerce-Unternehmer, also nehmen Sie unseren Rat an, gehen Sie papierlos und speichern Sie Ihre Dokumente elektronisch.

Während der IRS digitale Kopien von Dokumenten akzeptiert, müssen Sie in der Lage sein, eine gedruckte, lesbare Kopie des Dokuments zu erstellen, wenn er dies verlangt. Speichern Sie Kopien Ihrer Belege und Steuerunterlagen online in einem sicheren Cloud-Speichersystem wie Sync, Dropbox, Google Drive oder Evernote. Oder nutzen Sie einen Dienst wie Shoeboxed.

Hier ist ein großartiger Hack: Richten Sie eine exklusive Buchhaltungs-E-Mail-Adresse ([email protected]) ein und richten Sie dann eine Postfachregel ein, um E-Mails automatisch an Ihre Shoeboxed-E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Dann leiten Sie jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung oder Quittung erhalten, an Ihre Buchhaltungs-E-Mail-Adresse weiter und sie wird in ihrem System digitalisiert.

Wir empfehlen auch, eine Sicherungskopie der Dokumente an einem zweiten Ort aufzubewahren, z. B. auf einer passwortgeschützten Festplatte oder einem sekundären Cloud-Speichersystem.

Welche Ausgaben sollten Sie verfolgen?

In erster Linie müssen Sie alle abzugsfähigen Ausgaben, die Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen möchten, nachverfolgen (und den Nachweis führen).

Im Allgemeinen können Sie mit dem IRS Ausgaben abziehen, die sowohl gewöhnlich als auch für Ihre Branche erforderlich sind. Wenn Sie überprüfen möchten, ob Sie alle für Ihr Unternehmen verfügbaren Abzüge geltend machen, finden Sie hier eine umfangreiche Liste der Steuerabzüge für kleine Unternehmen.

Sie müssen außerdem Folgendes verfolgen:

• Quittungen
• Bank- und Kreditkartenabrechnungen
• Rechnungen
• Stornierte Schecks
• Rechnungen
• Zahlungsbestätigung
• Jahresabschlüsse von Bench oder Ihrem Buchhalter
• Bisherige Steuererklärungen
• W2 und 1099 Formen
• Alle anderen Belege, die ein Einkommen, einen Abzug oder eine Gutschrift belegen, die in Ihrer Steuererklärung angegeben sind

Es ist wichtig zu beachten, dass dies keine vollständige Liste ist, da die Art Ihres Unternehmens die Art der Aufzeichnungen beeinflusst, die Sie für Bundessteuerzwecke aufbewahren müssen.

Auswahl einer Buchhaltungslösung

Warum Sie Buchhaltung brauchen

Wenn Sie neu in der Wirtschaftsbranche sind, denken Sie wahrscheinlich: „Warum in aller Welt muss ich die Buchhaltung machen?“ Und wer könnte es dir verdenken? Die Buchhaltung wird häufig als die Aufgabe bezeichnet, die die meisten Kleinunternehmer verabscheuen.

Leider verlangt der IRS, dass Sie finanzielle Aufzeichnungen führen. Die Buchführung – die konsistente Erfassung der täglichen Transaktionen Ihres Unternehmens und deren Zusammenfassung in Jahresabschlüssen – war die Antwort auf diese Anforderung.

Viele erfahrene Unternehmer wissen nicht genau, wie sich die Buchhaltung von der Buchhaltung unterscheidet. Bevor wir uns also mit den Optionen befassen, die Sie haben, um Ihre Bücher zu erledigen, lassen Sie uns das zuerst klären.

Buchhaltung ist der Prozess der einheitlichen Erfassung täglicher Transaktionen. Das Führen von Aufzeichnungen und die Vorbereitung fallen unter die Buchführung. Auf der anderen Seite beziehen sich allgemeinere Dinge wie das Entwerfen eines Systems und das Analysieren/Verifizieren von Informationen auf die Buchhaltung . Die Prozesse rund um die Buchhaltung sind von zentraler Bedeutung, denn sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihres Geschäfts und bereiten Ihr Unternehmen auf die übergeordnete Strategiearbeit im Rechnungswesen vor.

Die Vorteile der Buchhaltung

Perverserweise gibt es, wie der IRS schnell betont, eine große Liste von Vorteilen, wenn Sie Ihre Bücher auf dem neuesten Stand halten. Konkret kann Ihnen die Buchhaltung dabei helfen:

• Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens
• Bereiten Sie Ihren Jahresabschluss vor
• Identifizieren Sie Ihre Einkommensquellen
• Behalten Sie Ihre abzugsfähigen Ausgaben im Auge
• Behalten Sie den Überblick über Ihre Immobilienbasis
• Erstellen Sie Ihre Steuererklärungen
• Unterstützen Sie Artikel, die in Ihren Steuererklärungen gemeldet sind

Ohne Buchhaltung und steuerliche Abschlüsse würden Sie Schwierigkeiten haben, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen, wichtige strategische Finanzentscheidungen zu treffen, und die Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter wäre äußerst schwierig.

So erledigen Sie Ihre Buchhaltung

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Buchhaltung zu erledigen. Ihre Optionen umfassen im Wesentlichen DIY, die Einstellung einer internen Person oder das Outsourcing an ein Unternehmen wie Bench.

DIY Buchhaltung

Wenn Sie neu sind und Ihr Unternehmen relativ klein ist, ist es am besten, Kosten zu sparen und zunächst Ihre eigene Buchhaltung zu führen. Ihre Buchhaltungslast wird nicht zu groß sein, also probieren Sie eine Do-it-yourself-Software wie Wave aus. Es wurde für kleine Unternehmen entwickelt und ist kostenlos zu verwenden. Wenn Sie sich ehrgeizig fühlen, schauen Sie sich kostenlose Online-Buchhaltungskurse wie diesen von Accounting Coach an. Wenn Sie Ihre Bücher jetzt selbst machen, möchten Sie schließlich sicherstellen, dass Sie sie richtig machen.

Auslagern

Wenn Ihr E-Commerce-Geschäft wächst, werden Sie feststellen, dass Ihr Buchhaltungsadministrator zunehmen wird und Sie von anderen wichtigen Aufgaben abgehalten werden. Hier kommt Outsourcing ins Spiel. Mit einem Online-Buchhaltungsservice wie Bench können Sie Ihre Buchhaltungsarbeiten an einen professionellen Buchhalter übergeben, müssen jedoch nicht mit den Kosten oder dem Verwaltungsaufwand eines Mitarbeiters konfrontiert werden, der sich um die Bücher kümmert für dich. Jeden Monat wird Ihnen Ihr Jahresabschluss zugesandt und Sie können sich jederzeit online oder telefonisch an Ihren Buchhalter wenden.

Stellen Sie einen hauseigenen Buchhalter ein

Größere Unternehmen mit einem enormen Buchhaltungsaufwand stellen oft einen Buchhalter ein, der intern arbeitet. Es kann eine teure Option sein, also sollte es wirklich nicht etwas sein, das Sie beim ersten Start in Betracht ziehen müssen.

Alles, was mit Aufzeichnungen oder Vorbereitung zu tun hat, ist Buchhaltung. Alles, was weiter gefasst ist, wie Finanzprognosen, Berichterstattung und Analyse, ist das Rechnungswesen.

Wie und wann man mit einem CPA arbeitet

Wie bereits erwähnt, ist die Rechnungslegung die umfassendere, übergeordnete Aktivität der Verarbeitung und Übermittlung von Finanzinformationen. Die Einstellung eines Buchhalters ist eine gute Idee, auch wenn Sie ein Buchhaltungssystem haben.

Was ein guter CPA für Sie tun kann

Ein Buchhalter nimmt die von Ihrem Buchhalter erstellten Jahresabschlüsse und macht aussagekräftige Beobachtungen über die Gesundheit Ihres Unternehmens. Diese Übersicht auf hoher Ebene gibt Ihnen eine bessere Vorstellung davon, wie Ihr Unternehmen läuft und welche Kurskorrekturen Sie vornehmen können, um die Angelegenheit zu verbessern.

CPAs helfen Ihnen oft bei diesen Aufgaben:

• Steuererklärung
• Beratung in Steuer- und Finanzangelegenheiten (einschließlich Möglichkeiten zur Senkung Ihrer Steuerbelastung)
• Audit-Unterstützung

Um einen Buchhalter zu finden, ist es am besten, per Überweisung zu gehen. Informieren Sie sich bei Ihrem Anwalt, Ihrer Bank oder Freunden in Ihrer Branche. Die Society of Certified Public Accountants in Ihrem Bundesstaat kann Ihnen auch helfen (lassen Sie sie wissen, dass Sie nach einem CPA mit Erfahrung im E-Commerce-Geschäft suchen).

Fragen an Ihren CPA, um Ihre Steuerrechnung zu reduzieren

Eines der Dinge, bei denen Ihr CPA helfen kann, ist die Reduzierung Ihrer Steuerrechnung. Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich bei Ihrem nächsten Treffen mit Ihrem CPA stellen sollten:

• Welche Betriebsausgaben kann ich absetzen und welche sind teilweise abzugsfähig?
• Gab es Änderungen der Steuervorschriften, die sich auf mein Unternehmen auswirken?
• Beeinflusst mich die Rechtsform meines Unternehmens steuerlich?
• Kann ich meine Krankenversicherungskosten abziehen?
• Kann ich meine Beiträge zur Altersvorsorge abziehen?
• Wie gehe ich mit Steuerformularen für meine Angestellten und selbstständigen Auftragnehmer um?
• Welche Unterlagen muss ich das ganze Jahr über aufbewahren?
• Was kann ich jetzt tun, um im nächsten Jahr Steuern zu sparen?

Ein guter CPA wird sich wahrscheinlich sowieso mit all diesen Themen befassen, aber es ist gut, an jedem Meeting teilzunehmen, das mit einer Liste von Dingen vorbereitet ist, die Sie besprechen möchten.

Wie man mit Mitarbeitern und Auftragnehmern arbeitet

Wenn Sie jemanden einstellen, der Ihnen bei Ihrem Unternehmen hilft, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter klassifizieren: Sind sie Angestellte oder Auftragnehmer?

Der wichtigste Grund für die Klassifizierung von Arbeitnehmern besteht darin, zu bestimmen, welche Steuern zu welchem ​​Zeitpunkt von wem gezahlt werden. Wenn Sie etwas falsch machen, können Sie mit Strafen und Nachsteuern rechnen.

So klassifizieren Sie Ihre Mitarbeiter

Also, wie macht man es richtig? Die beiden gängigsten Klassifikationen sind Angestellter und unabhängiger Auftragnehmer.

Ein Mitarbeiter ist eine Person, über die Sie im Rahmen des Zumutbaren die verhaltensmäßige und finanzielle Kontrolle haben. Wenn Sie also den Arbeiter schulen, bestimmte Stunden festlegen und entscheiden, wie die Arbeit erledigt wird, ist diese Person Ihr Angestellter.

Wenn der Arbeitnehmer jedoch seine eigenen Arbeitszeiten festlegt und entscheidet, wie und wann er seine Arbeit abschließt, handelt es sich wahrscheinlich um einen unabhängigen Auftragnehmer.

So reichen Sie Formulare für Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer ein

Je nachdem, ob Sie einen Mitarbeiter oder einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen, müssen Sie unterschiedliche Steuerformulare einreichen.

Wenn Sie einem unabhängigen Auftragnehmer während des Steuerjahres mehr als 600 US-Dollar zahlen, müssen Sie ein Formular W9 erstellen und ein Formular 1099 einreichen. Das Formular 1099 ist ein Steuerformular, das der IRS verwendet, um verschiedene Einkünfte zu verfolgen. Sie verwenden es, um Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer zu verfolgen und zu melden. Wenn Sie beispielsweise einen Designer mit der Erstellung eines Logos und Marketingmaterials für Ihren Shop beauftragen und ihm mehr als 600 US-Dollar im Jahr zahlen, müssen Sie ihm eine 1099 ausstellen. Um die Informationen zu erhalten, die Sie zum Ausfüllen einer 1099 benötigen, lassen Sie jeden Ihrer Auftragnehmer ein W9 ausfüllen und bewahren Sie es für sie auf. Senden Sie den Abschnitt „Kopie B“ an Ihre Auftragnehmer und senden Sie „Kopie A“ an den IRS. Dienste wie Gusto senden 1099s in Ihrem Namen, was eine schöne Zeitersparnis ist.

Für Mitarbeiter müssen Sie ein Formular W-2 einreichen und Steuern und Sozialleistungen einbehalten und zahlen.

Erhebung der Umsatzsteuer

Wenn Sie selbst ein Unternehmen führen, erwarten die meisten Regierungen, dass Sie Ihre Gewinne versteuern. Das bedeutet, dass Sie in der Steuersaison alle Ihre Gewinne addieren müssen (einfach auf E-Commerce-Plattformen wie Shopify oder BigCommerce) und Ihre Ausgaben für den Aufbau, die Einführung und die Vermarktung Ihres Unternehmens abziehen. Sie teilen der Regierung mit, wie viel Sie verdient haben (auf Ihrem persönlichen Steuerformular, wenn Sie Ihr Unternehmen nicht als separates Unternehmen / Unternehmen registrieren möchten, oder wenn Sie eine separate Einheit registrieren, auf einer zusätzlichen Einreichung für dieses Unternehmen).

Als Online-Verkäufer haben Sie vielleicht schon Wörter wie „Nexus“ oder „Umsatzsteuerkonformität“ gehört. Wenn Sie im E-Commerce erfolgreich sein wollen, müssen Sie genau wissen, was diese Begriffe bedeuten und wie Sie die komplexe Welt der Umsatzsteuer richtig einhalten.

Steuer-Nexus verstehen

Um einen Steuernexus in einem Staat zu haben, muss Ihr Unternehmen eine Art Verbindung zum Staat haben. Die meisten Staaten betrachten eine „physische Präsenz“, um einen Nexus zu schaffen. Dies kann die Einrichtung eines Büros, eines Mitarbeiters, eines Lagers, einer Tochtergesellschaft, einer Lagerhaltung, des Direktversands von einem Drittanbieter oder einer vorübergehenden Präsenz auf einer Messe sein.

In fast allen Fällen hat Ihr Unternehmen einen Nexus in Ihrem Heimatstaat. Es ist jedoch möglich, dass Sie Nexus in mehreren Staaten haben.

Verwenden Sie diesen Leitfaden, um festzustellen, wo Ihr Unternehmen einen Nexus hat.

Sie müssen in jedem Bundesstaat, in dem Sie Nexus haben, Umsatzsteuer erheben und zahlen, es sei denn, Sie haben das Glück, Nexus in einem der fünf Bundesstaaten ohne Umsatzsteuer zu haben.

Sobald Sie wissen, wo Ihr Unternehmen einen Nexus hat, sehen Sie sich die State Sales Tax Map von TaxJar an – sie listet die Umsatzsteuererhebungsanforderungen jedes Bundesstaates auf.

Viele Online-Verkaufsplattformen wie Shopify und BigCommerce helfen Ihnen dabei, die Umsatzsteuer zu berechnen und einzuziehen. Denken Sie jedoch daran, dass es immer noch in Ihrer Verantwortung liegt, sicherzustellen, dass Sie den richtigen Betrag berechnen.

Umsatzsteuer abführen

Sie müssen für alle Staaten, in denen Sie Steuern erheben, Umsatzsteuer abführen (dh einreichen und bezahlen). Jeder Bundesstaat variiert ein wenig in Bezug auf seine Anforderungen, aber die meisten ermöglichen es Ihnen, online einzureichen und zu bezahlen (einige erfordern dies sogar). Die Verwendung eines Dienstes wie TaxJar ist eine Möglichkeit, die Umsatzsteuerbelastung zu verringern, da sie Ihre Umsatzsteuer und Umsatzsteuer nach Gebiet aufsummieren. Und ein großer Bonus? Ihre AutoFile-Funktion wird Ihre Umsatzsteuererklärungen automatisch für Sie einreichen. Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Dienstleistungen von TaxJar in unserem TaxJar Review.

Abschluss

Die Welt der Buchhaltung für kleine Unternehmen kann überwältigend sein, aber wenn Sie erst einmal verstanden haben, was von Ihnen verlangt wird, und ein gutes System eingerichtet haben, ist es viel einfacher. Die Informationen in diesem Artikel werden Sie durch einen Großteil des Prozesses führen, aber lassen Sie es uns wissen, wenn Sie bei der Bearbeitung auf etwas Verwirrendes stoßen – wir helfen Ihnen gerne!