การบัญชีและการทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก: คู่มือสำหรับผู้ประกอบการอีคอมเมิร์ซ

ไม่ว่าคุณจะเปิดตัวธุรกิจอีคอมเมิร์ซครั้งแรก หรือหากคุณขายออนไลน์มาระยะหนึ่งแล้ว และตอนนี้คุณเพิ่งจะค้นพบด้านบัญชีของสิ่งต่างๆ (ไม่ต้องกังวล เราเข้าใจแล้ว!) เรา พร้อมช่วยให้คุณเข้าใจการทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็กสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ เพื่อให้คุณสามารถผ่านฤดูภาษีได้อย่างง่ายดายที่สุด

เราจะกล่าวถึงมากในคู่มือการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กนี้ อย่าลังเลที่จะข้ามไปยังส่วนที่คุณสนใจโดยตรง หรือหยิบกาแฟแล้วอ่านโพสต์นี้จากบนลงล่าง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ผู้เสียภาษีมีความสุขและได้รับบัญชีอีคอมเมิร์ซของคุณตามลำดับ

ตอนนี้ มาเข้าสู่พื้นฐานบางอย่างเพื่อที่คุณจะได้อยู่เหนือสิ่งอื่นใด

การลงทะเบียนธุรกิจของคุณ

เมื่อพูดถึงการลงทะเบียนธุรกิจของคุณ คุณจะมีทางเลือกในการตัดสินใจ โดยหลักแล้ว ธุรกิจประเภทใดที่คุณจะลงทะเบียน ลองดูตัวเลือก:

แต่เพียงผู้เดียว

นี่เป็นตัวเลือกยอดนิยมในหมู่เจ้าของธุรกิจใหม่ เนื่องจากการตั้งค่าค่อนข้างง่ายและราคาไม่แพง ขั้นตอนแรกคือทำให้แน่ใจว่าคุณมีใบอนุญาตและใบอนุญาตที่ถูกต้องสำหรับรัฐของคุณ ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับภูมิภาคและอุตสาหกรรมของคุณ คู่มือสมาคมธุรกิจขนาดเล็กนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าคุณต้องทำอะไรในพื้นที่ของคุณ

ตามชื่อที่แนะนำ คุณเป็นเจ้าของโครงสร้างธุรกิจนี้แต่เพียงผู้เดียว นั่นหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องปรึกษาคณะกรรมการ หุ้นส่วน หรือผู้ถือหุ้น ซึ่งเจ้าของจำนวนมากพบว่ามีอิสระ ข้อเสียของโครงสร้างนี้คือไม่มีการแบ่งแยกระหว่างตัวคุณกับธุรกิจ คุณเป็นหนึ่งเดียวกันในสายตาของกรมสรรพากร ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องรับผิดเป็นการส่วนตัวสำหรับหนี้ธุรกิจใดๆ (เช่น IRS อาจยึดบัญชีธนาคารของคุณ กองทุนเกษียณอายุ หรือบ้านของคุณเพื่อชำระหนี้) นี่คือสิ่งที่คุณจะต้องพิจารณาอย่างจริงจังเมื่อตั้งค่าธุรกิจของคุณ

LLC (บริษัท รับผิด จำกัด )

บริษัท รับผิด จำกัด หรือ LLC อาจเป็นทางเลือกที่ดีเพราะให้ความคุ้มครองความรับผิดส่วนบุคคลสำหรับเจ้าของ ซึ่งหมายความว่าทรัพย์สินส่วนบุคคลของคุณจะได้รับการคุ้มครองตามกฎหมายหากมีการฟ้องร้องต่อธุรกิจหรือหนี้สินของคุณ นี่เป็นประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่เหนือการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวที่เรากล่าวถึงข้างต้น

LLCs ยังมีตัวเลือกพิเศษในการยื่นภาษีในฐานะเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว บริษัท หรือหุ้นส่วน คุณสามารถดำเนินการ LLC แบบบุคคลเดียวและต้องเสียภาษีในฐานะเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวหรือคุณสามารถเลือกยื่นภาษีธุรกิจในฐานะนิติบุคคลได้ ในทำนองเดียวกัน หากธุรกิจของคุณมีเจ้าของหลายคน คุณสามารถเลือกที่จะยื่นเป็นหุ้นส่วนหรือเป็นบริษัทก็ได้ แล้วแต่ว่าอย่างไหนดีกว่าสำหรับคุณ

ข้อเสียของ LLCs คือพวกเขาสามารถมีอายุขัยสั้นได้ หากสมาชิกคนหนึ่งลาออกจากบริษัท เจ้าของอีกคนหนึ่งมักจะต้องเลิกกิจการ เนื่องจากเป็นการยากที่จะโอนดอกเบี้ยของสมาชิก วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการรวมแผนการออกในข้อตกลงการดำเนินงาน

ในการจัดตั้ง LLC คุณจะต้องเลือกชื่อธุรกิจ ไฟล์บทความขององค์กร ร่างข้อตกลงในการดำเนินงาน และรับใบอนุญาตและใบอนุญาต เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการนี้ที่นี่

บริษัท

บริษัทเป็นนิติบุคคลแยกต่างหาก และจากมุมมองด้านภาษี จะถือว่าเป็นผู้เสียภาษีแยกต่างหาก โครงสร้างนี้มาพร้อมกับการคุ้มครองทางกฎหมายเพิ่มเติมและอัตราภาษีนิติบุคคลที่ดี บริษัทยังสามารถระดมทุนสำหรับธุรกิจโดยการขายหุ้นให้กับนักลงทุน เนื่องจากบริษัทมีอยู่ในฐานะนิติบุคคลที่แยกจากกัน พวกเขาจึงสามารถมีอายุขัยยืนยาวได้ เนื่องจากบริษัทจะไม่เลิกกิจการโดยอัตโนมัติหากเจ้าของออกจากบริษัท

ข้อเสียของบริษัทคือต้นทุนและความซับซ้อน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดตั้งบริษัท อาจต้องใช้เงินหลายพันดอลลาร์ในการเริ่มต้นบริษัท นอกเหนือจากค่าธรรมเนียมต่อเนื่องที่จำเป็นในการดูแลบริษัท นอกจากนี้ยังมีกฎระเบียบระดับสูงในระดับรัฐบาลกลาง รัฐ และบางครั้งในระดับท้องถิ่น ซึ่งหมายความว่ามีงานเอกสารจำนวนมากที่ต้องทำ การเก็บภาษีซ้ำซ้อนอาจเป็นข้อเสียอีกอย่างหนึ่ง กำไรจะถูกเก็บภาษีในระดับองค์กร และอีกครั้งเป็นรายได้ของผู้ถือหุ้น

ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มต้นใช้งานโครงสร้างธุรกิจขององค์กร:

• เลือกชื่อธุรกิจที่สามารถใช้ได้และเป็นไปตามกฎการตั้งชื่อองค์กรที่กำหนดโดยรัฐของคุณ
• แต่งตั้งกรรมการบริษัท
• จดทะเบียนบริษัทของคุณโดยยื่นบทความของบริษัท คุณจะต้องชำระค่าธรรมเนียมการยื่นเอกสาร - ค่าธรรมเนียมมีตั้งแต่ 100 ถึง 800 เหรียญขึ้นอยู่กับรัฐที่คุณรวมไว้
• ออกหุ้นให้แก่ผู้ถือหุ้นรายแรกของบริษัท
• รับใบอนุญาตและใบอนุญาตที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ

เอส คอร์ปอเรชั่น

นี่คือประเภทของ บริษัท ที่เริ่มต้นในฐานะ C Corporation มาตรฐาน แต่จากนั้นทำการเลือกตั้งภาษีเพื่อส่งผ่านรายได้องค์กร การสูญเสีย การหักเงิน และเครดิตไปยังผู้ถือหุ้น จากนั้นผู้ถือหุ้นจะต้องรายงานรายได้และขาดทุนที่ไหลผ่านในการคืนภาษีส่วนบุคคลและประเมินภาษีตามอัตราภาษีของแต่ละคน สิ่งนี้ทำให้ S Corps สามารถหลีกเลี่ยงการเก็บภาษีซ้ำซ้อนซึ่งบริษัทมาตรฐานจะต้องอยู่ภายใต้

โปรดทราบว่า S Corporations ไม่ได้รับอนุญาตให้มีผู้ถือหุ้นมากกว่า 100 ราย ดังนั้น หากคุณกำลังวางแผนที่จะขยายฐานผู้ถือหุ้นของคุณอย่างมีนัยสำคัญ หรือคุณตั้งใจที่จะเปิดเผยต่อสาธารณะ โครงสร้าง S Corp จะไม่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ (บริษัทที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์มักมีผู้ถือหุ้นหลายพันหรือหลายล้านคน)

ในการจัดตั้ง S Corporation คุณต้องมีโครงสร้างเป็น C Corporation ก่อน ผู้ถือหุ้นทุกคนต้องลงนามและยื่นแบบฟอร์ม 2553 เพื่อเลือกสถานะ S Corp หลังจากที่คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงนี้แล้ว คุณจะต้องได้รับใบอนุญาตและใบอนุญาตทางธุรกิจที่เหมาะสม ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

ห้างหุ้นส่วน

โครงสร้างนี้อนุญาตให้บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปถือกรรมสิทธิ์ร่วมกันในธุรกิจได้ และหุ้นส่วนแต่ละรายจำเป็นต้องบริจาคเงิน ทรัพย์สิน แรงงาน หรือทักษะให้กับธุรกิจ โครงสร้างนี้เรียบง่ายและราคาไม่แพง หลายคนชอบแบ่งปันความมุ่งมั่นและความรับผิดกับคนอื่น ข้อเสียคือการรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานและการแบ่งงานและความรับผิด ตามที่คาดไว้ ความเป็นไปได้สำหรับความขัดแย้งนั้นสูง เนื่องจากคุณต้องร่วมมือในการตัดสินใจครั้งใหญ่ เช่นเดียวกับความสัมพันธ์ใดๆ การเรียนรู้ที่จะประนีประนอมตั้งแต่เนิ่นๆเป็นสิ่งสำคัญ

ในการเริ่มต้นการเป็นหุ้นส่วน คุณจะต้องลงทะเบียนกับรัฐ โดยปกติจะทำผ่านสำนักงานเลขาธิการแห่งรัฐ ถัดไป คุณจะต้องได้รับใบอนุญาตที่เกี่ยวข้องและใบอนุญาตซึ่งแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและสถานที่ตั้ง ใช้เครื่องมือการออกใบอนุญาตและอนุญาตนี้เพื่อแยกแยะสิ่งที่ต้องยื่น

สุดท้าย คุณควรสร้างข้อตกลงความร่วมมือตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจของคุณ การทำเช่นนี้ทำให้คุณมีโอกาสหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและตัดสินใจเกี่ยวกับผลกำไร การแก้ไขข้อพิพาท วิธีเปลี่ยนความเป็นเจ้าของ และวิธีเลิกหุ้นส่วนทางธุรกิจทั้งหมดลงในกระดาษ

การแยกการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจของคุณ

การแยกค่าใช้จ่ายของคุณมีประโยชน์มากมาย หากคุณดำเนินธุรกิจในบริษัทหรือ LLC การแยกการเงินจะช่วยปกป้องทรัพย์สินส่วนบุคคลของคุณจากหนี้สินทางธุรกิจ และสำหรับทุกคน เป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณที่จะดูได้อย่างรวดเร็วว่าธุรกิจของคุณได้รับเงินจากที่ใดและเมื่อใด และธุรกิจของคุณกำลังส่งเงินจากที่ใด ทั้งหมดนี้ทำได้เพียงแค่ชำเลืองมองใบแจ้งยอดธนาคารของธุรกิจของคุณ คุณจะประหยัดเวลาในการทำงานได้มากเพราะไม่ต้องเสียภาษีให้ยุ่งยากผ่านใบแจ้งยอดธนาคารส่วนบุคคลของคุณเพื่อเน้นว่าธุรกรรมใดที่ทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

การเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ

เว้นแต่คุณจะประกอบธุรกิจเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว คุณจะต้องเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจและแยกการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจออกจากกัน

และแม้ว่าคุณจะดำเนินการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว เราขอแนะนำให้คุณเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจและแยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณออกจากกัน

เมื่อคุณกำลังเลือกธนาคาร ให้พิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น

• ประเภทบัญชีที่คุณต้องการ
• ที่ตั้งตู้เอทีเอ็มและสาขา
• ค่าธรรมเนียมที่คุณจะถูกเรียกเก็บ

ต่อไปนี้คือประเภทบัญชีที่คุณต้องการมากที่สุด:

• บัญชีตรวจสอบธุรกิจ: มักใช้เพื่อรับรายได้และจ่ายค่าใช้จ่าย โปรดทราบว่าบัญชีตรวจสอบธุรกิจมีโครงสร้างค่าธรรมเนียมที่แตกต่างจากบัญชีส่วนตัวของคุณ พวกเขายังอาจจำกัดจำนวนการถอนรายเดือนฟรีและเงินฝากเงินสดที่คุณสามารถทำได้ พวกเขามักจะให้อัตราดอกเบี้ยที่ต่ำกว่า
• บัญชีออมทรัพย์: เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้บัญชีออมทรัพย์เพื่อเก็บ (หัก ณ ที่จ่าย) เปอร์เซ็นต์ของรายได้ของคุณเพื่อครอบคลุมการจ่ายภาษีของตนเอง (ประกันสังคมและ Medicare) และค่าใช้จ่ายฉุกเฉินที่ไม่คาดฝัน
• บัตรเครดิต: ชำระเต็มจำนวนในแต่ละเดือนเพื่อสร้างเครดิตให้กับธุรกิจของคุณ

การติดตามค่าใช้จ่ายและการพัฒนาระบบการเก็บบันทึก

แม้ว่าจะเป็นเรื่องง่ายที่จะใส่ใบเสร็จทั้งหมดของคุณลงในกล่องรองเท้าแล้วลืมไปก็ตาม การติดตามค่าใช้จ่ายของคุณอย่างถูกต้องยังช่วยให้คุณเห็นว่าคุณกำลังใช้จ่ายเงินที่ใด และช่วยให้คุณอ้างสิทธิ์ค่าใช้จ่ายที่หักได้ทั้งหมดที่มีให้กับธุรกิจของคุณ (ซึ่ง สามารถลดค่าภาษีได้)

ประโยชน์ของการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ

การเก็บบันทึกไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ในการยื่นภาษีและติดตามการเงินของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายที่ IRS กำหนด นอกจากนี้ การมีระบบติดตามค่าใช้จ่ายของคุณและเก็บบันทึกทางธุรกิจที่มีการจัดการอย่างดี จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นในระยะยาว

คุณควรเก็บบันทึกภาษีไว้นานแค่ไหน?

โดยทั่วไป คุณต้องเก็บบันทึกภาษีเป็นเวลาสามปีนับจากวันที่ยื่นแบบคืน หรือนับจากวันที่ครบกำหนดของการคืนภาษี (แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดภายหลัง) หากคุณยื่นคืนก่อนกำหนด จะถือว่ายื่นตามวันครบกำหนด

หมายเหตุ มีข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎนี้

วิธีการจัดเก็บบันทึกภาษี

การเก็บบันทึกของคุณลงในกล่องรองเท้าที่เต็มไปด้วยฝุ่นจะทำให้ปวดหัวและงานเพิ่มเติมต้องเสียภาษี เมื่อพูดถึงการจัดเก็บใบเสร็จและบันทึกของคุณ คุณสามารถใช้เส้นทางแบบเก่าและเก็บบันทึกของคุณไว้ในตู้เก็บเอกสาร แต่คุณเป็นผู้ประกอบการอีคอมเมิร์ซสมัยใหม่ ดังนั้นโปรดทำตามคำแนะนำของเรา ไม่ใช้กระดาษ และจัดเก็บเอกสารของคุณทางอิเล็กทรอนิกส์

แม้ว่า IRS จะยอมรับสำเนาดิจิทัลของเอกสาร แต่คุณจำเป็นต้องสามารถพิมพ์สำเนาเอกสารที่อ่านออกได้หากพวกเขาร้องขอ จัดเก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินและบันทึกภาษีของคุณทางออนไลน์ในระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย เช่น Sync, Dropbox, Google Drive หรือ Evernote หรือใช้บริการอย่าง Shoeboxed

นี่คือเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยม: ตั้งค่าที่อยู่อีเมลสำหรับบัญชีพิเศษ ([email protected]) จากนั้นตั้งค่ากฎของกล่องจดหมายเพื่อส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ใส่กล่องรองเท้าของคุณโดยอัตโนมัติ จากนั้นทุกครั้งที่คุณได้รับใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน ให้ส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลของบัญชีของคุณ และจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลในระบบของพวกเขา

นอกจากนี้ เราขอแนะนำให้คุณเก็บสำเนาสำรองของเอกสารไว้ในตำแหน่งที่สอง เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน หรือระบบจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์สำรอง

คุณควรติดตามค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?

ก่อนอื่น คุณจะต้องติดตาม (และเก็บหลักฐานไว้) ทุกค่าใช้จ่ายที่นำไปหักลดหย่อนที่คุณตั้งใจจะอ้างสิทธิ์ในการคืนภาษีของคุณ

โดยทั่วไปกรมสรรพากรอนุญาตให้คุณหักค่าใช้จ่ายที่ทั้งธรรมดาและจำเป็นสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ หากคุณต้องการตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณกำลังอ้างสิทธิ์ทุกรายการหักสำหรับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือรายการการหักภาษีธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก

คุณจะต้องติดตาม:

• รายรับ
• ใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต
• ตั๋วเงิน
• เช็คที่ยกเลิก
• ใบแจ้งหนี้
• หลักฐานการชำระเงิน
• งบการเงินจาก Bench หรือผู้ทำบัญชี
• การคืนภาษีครั้งก่อน
• แบบฟอร์ม W2 และ 1099
• เอกสารหลักฐานอื่นๆ ที่สนับสนุนรายการของรายได้ การหัก หรือเครดิตที่แสดงในการคืนภาษีของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่านี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุม เนื่องจากลักษณะของธุรกิจของคุณจะส่งผลต่อประเภทของบันทึกที่คุณต้องเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง

การเลือกโซลูชันการทำบัญชี

ทำไมคุณต้องทำบัญชี

หากคุณยังใหม่ต่ออุตสาหกรรมธุรกิจ คุณอาจกำลังคิดว่า: “ทำไมฉันต้องทำบัญชีด้วย” และใครสามารถตำหนิคุณได้? การทำบัญชีมักถูกโหวตให้เป็นงานที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เกลียดชัง

ขออภัย IRS กำหนดให้คุณเก็บบันทึกทางการเงิน การทำบัญชี—การบันทึกธุรกรรมรายวันของธุรกิจของคุณอย่างสม่ำเสมอและรวบรวมเป็นงบการเงิน—คือคำตอบสำหรับข้อกำหนดนี้

ผู้ประกอบการมากประสบการณ์หลายคนไม่ค่อยรู้ว่าการทำบัญชีแตกต่างจากการบัญชีอย่างไร ดังนั้นก่อนที่เราจะพูดถึงตัวเลือกที่คุณมีสำหรับการทำหนังสือให้เสร็จ เรามาทำความเข้าใจกันก่อน

การทำบัญชี เป็นกระบวนการบันทึกธุรกรรมรายวันในลักษณะที่สอดคล้องกัน การเก็บบันทึกและการเตรียมการอยู่ภายใต้การทำบัญชี ในทางกลับกัน สิ่งที่กว้างกว่า เช่น การออกแบบระบบและการวิเคราะห์/ตรวจสอบข้อมูล เกี่ยวข้องกับการ บัญชี กระบวนการที่ประกอบด้วยการทำบัญชีเป็นกุญแจสำคัญ เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นในแต่ละวัน และเตรียมธุรกิจของคุณให้พร้อมสำหรับงานด้านกลยุทธ์ระดับสูงที่เกิดขึ้นในขอบเขตการบัญชี

ประโยชน์ของการทำบัญชี

ในทางที่ผิด เนื่องจาก IRS ชี้ให้เห็นอย่างรวดเร็ว จึงมีประโยชน์มากมายในการทำให้หนังสือของคุณทันสมัยอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำบัญชีสามารถช่วยคุณได้:

• ติดตามความคืบหน้าของธุรกิจของคุณ
• เตรียมงบการเงินของคุณ
• ระบุแหล่งที่มาของรายได้ของคุณ
• ติดตามค่าใช้จ่ายที่หักของคุณ
• ติดตามพื้นฐานของคุณในทรัพย์สิน
• เตรียมการคืนภาษีของคุณ
• รายการสนับสนุนที่รายงานในการคืนภาษีของคุณ

หากไม่มีการทำบัญชีและงบการเงินพร้อมภาษี คุณจะต้องลำบากในการทำความเข้าใจสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณ ตัดสินใจทางการเงินเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญ และการทำงานกับนักบัญชีของคุณจะเป็นเรื่องยากมาก

วิธีการทำบัญชีให้เสร็จ

คุณมีตัวเลือกสองสามอย่างเมื่อต้องทำบัญชี โดยพื้นฐานแล้ว ตัวเลือกของคุณรวมถึง DIY การจ้างคนในบ้าน หรือจ้างบริษัทภายนอกอย่าง Bench

การทำบัญชีด้วยตัวเอง

หากคุณยังใหม่อยู่และธุรกิจของคุณมีขนาดค่อนข้างเล็ก วิธีที่ดีที่สุดคือการประหยัดค่าใช้จ่ายและทำบัญชีของคุณเองเพื่อเริ่มต้น ภาระการทำบัญชีของคุณจะไม่ใหญ่เกินกว่าจะจัดการได้ ดังนั้นให้ลองใช้ซอฟต์แวร์ที่ต้องทำด้วยตัวเอง เช่น Wave สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและใช้งานได้ฟรี หากคุณมีความทะเยอทะยาน ลองดูหลักสูตรการทำบัญชีออนไลน์ฟรีเช่นนี้จากโค้ชการบัญชี ท้ายที่สุด หากคุณกำลังจะทำหนังสือด้วยตัวเองในตอนนี้ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณกำลังทำถูกต้อง

Outsource

เมื่อธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณเติบโตขึ้น คุณจะพบว่าผู้ดูแลการทำบัญชีจะเพิ่มขึ้น และจะพาคุณออกจากงานที่สำคัญอื่นๆ นี่คือที่มาของการเอาท์ซอร์ส การใช้บริการทำบัญชีออนไลน์เช่น Bench คุณสามารถมอบงานทำบัญชีให้กับผู้ทำบัญชีมืออาชีพได้ แต่คุณจะไม่ต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายหรือความยุ่งยากในการบริหารในการจ้างพนักงานเพื่อดูแลหนังสือ สำหรับคุณ. ในแต่ละเดือน งบการเงินของคุณจะถูกส่งถึงคุณ และคุณสามารถติดต่อผู้ทำบัญชีออนไลน์หรือทางโทรศัพท์ได้ตลอดเวลา

จ้างผู้ทำบัญชีภายในองค์กร

ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีภาระงานการทำบัญชีจำนวนมากมักจะจ้างผู้ทำบัญชีมาทำงานภายในองค์กร อาจเป็นทางเลือกที่มีราคาแพง ดังนั้นจึงไม่ควรเป็นสิ่งที่คุณต้องพิจารณาเมื่อเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก

สิ่งที่เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึกหรือการเตรียมการคือการทำบัญชี สิ่งที่กว้างกว่านั้น เช่น การพยากรณ์ทางการเงิน การรายงาน และการวิเคราะห์ ก็คือการบัญชี

อย่างไรและเมื่อไหร่ที่จะทำงานกับ CPA

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น การบัญชีเป็นกิจกรรมระดับสูงในการประมวลผลและการสื่อสารข้อมูลทางการเงินในระดับสูง การจ้างนักบัญชีเป็นความคิดที่ดี แม้ว่าคุณจะมีระบบการทำบัญชีอยู่แล้วก็ตาม

CPA ที่ดีทำอะไรให้คุณได้บ้าง

นักบัญชีจะใช้งบการเงินที่จัดทำโดยผู้ทำบัญชีของคุณ และทำการสังเกตอย่างมีความหมายเกี่ยวกับสุขภาพของธุรกิจของคุณ รูปลักษณ์ระดับสูงนี้จะช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่าธุรกิจของคุณกำลังดำเนินไปอย่างไร และการแก้ไขหลักสูตรใดๆ ที่คุณทำได้เพื่อปรับปรุงเรื่องต่างๆ

CPA มักจะช่วยคุณในงานเหล่านี้:

• การยื่นภาษี
• ให้คำปรึกษาด้านภาษีและการเงิน (รวมถึงวิธีการลดค่าภาษีของคุณ)
• สนับสนุนการตรวจสอบ

ในการหานักบัญชี ทางที่ดีควรไปหาผู้แนะนำ เช็คอินกับทนายความ ธนาคาร หรือเพื่อนในอุตสาหกรรมของคุณ สมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตในรัฐของคุณสามารถช่วยคุณได้ (ให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังมองหา CPA ที่มีประสบการณ์ในธุรกิจอีคอมเมิร์ซ)

คำถามที่ถาม CPA ของคุณเพื่อลดการเรียกเก็บเงินภาษีของคุณ

สิ่งหนึ่งที่ CPA ของคุณสามารถช่วยได้คือการลดค่าภาษีของคุณ ต่อไปนี้คือคำถามสองสามข้อที่คุณควรถามเมื่อคุณพบกับ CPA ในครั้งต่อไป:

• ฉันสามารถหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจใดได้บ้าง และส่วนใดบ้างที่สามารถหักลดหย่อนได้บางส่วน?
• มีการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับด้านภาษีที่จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจของฉันหรือไม่?
• โครงสร้างทางกฎหมายของธุรกิจของฉันมีผลกระทบต่อฉันในด้านภาษีหรือไม่?
• ฉันสามารถหักค่าประกันสุขภาพของฉันได้หรือไม่?
• ฉันสามารถหักเงินสมทบโครงการเกษียณอายุของฉันได้หรือไม่?
• ฉันควรจัดการกับแบบฟอร์มภาษีสำหรับพนักงานและผู้รับเหมาอิสระของฉันอย่างไร?
• ฉันต้องเก็บเอกสารอะไรบ้างตลอดทั้งปี?
• ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อประหยัดภาษีในปีหน้า

CPA ที่ดีมักจะจัดการกับหัวข้อเหล่านี้ทั้งหมด แต่เป็นการดีที่จะเข้าร่วมการประชุมทุกครั้งที่เตรียมรายการสิ่งที่คุณต้องการจะหารือ

วิธีการทำงานกับพนักงานและผู้รับเหมา

หากคุณจ้างคนมาช่วยธุรกิจของคุณ สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจวิธีจัดประเภทพนักงานของคุณ: พวกเขาเป็นพนักงานหรือเป็นผู้รับเหมา?

เหตุผลที่สำคัญที่สุดในการจัดประเภทคนงานคือการพิจารณาว่าภาษีใดที่จะได้รับ ณ เวลาใด และโดยใคร หากคุณเข้าใจผิด คุณอาจต้องเสียค่าปรับและภาษีย้อนหลัง

วิธีการจำแนกคนงานของคุณ

ดังนั้นคุณจะทำให้ถูกต้องได้อย่างไร? การจำแนกประเภทที่พบบ่อยที่สุดสองประเภทคือพนักงานและผู้รับเหมาอิสระ

พนักงานคือคนที่คุณควบคุมพฤติกรรมและการเงินได้ด้วยเหตุผล ดังนั้น หากคุณฝึกอบรมพนักงาน กำหนดเวลาเฉพาะ และตัดสินใจว่างานจะเสร็จสิ้นอย่างไร บุคคลนั้นคือพนักงานของคุณ

อย่างไรก็ตาม หากคนงานกำหนดเวลาทำงานของตนเองและตัดสินใจว่าจะทำงานเสร็จเมื่อใดและอย่างไร พวกเขาก็มีแนวโน้มจะเป็นผู้รับเหมาอิสระ

วิธีการยื่นแบบฟอร์มสำหรับพนักงานและผู้รับเหมาอิสระ

คุณจะต้องยื่นแบบฟอร์มภาษีที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณจ้างพนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ

หากคุณจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาอิสระมากกว่า 600 ดอลลาร์ในปีภาษี คุณจะต้องจัดเตรียมแบบฟอร์ม W9 และยื่นแบบฟอร์ม 1099 แบบฟอร์ม 1099 เป็นแบบฟอร์มภาษีที่ IRS ใช้เพื่อติดตามรายได้เบ็ดเตล็ด คุณจะใช้เพื่อติดตามและรายงานการชำระเงินให้กับผู้รับเหมาอิสระ ตัวอย่างเช่น หากคุณจ้างนักออกแบบเพื่อสร้างโลโก้และเอกสารทางการตลาดสำหรับร้านค้าของคุณ และคุณจ่ายเงินให้พวกเขามากกว่า 600 ดอลลาร์ต่อปี คุณจะต้องออก 1099 ให้กับพวกเขา เพื่อให้ได้ข้อมูลที่คุณต้องกรอก 1099 ให้ผู้รับเหมาแต่ละรายกรอก W9 และเก็บไว้ในไฟล์สำหรับพวกเขา ส่งส่วน "สำเนา B" ให้กับผู้รับเหมาของคุณและส่ง "สำเนา A" ไปยัง IRS บริการเช่น Gusto จะส่ง 1099s ในนามของคุณ ซึ่งเป็นการประหยัดเวลาที่ดี

สำหรับพนักงาน คุณจะต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 และหัก ณ ที่จ่ายและชำระภาษีและผลประโยชน์

การเก็บภาษีการขาย

เมื่อคุณทำธุรกิจด้วยตัวเอง รัฐบาลส่วนใหญ่คาดหวังให้คุณจ่ายภาษีจากผลกำไรของคุณ นั่นหมายความว่า เมื่อถึงฤดูภาษี คุณจะต้องเพิ่มผลกำไรทั้งหมดของคุณ (ทำได้ง่ายๆ บนแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซเช่น Shopify หรือ BigCommerce) และหักค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อสร้าง เปิดตัว และทำการตลาดธุรกิจของคุณ คุณจะต้องแจ้งรัฐบาลว่าคุณมีรายได้เท่าใด (ในแบบฟอร์มภาษีส่วนบุคคลของคุณ หากคุณเลือกที่จะไม่จดทะเบียนธุรกิจของคุณในฐานะบริษัท/บริษัทที่แยกจากกัน หรือหากคุณจดทะเบียนนิติบุคคลแยกต่างหาก ในการยื่นเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจนั้น)

ในฐานะผู้ขายออนไลน์ คุณอาจเคยได้ยินคำว่า “nexus” หรือ “การปฏิบัติตามภาษีการขาย” ที่พูดถึงกันทั่วไป หากคุณจริงจังกับการประสบความสำเร็จในอีคอมเมิร์ซ คุณจะต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงความหมายของคำเหล่านี้ และวิธีปฏิบัติตามโลกที่ซับซ้อนของภาษีการขายอย่างเหมาะสม

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Tax Nexus

เพื่อให้มี Nexus ภาษีในรัฐ ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีการเชื่อมต่อกับรัฐ รัฐส่วนใหญ่พิจารณา "การมีอยู่ทางกายภาพ" เพื่อสร้าง Nexus ซึ่งอาจรวมถึงการมีสำนักงาน พนักงาน คลังสินค้า บริษัทในเครือ การจัดเก็บสินค้าคงคลัง การดรอปชิปจากบุคคลที่สาม หรือการปรากฏตัวชั่วคราวในงานบางอย่าง เช่น งานแสดงสินค้า

ในเกือบทุกกรณีธุรกิจของคุณจะมี Nexus ในรัฐบ้านเกิดของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถมี Nexus ในหลายสถานะได้

ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดว่าธุรกิจของคุณมีการเชื่อมต่อที่ใด

คุณจะต้องรวบรวมและชำระภาษีการขายในแต่ละรัฐที่คุณมี Nexus เว้นแต่คุณจะโชคดีพอที่จะมี Nexus ในหนึ่งในห้ารัฐที่ไม่มีภาษีการขาย

เมื่อคุณทราบแล้วว่าธุรกิจของคุณมี Nexus อยู่ที่ใด โปรดดูแผนที่ภาษีการขายของรัฐของ TaxJar ซึ่งจะแสดงข้อกำหนดการจัดเก็บภาษีการขายของแต่ละรัฐ

แพลตฟอร์มการขายออนไลน์จำนวนมาก เช่น Shopify และ BigCommerce จะช่วยคุณคำนวณและเก็บภาษีการขาย แต่โปรดจำไว้ว่ายังคงเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าคุณกำลังเรียกเก็บเงินตามจำนวนที่ถูกต้อง

การนำส่งภาษีขาย

คุณจะต้องส่งภาษีการขาย (เช่น ยื่นและชำระ) สำหรับทุกรัฐที่คุณเก็บภาษี ทุกรัฐมีความแตกต่างกันเล็กน้อยในแง่ของข้อกำหนด แต่ส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณยื่นและชำระเงินออนไลน์ (บางแห่งจำเป็นต้องใช้จริงๆ) การใช้บริการเช่น TaxJar เป็นวิธีหนึ่งในการบรรเทาภาระภาษีการขาย เนื่องจากจะรวมภาษีการขายและภาษีการขายที่จัดเก็บตามพื้นที่ และโบนัสก้อนโต? ฟีเจอร์ AutoFile จะยื่นแบบแสดงรายการภาษีการขายให้คุณโดยอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและบริการของ TaxJar ในรีวิว TaxJar ของเรา

บทสรุป

โลกของการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กอาจล้นหลาม แต่เมื่อคุณเข้าใจความต้องการของคุณและนำระบบที่ดีเข้าที่แล้ว มันจะง่ายขึ้นมาก ข้อมูลในบทความนี้จะช่วยให้คุณผ่านขั้นตอนต่างๆ มากมาย แต่โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณพบปัญหาใดๆ ขณะจัดการกับมัน เรายินดีที่จะช่วยเหลือ!