Почему прогнозирование ресурсов в управлении проектами важно

Прогнозирование ресурсов в управлении проектами является сложным, когда речь идет о творческой работе, и сопряжено с уникальным набором проблем.

Когда речь заходит о потребностях и сроках каждого клиента, существует небольшая последовательность. Вы хотите использовать творческий персонал, но также дать им свободу творчества. С изменением сроков и требований планирование ресурсов становится невероятно сложным.

Чтобы правильно планировать ресурсы, важно иметь возможность прогнозировать их доступность. Грубые методы, такие как оценка рентабельности инвестиций, не работают, когда речь идет о сложных творческих ролях. Вам нужен более тонкий подход к прогнозированию потребности в ресурсах и их доступности.

В этой статье я расскажу о некоторых ключевых преимуществах прогнозирования ресурсов в управлении проектами. Я также поделюсь некоторыми руководящими принципами более эффективного прогнозирования ресурсов.

Важность прогнозирования ресурсов

Агентский бизнес, по своей сути, — это бизнес с людьми. Вы хороши ровно настолько, насколько хороши люди, которых вы можете привлечь и удержать.

Когда вы имеете дело с чем-то столь туманным и нечетким, как творческий талант, тщательное управление людьми становится еще более важным.

Креативные люди в агентствах часто колеблются между двумя состояниями — «перегруженными» и «недостаточно загруженными», ни одно из которых не является идеальным.

Прогнозирование ресурсов призвано решить эту проблему.

Прогнозирование ресурсов, как следует из названия, предсказывает ваши будущие потребности в ресурсах. Для растущих агентств это жизненно важно для распределения ресурсов и планирования найма.

Руководители проектов будут использовать прогнозирование, чтобы гарантировать, что их предстоящие проекты будут адекватно укомплектованы персоналом. Менеджеры по работе с клиентами будут использовать его, чтобы выяснить, какой новый бизнес следует развивать.

Прогнозирование ресурсов имеет несколько ключевых преимуществ, таких как:

1. Убедитесь, что ваши ресурсы используются и довольны

Вы не можете планировать творческие ресурсы так же, как планировать фабрику. Человеческое творчество неопределенно и мимолетно. Он также редко масштабируется; творческий результат сильно варьируется от проекта к проекту и даже изо дня в день.

Следовательно, планирование ресурсов для творческих индустрий должно быть сосредоточено не только на использовании ресурсов, но и на их удовлетворении.

Для этого требуется глубокое понимание сильных и слабых сторон вашей творческой команды. Вам нужно точно знать, над какими проектами и задачами нравится работать вашим людям.

В идеале вы должны знать каждый ресурс:

• Ключевые навыки
• Прошлая трудовая книжка
• Сильные и слабые стороны
• Отзыв о прошлых проектах

Если вы сможете сопоставить правильный ресурс с правильным проектом, ваша рабочая сила станет намного счастливее.

Один из способов сделать это — использовать простое и удобное программное обеспечение для управления ресурсами. Это программное обеспечение будет составлять расписания и отчеты для вашей команды и уменьшать потенциальный стресс.

Лучшее программное обеспечение для управления ресурсами должно позволять менеджерам создавать расписания и управлять рабочими нагрузками. Он также должен интегрировать расписания и расписания, позволяя обновлять проекты в режиме реального времени.

При правильном подходе и использовании правильных инструментов прогнозирование ресурсов может показать сильные и слабые стороны каждого проекта, а также то, как используются ресурсы.

2. Прогнозировать потребности в найме и ресурсах

Прогнозирование ресурсов определяет потребность в персонале, распределяет доступный персонал и определяет, какие дополнения или замены потребуются для будущих проектов.

Все эти факторы способствуют успеху проекта и могут помочь предоставить количественные данные для улучшения процессов вашего агентства.

При планировании следующего проекта важно иметь представление о своих возможностях. Этого можно добиться, просмотрев прошлые проекты, чтобы определить, какие ресурсы использовались недостаточно или чрезмерно.

Ищите программное обеспечение для управления ресурсами , которое отслеживает и сохраняет все формы, файлы и электронные письма клиентов, что упрощает точный анализ каждой кампании.

В современной творческой индустрии агентства часто используют аутсорсинговые ресурсы. Имея представление о прогнозировании ресурсов, вы также можете определить, нужен ли вам копирайтер-фрилансер или дизайнер, работающий полный рабочий день, для выполнения того, что находится в конвейере вашего проекта.

3. Прогнозировать и удовлетворять спрос на отраслевые тенденции

Технологии являются краеугольным камнем творческой индустрии, и по мере изменения технологических тенденций соответственно меняется и спрос на таланты.

Язык программирования или практика проектирования, популярные два года назад, могут потерять популярность в течение следующих шести месяцев. Вы должны уметь предвидеть эти тенденции и соответствующим образом ориентировать свою практику найма.

Как прокомментировал бывший председатель GE Реджинальд Джонс в HBR :

«Мы были компанией, в которой работало 30 000 инженеров-электромехаников, и превратились в компанию, которой нужны были инженеры-электронщики. Мы не планировали это изменение в 1970 году, и к середине 1970-х оно вызвало у нас большие проблемы».

Это одно из малоизвестных преимуществ прогнозирования ресурсов в управлении проектами. Это дает вам представление об отрасли и рыночных силах, формирующих ее, с высоты птичьего полета. Если на горизонте появляются новые тенденции, вы можете учитывать это при принятии решения о найме.

В то же время способность выявлять тенденции поможет вам разработать решения для обучения. Руководители проектов нередко сотрудничают с менеджерами по персоналу, чтобы предложить членам команды обучение прогнозируемым тенденциям.

4. Сопоставьте (и уменьшите) показатели отсева

Бегство ключевых членов команды — одна из самых катастрофических вещей, которые могут случиться в любом проекте. Если вы используете более структурированную методологию управления проектами, такую ​​как метод водопада, уход ресурса может сорвать весь проект.

В процессе прогнозирования будущих ресурсов вам также необходимо будет провести опрос существующих показателей отсева (которые могут превышать 20% в некоторых креативных агентствах). Это может помочь вам понять и определить причину увольнения сотрудников.

Это позволяет принять меры по исправлению положения. Если ключевые ресурсы уходят, потому что они не работают над значимыми проектами, вы можете соответствующим образом отвлечь их усилия.

Прогнозирование ресурсов как одна из самых важных вещей, которые вы можете делать в своем агентстве.

Теперь вопрос: как вы это делаете?

Я поделюсь некоторыми советами ниже.

Как делать прогнозирование ресурсов

По своей сути, прогнозирование ресурсов — это просто измерение трех вещей: ваших исторических записей о работе, текущего состава вашей команды и будущей работы, которая вам предстоит.

Для успешного прогнозирования ресурсов необходимо учитывать следующие факторы:

1. Рост Организации

Распространенная ошибка, возникающая при прогнозировании ресурсов в управлении проектами, заключается в том, что на уровне проекта берется представление о будущих потребностях в ресурсах. Хотя это скажет вам, к каким будущим проектам вам нужно подготовиться, оно не скажет, как ваша организация способна справиться с этими изменениями.

Таким образом, одна из первых вещей, которые вам нужно учитывать, — это рост организации.

Спросите себя: насколько быстро растет бизнес? Сокращается/расширяется ли бизнес в определенной области? Каково финансовое состояние бизнеса для поддержки кадровых изменений?

Если бизнес активно гонится за новыми клиентами для проектов моушн-дизайна, вам придется соответствующим образом ориентировать свою команду. Если плохой рост в последние два квартала повлиял на возможности найма, вам придется учитывать это при принятии решений об оценке ресурсов.

2. Показатели отсева

Уход ключевого персонала может не только сорвать ваши текущие проекты, но и поставить под угрозу вашу способность укомплектовывать кадрами будущие проекты.

Поэтому учитывайте уровень текучести кадров в своих прогнозах.

Отслеживайте показатели отсева по:

• Skill , чтобы узнать, уходят ли члены команды с определенными навыками чаще, чем другие. Это также расскажет вам о спросе на различные навыки. Например, если больше ваших разработчиков Django уходят, это может означать, что у них больше возможностей за пределами вашей компании.

• Project-type , чтобы проверить, могут ли определенные типы проектов или клиентов привести к увольнению сотрудников. Это может помочь вам избежать несоответствия между персоналом и проектом в будущем.

• Размер проекта , чтобы проверить, есть ли связь между размером проекта и удовлетворенностью сотрудников. Например, если в крупных проектах высокий уровень текучести кадров, это может указывать на лежащие в их основе проблемы с коммуникацией и управлением.

3. Технологические тенденции

У вас может быть персонал для существующих проектов, но это не всегда означает, что вы сможете удовлетворить будущие потребности. Новые технологические тенденции часто могут сбивать с толку руководителей проектов и оставлять их без персонала для будущих проектов.

Поэтому отслеживайте технологические тренды и используйте их в своих прогнозах. Тебе следует:

• Отслеживайте спрос на ваши существующие навыки , чтобы увидеть, насколько хорошо ваша действующая команда будет работать в будущих проектах. Если спрос на определенный навык угасает, вы можете соответствующим образом переобучить или сократить численность своих людей.

• Отслеживайте будущие потребности рынка , чтобы принимать решения о найме и обучении.

4. Другие факторы

Помимо вышеперечисленного, вам также необходимо учитывать следующее в своем прогнозировании:

• Требования клиентов. Оцените будущие потребности клиентов на основе ваших текущих требований. Используйте этот спрос, чтобы выяснить потребности в распределении ресурсов и найме.

• Специальные требования к проекту , т. е. требования к ресурсам для конкретного проекта. Это обеспечит правильный баланс талантов в вашей команде для удовлетворения требований проекта.

• Идеальный размер буфера: всегда будет несоответствие между тем, что вы оцениваете, и тем, сколько времени на самом деле занимает проект. Используйте исторические записи проекта, чтобы определить это несоответствие и использовать его при прогнозировании размера буфера для будущих проектов.

Советы по прогнозированию ресурсов

Существует несколько подходов к прогнозированию ресурсов, таких как анализ рабочей нагрузки, анализ тенденций, управленческая оценка и т. д.

Рассмотрение всех этих подходов выходит за рамки этого сообщения в блоге.

Однако независимо от того, какой подход вы используете, есть несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы лучше прогнозировать ресурсы:

1. Используйте прогнозирование на уровне сотрудников

Прогнозирование ресурсов на уровне отрасли или организации полезно, но оно не учитывает уникальный характер творческой работы. Поскольку творческую работу нельзя масштабировать, как работу на фабрике, ваше прогнозирование также должно быть на уровне сотрудников.

По сути, это означает прогнозирование, основанное на навыках и рабочих привычках отдельных сотрудников.

Если известно, что сотрудник блестящий, но медлительный, вам нужно принять это во внимание. Если другой сотрудник исключительно хорошо работает над небольшими проектами, но испытывает трудности в больших командах, вам также необходимо прогнозировать это.

Учитывая то, что творческая индустрия ориентирована на людей, применение этого подхода сделает рабочую силу более счастливой и сделает прогнозы более точными.

2. Используйте подход, основанный на участии

Прогнозирование ресурсов может осуществляться либо сверху вниз (т. е. высшее руководство определяет направление бизнеса и планирует ресурсы), либо снизу вверх (т. е. руководители проектов определяют требования).

Однако для действительно точного прогнозирования ресурсов вам необходимо принять подход, основанный на участии. Именно здесь высшее руководство и руководители проектов собираются вместе для планирования будущих потребностей в ресурсах. Менеджмент сообщает руководителям проектов направление бизнеса, а руководители проектов разрабатывают решение, отвечающее их требованиям.

В динамичной рабочей среде такой подход, основанный на участии, вносит столь необходимую ясность в оценку ресурсов.

3. Разработайте план управления рисками

Это неизбежно: некоторые ресурсы уйдут, некоторые ресурсы будут работать неэффективно, а некоторые ресурсы будут предоставляться с избытком.

Это неотъемлемая часть творческой индустрии. Вы никогда не сможете точно предсказать, как на самом деле все будет происходить в проекте.

Поэтому при прогнозировании ресурсов создайте план управления рисками. Имейте планы на случай наихудшего сценария — что вы будете делать, если ключевой член команды решит уйти или если ресурс не будет работать должным образом. Предусмотрите достаточное количество буферного времени, чтобы вы могли справиться с проблемами, когда они возникнут.

Быть менеджером проекта часто сводится к преодолению разрыва между тем, что ожидалось, и тем, что происходит на самом деле . Чем больше вы сможете спланировать на случай непредвиденных обстоятельств, тем лучше вы сможете восполнить этот пробел.

Прогнозирование ресурсов является одной из важнейших обязанностей менеджера проекта. Тщательное прогнозирование ресурсов поможет вам лучше удовлетворять потребности сотрудников. В творческой индустрии, ориентированной на людей, это может привести к тому, что сотрудники будут счастливее работать над проблемами, которые их волнуют. А чем счастливее сотрудники, тем счастливее клиенты.

Это также одна из наиболее масштабных операций, в которых вам придется участвовать. Точное прогнозирование ресурсов в управлении проектами требует учета факторов на уровне организации, отрасли и сотрудников, влияющих на вашу работу.

Применяйте подход, предполагающий участие, когда вы объединяете высшее руководство и руководителей проектов для прогнозирования решений, фокусируетесь на сотрудниках и планируете непредвиденные обстоятельства для более точного прогнозирования ресурсов.

Workamajig — это комплексное программное обеспечение для управления маркетинговыми проектами, которое помогает таким агентствам, как ваше, стать еще лучше! Хотите использовать все советы из этого блога в ВАШЕМ креативном агентстве? Workamajig — это ваш мощный мощный инструмент, когда речь идет о прогнозировании ресурсов, а также обо всем, что связано с проектом.

Не верьте нам на слово — убедитесь сами!