プロジェクト管理におけるリソース予測が重要である理由

プロジェクト管理におけるリソース予測は、創造的な作業に関しては複雑であり、固有の一連の課題が伴います。

各クライアントのニーズとタイムラインに関しては、一貫性はほとんどありません。 あなたは創造的な人員を活用したいだけでなく、彼らに創造的な自由を与えたいと思っています。 期限と要件が変わると、リソース計画は非常に複雑になります。

リソースを適切に計画するには、リソースの可用性を予測できることが重要です。 複雑なクリエイティブな役割に関しては、ROIスコアリングなどの粗雑な手法は失敗します。 リソースの必要性と可用性を予測するには、より微妙なアプローチが必要です。

この記事では、プロジェクト管理におけるリソース予測の主な利点のいくつかについて説明します。 また、リソースをより効率的に予測するためのいくつかの指針を共有します。

リソース予測の重要性

エージェンシービジネスは、本質的にはピープルビジネスです。 あなたはあなたが引き付けて保持することができる種類の人々と同じくらい良いだけです。

創造的な才能のように曖昧で明確に定義されていないものを扱っている場合、慎重な人事管理がさらに重要になります。

エージェンシーのクリエイティブな人々は、「過労」と「十分に活用されていない」という2つの州の間を行き来することがよくありますが、どちらも理想的ではありません。

リソース予測は、この問題を阻止することを目的としています。

リソース予測は、その名前が示すように、将来のリソース要件を予測することです。 成長するエージェンシーにとって、これはリソースの割り当てと採用の計画に不可欠です。

プロジェクトマネージャーは、予測を使用して、今後のプロジェクトに適切なスタッフが配置されていることを確認します。 アカウントマネージャーは、これを使用して、どのような新しいビジネスを追求するかを判断します。

リソース予測には、次のようないくつかの重要な利点があります。

1. あなたのリソースが利用され、幸せであることを確認してください

工場の計画と同じようにクリエイティブなリソースを計画することはできません。 人間の創造性は明確に定義されておらず、つかの間です。 また、スケーラブルになることはめったにありません。 クリエイティブな出力は、プロジェクトごとに、さらには日々大きく異なります。

したがって、クリエイティブ産業のリソース計画では、リソースを活用するだけでなく、リソースを満足させることに重点を置く必要があります。

これを行うには、クリエイティブチームの長所と短所を深く認識する必要があります。 あなたはあなたの人々が取り組むことを楽しんでいるどんな種類のプロジェクトと挑戦を正確に知る必要があります。

理想的には、各リソースについて知っておく必要があります。

• キースキル
• 過去の作業記録
• 強み弱み
• 過去のプロジェクトに関するフィードバック

適切なリソースと適切なプロジェクトを一致させることができれば、はるかに幸せな労働力を得ることができます。

これを行う1つの方法は、使いやすく、ユーザーフレンドリーなリソース管理ソフトウェアを利用することです。 このソフトウェアは、チームのタイムシートとレポートを作成し、潜在的なストレスを軽減します。

最高のリソース管理ソフトウェアは、マネージャーがスケジュールを作成し、ワークロードを管理できるようにする必要があります。 また、スケジュールとタイムシートを統合して、プロジェクトをリアルタイムで更新できるようにする必要があります。

正しく処理され、適切なツールによって処理されると、リソース予測は、各プロジェクトの長所と短所、およびリソースがどのように使用されているかを示すことができます。

2. 雇用とリソースのニーズを予測する

リソース予測は、人員配置のニーズを特定し、利用可能な人員を割り当て、将来のプロジェクトに必要な追加または代替を決定します。

これらの要因はすべてプロジェクトの成功に貢献し、代理店のプロセスを改善するための定量化可能な証拠を提供するのに役立ちます。

次のプロジェクトを計画するときは、自分の能力を把握しておくことが重要です。 これは、過去のプロジェクトを調べて、どのリソースが過小または過大に使用されているかを特定することで実現できます。

クライアントごとにすべてのフォーム、ファイル、および電子メールを追跡および保存して、各キャンペーンを正確に分析するのを容易にするリソース管理ソフトウェアを探してください。

現代のクリエイティブ業界では、代理店が外部委託されたリソースを利用するのが一般的です。 リソース予測を把握しておくと、プロジェクトパイプラインの内容を達成するために、フリーランスのコピーライターまたはフルタイムのデザイナーが必要かどうかを判断するのにも役立ちます。

3. 業界のトレンドに対する需要を予測して満たす

テクノロジーはクリエイティブ産業の要であり、テクノロジーのトレンドが変化するにつれて、それに応じて人材の需要も変化します。

2年前に人気のあったプログラミング言語やデザインの実践は、今後6か月以内に支持されなくなる可能性があります。 これらの傾向を予測し、それに応じて採用慣行を方向付けることができる必要があります。

GEの前会長であるReginaldJonesは、HBRで次のようにコメントしています。

「私たちは3万人の電気機械エンジニアを抱える会社であり、電子エンジニアを必要とする会社になりました。 1970年にはこの変更を計画していなかったため、1970年代半ばまでに大きな問題が発生しました。」

これは、プロジェクト管理におけるリソース予測のあまり知られていない利点の1つです。 それはあなたに業界とそれを形作る市場の力の鳥瞰的な見方を与えます。 近い将来に新たなトレンドがある場合は、それを採用決定に織り込むことができます。

同時に、傾向を見つけることができると、トレーニングソリューションの開発にも役立ちます。 プロジェクトマネージャーが人事マネージャーと協力して、予測される傾向についてチームメンバーにトレーニングを提供することは珍しいことではありません。

4. 離職率をマッピング（および削減）する

船をジャンプする主要なチームメンバーは、どのプロジェクトでも起こりうる最も悲惨なことの1つです。 ウォーターフォール方式など、より構造化されたプロジェクト管理方法論を使用する場合、リソースの離脱はプロジェクト全体を狂わせる可能性があります。

将来のリソースを予測するプロセスでは、既存の離職率（一部のクリエイティブエージェンシーでは20％を超える可能性があります）の調査も行う必要があります。 これは、従業員の離職の理由を理解してマッピングするのに役立ちます。

これを行うことで、是正措置を講じることが可能になります。 重要なリソースが意味のあるプロジェクトに取り組むことができないために去っている場合は、それに応じて彼らの努力をそらすことができます。

代理店でできる最も重要なことの1つとしてのリソース予測。

今の問題は、どうやってそれをするのかということです。

以下にいくつかのヒントを共有します。

リソース予測を行う方法

基本的に、リソース予測は、過去の作業記録、現在のチーム構成、および今後の作業という3つの要素の測定値にすぎません。

リソースの予測を成功させるには、次の要素を考慮する必要があります。

1. 組織の成長

プロジェクト管理のリソース予測で発生する一般的な間違いは、プロジェクトレベルのビューで将来のリソース要件を取得するときに行うことです。 これにより、準備する必要のある将来のプロジェクトはわかりますが、組織がこれらの変更を処理する準備ができているかどうかはわかりません。

したがって、最初に考慮する必要があることの1つは、組織の成長です。

自問してみてください。ビジネスはどのくらいの速さで成長していますか？ 事業は特定の分野で縮小/拡大していますか？ 人事異動をサポートするためのビジネスの財務状態はどうですか？

ビジネスがモーションデザインプロジェクトの新しいクライアントを積極的に追いかけている場合は、それに応じてチームを方向付ける必要があります。 過去2四半期の成長率の低さが採用能力に影響を与えた場合は、それをリソース見積もりの​​決定に織り込む必要があります。

2. 離職率

キーパーソンの離職は、現在のプロジェクトを狂わせるだけでなく、将来のプロジェクトにスタッフを配置する能力を危険にさらす可能性があります。

したがって、従業員の離職率を予測に織り込みます。

次の方法で離職率を追跡します。

• スキル。特定のスキルを持つチームメンバーが他のメンバーよりも離れる可能性が高いかどうかを確認します。 これにより、さまざまなスキルの需要もわかります。 たとえば、より多くのDjango開発者が去る場合、これは彼らがあなたの会社の外でより多くの機会を持っていることを意味する可能性があります。

• プロジェクトタイプ。特定のタイプのプロジェクトまたはクライアントが従業員の離職につながる可能性が高いかどうかを確認します。 これは、将来の人事とプロジェクトの不一致を回避するのに役立ちます。

• プロジェクトサイズ、プロジェクトのサイズと従業員満足度の間に相関関係があるかどうかを確認します。 たとえば、大規模なプロジェクトの離職率が高い場合、それは根本的なコミュニケーションと管理の問題の指標となる可能性があります。

3. テクノロジートレンド

既存のプロジェクトの担当者がいるかもしれませんが、それは必ずしも将来のニーズを満たすことができるという意味ではありません。 新しいテクノロジーのトレンドは、多くの場合、プロジェクトマネージャーを盲目にし、次のプロジェクトのためにスタッフを不足させる可能性があります。

したがって、技術トレンドを追跡し、それらを予測に使用します。 必要がある：

• 既存のスキルの需要を追跡して、既存のチームが将来のエンゲージメントでどれだけうまくいくかを確認します。 特定のスキルに対する需要がなくなっている場合は、それに応じて従業員を再訓練または縮小することができます。

• 将来の市場のニーズを追跡して、採用とトレーニングの決定を下します。

4. その他の要因

上記に加えて、予測には次のことも考慮する必要があります。

• クライアントの要件：現在の要件に基づいて、将来のクライアントの需要を見積もります。 この需要を使用して、リソースの割り当てと採用のニーズを把握します。

• アドホックプロジェクト要件、つまり特定のプロジェクトのリソース要件。 これにより、プロジェクトの需要を満たすために、チームの才能の適切なバランスを確保できます。

• 理想的なバッファサイズ：見積もりとプロジェクトの実際の所要時間には常に不一致があります。 過去のプロジェクトレコードを使用してこの不一致を特定し、将来のプロジェクトのバッファサイズを予測するときに使用します。

リソース予測のヒント

リソース予測には、ワークロード分析、傾向分析、管理判断など、いくつかのアプローチがあります。

これらすべてのアプローチを実行することは、このブログ投稿の範囲を超えています。

ただし、使用するアプローチに関係なく、リソース予測を改善するために従うことができるヒントがいくつかあります。

1. 従業員レベルの予測を使用する

業界または組織レベルでのリソース予測は役立ちますが、創造的な仕事の独自の性質を考慮していません。 クリエイティブな作業は工場の作業のようにスケーリングできないため、予測も従業員レベルで行う必要があります。

基本的に、これは個々の従業員のスキルと作業習慣に基づいて予測することを意味します。

従業員が優秀であるが遅いことがわかっている場合は、それを考慮に入れる必要があります。 別の従業員が小さなプロジェクトで非常にうまく働いているが、大きなチームで苦労している場合は、それについても予測する必要があります。

クリエイティブ産業の人々に焦点を当てた性質を考えると、このアプローチを採用することは、より幸せな労働力とより正確な予測になります。

2. 参加型アプローチを採用する

リソース予測は、トップダウン（つまり、上級管理職がビジネスの方向性を特定し、リソースを計画する）にすることも、ボトムアップ（つまり、プロジェクトマネージャーが要件を特定する）にすることもできます。

ただし、真に正確なリソース予測を行うには、参加型アプローチを採用する必要があります。 これは、トップマネジメントとプロジェクトマネージャーが一緒になって将来のリソース要件を計画する場所です。 管理者はプロジェクトマネージャーにビジネスの方向性を伝え、プロジェクトマネージャーは要件を満たすソリューションを開発します。

動的な作業環境では、この参加型アプローチにより、リソースの見積もりに非常に必要な明確さがもたらされます。

3. リスク管理計画を作成する

それは避けられないことです。一部のリソースは去り、一部のリソースはパフォーマンスが低下し、一部のリソースは過剰に配信されます。

これはクリエイティブ産業の一部です。 プロジェクトで実際にどのように発生するかを正確に予測することはできません。

したがって、リソース予測では、リスク管理計画を作成します。 最悪のシナリオの計画を立てます。主要なチームメンバーが辞めることを決定した場合、またはリソースが期待どおりに機能しない場合にどうしますか。 問題が発生したときに対処できるように、十分なバッファー時間を考慮してください。

プロジェクトマネージャーになることは、多くの場合、期待されたものと実際に起こることの間のギャップを埋めることに要約されます。 不測の事態に備えて計画できるほど、このギャップを埋めることができます。

リソース予測は、プロジェクトマネージャーの最も重要な責任の1つです。 徹底的なリソース予測により、従業員のニーズへの対応が大幅に向上します。 人々に焦点を当てたクリエイティブ業界では、これは彼らが気にかけている問題に取り組んでいるより幸せな従業員につながる可能性があります。 そして、より幸せな従業員はより幸せなクライアントに匹敵します。

また、これはあなたが関与するより広範な活動の1つです。プロジェクト管理における正確なリソース予測では、作業に影響を与える組織レベル、業界レベル、および従業員レベルの要因を考慮する必要があります。

予測の決定にトップマネジメントとプロジェクトマネージャーを集め、従業員に焦点を合わせ、より正確なリソース予測のために不測の事態に備えて計画する参加型アプローチを採用します。

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