เหตุใดการคาดการณ์ทรัพยากรในการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญ

การพยากรณ์ทรัพยากรในการจัดการโครงการนั้นซับซ้อนเมื่อพูดถึงงานสร้างสรรค์และมาพร้อมกับชุดของความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร

มีความสอดคล้องกันเล็กน้อยเมื่อพูดถึงความต้องการและไทม์ไลน์ของลูกค้าแต่ละราย คุณต้องการใช้บุคลากรที่มีความคิดสร้างสรรค์ แต่ยังให้อิสระแก่พวกเขาในการสร้างสรรค์ด้วย ด้วยการเปลี่ยนกำหนดเวลาและข้อกำหนด การวางแผนทรัพยากรจึงซับซ้อนอย่างไม่น่าเชื่อ

เพื่อให้สามารถวางแผนทรัพยากรได้อย่างถูกต้อง จำเป็นต้องสามารถคาดการณ์ความพร้อมใช้งานของทรัพยากรของคุณได้ เทคนิคที่หยาบคาย เช่น การให้คะแนน ROI ล้มเหลวเมื่อเกี่ยวข้องกับบทบาทสร้างสรรค์ที่ซับซ้อน คุณต้องการแนวทางที่เหมาะสมยิ่งขึ้นในการคาดการณ์ความต้องการและความพร้อมใช้งานของทรัพยากร

ในบทความนี้ ผมจะพูดถึงประโยชน์หลักบางประการของการคาดการณ์ทรัพยากรในการจัดการโครงการ ฉันจะแบ่งปันหลักการชี้แนะบางประการเพื่อคาดการณ์ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความสำคัญของการคาดการณ์ทรัพยากร

ธุรกิจตัวแทนคือหัวใจของธุรกิจ คุณดีเท่ากับคนที่คุณสามารถดึงดูดและรักษาไว้ได้

เมื่อคุณต้องรับมือกับบางสิ่งที่คลุมเครือและไม่ชัดเจนว่าเป็นพรสวรรค์ด้านความคิดสร้างสรรค์ การจัดการบุคคลอย่างระมัดระวังจะมีความสำคัญยิ่งขึ้นไปอีก

คนที่มีความคิดสร้างสรรค์ในเอเจนซี่มักจะเดินทางระหว่างสองรัฐ - "ทำงานหนักเกินไป" และ "ใช้งานน้อยเกินไป" ซึ่งไม่เหมาะ

การคาดการณ์ทรัพยากรมีวัตถุประสงค์เพื่อหยุดปัญหานี้

การคาดการณ์ทรัพยากร ตามชื่อที่สื่อถึง กำลังคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรในอนาคตของคุณ สำหรับเอเจนซี่ที่กำลังเติบโต สิ่งนี้มีความสำคัญสำหรับการจัดสรรทรัพยากรและการวางแผนการจ้างงาน

ผู้จัดการโครงการจะใช้การคาดการณ์เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการที่จะเกิดขึ้นของพวกเขามีพนักงานเพียงพอ ผู้จัดการบัญชีจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อค้นหาว่าธุรกิจใหม่จะทำอะไร

การคาดการณ์ทรัพยากรมีประโยชน์หลักหลายประการ เช่น:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรของคุณถูกใช้และมีความสุข

คุณไม่สามารถวางแผนทรัพยากรสร้างสรรค์แบบเดียวกับที่คุณวางแผนสำหรับโรงงาน ความคิดสร้างสรรค์ของมนุษย์นั้นไม่ชัดเจนและหายวับไป นอกจากนี้ยังไม่สามารถปรับขนาดได้ ผลงานสร้างสรรค์แตกต่างกันไปอย่างมากในแต่ละโครงการและแม้กระทั่งในแต่ละวัน

ดังนั้น การวางแผนทรัพยากรสำหรับอุตสาหกรรมเชิงสร้างสรรค์ควรมุ่งเน้นที่ไม่เพียงแต่การใช้ทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังทำให้พวกเขาพึงพอใจอีกด้วย

การทำเช่นนี้ต้องใช้ความตระหนักอย่างลึกซึ้งถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมสร้างสรรค์ของคุณ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าโครงการประเภทใดและความท้าทายที่คนของคุณชอบทำงาน

ตามหลักการแล้ว คุณควรทราบทรัพยากรแต่ละอย่าง:

• ทักษะที่สำคัญ
• ผลงานที่ผ่านมา
• จุดแข็ง จุดอ่อน
• ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการที่ผ่านมา

หากคุณสามารถจับคู่ทรัพยากรที่เหมาะสมกับโครงการที่เหมาะสมได้ คุณจะมีพนักงานที่มีความสุขมากขึ้น

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ ซอฟต์แวร์นี้จะสร้างไทม์ชีทและการรายงานสำหรับทีมของคุณ และลดความเครียดที่อาจเกิดขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดควรช่วยให้ผู้จัดการสร้างกำหนดการและจัดการปริมาณงานได้ นอกจากนี้ยังควรรวมกำหนดการและไทม์ชีทเข้าด้วยกันเพื่อให้โครงการได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์

เมื่อจัดการอย่างถูกต้องและด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม การคาดการณ์ทรัพยากรสามารถแสดงจุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละโครงการ—และวิธีการใช้ทรัพยากร

2. คาดการณ์การจ้างงานและความต้องการทรัพยากร

การ คาดการณ์ ทรัพยากรระบุความต้องการด้านบุคลากร จัดสรรบุคลากรที่มีอยู่ และกำหนดว่าการเพิ่มเติมหรือทดแทนใดที่จำเป็นสำหรับโครงการในอนาคต

ปัจจัยเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ และสามารถช่วยให้มีหลักฐานเชิงปริมาณเพื่อปรับปรุงกระบวนการของหน่วยงานของคุณ

เมื่อวางแผนสำหรับโครงการต่อไปของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องมีแนวคิดเกี่ยวกับความสามารถของคุณ ซึ่งสามารถทำได้โดยดูจากโครงการที่ผ่านมาเพื่อระบุว่าทรัพยากรใดอยู่ภายใต้หรือใช้มากเกินไป

มองหา ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร ที่ติดตามและจัดเก็บแบบฟอร์ม ไฟล์ และอีเมลทั้งหมดตามลูกค้า ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์แต่ละแคมเปญอย่างแม่นยำ

ในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์สมัยใหม่ เป็นเรื่องปกติที่เอเจนซีจะใช้ทรัพยากรจากภายนอก การมีการจัดการในการคาดการณ์ทรัพยากรสามารถช่วยกำหนดว่าคุณจะต้องใช้นักเขียนคำโฆษณาอิสระหรือนักออกแบบเต็มเวลาเพื่อทำสิ่งที่อยู่ในไปป์ไลน์โครงการของคุณให้สำเร็จหรือไม่

3. คาดการณ์และตอบสนองความต้องการสำหรับแนวโน้มอุตสาหกรรม

เทคโนโลยีเป็นรากฐานที่สำคัญของอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ และเมื่อแนวโน้มของเทคโนโลยีเปลี่ยนไป ความต้องการผู้มีความสามารถก็เปลี่ยนไปตามนั้น

ภาษาโปรแกรมหรือแนวปฏิบัติด้านการออกแบบที่ได้รับความนิยมเมื่อสองปีที่แล้วอาจไม่เป็นที่พอใจภายในหกเดือนข้างหน้า คุณต้องสามารถคาดการณ์แนวโน้มเหล่านี้และปรับแนวทางการจ้างงานของคุณให้เหมาะสม

ในฐานะอดีตประธานของ GE, Reginald Jones, แสดงความคิดเห็นใน HBR :

“เราเป็นบริษัทที่มีวิศวกรไฟฟ้า 30,000 คน กลายมาเป็นบริษัทที่ต้องการวิศวกรอิเล็กทรอนิกส์ เราไม่ได้วางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้ในปี 1970 และมันทำให้เรามีปัญหาใหญ่ในช่วงกลางทศวรรษ 1970”

นี่เป็นหนึ่งในประโยชน์ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักของการคาดการณ์ทรัพยากรในการจัดการโครงการ ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของอุตสาหกรรมและกลไกของตลาดเป็นตัวกำหนด หากมีแนวโน้มที่กำลังจะเกิดขึ้น คุณสามารถนำปัจจัยนั้นมาพิจารณาในการตัดสินใจจ้างงานของคุณได้

ในขณะเดียวกัน การระบุแนวโน้มจะช่วยให้คุณพัฒนาโซลูชันการฝึกอบรมได้เช่นกัน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้จัดการโครงการจะร่วมมือกับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อเสนอการฝึกอบรมสมาชิกในทีมสำหรับแนวโน้มที่คาดการณ์ไว้

4. แผนที่ (และลด) อัตราการออกจากงาน

สมาชิกในทีมหลักกระโดดขึ้นเรือเป็นหนึ่งในสิ่งเลวร้ายที่สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกโครงการ หากคุณใช้วิธีการจัดการโครงการที่มีโครงสร้างมากขึ้น เช่น วิธี Waterfall การจากไปของทรัพยากรอาจทำให้ทั้งโครงการตกราง

ในกระบวนการคาดการณ์ทรัพยากรในอนาคต คุณจะต้องทำแบบสำรวจอัตราการออกจากงานที่มีอยู่ของคุณ (ซึ่งอาจเกิน 20% ที่เอเจนซีโฆษณาบางแห่ง) วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจและจัดทำแผนที่เหตุผลในการออกจากงานของพนักงาน

การทำเช่นนี้ทำให้สามารถดำเนินการแก้ไขได้ หากทรัพยากรสำคัญหมดไปเพราะพวกเขาไม่ได้ทำงานในโครงการที่มีความหมาย คุณสามารถเบี่ยงเบนความพยายามของพวกเขาได้ตามนั้น

การคาดการณ์ทรัพยากรเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณทำได้ที่เอเจนซีของคุณ

คำถามตอนนี้คือ ทำอย่างไร?

ฉันจะแบ่งปันเคล็ดลับด้านล่าง

วิธีการทำพยากรณ์ทรัพยากร

ที่แกนหลัก การคาดการณ์ทรัพยากรเป็นเพียงการวัดสามสิ่ง - บันทึกงานในอดีต องค์ประกอบทีมปัจจุบันของคุณ และงานในอนาคตกำลังมาถึง

สำหรับการคาดการณ์ทรัพยากรที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

1. การเติบโตขององค์กร

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นกับการคาดการณ์ทรัพยากรในการจัดการโครงการคือ เกิดขึ้นเมื่อใช้มุมมองระดับโครงการของความต้องการทรัพยากรในอนาคต แม้ว่าสิ่งนี้จะบอกคุณว่าโครงการในอนาคตที่คุณต้องเตรียมสำหรับอะไร แต่ก็ไม่ได้บอกว่าองค์กรของคุณพร้อมที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้หรือไม่

ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณต้องพิจารณาคือการเติบโตขององค์กร

ถามตัวเอง ว่าธุรกิจเติบโตเร็วแค่ไหน? ธุรกิจกำลังทำสัญญา/ขยายกิจการในบางพื้นที่หรือไม่? สุขภาพทางการเงินของธุรกิจเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงบุคลากรเป็นอย่างไร?

หากธุรกิจกำลังไล่ตามลูกค้าใหม่สำหรับโครงการออกแบบการเคลื่อนไหว คุณจะต้องปรับทิศทางทีมของคุณให้เหมาะสม หากการเติบโตที่ไม่ดีในช่วงสองไตรมาสที่ผ่านมาส่งผลกระทบต่อความสามารถในการจ้างงาน คุณจะต้องคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าวในการตัดสินใจ ประเมิน ทรัพยากรของคุณ

2. อัตราการขัดสี

การจากไปของบุคลากรสำคัญไม่เพียงแต่จะทำให้โครงการปัจจุบันของคุณเสียหาย แต่ยังเป็นอันตรายต่อความสามารถของคุณในการเป็นพนักงานโครงการในอนาคต

ดังนั้น ปัจจัยอัตราการออกจากงานของพนักงานในการคาดการณ์ของคุณ

ติดตามอัตราการออกจากงานโดย:

• Skill เพื่อดูว่าสมาชิกในทีมที่มีทักษะบางอย่างมีแนวโน้มจะลาออกมากกว่าคนอื่นๆ หรือไม่ สิ่งนี้จะบอกคุณถึงความต้องการทักษะต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากมีนักพัฒนา Django ของคุณลาออกมากขึ้น นี่อาจหมายความว่าพวกเขามีโอกาสมากขึ้นนอกบริษัทของคุณ

• ประเภทโครงการ เพื่อตรวจสอบว่าโครงการหรือลูกค้าบางประเภทมีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การออกจากงานของพนักงานหรือไม่ นี้สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงไม่ตรงกันโครงการบุคลากรในอนาคต

• ขนาดโครงการ เพื่อตรวจสอบว่ามีความสัมพันธ์กันระหว่างขนาดของโครงการและความพึงพอใจของพนักงานหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากโครงการขนาดใหญ่มีอัตราการออกจากงานสูง อาจเป็นตัวบ่งชี้ถึงปัญหาด้านการสื่อสารและการจัดการที่อยู่เบื้องหลัง

3. เทรนด์เทคโนโลยี

คุณอาจมีบุคลากรสำหรับโครงการที่มีอยู่ แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะสามารถตอบสนองความต้องการในอนาคตได้เสมอไป แนวโน้มทางเทคโนโลยีใหม่มักจะปิดบังผู้จัดการโครงการและปล่อยให้พวกเขามีพนักงานสั้นสำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น

ดังนั้น ติดตามแนวโน้มเทคโนโลยีและใช้ในการพยากรณ์ของคุณ คุณต้อง:

• ติดตามความต้องการทักษะที่มีอยู่ของคุณ เพื่อดูว่าทีมที่มีอยู่ของคุณจะทำได้ดีเพียงใดในการสู้รบในอนาคต หากความต้องการทักษะบางอย่างกำลังจะหมดไป คุณสามารถฝึกใหม่หรือลดขนาดคนของคุณได้ตามนั้น

• ติดตามความต้องการของตลาดในอนาคต เพื่อตัดสินใจจ้างงานและฝึกอบรม

4. ปัจจัยอื่นๆ

นอกเหนือจากข้างต้นแล้ว คุณยังต้องคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้ในการคาดการณ์ของคุณด้วย:

• ความต้องการของลูกค้า: ประเมินความต้องการของลูกค้าในอนาคตตามข้อกำหนดปัจจุบันของคุณ ใช้ความต้องการนี้เพื่อค้นหาการจัดสรรทรัพยากรและความต้องการจ้างงาน

• ข้อกำหนดโครงการเฉพาะกิจ กล่าวคือ ข้อกำหนดทรัพยากรสำหรับโครงการเฉพาะ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีพรสวรรค์ในทีมที่สมดุลเพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการ

• ขนาดบัฟเฟอร์ในอุดมคติ: สิ่งที่คุณประมาณไว้กับระยะเวลาที่โปรเจ็กต์ใช้จริงจะไม่ตรงกันเสมอ ใช้บันทึกโครงการในอดีตเพื่อระบุความไม่ตรงกันนี้ และใช้เมื่อคาดการณ์ขนาดบัฟเฟอร์สำหรับโครงการในอนาคต

เคล็ดลับสำหรับการพยากรณ์ทรัพยากร

มีหลายวิธีในการพยากรณ์ทรัพยากร เช่น การวิเคราะห์ปริมาณงาน การวิเคราะห์แนวโน้ม การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ฯลฯ

การปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ทั้งหมดอยู่นอกเหนือขอบเขตของโพสต์ในบล็อกนี้

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะใช้แนวทางใด มีเคล็ดลับสองสามข้อที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อการคาดการณ์ทรัพยากรที่ดีขึ้น:

1. ใช้การคาดการณ์ระดับพนักงาน

การคาดการณ์ทรัพยากรในระดับอุตสาหกรรมหรือระดับองค์กรนั้นมีประโยชน์ แต่ไม่ได้คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานสร้างสรรค์ เนื่องจากงานสร้างสรรค์ไม่สามารถปรับขนาดได้เหมือนงานในโรงงาน การคาดการณ์ของคุณจึงต้องอยู่ที่ระดับพนักงานด้วย

โดยพื้นฐานแล้ว นี่หมายถึงการคาดการณ์ตามทักษะและนิสัยการทำงานของพนักงานแต่ละคน

หากรู้ว่าพนักงานเก่งแต่เชื่องช้า คุณต้องคำนึงถึงสิ่งนั้นด้วย หากพนักงานคนอื่นทำงานได้ดีเป็นพิเศษในโครงการเล็กๆ แต่มีปัญหาในทีมใหญ่ คุณต้องคาดการณ์ด้วย

ด้วยธรรมชาติที่เน้นผู้คนเป็นหลักของอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ การใช้แนวทางนี้จะทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้นและคาดการณ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้น

2. ใช้วิธีการมีส่วนร่วม

การคาดการณ์ ทรัพยากรของคุณสามารถเป็นแบบจากบนลงล่าง (เช่น ผู้บริหารระดับสูงระบุทิศทางธุรกิจและทรัพยากรแผน) หรือจากล่างขึ้นบน (เช่น ผู้จัดการโครงการระบุข้อกำหนด)

อย่างไรก็ตาม เพื่อการคาดการณ์ทรัพยากรที่แม่นยำอย่างแท้จริง คุณต้องใช้แนวทางแบบมีส่วนร่วม นี่คือที่ที่ผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการโครงการมารวมตัวกันเพื่อวางแผนความต้องการทรัพยากรในอนาคต ฝ่ายบริหารจะบอกผู้จัดการโครงการถึงทิศทางธุรกิจ และผู้จัดการโครงการจะพัฒนาโซลูชันเพื่อตอบสนองความต้องการของตน

ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไดนามิก แนวทางการมีส่วนร่วมนี้จะทำให้ การประเมิน ทรัพยากรมีความชัดเจนที่จำเป็นอย่างมาก

3. พัฒนาแผนบริหารความเสี่ยง

เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้: ทรัพยากรบางส่วนจะออก ทรัพยากรบางอย่างจะมีประสิทธิภาพต่ำกว่า และทรัพยากรบางส่วนจะส่งมอบเกิน

นี่เป็นส่วนหนึ่งของอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ คุณไม่สามารถคาดเดาได้อย่างถูกต้องว่าสิ่งต่างๆ จะเกิดขึ้นจริงในโครงการอย่างไร

ดังนั้น ในการพยากรณ์ทรัพยากรของคุณ ให้สร้างแผนการจัดการความเสี่ยง มีแผนสำหรับสถานการณ์ที่แย่ที่สุด - คุณจะทำอย่างไรถ้าสมาชิกในทีมคนสำคัญตัดสินใจที่จะลาออกหรือหากทรัพยากรไม่ทำงานตามที่คาดไว้ คำนึงถึงเวลาบัฟเฟอร์เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถจัดการกับปัญหาเมื่อเกิดขึ้นได้

การเป็นผู้จัดการโครงการมักจะทำให้ต้องเชื่อมโยงช่องว่างระหว่าง สิ่งที่คาดหวัง กับ สิ่งที่เกิดขึ้นจริง ยิ่งคุณสามารถวางแผนสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินได้มากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งเชื่อมช่องว่างนี้ได้ดีขึ้นเท่านั้น

การคาดการณ์ทรัพยากรเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ การคาดการณ์ทรัพยากรอย่างละเอียดจะช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการของพนักงานได้ดีขึ้นมาก ในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ที่เน้นผู้คนเป็นหลัก สิ่งนี้สามารถแปลเป็นพนักงานที่มีความสุขมากขึ้นในการทำงานกับปัญหาที่พวกเขาสนใจ และพนักงานที่มีความสุขมากขึ้นเท่ากับลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้น

นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ครอบคลุมมากขึ้นที่คุณจะมีส่วนร่วม การคาดการณ์ทรัพยากรที่ถูกต้องในการจัดการโครงการต้องการให้คุณพิจารณาปัจจัยระดับองค์กร ระดับอุตสาหกรรม และระดับพนักงานที่ส่งผลต่องานของคุณ

ใช้แนวทางแบบมีส่วนร่วมที่คุณนำผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการโครงการมารวมกันในการตัดสินใจคาดการณ์ มุ่งเน้นที่พนักงาน และวางแผนสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินเพื่อการพยากรณ์ทรัพยากรที่แม่นยำยิ่งขึ้น

Workamajig เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการการตลาดแบบรวมทุกอย่างที่ช่วยให้เอเจนซี่ที่ยอดเยี่ยมเช่นคุณยิ่งใหญ่ยิ่งขึ้น! ต้องการรวมเคล็ดลับทั้งหมดจากบล็อกนี้เข้ากับเอเจนซี่โฆษณาของคุณหรือไม่? Workamajig เป็นเครื่องมือไฟฟ้าแบบเร่งด่วนของคุณเมื่อพูดถึงการคาดการณ์ทรัพยากร รวมถึงธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดสำหรับเรื่องนั้น

อย่าเชื่อคำพูดของเรา - ดูด้วยตัวคุณเอง!