프로젝트 관리에서 리소스 예측이 중요한 이유

프로젝트 관리의 리소스 예측은 창의적인 작업과 관련하여 복잡하고 고유한 일련의 과제를 수반합니다.

각 고객의 요구와 일정에 관해서 일관성이 거의 없습니다. 당신은 창의적인 인재를 활용하고 싶지만 그들에게 창의력을 발휘할 수 있는 자유를 주기를 원합니다. 기한과 요구 사항이 바뀌면서 리소스 계획이 엄청나게 복잡해졌습니다.

리소스를 적절하게 계획하려면 리소스 가용성을 예측할 수 있어야 합니다. ROI 채점과 같은 조잡한 기술은 복잡한 창의적 역할과 관련하여 실패합니다. 리소스 요구 사항 및 가용성을 예측하려면 보다 미묘한 접근 방식이 필요합니다.

이 기사에서는 프로젝트 관리에서 리소스 예측의 몇 가지 주요 이점에 대해 설명합니다. 또한 리소스를 보다 효율적으로 예측하기 위한 몇 가지 기본 원칙을 공유하겠습니다.

자원 예측의 중요성

에이전시 비즈니스의 핵심은 사람 비즈니스입니다. 당신은 당신이 끌어들이고 유지할 수 있는 종류의 사람들만큼만 훌륭합니다.

창의적 인재처럼 모호하고 불분명한 일을 처리할 때 신중한 인력 관리가 더욱 중요해집니다.

에이전시의 창의적인 사람들은 종종 "과로한" 상태와 "활용도가 낮은" 두 가지 상태 사이를 오갑니다. 어느 쪽도 이상적이지 않습니다.

자원 예측은 이 문제를 막는 것을 목표로 합니다.

리소스 예측은 이름에서 알 수 있듯이 미래의 리소스 요구 사항을 예측하는 것입니다. 성장하는 에이전시의 경우 이는 리소스 할당 및 고용 계획에 매우 중요합니다.

프로젝트 관리자는 예측을 사용하여 예정된 프로젝트에 적절한 인력이 배치되었는지 확인합니다. 계정 관리자는 이를 사용하여 추구할 새로운 비즈니스를 파악합니다.

리소스 예측에는 다음과 같은 몇 가지 주요 이점이 있습니다.

1. 귀하의 자원이 활용되고 있는지 확인하십시오.

공장을 계획하는 것과 같은 방식으로 창의적 자원을 계획할 수는 없습니다. 인간의 창의성은 불분명하고 일시적입니다. 또한 거의 확장할 수 없습니다. 창의적 결과물은 프로젝트마다, 심지어 매일매일 크게 다릅니다.

따라서 창조산업을 위한 자원계획은 자원의 활용뿐만 아니라 만족을 유지하는 데 중점을 두어야 한다.

이를 위해서는 크리에이티브 팀의 강점과 약점에 대한 깊은 인식이 필요합니다. 직원들이 어떤 종류의 프로젝트와 도전 과제를 좋아하는지 정확히 알아야 합니다.

이상적으로는 각 리소스의 다음 사항을 알아야 합니다.

• 핵심 기술
• 과거 근무 기록
• 강점 약점
• 지난 프로젝트에 대한 피드백

적절한 자원을 적절한 프로젝트와 연결할 수 있다면 훨씬 더 행복한 노동력을 갖게 될 것입니다.

이를 수행하는 한 가지 방법은 사용하기 쉽고 사용자 친화적인 리소스 관리 소프트웨어를 활용하는 것입니다. 이 소프트웨어는 팀을 위한 작업표와 보고를 작성하고 잠재적인 스트레스를 줄여줍니다.

최고의 리소스 관리 소프트웨어는 관리자가 일정을 만들고 작업 부하를 관리할 수 있도록 해야 합니다. 또한 일정과 작업표를 통합하여 프로젝트를 실시간으로 업데이트할 수 있어야 합니다.

리소스 예측은 올바르게 처리되고 올바른 도구를 사용하여 각 프로젝트의 강점과 약점, 그리고 리소스가 어떻게 활용되고 있는지 보여줄 수 있습니다.

2. 고용 및 리소스 요구 사항 예측

자원 예측 은 인력 수요를 식별하고 가용 인력을 할당하며 향후 프로젝트에 필요한 추가 또는 대체를 결정합니다.

이러한 요소는 모두 프로젝트의 성공에 기여하며 기관의 프로세스를 개선하기 위한 정량화 가능한 증거를 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음 프로젝트를 계획할 때 자신의 역량을 파악하는 것이 중요합니다. 이는 과거 프로젝트를 살펴보고 어떤 리소스가 부족하거나 과도하게 활용되었는지 식별하여 수행할 수 있습니다.

모든 양식, 파일 및 이메일을 클라이언트별로 추적하고 저장하여 각 캠페인을 쉽게 정확하게 분석할 수 있는 리소스 관리 소프트웨어 를 찾으십시오.

현대 크리에이티브 산업에서는 대행사가 아웃소싱 리소스를 활용하는 것이 일반적입니다. 리소스 예측을 처리하면 프로젝트 파이프라인에 있는 작업을 수행하기 위해 프리랜서 카피라이터 또는 정규직 디자이너가 필요한지 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

3. 산업 동향에 대한 수요 예측 및 충족

기술은 창조산업의 초석이며 기술 트렌드가 변화함에 따라 그에 따른 인재 수요도 변화하고 있습니다.

2년 전에 유행했던 프로그래밍 언어나 디자인 방식이 앞으로 6개월 이내에 인기를 끌지 못할 수도 있습니다. 이러한 추세를 예측하고 그에 따라 채용 방식을 조정할 수 있어야 합니다.

GE의 전 회장인 Reginald Jones 는 HBR에서 다음과 같이 말했습니다 .

“30,000명의 전기기계 엔지니어가 있는 회사에서 전자 엔지니어가 필요한 회사가 되었습니다. 우리는 1970년에 이 변경을 계획하지 않았으며 1970년대 중반까지 큰 문제를 일으켰습니다.”

이것은 프로젝트 관리에서 리소스 예측의 덜 알려진 이점 중 하나입니다. 그것은 당신에게 산업과 그것을 형성하는 시장의 힘에 대한 조감도를 제공합니다. 떠오르는 트렌드가 있다면 고용 결정에 반영할 수 있습니다.

동시에 추세를 파악할 수 있으면 교육 솔루션을 개발하는 데도 도움이 됩니다. 프로젝트 관리자가 HR 관리자와 협력하여 팀 구성원에게 예측된 추세에 대한 교육을 제공하는 것은 드문 일이 아닙니다.

4. 손실률 매핑(및 감소)

배를 뛰어 넘는 핵심 팀원은 모든 프로젝트에서 발생할 수 있는 가장 비참한 일 중 하나입니다. Waterfall 방법과 같은 보다 구조화된 프로젝트 관리 방법론을 사용하는 경우 리소스 이탈로 인해 전체 프로젝트가 탈선할 수 있습니다.

미래 자원을 예측하는 과정에서 기존 이탈률(일부 크리에이티브 에이전시에서는 20%를 초과할 수 있음)도 조사해야 합니다. 이것은 직원의 퇴사 이유를 이해하고 매핑하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이렇게 하면 교정 조치를 취할 수 있습니다. 주요 자원이 의미 있는 프로젝트를 수행하지 못해 떠나는 경우 그에 따라 노력을 분산시킬 수 있습니다.

자원 예측은 기관에서 할 수 있는 가장 중요한 일 중 하나입니다.

이제 질문은 다음과 같습니다. 어떻게 합니까?

아래에서 몇 가지 팁을 공유하겠습니다.

자원 예측을 수행하는 방법

기본적으로 리소스 예측은 과거 작업 기록, 현재 팀 구성 및 향후 작업의 세 가지를 측정하는 것입니다.

성공적인 리소스 예측을 위해서는 다음 요소를 고려해야 합니다.

1. 조직의 성장

프로젝트 관리에서 리소스 예측에서 발생하는 일반적인 실수는 프로젝트 수준의 관점에서 미래의 리소스 요구 사항을 볼 때 취하는 것입니다. 이것은 당신이 어떤 미래 프로젝트를 준비해야 하는지 알려줄 것이지만, 당신의 조직이 이러한 변화를 처리할 준비가 되어 있는지 여부는 알려주지 않습니다.

따라서 가장 먼저 고려해야 할 사항 중 하나는 조직의 성장입니다.

스스로에게 물어보십시오. 비즈니스가 얼마나 빠르게 성장하고 있습니까? 특정 분야에서 사업이 계약/확장되고 있습니까? 인사 변경을 지원하기 위한 기업의 재정 상태는 어떻습니까?

비즈니스에서 모션 디자인 프로젝트를 위해 새로운 고객을 적극적으로 찾고 있다면 그에 따라 팀을 조정해야 합니다. 지난 2분기 동안의 저조한 성장이 고용 능력에 영향을 미쳤다면 자원 추정 결정에 이를 고려해야 합니다.

2. 감소율

핵심 인력의 이탈은 현재 프로젝트를 탈선시킬 뿐만 아니라 미래 프로젝트에 인력을 배치하는 능력을 위태롭게 할 수 있습니다.

따라서 예측에 직원 이직률을 고려하십시오.

다음과 같은 방법으로 이탈률을 추적합니다.

• Skill , 특정 기술을 가진 팀 구성원이 다른 구성원보다 떠날 가능성이 더 높은지 확인합니다. 이것은 또한 다양한 기술에 대한 요구를 알려줄 것입니다. 예를 들어 Django 개발자가 더 많이 떠난다면 회사 외부에 더 많은 기회가 있다는 의미일 수 있습니다.

• 프로젝트 유형 , 특정 유형의 프로젝트 또는 클라이언트가 직원 감소로 이어질 가능성이 더 높은지 확인합니다. 이렇게 하면 향후 직원-프로젝트 불일치를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 프로젝트 크기 , 프로젝트 크기와 직원 만족도 사이에 상관 관계가 있는지 확인합니다. 예를 들어, 대규모 프로젝트의 소멸률이 높으면 근본적인 커뮤니케이션 및 관리 문제의 지표가 될 수 있습니다.

3. 기술 동향

기존 프로젝트에 대한 직원이 있을 수 있지만 항상 미래의 요구 사항을 충족할 수 있는 것은 아닙니다. 새로운 기술 트렌드는 종종 프로젝트 관리자의 눈을 멀게 하고 다가오는 프로젝트에 대한 인력 부족을 초래할 수 있습니다.

따라서 기술 동향을 추적하고 예측에 사용하십시오. 다음을 수행해야 합니다.

• 기존 기술에 대한 수요를 추적 하여 기존 팀이 향후 계약에서 얼마나 잘 수행할 것인지 확인하십시오. 특정 기술에 대한 수요가 줄어들면 그에 따라 인력을 재교육하거나 축소할 수 있습니다.

• 고용 및 교육 결정을 내리기 위해 미래 시장 요구 사항을 추적합니다 .

4. 기타 요인

위의 사항 외에도 예측에 다음을 고려해야 합니다.

• 클라이언트 요구 사항: 현재 요구 사항을 기반으로 미래 클라이언트 요구 사항을 예측합니다. 이 수요를 사용하여 리소스 할당 및 고용 요구 사항을 파악합니다.

• 임시 프로젝트 요구 사항 , 즉 특정 프로젝트에 대한 리소스 요구 사항입니다. 이렇게 하면 팀에서 프로젝트 요구 사항을 충족할 수 있는 적절한 균형의 인재를 확보할 수 있습니다.

• 이상적인 버퍼 크기: 예상한 것과 프로젝트가 실제로 걸리는 시간 사이에는 항상 불일치가 있습니다. 과거 프로젝트 기록을 사용하여 이 불일치를 식별하고 향후 프로젝트의 버퍼 크기를 예측할 때 사용합니다.

자원 예측을 위한 팁

워크로드 분석, 추세 분석, 관리 판단 등과 같은 리소스 예측에 대한 몇 가지 접근 방식이 있습니다.

이러한 모든 접근 방식을 살펴보는 것은 이 블로그 게시물의 범위를 벗어납니다.

그러나 사용하는 접근 방식에 관계없이 더 나은 리소스 예측을 위해 따를 수 있는 몇 가지 팁이 있습니다.

1. 직원 수준 예측 사용

산업 또는 조직 수준의 리소스 예측은 유용하지만 창의적인 작업의 고유한 특성을 고려하지 않습니다. 창의적인 작업은 공장 작업처럼 확장될 수 없으므로 예측도 직원 수준에서 이루어져야 합니다.

기본적으로 이는 개별 직원의 기술과 작업 습관을 기반으로 예측하는 것을 의미합니다.

직원이 똑똑하지만 느린 것으로 알려진 경우 이를 고려해야 합니다. 다른 직원이 소규모 프로젝트에서는 매우 잘 작동하지만 대규모 팀에서는 어려움을 겪는다면 그에 대해서도 예측해야 합니다.

창조 산업의 사람 중심적인 특성을 감안할 때 이 접근 방식을 채택하면 더 행복한 인력과 더 정확한 예측이 가능해집니다.

2. 참여적 접근 방식 채택

자원 예측 은 하향식(예: 고위 경영진이 비즈니스 방향을 식별하고 자원 계획)이거나 상향식(예: 프로젝트 관리자가 요구 사항 식별)일 수 있습니다.

그러나 진정으로 정확한 자원 예측을 위해서는 참여적 접근 방식을 채택해야 합니다. 여기에서 최고 경영진과 프로젝트 관리자가 함께 모여 미래의 리소스 요구 사항을 계획합니다. 경영진은 프로젝트 관리자에게 비즈니스 방향을 알리고 프로젝트 관리자는 요구 사항을 충족하는 솔루션을 개발합니다.

역동적인 작업 환경에서 이 참여적 접근 방식은 자원 추정 에 필요한 명확성을 제공합니다.

3. 위험 관리 계획 개발

불가피합니다. 일부 리소스는 떠나고 일부 리소스는 실적이 저조하며 일부 리소스는 초과 제공됩니다.

이것은 창조 산업의 일부이자 소포입니다. 프로젝트에서 실제로 어떤 일이 일어날지 정확히 예측할 수는 없습니다.

따라서 자원 예측에서 위험 관리 계획을 작성하십시오. 최악의 시나리오에 대한 계획을 세우십시오. 핵심 팀 구성원이 그만두기로 결정하거나 리소스가 예상대로 작동하지 않을 경우 수행할 작업. 문제가 발생할 때 대처할 수 있도록 충분한 버퍼 시간을 고려하십시오.

프로젝트 관리자가 되는 것은 종종 예상 한 것과 실제로 일어나는 것 사이의 간극을 메우는 것으로 요약됩니다. 만일의 사태에 대해 더 많이 계획할수록 이 격차를 더 잘 메울 수 있습니다.

자원 예측은 프로젝트 관리자의 가장 중요한 책임 중 하나입니다. 철저한 자원 예측을 통해 직원의 요구 사항을 훨씬 더 잘 충족할 수 있습니다. 사람 중심의 크리에이티브 산업에서 이는 직원들이 자신이 걱정하는 문제를 해결하는 데 더 큰 만족을 줄 수 있습니다. 직원이 행복할수록 고객도 행복해집니다.

이것은 또한 당신이 관여하게 될 보다 광범위한 활동 중 하나입니다. 프로젝트 관리에서 정확한 자원 예측을 위해서는 작업에 영향을 미치는 조직 수준, 산업 수준 및 직원 수준 요소를 고려해야 합니다.

예측 결정에 최고 경영진과 프로젝트 관리자를 한 자리에 모으는 참여적 접근 방식을 채택하고 직원에 집중하며 보다 정확한 리소스 예측을 위해 비상 사태에 대비합니다.

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