De ce este importantă prognoza resurselor în managementul proiectelor

Prognoza resurselor în managementul proiectelor este complexă când vine vorba de munca creativă și vine cu un set unic de provocări.

Există puțină consecvență când vine vorba de nevoile și termenele fiecărui client. Doriți să utilizați personal creativ, dar și să le oferiți libertatea de a fi creativ. Odată cu schimbarea termenelor și cerințelor, planificarea resurselor devine incredibil de complexă.

Pentru a planifica corect resursele, este important să puteți prognoza disponibilitatea resurselor dvs. Tehnicile brute, cum ar fi notarea rentabilității investiției, eșuează atunci când vine vorba de roluri creative complexe. Aveți nevoie de o abordare mai nuanțată pentru a estima nevoia și disponibilitatea resurselor.

În acest articol, voi discuta câteva dintre beneficiile cheie ale prognozării resurselor în managementul proiectelor. De asemenea, voi împărtăși câteva principii directoare pentru a prognoza resursele mai eficient.

Importanța prognozării resurselor

Afacerea cu agenții, în esență, este o afacere cu oameni. Ești la fel de bun ca genul de oameni pe care îi poți atrage și reține.

Când ai de-a face cu ceva la fel de nebulos și prost definit precum talentul creativ, managementul atent al oamenilor devine și mai important.

Oamenii creativi de la agenții fac adesea transfer între două state - „suprasolicitat” și „subutilizat” - niciuna dintre acestea nu este ideală.

Prognoza resurselor are ca scop stoparea acestei probleme.

Prognoza resurselor, așa cum sugerează și numele, prezice cerințele viitoare de resurse. Pentru agențiile în creștere, acest lucru este vital pentru alocarea resurselor și planificarea angajării.

Managerii de proiect vor folosi prognoza pentru a se asigura că viitoarele lor proiecte dispun de personal adecvat. Managerii de cont îl vor folosi pentru a-și da seama ce afacere nouă să urmeze.

Prognoza resurselor are mai multe beneficii cheie, cum ar fi:

1. Asigurați-vă că resursele dvs. sunt utilizate și fericite

Nu puteți planifica resursele creative în același mod în care ați planifica pentru o fabrică. Creativitatea umană este prost definită și trecătoare. De asemenea, este rareori scalabil; Producția creativă variază foarte mult de la proiect la proiect și chiar de la o zi la alta.

Prin urmare, planificarea resurselor pentru industriile creative ar trebui să se concentreze nu numai pe utilizarea resurselor, ci și pe menținerea lor satisfăcută.

Pentru a face acest lucru, este nevoie de o conștientizare profundă a punctelor forte și a punctelor slabe ale echipei tale creative. Trebuie să știi exact la ce fel de proiecte și provocări le place oamenilor tăi să lucreze.

În mod ideal, ar trebui să cunoașteți fiecare resursă:

• Aptitudini principale
• Dosar de muncă trecută
• Puncte forte, puncte slabe
• Feedback despre proiectele anterioare

Dacă puteți potrivi resursa potrivită cu proiectul potrivit, veți avea o forță de muncă mult mai fericită.

O modalitate de a face acest lucru este utilizarea unui software de gestionare a resurselor ușor de utilizat și ușor de utilizat. Acest software va face foi de pontaj și rapoarte pentru echipa dvs. și va reduce potențialul stres.

Cel mai bun software de gestionare a resurselor ar trebui să permită managerilor să creeze programe și să gestioneze sarcinile de lucru. De asemenea, ar trebui să integreze programe și foi de pontaj, permițând actualizarea proiectelor în timp real.

Când este tratată corect și cu instrumentele potrivite, prognoza resurselor poate arăta punctele forte și punctele slabe ale fiecărui proiect și modul în care sunt utilizate resursele.

2. Preziceți angajarea și nevoile de resurse

Prognoza resurselor identifică nevoile de personal, alocă personalul disponibil și determină ce completări sau înlocuiri vor fi necesare pentru proiectele viitoare.

Toți acești factori contribuie la succesul unui proiect și pot ajuta la furnizarea de dovezi cuantificabile pentru a îmbunătăți procesele agenției dvs.

Când vă planificați următorul proiect, este important să aveți o idee despre capacitatea dvs. Acest lucru poate fi realizat analizând proiectele anterioare pentru a identifica resursele care au fost sub sau suprautilizate.

Căutați software de gestionare a resurselor care urmărește și stochează toate formularele, fișierele și e-mailurile în funcție de client, facilitând analiza precisă a fiecărei campanii.

În industria creativă modernă, este obișnuit ca agențiile să utilizeze resurse externalizate. De asemenea, a avea un control asupra prognozării resurselor vă poate ajuta să determinați dacă veți avea nevoie de un copywriter independent sau de un designer cu normă întreagă pentru a realiza ceea ce este în proiectul dvs.

3. Anticipați și satisfaceți cererea pentru tendințele din industrie

Tehnologia este o piatră de temelie a industriei creative și, pe măsură ce tendințele tehnologice se schimbă, cererea de talente se schimbă în consecință.

Un limbaj de programare sau o practică de design populară în urmă cu doi ani ar putea fi din favoarea în următoarele șase luni. Trebuie să fiți capabil să prevedeți aceste tendințe și să vă orientați practicile de angajare în consecință.

După cum a comentat fostul președinte al GE, Reginald Jones, în HBR :

„Am fost o companie cu 30.000 de ingineri electromecanici, devenind o companie care avea nevoie de ingineri electronici. Nu am planificat această schimbare în 1970 și ne-a cauzat mari probleme până la mijlocul anilor 1970”

Acesta este unul dintre beneficiile mai puțin cunoscute ale prognozării resurselor în managementul proiectelor. Vă oferă o perspectivă a industriei și a forțelor pieței care o modelează. Dacă există tendințe emergente la orizont, le puteți lua în considerare în deciziile dvs. de angajare.

În același timp, posibilitatea de a identifica tendințele te va ajuta să dezvolți și soluții de antrenament. Nu este neobișnuit ca managerii de proiect să colaboreze cu managerii de resurse umane pentru a oferi membrilor echipei de formare pentru tendințele prognozate.

4. Hartați (și reduceți) ratele de uzură

Membrii cheie ai echipei sărind pe navă este unul dintre cele mai dezastruoase lucruri care se pot întâmpla în orice proiect. Dacă utilizați o metodologie de management de proiect mai structurată, cum ar fi metoda Waterfall, plecarea unei resurse poate deraia întregul proiect.

În procesul de estimare a resurselor viitoare, va trebui, de asemenea, să faceți un sondaj asupra ratelor de uzură existente (care pot depăși 20% la unele agenții de creație). Acest lucru vă poate ajuta să înțelegeți și să mapați motivul plecărilor angajaților.

Acest lucru face posibilă luarea de măsuri de remediere. Dacă resursele cheie pleacă pentru că nu se apucă de lucru la proiecte semnificative, le puteți devia eforturile în consecință.

Prognoza resurselor este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face la agenția dvs.

Întrebarea este acum: cum o faci?

Voi împărtăși câteva sfaturi mai jos.

Cum se face prognoza resurselor

În esență, prognoza resurselor este pur și simplu o măsură a trei lucruri - înregistrările dvs. istorice de lucru, componența actuală a echipei și munca viitoare care vă vine în cale.

Pentru o prognoză de succes a resurselor, trebuie să luați în considerare următorii factori:

1. Creșterea organizației

O greșeală comună care se întâmplă cu prognoza resurselor în managementul proiectelor este aceea de a lua atunci când este luată o vedere la nivel de proiect a cerințelor viitoare de resurse. Deși acest lucru vă va spune pentru ce proiecte viitoare trebuie să vă pregătiți, nu vă spune dacă organizația dvs. este echipată pentru a gestiona aceste schimbări.

Prin urmare, unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le luați în considerare este creșterea organizației.

Întrebați-vă: cât de repede crește afacerea? Afacerea se contractă/se extinde într-o anumită zonă? Care este sănătatea financiară a afacerii pentru a sprijini schimbările de personal?

Dacă afacerea urmărește în mod activ noi clienți pentru proiecte de motion design, va trebui să îți orientezi echipa în consecință. Dacă creșterea slabă din ultimele două trimestre a afectat capacitatea de angajare, va trebui să o luați în considerare în deciziile dvs. de estimare a resurselor.

2. Rate de uzură

Plecarea personalului cheie nu numai că vă poate deraializa proiectele curente, ci vă poate pune în pericol și capacitatea de a vă angaja proiecte viitoare.

Prin urmare, luați în considerare ratele de uzură a angajaților în prognoza dvs.

Urmăriți ratele de uzură după:

• Skill , pentru a vedea dacă membrii echipei cu anumite abilități au mai multe șanse să plece decât alții. Acest lucru vă va spune și cererea pentru diferite abilități. De exemplu, dacă mai mulți dintre dezvoltatorii dvs. Django pleacă, acest lucru ar putea însemna că au mai multe oportunități în afara companiei dvs.

• Tip proiect , pentru a verifica dacă anumite tipuri de proiecte sau clienți sunt mai susceptibile de a duce la uzura angajaților. Acest lucru vă poate ajuta să evitați nepotrivirea personalului-proiect în viitor.

• Project-size , pentru a verifica dacă există o corelație între dimensiunea proiectului și satisfacția angajaților. De exemplu, dacă proiectele mari au o rată ridicată de uzură, ar putea fi un indicator al problemelor de comunicare și management de bază.

3. Tendințe Tehnologice

Este posibil să aveți personal pentru proiectele dvs. existente, dar nu înseamnă întotdeauna că puteți satisface nevoile viitoare. Noile tendințe tehnologice îi pot deseori orbi pe managerii de proiect și îi pot lăsa fără personal pentru proiectele viitoare.

Prin urmare, urmăriți tendințele tehnologice și utilizați-le în prognoza dvs. Trebuie să:

• Urmăriți cererea pentru abilitățile dvs. existente pentru a vedea cât de bine se va descurca echipa dvs. existentă în angajamentele viitoare. Dacă cererea pentru o anumită abilitate se stinge, vă puteți recalifica sau reduce personalul în consecință.

• Urmăriți nevoile viitoare ale pieței pentru a lua decizii de angajare și formare.

4. Alti factori

Pe lângă cele de mai sus, trebuie să luați în considerare următoarele în prognoza dvs.:

• Cerințele clienților: estimați cererile viitoare ale clienților pe baza cerințelor dvs. actuale. Utilizați această cerere pentru a afla nevoile de alocare a resurselor și de angajare.

• Cerințe de proiect ad-hoc , adică cerințele de resurse pentru un anumit proiect. Acest lucru vă va asigura că aveți echilibrul potrivit de talent în echipa dvs. pentru a satisface cerințele proiectului.

• Dimensiunea ideală a tamponului: va exista întotdeauna o nepotrivire între ceea ce estimați și cât durează de fapt un proiect. Utilizați înregistrările istorice ale proiectelor pentru a identifica această nepotrivire și utilizați-o atunci când estimați dimensiunea tamponului pentru proiecte viitoare.

Sfaturi pentru prognoza resurselor

Există mai multe abordări ale prognozării resurselor, cum ar fi analiza volumului de muncă, analiza tendințelor, judecata managementului etc.

Trecerea prin toate aceste abordări depășește scopul acestei postări pe blog.

Cu toate acestea, indiferent de abordarea pe care o utilizați, există câteva sfaturi pe care le puteți urma pentru o estimare mai bună a resurselor:

1. Utilizați prognoza la nivel de angajat

Prognoza resurselor la nivel de industrie sau organizație este utilă, dar nu ține cont de natura unică a muncii creative. Deoarece munca creativă nu poate fi scalată ca munca din fabrică, prognoza dvs. trebuie să fie și la nivel de angajat.

În esență, aceasta înseamnă prognoză bazată pe abilitățile și obiceiurile de lucru ale angajaților individuali.

Dacă se știe că un angajat este genial, dar lent, trebuie să ții cont de asta. Dacă un alt angajat lucrează excepțional de bine la proiecte mici, dar se luptă în echipe mari, trebuie să faci previziuni și pentru asta.

Având în vedere natura axată pe oameni a industriei creative, adoptarea acestei abordări va duce la o forță de muncă mai fericită și o prognoză mai precisă.

2. Adoptă o abordare participativă

Prognoza dvs. de resurse poate fi fie de sus în jos (adică, managementul superior identifică direcția afacerii și planifică resursele) sau poate fi de jos în sus (adică, managerii de proiect identifică cerințele).

Cu toate acestea, pentru o prognoză cu adevărat precisă a resurselor, trebuie să adoptați o abordare participativă. Aici se reunesc managementul de top și managerii de proiect pentru a planifica cerințele viitoare de resurse. Managementul spune managerilor de proiect direcția afacerii, iar managerii de proiect dezvoltă o soluție pentru a satisface cerințele lor.

În mediile de lucru dinamice, această abordare participativă aduce claritatea necesară estimării resurselor.

3. Elaborați un plan de management al riscului

Este inevitabil: unele resurse vor pleca, unele resurse vor avea performanțe slabe, iar unele resurse vor depăși.

Aceasta este o parte integrantă a industriei creative. Niciodată nu poți prezice cu exactitate cum se vor întâmpla lucrurile într-un proiect.

Prin urmare, în estimarea resurselor, creați un plan de management al riscului. Aveți planuri pentru scenariile cele mai defavorabile - ce ați face dacă un membru cheie al echipei decide să renunțe sau dacă o resursă nu funcționează conform așteptărilor. Luați în considerare un timp suficient pentru a vă asigura că puteți face față problemelor atunci când apar.

A fi manager de proiect se rezumă adesea la reducerea decalajului dintre ceea ce era de așteptat și ceea ce se întâmplă de fapt . Cu cât poți planifica mai mult pentru situații neprevăzute, cu atât mai bine vei depăși acest decalaj.

Prognoza resurselor este una dintre cele mai importante responsabilități ale unui manager de proiect. O prognoză amănunțită a resurselor vă va face mult mai bun în satisfacerea nevoilor angajaților. În industria creativă axată pe oameni, acest lucru se poate traduce în angajați mai fericiți care lucrează la problemele care le pasă. Și angajați mai fericiți înseamnă clienți mai fericiți.

Este, de asemenea, una dintre activitățile mai extinse în care veți fi implicat. Prognozarea exactă a resurselor în managementul proiectelor necesită să luați în considerare factorii la nivel de organizație, la nivel de industrie și la nivel de angajat care vă afectează munca.

Adoptă o abordare participativă în care reuniți managementul de top și managerii de proiect în deciziile de prognoză, vă concentrați pe angajați și planificați situațiile neprevăzute pentru o prognoză mai precisă a resurselor.

Workamajig este un software all-inclusive de management al proiectelor de marketing care ajută agențiile grozave ca a ta să devină și mai mari! Doriți să încorporați toate sfaturile de pe acest blog în agenția DVS. de creație? Workamajig este unealta ta rapidă atunci când vine vorba de prognoza resurselor, precum și de toate afacerile legate de proiecte.

Totuși, nu ne credeți pe cuvânt – vedeți singuri!