为什么项目管理中的资源预测很重要
已发表: 2022-07-12当涉及到创造性工作时，项目管理中的资源预测是复杂的，并且伴随着一系列独特的挑战。
每个客户的需求和时间表几乎没有一致性。 您想利用创意人员，但也要给他们发挥创意的自由。 随着截止日期和要求的变化，资源规划变得异常复杂。
为了正确规划资源，能够预测您的资源可用性很重要。 当涉及到复杂的创意角色时，诸如 ROI 评分之类的粗略技术会失败。 您需要更细致入微的方法来预测资源需求和可用性。
在本文中，我将讨论资源预测在项目管理中的一些主要好处。 我还将分享一些指导原则，以更有效地预测资源。
资源预测的重要性
代理业务的核心是人员业务。 你只有和你能吸引和留住的人一样好。
当你处理像创意人才这样模糊不清的事情时，谨慎的人员管理变得更加重要。
机构中的创意人员经常在两种状态之间穿梭——“过度工作”和“未充分利用”——这两种状态都不理想。
资源预测旨在解决这个问题。
顾名思义，资源预测就是预测您未来的资源需求。 对于成长中的机构来说，这对于分配资源和计划招聘至关重要。
项目经理将使用预测来确保他们即将进行的项目配备充足的人员。 客户经理将使用它来确定要追求的新业务。
资源预测具有几个关键优势，例如：
- 确保您的资源得到利用和快乐
您无法像规划工厂一样规划创意资源。 人类的创造力是不明确且短暂的。 它也很少可扩展； 创意产出因项目而异，甚至每天都有很大差异。
因此，创意产业的资源规划不仅要注重资源的利用，还要让他们满意。
这样做需要深入了解创意团队的优势和劣势。 你需要确切地知道你的员工喜欢从事什么样的项目和挑战。
理想情况下，您应该知道每个资源的：
- 关键技能
- 过往工作记录
- 优势劣势
- 对过去项目的反馈
如果您可以将正确的资源与正确的项目相匹配，您将拥有更快乐的员工队伍。
一种方法是使用易于使用、用户友好的资源管理软件。 该软件将为您的团队制作时间表和报告，并减少潜在的压力。
最好的资源管理软件应该使管理人员能够创建计划和管理工作负载。 它还应该集成时间表和时间表，允许实时更新项目。
如果处理得当，并通过正确的工具，资源预测可以显示每个项目的优势和劣势——以及资源是如何被利用的。
- 预测招聘和资源需求
资源预测识别人员需求，分配可用人员并确定未来项目需要增加或替换的内容。
这些因素都有助于项目的成功，并有助于提供可量化的证据来改进您机构的流程。
在规划下一个项目时，了解自己的能力很重要。 这可以通过查看过去的项目来确定哪些资源使用不足或过度使用来实现。
寻找能够按客户跟踪和存储所有表格、文件和电子邮件的资源管理软件，以便轻松准确地分析每个活动。
在现代创意产业中，代理机构利用外包资源是很常见的。 掌握资源预测还可以帮助确定您是否需要自由撰稿人或全职设计师来完成项目管道中的内容。
- 预测并满足行业趋势的需求
技术是创意产业的基石，随着技术趋势的变化，对人才的需求也随之发生变化。
两年前流行的编程语言或设计实践可能会在接下来的六个月内失宠。 您需要能够预见这些趋势并相应地调整您的招聘实践。
正如通用电气前董事长雷金纳德·琼斯在《哈佛商业评论》中评论的那样：
“我们是一家拥有 30,000 名机电工程师的公司，而这家公司需要电子工程师。 我们在 1970 年并没有计划进行这种变化，到 1970 年代中期它给我们带来了很大的问题”
这是资源预测在项目管理中鲜为人知的好处之一。 它让您鸟瞰行业和塑造行业的市场力量。 如果出现新趋势，您可以将其纳入您的招聘决策。
同时，能够发现趋势也将帮助您开发培训解决方案。 项目经理与人力资源经理合作为团队成员提供预测趋势培训的情况并不少见。
- 映射（并降低）流失率
关键团队成员跳槽是任何项目都可能发生的灾难性事件之一。 如果您使用更结构化的项目管理方法，例如瀑布方法，则资源的离开可能会破坏整个项目。
在预测未来资源的过程中，您还必须对现有的流失率进行调查（在某些创意机构中流失率可能超过 20%）。 这可以帮助您了解和映射员工离职的原因。
这样做可以采取补救措施。 如果关键资源因为无法从事有意义的项目而离开，您可以相应地转移他们的精力。
资源预测是您在代理机构可以做的最重要的事情之一。
现在的问题是：你是怎么做到的？
我将在下面分享一些技巧。
如何进行资源预测
就其核心而言，资源预测只是衡量三件事——你的历史工作记录、你当前的团队组成和未来的工作。
为了成功进行资源预测，您需要考虑以下因素：
- 本组织的成长
项目管理中资源预测的一个常见错误是在项目级别的视图中考虑未来的资源需求。 虽然这会告诉您需要为哪些未来项目做准备，但它并不能说明您的组织是否有能力处理这些变化。
因此，您需要考虑的第一件事就是组织的发展。
问问自己：业务增长速度有多快？ 业务是否在某个区域收缩/扩展？ 支持人事变动的企业财务状况如何？
如果企业正在积极为动作设计项目寻找新客户，您将必须相应地定位您的团队。 如果过去两个季度的低增长影响了招聘能力，您将不得不将其纳入您的资源估算决策中。
- 流失率
关键人员的离开不仅会破坏您当前的项目，还会危及您为未来项目配备人员的能力。
因此，将员工流失率纳入您的预测。
通过以下方式跟踪流失率：
- Skill ，查看具有某些技能的团队成员是否比其他人更有可能离开。 这也会告诉你对不同技能的需求。 例如，如果您的更多 Django 开发人员离开，这可能意味着他们在您的公司之外有更多机会。
- Project-type ，检查某些类型的项目或客户是否更有可能导致员工流失。 这可以帮助您避免将来人员与项目的不匹配。
- Project-size ，检查项目规模和员工满意度之间是否存在相关性。 例如，如果大型项目的流失率很高，这可能是潜在沟通和管理问题的一个指标。
- 技术趋势
您可能拥有现有项目的人员，但这并不总是意味着您可以满足未来的需求。 新技术趋势往往会让项目经理措手不及，让他们在即将到来的项目中人手不足。
因此，跟踪技术趋势并将其用于您的预测。 你需要：
- 跟踪对现有技能的需求，以了解现有团队在未来的合作中表现如何。 如果对某种技能的需求正在消失，您可以相应地重新培训或缩减您的人员。
- 跟踪未来市场需求以做出招聘和培训决策。
- 其他因素
除了上述之外，您还需要在预测中考虑以下因素：
- 客户需求：根据您当前的需求估计未来的客户需求。 使用此需求来确定资源分配和招聘需求。
- Ad-hoc 项目需求，即特定项目的资源需求。 这将确保您在团队中拥有适当的人才平衡，以满足项目需求。
- 理想的缓冲区大小：您估计的内容与项目实际花费的时间之间总是存在不匹配的。 使用历史项目记录来识别这种不匹配，并在预测未来项目的缓冲区大小时使用它。
资源预测提示
资源预测有多种方法，如工作量分析、趋势分析、管理判断等。
浏览所有这些方法超出了这篇博文的范围。
但是，无论您使用哪种方法，您都可以遵循一些技巧来更好地进行资源预测：
- 使用员工级别的预测
行业或组织级别的资源预测是有帮助的，但它没有考虑到创造性工作的独特性。 由于创意工作不能像工厂工作那样规模化，因此您的预测也必须在员工层面进行。
从本质上讲，这意味着基于个别员工的技能和工作习惯进行预测。
如果一个员工被认为很聪明但很慢，你需要考虑到这一点。 如果另一位员工在小型项目中表现出色，但在大型团队中表现不佳，您也需要对此进行预测。
鉴于创意产业以人为本的性质，采用这种方法将使劳动力更快乐，预测更准确。
- 采用参与式方法
您的资源预测可以是自上而下的（即高级管理层确定业务方向并计划资源），也可以是自下而上的（即项目经理确定需求）。
然而，为了真正准确的资源预测，您需要采用参与式方法。 这是高层管理人员和项目经理共同规划未来资源需求的地方。 管理层告诉项目经理业务方向，项目经理开发一个解决方案来满足他们的要求。
在动态工作环境中，这种参与式方法为资源估算带来了急需的清晰度。
- 制定风险管理计划
这是不可避免的：有些资源会离开，有些资源会表现不佳，有些资源会超额交付。
这是创意产业的一部分。 您永远无法准确预测项目中实际发生的事情。
因此，在您的资源预测中，创建一个风险管理计划。 为最坏的情况制定计划 - 如果关键团队成员决定退出或资源未按预期执行，您会怎么做。 考虑足够的缓冲时间，以确保您可以在出现问题时处理问题。
成为项目经理通常归结为弥合预期与实际发生的事情之间的差距。 你越能为突发事件做计划，你就越能弥合这一差距。
结论资源预测是项目经理最重要的职责之一。 全面的资源预测将使您更好地满足员工需求。 在以人为本的创意产业中，这可以转化为更快乐的员工解决他们关心的问题。 更快乐的员工等于更快乐的客户。
这也是您将参与的更广泛的活动之一。项目管理中的准确资源预测需要您考虑影响您工作的组织级别、行业级别和员工级别的因素。
采用参与式方法，让高层管理人员和项目经理一起预测决策，关注员工并计划突发事件以进行更准确的资源预测。
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