Dlaczego prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami jest ważne

Prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami jest złożone, jeśli chodzi o pracę kreatywną i wiąże się z unikalnym zestawem wyzwań.

Nie ma spójności, jeśli chodzi o potrzeby i ramy czasowe każdego klienta. Chcesz wykorzystać kreatywny personel, ale też dać mu swobodę bycia kreatywnym. Przy zmieniających się terminach i wymaganiach planowanie zasobów staje się niezwykle złożone.

Aby właściwie zaplanować zasoby, ważne jest, aby móc prognozować dostępność zasobów. Surowe techniki, takie jak scoring ROI, zawodzą w przypadku złożonych ról kreatywnych. Potrzebujesz bardziej zniuansowanego podejścia do prognozowania zapotrzebowania na zasoby i dostępności.

W tym artykule omówię niektóre z kluczowych zalet prognozowania zasobów w zarządzaniu projektami. Podzielę się również kilkoma zasadami, które pozwolą efektywniej prognozować zasoby.

Znaczenie prognozowania zasobów

Działalność agencyjna jest w swej istocie biznesem ludzi. Jesteś tak dobry, jak ludzie, których możesz przyciągnąć i zatrzymać.

Kiedy masz do czynienia z czymś tak mglistym i źle zdefiniowanym jak talent twórczy, ostrożne zarządzanie ludźmi staje się jeszcze ważniejsze.

Kreatywni ludzie w agencjach często przemieszczają się między dwoma stanami – „przepracowanymi” i „niewykorzystanymi” – z których żaden nie jest idealny.

Prognozowanie zasobów ma na celu powstrzymanie tego problemu.

Prognozowanie zasobów, jak sama nazwa wskazuje, polega na przewidywaniu przyszłych wymagań dotyczących zasobów. Dla rozwijających się agencji ma to kluczowe znaczenie dla alokacji zasobów i planowania zatrudnienia.

Kierownicy projektów będą korzystać z prognozowania, aby zapewnić odpowiednią obsadę personelu w nadchodzących projektach. Menedżerowie kont wykorzystają go, aby dowiedzieć się, jaki nowy biznes należy realizować.

Prognozowanie zasobów ma kilka kluczowych zalet, takich jak:

1. Upewnij się, że Twoje zasoby są wykorzystywane i szczęśliwe

Nie możesz planować zasobów kreatywnych w taki sam sposób, w jaki planujesz fabrykę. Twórczość ludzka jest źle zdefiniowana i ulotna. Jest również rzadko skalowalny; twórczość różni się znacznie w zależności od projektu, a nawet z dnia na dzień.

Dlatego planowanie zasobów dla branż kreatywnych powinno koncentrować się nie tylko na wykorzystaniu zasobów, ale także na ich zadowoleniu.

Wykonanie tego wymaga głębokiej świadomości mocnych i słabych stron Twojego kreatywnego zespołu. Musisz dokładnie wiedzieć, nad jakimi projektami i wyzwaniami pracują Twoi ludzie.

W idealnym przypadku powinieneś znać każdy zasób:

• Kluczowe umiejętności
• Rekord pracy w przeszłości
• Mocne i słabe strony
• Informacje zwrotne na temat wcześniejszych projektów

Jeśli potrafisz dopasować odpowiedni zasób do właściwego projektu, będziesz miał znacznie szczęśliwszą siłę roboczą.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest wykorzystanie łatwego w użyciu, przyjaznego dla użytkownika oprogramowania do zarządzania zasobami. To oprogramowanie stworzy grafik i raportowanie dla Twojego zespołu i zmniejszy potencjalny stres.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami powinno umożliwiać menedżerom tworzenie harmonogramów i zarządzanie obciążeniami. Powinna również integrować harmonogramy i karty czasu pracy, umożliwiając aktualizowanie projektów w czasie rzeczywistym.

Przy prawidłowym postępowaniu i przy użyciu odpowiednich narzędzi prognozowanie zasobów może pokazać mocne i słabe strony każdego projektu oraz sposób wykorzystania zasobów.

2. Przewiduj zapotrzebowanie na zatrudnienie i zasoby

Prognozowanie zasobów identyfikuje potrzeby kadrowe, przydziela dostępny personel i określa, jakie uzupełnienia lub zmiany będą konieczne w przyszłych projektach.

Wszystkie te czynniki przyczyniają się do sukcesu projektu i mogą pomóc w dostarczeniu wymiernych dowodów, które usprawnią procesy Twojej agencji.

Planując następny projekt, ważne jest, aby mieć pojęcie o swoich możliwościach. Można to osiągnąć, przyglądając się przeszłym projektom, aby określić, które zasoby były niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywane.

Poszukaj oprogramowania do zarządzania zasobami, które śledzi i przechowuje wszystkie formularze, pliki i wiadomości e-mail przez klienta, ułatwiając dokładną analizę każdej kampanii.

We współczesnej branży kreatywnej agencje często wykorzystują zasoby zlecane na zewnątrz. Umiejętność prognozowania zasobów może również pomóc w ustaleniu, czy potrzebujesz niezależnego copywritera lub projektanta na pełen etat, aby osiągnąć to, co znajduje się w potoku projektu.

3. Przewiduj i zaspokajaj popyt na trendy w branży

Technologia jest kamieniem węgielnym branży kreatywnej, a wraz ze zmianą trendów technologicznych odpowiednio zmienia się zapotrzebowanie na talenty.

Język programowania lub praktyka projektowa popularna dwa lata temu może w ciągu najbliższych sześciu miesięcy stracić na popularności. Musisz być w stanie przewidzieć te trendy i odpowiednio ukierunkować swoje praktyki rekrutacyjne.

Jak skomentował w HBR były prezes GE, Reginald Jones:

„Byliśmy firmą zatrudniającą 30 000 inżynierów elektromechaników, stając się firmą, która potrzebowała inżynierów elektroników. Nie planowaliśmy tej zmiany w 1970 r., co przysporzyło nam dużych problemów w połowie lat 70.”

Jest to jedna z mniej znanych zalet prognozowania zasobów w zarządzaniu projektami. Pozwala spojrzeć na branżę z lotu ptaka i kształtujące ją siły rynkowe. Jeśli na horyzoncie pojawiają się nowe trendy, możesz to uwzględnić w swoich decyzjach o zatrudnieniu.

Jednocześnie umiejętność dostrzegania trendów pomoże również w opracowaniu rozwiązań szkoleniowych. Często zdarza się, że menedżerowie projektów współpracują z menedżerami HR, aby oferować członkom zespołu szkolenia dotyczące prognozowanych trendów.

4. Mapuj (i zmniejszaj) wskaźniki ścierania

Kluczowi członkowie zespołu skaczący ze statku to jedna z bardziej katastrofalnych rzeczy, które mogą się przydarzyć w każdym projekcie. Jeśli korzystasz z bardziej ustrukturyzowanej metodologii zarządzania projektami, takiej jak metoda Waterfall, odejście zasobu może wykoleić cały projekt.

W procesie prognozowania przyszłego zasobu będziesz musiał również przeprowadzić ankietę dotyczącą obecnych wskaźników utraty zasobów (które w niektórych agencjach kreatywnych mogą przekraczać 20%). Może to pomóc w zrozumieniu i zmapowaniu przyczyn odejścia pracowników.

Dzięki temu możliwe jest podjęcie kroków naprawczych. Jeśli kluczowe zasoby odchodzą, ponieważ nie mogą pracować nad znaczącymi projektami, możesz odpowiednio przekierować ich wysiłki.

Prognozowanie zasobów jako jedna z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić w swojej agencji.

Teraz pytanie brzmi: jak to robisz?

Poniżej podzielę się kilkoma wskazówkami.

Jak robić prognozowanie zasobów

W swej istocie prognozowanie zasobów jest po prostu miarą trzech rzeczy – historycznych zapisów pracy, obecnego składu zespołu i przyszłej pracy nadchodzącej na Twojej drodze.

Aby skutecznie prognozować zasoby, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

1. Rozwój Organizacji

Częstym błędem, który ma miejsce w przypadku prognozowania zasobów w zarządzaniu projektami, jest podjęcie, gdy zostanie uwzględniony widok na poziomie projektu przyszłych wymagań dotyczących zasobów. Chociaż powie Ci, do jakich przyszłych projektów musisz się przygotować, nie mówi, czy Twoja organizacja jest przygotowana do obsługi tych zmian.

Dlatego jedną z pierwszych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, jest rozwój organizacji.

Zadaj sobie pytanie: jak szybko rozwija się biznes? Czy firma kurczy się/rozwija w określonym obszarze? Jaka jest kondycja finansowa firmy w zakresie wspierania zmian kadrowych?

Jeśli firma aktywnie poszukuje nowych klientów do projektów motion design, będziesz musiał odpowiednio ukierunkować swój zespół. Jeśli słaby wzrost w ostatnich dwóch kwartałach wpłynął na możliwości zatrudniania, będziesz musiał wziąć to pod uwagę przy podejmowaniu decyzji dotyczących szacowania zasobów.

2. Wskaźniki wyczerpania

Odejście kluczowego personelu może nie tylko wykoleić Twoje obecne projekty, ale także zagrozić Twojej zdolności do obsługi przyszłych projektów.

Dlatego w swoich prognozach uwzględnij wskaźniki odejścia pracowników.

Śledź wskaźniki rotacji według:

• Umiejętność , aby sprawdzić, czy członkowie zespołu z określonymi umiejętnościami częściej odejdą niż inni. Poinformuje Cię to również o zapotrzebowaniu na różne umiejętności. Na przykład, jeśli więcej twoich programistów Django odchodzi, może to oznaczać, że mają więcej możliwości poza twoją firmą.

• Typ projektu , aby sprawdzić, czy niektóre rodzaje projektów lub klientów z większym prawdopodobieństwem doprowadzą do odejścia pracowników. Może to pomóc w uniknięciu niedopasowania personelu do projektu w przyszłości.

• Wielkość projektu , aby sprawdzić, czy istnieje korelacja między wielkością projektu a satysfakcją pracowników. Na przykład, jeśli duże projekty mają wysoki wskaźnik rotacji, może to być wskaźnikiem leżących u podstaw problemów z komunikacją i zarządzaniem.

3. Trendy technologiczne

Możesz mieć personel do istniejących projektów, ale nie zawsze oznacza to, że możesz zaspokoić przyszłe potrzeby. Nowe trendy technologiczne często mogą zaskoczyć kierowników projektów i pozostawić im braki kadrowe do nadchodzących projektów.

Dlatego śledź trendy technologiczne i wykorzystuj je w swoich prognozach. Musisz:

• Śledź zapotrzebowanie na swoje obecne umiejętności, aby zobaczyć, jak dobrze Twój obecny zespół poradzi sobie w przyszłych zadaniach. Jeśli zapotrzebowanie na określoną umiejętność słabnie, możesz odpowiednio przekwalifikować lub zmniejszyć liczbę swoich ludzi.

• Śledź przyszłe potrzeby rynku, aby podejmować decyzje o zatrudnieniu i szkoleniu.

4. Inne czynniki

Oprócz powyższego w prognozowaniu musisz również wziąć pod uwagę następujące elementy:

• Wymagania klientów: Oszacuj przyszłe wymagania klientów na podstawie bieżących wymagań. Wykorzystaj to zapotrzebowanie, aby określić alokację zasobów i potrzeby rekrutacyjne.

• Wymagania projektu ad hoc , tj. wymagania dotyczące zasobów dla określonego projektu. Zapewni to odpowiednią równowagę talentów w swoim zespole, aby sprostać wymaganiom projektu.

• Idealny rozmiar bufora: zawsze będzie rozbieżność między szacunkami a czasem trwania projektu. Użyj historycznych rekordów projektu, aby zidentyfikować tę niezgodność i użyj jej podczas prognozowania rozmiaru buforu dla przyszłych projektów.

Wskazówki dotyczące prognozowania zasobów

Istnieje kilka podejść do prognozowania zasobów, takich jak analiza obciążenia, analiza trendów, ocena kierownictwa itp.

Przejście przez wszystkie te podejścia wykracza poza zakres tego wpisu na blogu.

Jednak niezależnie od tego, jakiego podejścia używasz, istnieje kilka wskazówek, których możesz przestrzegać, aby lepiej prognozować zasoby:

1. Użyj prognozowania na poziomie pracownika

Prognozowanie zasobów na poziomie branży lub organizacji jest pomocne, ale nie uwzględnia specyfiki pracy twórczej. Ponieważ pracy twórczej nie można skalować tak, jak pracy w fabryce, prognozowanie musi być również na poziomie pracownika.

Zasadniczo oznacza to prognozowanie oparte na umiejętnościach i nawykach pracy poszczególnych pracowników.

Jeśli pracownik jest znany z tego, że jest genialny, ale powolny, musisz wziąć to pod uwagę. Jeśli inny pracownik pracuje wyjątkowo dobrze przy małych projektach, ale ma problemy w dużych zespołach, to również musisz to przewidzieć.

Biorąc pod uwagę skoncentrowany na ludziach charakter branży kreatywnej, przyjęcie tego podejścia zapewni szczęśliwszą siłę roboczą i dokładniejsze prognozy.

2. Przyjmij podejście partycypacyjne

Prognozowanie zasobów może być odgórne (tj. kierownictwo wyższego szczebla identyfikuje kierunek biznesowy i planuje zasoby) lub oddolne (tj. kierownicy projektów identyfikują wymagania).

Aby jednak naprawdę dokładnie prognozować zasoby, musisz przyjąć podejście partycypacyjne. To tutaj najwyższe kierownictwo i kierownicy projektów spotykają się, aby zaplanować przyszłe wymagania dotyczące zasobów. Kierownictwo wskazuje kierownikom projektów kierunek biznesowy, a kierownicy projektów opracowują rozwiązanie spełniające ich wymagania.

W dynamicznych środowiskach pracy to partycypacyjne podejście zapewnia bardzo potrzebną przejrzystość w szacowaniu zasobów .

3. Opracuj plan zarządzania ryzykiem

Jest to nieuniknione: niektóre zasoby odejdą, niektóre osiągną gorsze wyniki, a niektóre przekroczą poziom.

To nieodłączna część branży kreatywnej. Nigdy nie da się dokładnie przewidzieć, jak rzeczy będą miały się w projekcie.

Dlatego w prognozowaniu zasobów utwórz plan zarządzania ryzykiem. Zaplanuj najgorsze scenariusze — co byś zrobił, jeśli kluczowy członek zespołu zdecyduje się odejść lub jeśli zasób nie działa zgodnie z oczekiwaniami. Uwzględnij wystarczająco dużo czasu buforowego, aby mieć pewność, że możesz poradzić sobie z problemami, gdy się pojawią.

Bycie kierownikiem projektu często sprowadza się do wypełniania luki między tym, czego oczekiwano , a tym, co się faktycznie dzieje . Im więcej możesz zaplanować na nieprzewidziane sytuacje, tym lepiej wypełnisz tę lukę.

Prognozowanie zasobów jest jednym z najważniejszych obowiązków kierownika projektu. Dokładne prognozowanie zasobów sprawi, że będziesz znacznie lepiej zaspokajać potrzeby pracowników. W branży kreatywnej zorientowanej na ludzi może to przełożyć się na szczęśliwszych pracowników pracujących nad problemami, na których im zależy. A szczęśliwsi pracownicy to szczęśliwsi klienci.

Jest to również jedno z bardziej ekspansywnych działań, w które będziesz zaangażowany. Dokładne prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami wymaga uwzględnienia czynników na poziomie organizacji, branży i pracowników, które mają wpływ na Twoją pracę.

Zastosuj podejście partycypacyjne, w którym połączysz najwyższe kierownictwo i kierowników projektów w podejmowaniu decyzji dotyczących prognozowania, skoncentruj się na pracownikach i zaplanuj sytuacje awaryjne w celu dokładniejszego prognozowania zasobów.

Workamajig to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami marketingowymi, które pomaga wspaniałym agencjom, takim jak Twoja, stać się jeszcze lepszymi! Chcesz wykorzystać wszystkie wskazówki z tego bloga w SWOJEJ agencji kreatywnej? Workamajig to Twoje szybkie narzędzie, jeśli chodzi o prognozowanie zasobów, a także wszelkie przedsięwzięcia związane z projektami.

Nie wierz nam jednak na słowo – przekonaj się sam!