8 طرق لتحسين تبادل المعرفة التنظيمية

نظرًا لأن كل صناعة تعمل على تحديث فرقها ، تتحرك الشركات لتنفيذ استخدام مواقع الويكي الخاصة بالشركات. استخدمت العديد من الشركات مواقع الويكي لزيادة الإنتاجية من خلال السماح للموظفين والأعضاء بالتعاون وتبادل المعرفة والمعلومات ذات الصلة. يتيح هذا التحسين إمكانية الوصول إلى بيانات الشركة في بنية هرمية ومنظمة ، بالإضافة إلى ميزات مثل البحث والارتباطات التشعبية. لقد أظهرت الدراسات أن مواقع الويكي الخاصة بالشركات تزيد بشكل كبير من الإنتاجية في مكان العمل ، مما يسمح بإنجاز المزيد من العمل وتحسينه.

من المعروف أن كل طريقة تحديث لها إيجابيات وسلبيات ، ويكي الشركات ليست استثناءً. حتى مع هذه المشكلات ، فإن الفوائد العامة التي يمكن أن يوفرها موقع wiki للموظفين هي إنشاء بيئة تعاونية. أصبحت القدرة على تخزين واسترداد ومشاركة المعرفة هي القاعدة والمتطلبات لكل عمل تجاري في القرن الحادي والعشرين.

ما هو الويكي؟

يعد wiki ، المعروف أيضًا باسم wiki الخاص بالشركة ، قاعدة بيانات معلومات يمكن للموظفين من خلالها المساهمة في المحتوى وتحريره حول عمليات الشركة ومبادراتها وعناصرها وخدماتها. الهدف من ويكي الشركة هو توفير مساحة لمدخلات مختلفة من المعلومات حول الديموغرافية والوظائف في الشركة والنماذج التي يمكنهم استخدامها لأعمالهم. جميع المعلومات التي يمكنهم تحديثها وإضافتها بانتظام إلى موظفيهم وأعضاء الفريق موجودة في هذا البرنامج والمواقع. يمكن أيضًا البحث في بيانات الويكي هذه وتصنيفها من قبل الموظفين ، مما يجعل البحث عن المعلومات أكثر سهولة وتنظيمًا.

تاريخ موجز في تطور الويكي

يمكن أن يعود أقدم نموذج من مواقع الويكي وأسلافها إلى عام 1945 عندما قدمت الشركات توصيات لقواعد بيانات المعلومات التعاونية وبعض الأنظمة المشابهة لمواقع الويكي. يُنسب مفهوم وارد كننغهام في عام 1994 إلى أول فكرة رسمية لـ wiki ، حيث أنشأ أول موقع ويب يحتوي على صفحات يمكن للمستخدمين تحريرها عبر المتصفح. يأتي هذا الموقع أيضًا مع محفوظات الإصدار لكل تعديل. أطلق كننغهام في عام 1995 ، واستخدم مصطلح "ويكي" ، وهو مصطلح هاواي لكلمة "سريع". ظهرت العديد من المواقع الإلكترونية ذات المفاهيم المماثلة في السنوات التي تلت ذلك. طور المستخدمون بسرعة "ثقافة الويكي" المتطورة التي ساهم فيها المستخدمون بمئات المعلومات في مواقع مختلفة.

مع الاستخدام الواسع للإنترنت في الألفية الجديدة ، بدأ ظهور المزيد من المواقع التي تزود الويكي بميزات وإضافات إضافية في كل مكان. بدأت الشركات والشركات والصناعات والمجتمعات في استخدام الويكي. هذه المواقع المستندة إلى الويكي هي من بين أكثر المواقع شعبية على الإنترنت اليوم. ثم قدم المطورون مواقع الويكي الخاصة بالشركات التي تركز على الميزات المتعلقة بالعمل ، مع تفضيل الدعم الأساسي للشركات ورأس المال الاستثماري.

ويكي الشركات مقابل قاعدة المعرفة

تزود الشركات عادةً موظفيها بقاعدة معرفية وأرشيف عبر الإنترنت لسياسات الشركة وخدماتها وغيرها من المعلومات ذات الصلة. توجد قواعد المعرفة هذه بشكل عام عبر الإنترنت ويمكن أن تساعد في الخدمة الذاتية للعملاء من خلال توفير المعلومات ذات الصلة الجاهزة للعرض. التعاون ، على عكس مواقع الويكي ، غير متوفر في قواعد المعرفة. في حالة مواقع الويكي الخاصة بالشركات ، يُسمح بتوفير المعلومات ذات الصلة لأي عضو في الفريق لمؤسستهم أو مؤسستهم ، مما يتيح مساحة أكبر للأفكار والتعاون. هذا هو السبب في أن معظم الشركات تستخدم الآن مواقع الويكي الخاصة بالشركات.

الطرق التي يمكن أن تساعد بها مواقع الويكي في تبادل المعرفة لفريقك

إذا كنت تخطط لاستخدام موقع wiki لفريقك ، فإليك بعض الطرق التي يمكن أن تساعد بها مواقع wiki شركة أو مجموعة في مشاركة المعرفة التي قد تساعدك في اتخاذ قرارك.

1. إمكانية الوصول

تقليديا ، تحتوي الأوراق والكتيبات والمجلدات المختلفة على بيانات الشركة مبعثرة ومقسمة. ومع ذلك ، يسمح موقع wiki بالعثور على كل هذا في مكان واحد ، ويمكن لأي شخص الوصول إليه على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يسمح لك موقع wiki بحفظ كل معلوماتك وتنظيمها والبحث فيها. يمكن أن يوفر هذا التحسين الكثير من الوقت للفريق بأكمله مع تأمين جميع البيانات الهامة في مكان واحد.

2. تنظيم المعلومات دون عناء لسهولة البحث والاستعانة بمصادر خارجية

بدلاً من استخدام الورق وحفظ كل جزء من المعلومات والبيانات المتعلقة بالشركة ، يتيح تحديث أماكن العمل من خلال مواقع الويكي الخاصة بالشركات البحث السهل عن المعلومات المصنفة حسب التفاصيل والتاريخ والمحتوى. توفر هذه الميزة الوقت والجهد عند البحث عن المعلومات ، مما يزيد من إنتاجية الفريق بشكل عام. تعد معلومات التعهيد الجماعي أيضًا أكثر وضوحًا ، مما يجعل البيانات في متناول جميع أعضاء الفريق. يسمح استخدام هذه الطريقة بتحديد الديموغرافية المستهدفة للشركة بسهولة. يوفر التدخلات والتحسينات المناسبة للاحتياجات والمشاكل التي يتم مواجهتها.

3. يتميز بلوحة تحكم للتقويم

تعد لوحة المعلومات الخاصة بالتقويم ميزة أساسية في موقع wiki الخاص بالشركة ، مما يسمح بتنظيم الجداول والأحداث في مكان واحد. تجعل لوحات المعلومات أيضًا إعلام كل عضو بالفريق أقل صعوبة ولا تتطلب إعلانات متعددة. يمكن للموظفين تعيين تواريخ لتقديم المعلومات بتفاصيل مرئية لكل شخص لديه وصول إلى wiki. يمكن عمل الخطط والتواريخ الأساسية وتنظيمها في هذه الويكي. يتيح التقويم إمكانية الوصول إلى البيانات وإدارتها بسهولة مع تحديد الأولويات المناسب.

4. السماح للجميع بالمساهمة وجعلها قابلة للتعديل

تتمثل إحدى الخصائص الأساسية لموقع wiki في أنه يسمح للفريق بالوصول إلى المعلومات التي يمكنهم إدخالها على الويكي والمساهمة فيها وتحريرها. يسمح هذا المكون بمزيد من الأفكار ووجهات النظر التي يجب أخذها في الاعتبار ، والتي يمكن أن تسهم بشكل كبير في تقدم الشركة. كما يسمح للموظفين بمعالجة المخاوف والمساهمة بالأفكار ذات الصلة بعملهم الحالي. في الوقت نفسه ، يتيح ذلك للشركة التي تقدم منتجات أو خدمات أن تكون أكثر انسجامًا مع التركيبة السكانية أو معالجة المشكلات وتحديدها بشكل أكثر كفاءة وبأقل قدر من المتاعب.

5. الارتباط التشعبي

تعمل ميزة الارتباط التشعبي للمستندات والارتباطات ذات الصلة والتطبيقات والمعلومات الأخرى على تسهيل الوصول لجميع أعضاء الفريق الذين يرغبون في عرض المستندات. يمكن لأي شخص استخدام صيغة ارتباط wiki لإنشاء صفحة ، أو الارتباط بصفحة موجودة في نفس الويكي ، أو الارتباط بأخرى. يمكن أن يعرض النص عنوان صفحة wiki أو أي شيء آخر. يمكنك أيضًا تضمين روابط لكل من عناوين URL الداخلية والخارجية. إلى جانب ميزة البحث ، هذا يجعل wiki أداة يمكن الوصول إليها لاستخدامها في إعداد العمل ، مما يقلل من الوقت والجهد المهدرين في البحث اليدوي.

6. غير متزامن بدون قيود زمنية

مع الاستخدام الواسع النطاق لـ wiki في الأعمال التجارية ، كان هناك ترقية من إنتاج المعلومات التقليدي إلى التعاون غير المتزامن والبعيد المدعوم من مواقع wiki. يسمح النظام غير المتزامن للفريق باختيار وقت ومكان المساهمة مع قيود زمنية أقل وضغط أقل للتواجد في وقت محدد. تسمح هذه الميزة أيضًا بتحديثات wiki بشكل أسرع دون انتظار ساعات العمل أو جدول زمني متزامن. سيوفر الفريق الوقت ويكون أكثر إنتاجية بسبب ذلك.

7. دليل قائم على البحث من الرضا الوظيفي العالي

تشير دراسة أجرتها تحليلات IBM إلى أن الموظفين يشعرون بقدر أكبر من الانتماء والغرض والسعادة مع أعضاء فريقهم في وجود موقع wiki للشركة. قاعدة البيانات التي تسمح للموظفين بالمساهمة ومشاركة أفكارهم تمنحهم الثقة. تتيح لهم هذه الطريقة معرفة أنهم جزء من الفريق الذي يعملون معه ، حيث يتم سماع معلوماتهم وعرضها من قبل زملائهم في العمل. وجد البحث أن مواقع الويكي تعزز رضا الفريق وتزيد الإنتاجية في مكان العمل.

8. يعمل بشكل أفضل للمتدربين

يمكن أن يوفر موقع wiki الخاص بالشركات إمكانية الوصول بسهولة إلى أدلة إرشادية ومواد تدريبية لأعضاء الفريق الجدد. يمكن للوافدين الجدد استخدام هذه المعلومات كدليل ، ويمكن للموظفين تحديثها بمزيد من المعلومات من مواقع الويكي المقدمة من أعضاء الفريق الآخرين. يعد سجل الأرشيف أحد أهم جوانب الويكي ، حيث يمكن للأعضاء الجدد الوصول إليه والتعلم منه للبقاء على اطلاع دائم بمنتجات الشركة وخدماتها وسياساتها.

أشياء يجب مراعاتها عند استخدام الويكي الخاص بالشركات

يمكن أن تكون مواقع Wiki أداة مفيدة لعملك ، ولكن يجب أن تضع في اعتبارك أن هناك ميزات أخرى يجب مواكبةها وتوفير حل لها عند استخدام wiki. قد تصبح المعلومات المتعلقة بهذا الأمر قديمة بمرور الوقت ، لذلك يجب على الفريق تحديثها بانتظام. قد تشكل المعرفة الواسعة لدخول ويكي الخاص بك تحديًا ، وستحتاج إلى مهارات تنظيمية لتجنب التعثر.

يمكن أن يمثل عدد كبير من المساهمين مشكلة بالنسبة لموقع wiki الخاص بك ، لذا حافظ على المجموعة صغيرة أو استخدم الإرشادات للحفاظ على تنظيم الويكي مع عدد كبير من المساهمين. أخيرًا ، قم بإرشاد أعضاء فريقك غير التقنيين إلى استخدام الويكي حتى يتمكنوا من المساهمة والتعاون في المعلومات.

اختيار Wiki المناسب لشركتك

افترض أنك تفكر في إنشاء موقع wiki خاص بشركة مجتمعك أو شركتك. في هذه الحالة ، هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها لاستخدام مواقع الويكي هذه بشكل صحيح وفي أفضل حالاتها.

• يجب أن تكون الواجهة سهلة الاستخدام ومنظمة ومباشرة لأي شخص يحتاج إلى الوصول إلى المعلومات.
• تعد وظيفة البحث إحدى الميزات الأساسية لموقع wiki ، لذلك يجب أن تكون موثوقة وذات صلة وقادرة على تحديد موقع المعلومات المطلوبة بسرعة.
• يجب أن تتوفر الميزات الأساسية مثل وضع العلامات واستخدام التسلسل الهرمي للمحتوى للتنقل بشكل أسرع.
• حتى الأعضاء غير التقنيين في فريقك يجب أن يكونوا قادرين على تحرير المعلومات وإرسالها بسهولة.
• يجب أن يكون لأي معلومات حقوق وصول ، ويجب أن يكون لدى الويكي بروتوكولات مناسبة لتنظيمها.
• يجب ربط تطبيقات الإنتاجية في مواقع الويكي الخاصة بالشركة حتى يتمكن المستخدمون من الوصول إلى معلوماتهم دون إغلاق تطبيقات الإنتاجية الأخرى.

استنتاج

بالنظر إلى معلومات وفوائد الويكي ، فإن ويكي لشركتك أو فريقك سيكون اختيارًا حكيمًا. تعد مواقع Wiki أدوات أساسية لتنظيم أفكار ومعلومات الفريق وتصنيفها وتخطيطها ، وتشكيل التعاون ، وزيادة الإنتاجية الإجمالية ، ومعالجة مشكلات شركتك واحتياجاتها بشكل مناسب.