8 sposobów, w jakie Wiki może poprawić dzielenie się wiedzą organizacyjną

Ponieważ każda branża pracuje nad unowocześnieniem swoich zespołów, firmy przechodzą na wdrażanie korporacyjnych wiki. Wiele firm korzysta z witryn typu wiki, aby zwiększyć produktywność, umożliwiając pracownikom i członkom współpracę oraz dzielenie się wiedzą i istotnymi informacjami. To ulepszenie sprawia, że ​​dane firmy są dostępne w hierarchicznej i zorganizowanej strukturze, a także z funkcjami, takimi jak wyszukiwanie i hiperłącza. W badaniach wykazano, że korporacyjne wiki znacznie zwiększają produktywność w miejscu pracy, umożliwiając wykonanie i usprawnienie większej ilości pracy.

Wiadomo, że każda metoda modernizacji ma swoje wady i zalety , a korporacyjna wiki nie jest wyjątkiem. Nawet w przypadku tych problemów, ogólne korzyści, jakie wiki może zapewnić pracownikom, polegają na stworzeniu środowiska współpracy. Możliwość przechowywania, odzyskiwania i dzielenia się wiedzą stała się normą i wymogiem każdego biznesu w XXI wieku.

Co to jest Wiki?

Witryna typu wiki, zwana również firmową wiki , to baza danych, w której pracownicy mogą wnosić i edytować treści dotyczące procesów, inicjatyw, elementów i usług firmy. Celem korporacyjnej wiki jest zapewnienie przestrzeni dla różnych danych wejściowych z informacji o ich danych demograficznych, funkcjach w firmie i modelach, których mogą używać w swojej działalności. Wszystkie informacje, które mogą aktualizować i regularnie dodawać do swoich pracowników i członków zespołu, są obecne w tym oprogramowaniu i witrynach. Dane tych wiki mogą być również przeszukiwane i kategoryzowane przez pracowników, dzięki czemu wyszukiwanie informacji jest bardziej dostępne i zorganizowane.

Krótka historia rozwoju Wikis

Najwcześniejszy model wiki i jego poprzedników można datować na rok 1945, kiedy firmy wprowadziły rekomendacje dotyczące opartych na współpracy baz danych i niektórych systemów podobnych do wiki. Koncepcji Warda Cunninghama z 1994 roku przypisuje się pierwszy oficjalny pomysł na wiki, tworząc pierwszą witrynę ze stronami, które użytkownicy mogą edytować za pomocą przeglądarki. Ta witryna zawiera również historię wersji dla każdej edycji. Wydany w 1995 roku Cunningham użył terminu „wiki”, co w języku hawajskim oznacza „szybko”. W następnych latach powstało wiele stron internetowych o podobnych koncepcjach. Użytkownicy szybko rozwinęli ewoluującą „kulturę wiki”, w której użytkownicy wnosili setki informacji do różnych witryn.

Wraz z powszechnym korzystaniem z Internetu w nowym tysiącleciu, coraz więcej witryn udostępniających wiki z dodatkowymi funkcjami i rozszerzeniami zaczęło pojawiać się wszędzie. Firmy, korporacje, branże i społeczności zaczęły używać wiki. Te witryny oparte na wiki są obecnie jednymi z najpopularniejszych w Internecie. Deweloperzy wprowadzili następnie korporacyjne witryny typu wiki skoncentrowane na funkcjach związanych z pracą, preferując podstawowe wsparcie korporacyjne i kapitał wysokiego ryzyka.

Korporacyjna Wiki a baza wiedzy

Firmy zazwyczaj udostępniają swoim pracownikom bazę wiedzy i archiwum online zawierające zasady firmy, usługi i inne istotne informacje. Te bazy wiedzy są zazwyczaj dostępne w Internecie i mogą pomóc w samoobsłudze klienta, dostarczając odpowiednich informacji gotowych do prezentacji. Współpraca, w przeciwieństwie do wiki, nie jest dostępna w bazach wiedzy. W przypadku korporacyjnych wiki, dostarczanie odpowiednich informacji jest dozwolone każdemu członkowi zespołu ich korporacji lub organizacji, co daje więcej miejsca na pomysły i współpracę. Z tego powodu większość firm korzysta teraz z korporacyjnych wiki.

W jaki sposób Wiki może pomóc w dzieleniu się wiedzą dla Twojego zespołu

Jeśli planujesz rozważyć użycie wiki dla swojego zespołu, oto kilka sposobów, w jakie wiki mogą pomóc firmie lub grupie dzielącej się wiedzą, która może pomóc w podjęciu decyzji.

1. Dostępność

Tradycyjnie różne dokumenty, podręczniki i foldery zawierają rozproszone i podzielone dane korporacyjne. Jednak wiki pozwala znaleźć to wszystko w jednym miejscu, dostępnym dla każdego na ich komputerach. Wiki umożliwia zapisywanie, organizowanie i przeszukiwanie całej swojej wiedzy. To ulepszenie może zaoszczędzić wiele czasu całemu zespołowi, jednocześnie zabezpieczając wszystkie krytyczne dane w jednym miejscu.

2. Organizuj informacje bez wysiłku w celu łatwego wyszukiwania i crowdsourcingu

Zamiast używania papieru i przechowywania każdej informacji i danych związanych z firmą, modernizacja miejsc pracy za pośrednictwem firmowych wiki umożliwia łatwe wyszukiwanie informacji skategoryzowanych według szczegółów, daty i treści. Ta funkcja oszczędza czas i wysiłek podczas wyszukiwania informacji, zwiększając ogólną produktywność zespołu. Informacje crowdsourcingowe są również prostsze, dzięki czemu dane są dostępne dla wszystkich członków zespołu. Korzystanie z tej metody pozwala łatwo zidentyfikować docelową grupę demograficzną firmy. Zapewnia odpowiednie interwencje i ulepszenia w odpowiedzi na napotkane potrzeby i problemy.

3. Zawiera pulpit nawigacyjny do kalendarzy

Dashboard do kalendarzy to podstawowa funkcja firmowej wiki, pozwalająca na organizację harmonogramów i wydarzeń w jednym miejscu. Pulpity nawigacyjne sprawiają, że informowanie każdego członka zespołu jest mniej kłopotliwe i nie wymaga wielokrotnych ogłoszeń. Pracownicy mogą ustalać terminy dostarczania informacji ze szczegółami widocznymi dla każdego, kto ma dostęp do wiki. Na tych wiki można wykonać i usystematyzować najważniejsze plany i terminy. Kalendarzowanie umożliwia łatwy dostęp do danych i zarządzanie nimi z zachowaniem odpowiedniej hierarchii ważności.

4. Umożliwienie każdemu wkładu i umożliwienie edycji

Jedną z podstawowych cech wiki jest to, że umożliwia ona zespołowi dostęp, współtworzenie i edycję informacji, które mogą wprowadzać na wiki. Ten komponent pozwala na rozważenie większej liczby pomysłów i perspektyw, co może znacząco przyczynić się do rozwoju firmy. Umożliwia także pracownikom zgłaszanie problemów i przedstawianie pomysłów związanych z ich bieżącą pracą. Jednocześnie pozwala to firmie oferującej produkty lub usługi lepiej dostosować się do swoich danych demograficznych lub skuteczniej i bezproblemowo rozwiązywać i identyfikować problemy.

5. Hiperłącza

Funkcja hiperłączy do dokumentów, odpowiednich łączy, aplikacji i innych informacji ułatwia dostęp wszystkim członkom zespołu, którzy chcą przeglądać dokumenty. Każdy może użyć składni linków wiki, aby utworzyć stronę, link do istniejącej strony w tej samej wiki lub link do innej. Tekst może wyświetlać tytuł strony wiki lub coś innego. Możesz również dołączyć linki do wewnętrznych i zewnętrznych adresów URL. Wraz z funkcją wyszukiwania sprawia to, że wiki jest dostępnym narzędziem do wykorzystania w środowisku pracy, co pozwala zaoszczędzić mniej czasu i wysiłku na ręczne wyszukiwanie.

6. Asynchroniczny bez ograniczeń czasowych

Wraz z powszechnym wykorzystaniem wiki w firmach, nastąpiła aktualizacja z tradycyjnego wytwarzania informacji do asynchronicznej i zdalnej współpracy obsługiwanej przez witryny wiki. System asynchroniczny pozwala zespołowi wybrać, kiedy i gdzie wnieść wkład, przy mniejszych ograniczeniach czasowych i mniejszej presji na obecność w określonym czasie. Ta funkcja pozwala również na szybsze aktualizacje wiki bez czekania na godziny pracy lub synchroniczny harmonogram. Dzięki temu zespół zaoszczędzi czas i będzie bardziej produktywny.

7. Poparte badaniami dowody na wyższą satysfakcję z pracy

Badanie przeprowadzone przez analityków IBM pokazuje, że pracownicy czują większe poczucie przynależności, celu i szczęścia w stosunku do członków swojego zespołu w obecności firmowej wiki. Baza danych, która umożliwia pracownikom wnoszenie wkładu i dzielenie się swoimi pomysłami, daje im pewność siebie. Ta metoda pozwala im wiedzieć, że są częścią zespołu, z którym pracują, a ich informacje są słyszane i przeglądane przez współpracowników. Badanie wykazało, że wiki zwiększają satysfakcję zespołu i zwiększają produktywność w miejscu pracy.

8. Działa najlepiej dla stażystów

Firmowa wiki może sprawić, że poradniki i materiały szkoleniowe dla nowych członków zespołu będą łatwo dostępne. Nowicjusze mogą używać tych informacji jako przewodnika, a pracownicy mogą aktualizować je o dodatkowe informacje z wiki dostarczonych przez innych członków zespołu. Jednym z najbardziej krytycznych aspektów wiki jest historia archiwum, do której nowi członkowie mogą uzyskać dostęp i z której mogą się uczyć, aby być na bieżąco z produktami, usługami i zasadami swojej firmy.

Rzeczy do rozważenia podczas korzystania z firmowych wiki

Wiki może być przydatnym narzędziem dla Twojej firmy, ale musisz pamiętać, że istnieją inne funkcje, za którymi musisz nadążyć i zapewnić rozwiązanie podczas korzystania z wiki. Informacje na ten temat mogą z czasem stać się nieaktualne, dlatego zespół musi je regularnie aktualizować. Rozległa wiedza, aby wejść na swoją wiki, może stanowić wyzwanie i będziesz potrzebować umiejętności organizacyjnych, aby uniknąć potknięcia.

Duża liczba współtwórców może być również problematyczna dla twojej wiki, więc utrzymuj małą grupę lub korzystaj z wytycznych, aby utrzymać wiki zorganizowaną z dużą liczbą współtwórców. Na koniec poinstruuj swoich nietechnicznych członków zespołu o korzystaniu z wiki, aby mogli wnosić wkład i współpracować nad informacjami.

Wybór odpowiedniej Wiki dla Twojej firmy

Załóżmy, że zastanawiasz się nad stworzeniem korporacyjnej wiki dla swojej społeczności lub firmy. W takim przypadku istnieje kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby prawidłowo i jak najlepiej wykorzystać te wiki.

• Interfejs musi być intuicyjny, zorganizowany i prosty dla każdego, kto potrzebuje dostępu do informacji.
• Funkcja wyszukiwania jest jedną z podstawowych funkcji wiki, dlatego musi być niezawodna, odpowiednia i zdolna do szybkiego odnalezienia żądanych informacji.
• Aby nawigacja była szybsza, muszą być dostępne podstawowe funkcje, takie jak tagowanie i używanie hierarchii treści.
• Nawet nietechniczni członkowie Twojego zespołu powinni być w stanie z łatwością edytować i przesyłać informacje.
• Każda informacja musi mieć prawa dostępu, a wiki powinna mieć odpowiednie protokoły do ​​ich organizowania.
• Aplikacje biurowe powinny być połączone w tych firmowych wiki, aby użytkownicy mogli uzyskać dostęp do swoich informacji bez zamykania innych aplikacji biurowych.

Wniosek

Biorąc pod uwagę informacje i zalety wiki, wiki dla Twojej firmy lub zespołu byłoby mądrym wyborem. Wiki to podstawowe narzędzia do organizowania, kategoryzowania i planowania pomysłów i informacji zespołowych, kształtowania współpracy, zwiększania ogólnej produktywności oraz odpowiedniego rozwiązywania problemów i potrzeb Twojej firmy.