8 วิธี Wikis สามารถปรับปรุงการแบ่งปันความรู้ขององค์กร

ในขณะที่ทุกอุตสาหกรรมพยายามปรับปรุงทีมงานของตนให้ทันสมัย ​​ธุรกิจต่างๆ กำลังดำเนินการใช้วิกิขององค์กร บริษัทหลายแห่งใช้ Wiki เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยอนุญาตให้พนักงานและสมาชิกทำงานร่วมกันและแบ่งปันความรู้และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การปรับปรุงนี้ทำให้ข้อมูลของบริษัทสามารถเข้าถึงได้ในโครงสร้างที่มีลำดับชั้นและมีการจัดระเบียบ ตลอดจนคุณลักษณะต่างๆ เช่น การค้นหาและไฮเปอร์ลิงก์ วิกิขององค์กรได้แสดงให้เห็นในการศึกษาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมากในที่ทำงาน ทำให้สามารถทำงานให้เสร็จและปรับปรุงได้มากขึ้น

วิธีการปรับปรุงให้ทันสมัยทุกวิธีมี ข้อดีและข้อเสีย และ Wiki ขององค์กรก็ไม่มีข้อยกเว้น แม้จะมีปัญหาเหล่านี้ ประโยชน์โดยรวมที่ Wiki สามารถมอบให้กับพนักงานคือการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ความสามารถในการจัดเก็บ เรียกค้น และแบ่งปันความรู้ได้กลายเป็นบรรทัดฐานและเป็นข้อกำหนดของทุกธุรกิจในศตวรรษที่ 21

Wiki คืออะไร?

Wiki หรือที่เรียกว่า Wiki ขององค์กร เป็นฐานข้อมูลที่พนักงานสามารถมีส่วนร่วมและแก้ไขเนื้อหาเกี่ยวกับกระบวนการของบริษัท ความคิดริเริ่ม รายการ และบริการได้ เป้าหมายของวิกิขององค์กรคือการจัดเตรียมพื้นที่สำหรับป้อนข้อมูลต่างๆ จากข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มประชากร ฟังก์ชันในบริษัท และแบบจำลองที่สามารถใช้สำหรับธุรกิจของตนได้ ข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาสามารถอัปเดตและเพิ่มอย่างสม่ำเสมอให้กับพนักงานและสมาชิกในทีมมีอยู่ในซอฟต์แวร์และไซต์นี้ พนักงานสามารถค้นหาและจัดหมวดหมู่ข้อมูลของ Wiki เหล่านี้ได้ ทำให้การค้นหาข้อมูลเข้าถึงและจัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

ประวัติโดยย่อในการพัฒนา Wikis

วิกิรุ่นแรกสุดและรุ่นก่อนสามารถย้อนไปถึงปี พ.ศ. 2488 เมื่อบริษัทต่างๆ ได้แนะนำคำแนะนำสำหรับฐานข้อมูลการทำงานร่วมกันและระบบบางระบบที่คล้ายกับวิกิ แนวคิดของ Ward Cunningham ในปี 1994 ได้รับการยกย่องจากแนวคิดวิกิอย่างเป็นทางการครั้งแรก โดยสร้างเว็บไซต์แรกที่มีหน้าเว็บที่ผู้ใช้สามารถแก้ไขได้ผ่านเบราว์เซอร์ ไซต์นี้ยังมาพร้อมกับประวัติเวอร์ชันสำหรับการแก้ไขแต่ละครั้ง คันนิงแฮมเปิดตัวในปี 2538 ใช้คำว่า "วิกิ" ซึ่งเป็นภาษาฮาวาย แปลว่า "รวดเร็ว" เว็บไซต์จำนวนมากที่มีแนวคิดคล้ายคลึงกันเกิดขึ้นในปีต่อๆ มา ผู้ใช้ได้พัฒนา "วัฒนธรรมวิกิ" ที่พัฒนาขึ้นอย่างรวดเร็ว ซึ่งผู้ใช้ได้ให้ข้อมูลหลายร้อยชิ้นไปยังไซต์ต่างๆ

ด้วยการใช้อินเทอร์เน็ตอย่างแพร่หลายในสหัสวรรษใหม่ ไซต์อื่นๆ ที่มอบคุณลักษณะและส่วนขยายพิเศษให้กับวิกิจึงเริ่มปรากฏทุกที่ บริษัท บริษัท อุตสาหกรรมและชุมชนเริ่มใช้วิกิ ไซต์ที่ใช้วิกิเหล่านี้เป็นที่นิยมมากที่สุดบนอินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน นักพัฒนาจึงแนะนำวิกิขององค์กรที่เน้นไปที่คุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับงาน โดยให้ความสำคัญกับการสนับสนุนหลักของบริษัทและการลงทุนร่วม

Wiki องค์กรกับฐานความรู้

โดยทั่วไป บริษัทต่างๆ จะให้ฐานความรู้และเอกสารออนไลน์เกี่ยวกับนโยบายของบริษัท บริการ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ แก่พนักงาน ฐานความรู้เหล่านี้โดยทั่วไปจะพบได้ทางออนไลน์และสามารถช่วยในการบริการลูกค้าด้วยตนเองโดยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องพร้อมที่จะนำเสนอ การทำงานร่วมกัน ตรงกันข้ามกับวิกิ ไม่มีให้บริการในฐานความรู้ ในกรณีของวิกิขององค์กร การให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะได้รับอนุญาตให้สมาชิกในทีมคนใดก็ได้ในองค์กรหรือองค์กรของตน ทำให้มีพื้นที่สำหรับความคิดและการทำงานร่วมกันมากขึ้น เหตุผลนี้คือเหตุผลที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้วิกิขององค์กร

วิธีที่ Wiki สามารถช่วยแบ่งปันความรู้ให้กับทีมของคุณได้

หากคุณกำลังวางแผนที่จะใช้ Wiki สำหรับทีมของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีการบางอย่างที่ Wiki สามารถช่วยบริษัทหรือกลุ่มที่มีการแบ่งปันความรู้ซึ่งอาจช่วยคุณในการตัดสินใจของคุณ

1. การเข้าถึง

ตามเนื้อผ้า เอกสาร คู่มือ และโฟลเดอร์ต่าง ๆ เก็บข้อมูลบริษัทกระจัดกระจายและแบ่งออก อย่างไรก็ตาม วิกิช่วยให้ค้นหาข้อมูลทั้งหมดนี้ได้ในที่เดียว ทุกคนในคอมพิวเตอร์สามารถเข้าถึงได้ Wiki ช่วยให้คุณบันทึก จัดระเบียบ และค้นหาความรู้ทั้งหมดของคุณ การปรับปรุงนี้สามารถประหยัดเวลาได้มากสำหรับทั้งทีมในขณะที่รักษาข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ในที่เดียว

2. จัดระเบียบข้อมูลได้อย่างง่ายดายสำหรับการค้นหาและ Crowdsourcing ที่ง่ายดาย

แทนที่จะใช้กระดาษและจัดเก็บข้อมูลทุกชิ้นและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัท การปรับปรุงสถานที่ทำงานให้ทันสมัยผ่านวิกิขององค์กรช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่จัดหมวดหมู่ตามรายละเอียด วันที่ และเนื้อหาได้ง่าย คุณลักษณะนี้ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในการค้นหาข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของทีม ข้อมูล Crowdsourcing นั้นตรงไปตรงมามากขึ้น ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ การใช้วิธีนี้ทำให้สามารถระบุกลุ่มประชากรเป้าหมายของบริษัทได้อย่างง่ายดาย ให้การแทรกแซงและการปรับปรุงที่เหมาะสมกับความต้องการและปัญหาที่พบ

3. มีแดชบอร์ดสำหรับปฏิทิน

แดชบอร์ดสำหรับปฏิทินเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของวิกิขององค์กร ทำให้สามารถจัดกำหนดการและกิจกรรมต่างๆ ได้ในที่เดียว แดชบอร์ดยังช่วยให้การแจ้งสมาชิกในทีมทุกคนมีความยุ่งยากน้อยลงและไม่ต้องประกาศหลายรายการ พนักงานสามารถกำหนดวันที่เพื่อให้ข้อมูลพร้อมรายละเอียดที่ทุกคนสามารถเข้าถึงวิกิได้ แผนและวันที่สำคัญสามารถทำได้และจัดระบบในวิกิเหล่านี้ ปฏิทินช่วยให้เข้าถึงและจัดการข้อมูลได้ง่ายด้วยการจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสม

4. อนุญาตให้ทุกคนมีส่วนร่วมและแก้ไขได้

ลักษณะสำคัญอย่างหนึ่งของวิกิคือช่วยให้ทีมสามารถเข้าถึง มีส่วนร่วม และแก้ไขข้อมูลที่พวกเขาสามารถป้อนบนวิกิได้ องค์ประกอบนี้ช่วยให้มีการพิจารณาแนวคิดและมุมมองมากขึ้น ซึ่งอาจมีส่วนสำคัญต่อความก้าวหน้าของบริษัท นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถจัดการกับข้อกังวลและสนับสนุนแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันของพวกเขา ในขณะเดียวกัน สิ่งนี้ทำให้บริษัทที่นำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการสอดคล้องกับข้อมูลประชากรหรือระบุปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีความยุ่งยากน้อยลง

5. การเชื่อมโยงหลายมิติ

คุณสมบัติของเอกสารไฮเปอร์ลิงก์ ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง แอป และข้อมูลอื่นๆ ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนที่ต้องการดูเอกสารเข้าถึงได้ง่ายขึ้น ใครๆ ก็สามารถใช้ไวยากรณ์ลิงก์ Wiki เพื่อสร้างหน้า ลิงก์ไปยังหน้าที่มีอยู่ใน Wiki เดียวกัน หรือลิงก์ไปยังหน้าอื่น ข้อความสามารถแสดงชื่อหน้าวิกิหรืออย่างอื่น คุณยังสามารถรวมลิงก์ไปยัง URL ภายในและภายนอกได้อีกด้วย นอกจากคุณลักษณะการค้นหาแล้ว สิ่งนี้ยังทำให้วิกิเป็นเครื่องมือที่เข้าถึงได้เพื่อใช้ในการตั้งค่าการทำงาน โดยลดเวลาและความพยายามในการค้นหาด้วยตนเองให้น้อยลง

6. อะซิงโครนัสโดยไม่มีข้อ จำกัด ด้านเวลา

ด้วยการใช้ Wiki อย่างแพร่หลายในธุรกิจ มีการอัปเกรดจากการผลิตข้อมูลแบบดั้งเดิมเป็นการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสและระยะไกลที่ได้รับการสนับสนุนจากไซต์ Wiki ระบบอะซิงโครนัสช่วยให้ทีมสามารถเลือกเวลาและสถานที่ที่จะมีส่วนร่วมด้วยข้อจำกัดด้านเวลาน้อยลงและกดดันให้เข้าร่วมในช่วงเวลาที่กำหนดน้อยลง คุณลักษณะนี้ยังช่วยให้อัปเดต wiki ได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องรอเวลาทำการหรือกำหนดการแบบซิงโครนัส ทีมงานจะประหยัดเวลาและมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยเหตุนี้

7. หลักฐานจากการวิจัยของความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้น

การศึกษาที่ดำเนินการโดยการวิเคราะห์ของ IBM ระบุว่าพนักงานรู้สึกถึงความเป็นเจ้าของ จุดประสงค์ และความสุขมากขึ้นกับสมาชิกในทีมของตนต่อหน้าวิกิขององค์กร ฐานข้อมูลที่ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมและแบ่งปันความคิดของพวกเขาทำให้พวกเขามีความมั่นใจ วิธีนี้ช่วยให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่พวกเขาทำงานด้วย โดยเพื่อนร่วมงานจะได้ยินและดูข้อมูลของพวกเขา ผลการวิจัยพบว่า Wiki ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของทีมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

8. ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับผู้ฝึกงาน

วิกิขององค์กรสามารถสร้างคำแนะนำวิธีใช้และเอกสารการฝึกอบรมสำหรับสมาชิกใหม่ในทีมได้อย่างง่ายดาย ผู้มาใหม่สามารถใช้ข้อมูลนี้เป็นแนวทางได้ และพนักงานสามารถอัปเดตข้อมูลด้วยข้อมูลเพิ่มเติมจากวิกิที่สมาชิกในทีมคนอื่นให้มา แง่มุมที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของวิกิคือประวัติการเก็บถาวร ซึ่งสมาชิกใหม่สามารถเข้าถึงและเรียนรู้จากข้อมูลล่าสุดเพื่อรับทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ และนโยบายของบริษัท

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อใช้ Corporate Wiki

Wikis สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณ แต่คุณต้องจำไว้ว่ายังมีคุณลักษณะอื่นๆ ที่คุณต้องติดตามและจัดเตรียมวิธีแก้ปัญหาเมื่อใช้ Wiki ข้อมูลนี้อาจล้าสมัยเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นทีมงานต้องอัปเดตเป็นประจำ ความรู้มากมายในการเข้าสู่วิกิของคุณอาจเป็นเรื่องท้าทาย และคุณจะต้องมีทักษะในการจัดองค์กรเพื่อหลีกเลี่ยงการสะดุด

ผู้ร่วมให้ข้อมูลจำนวนมากอาจเป็นปัญหาสำหรับ Wiki ของคุณ ดังนั้นให้จัดกลุ่มให้เล็กหรือใช้แนวทางในการจัดระเบียบ Wiki ร่วมกับผู้ร่วมให้ข้อมูลจำนวนมาก สุดท้าย แนะนำสมาชิกในทีมที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคของคุณเกี่ยวกับการใช้วิกิ เพื่อให้พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันในข้อมูลได้

การเลือก Wiki ที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังพิจารณา Wiki ขององค์กรสำหรับชุมชนหรือบริษัทของคุณ ในกรณีดังกล่าว มีปัจจัยหลายประการที่คุณควรพิจารณาเพื่อใช้วิกิเหล่านี้อย่างถูกต้องและดีที่สุด

• อินเทอร์เฟซต้องใช้งานง่าย เป็นระเบียบ และตรงไปตรงมาสำหรับทุกคนที่ต้องการเข้าถึงข้อมูล
• ฟังก์ชันการค้นหาเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญของวิกิ ดังนั้นจึงต้องมีความน่าเชื่อถือ มีความเกี่ยวข้อง และสามารถค้นหาข้อมูลที่ร้องขอได้อย่างรวดเร็ว
• คุณลักษณะพื้นฐาน เช่น การแท็กและการใช้ลำดับชั้นสำหรับเนื้อหาจะต้องพร้อมใช้งานสำหรับการนำทางที่เร็วขึ้น
• แม้แต่สมาชิกที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคในทีมของคุณควรสามารถแก้ไขและส่งข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
• ข้อมูลใดๆ ต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึง และวิกิควรมีโปรโตคอลที่เหมาะสมในการจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้
• แอปเพิ่มประสิทธิภาพควรเชื่อมโยงในวิกิขององค์กรเหล่านี้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลของตนได้โดยไม่ต้องปิดแอปเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ

บทสรุป

เมื่อพิจารณาถึงข้อมูลและประโยชน์ของวิกิแล้ว วิกิสำหรับบริษัทหรือทีมของคุณจะเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด Wikis เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบ จัดหมวดหมู่ และวางแผนแนวคิดและข้อมูลของทีม กำหนดรูปแบบการทำงานร่วมกัน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม และจัดการปัญหาและความต้องการของบริษัทของคุณได้อย่างเพียงพอ