8 Möglichkeiten, wie Wikis den organisatorischen Wissensaustausch verbessern können

Da jede Branche daran arbeitet, ihre Teams zu modernisieren, gehen Unternehmen dazu über, die Verwendung von Unternehmenswikis zu implementieren. Viele Unternehmen haben Wikis verwendet, um die Produktivität zu steigern, indem sie es Mitarbeitern und Mitgliedern ermöglichten, zusammenzuarbeiten und Wissen und relevante Informationen auszutauschen. Diese Verbesserung macht Unternehmensdaten in einer hierarchischen und organisierten Struktur sowie mit Funktionen wie Suche und Hyperlinks zugänglich. Studien haben gezeigt, dass Unternehmenswikis die Produktivität am Arbeitsplatz erheblich steigern, sodass mehr Arbeit erledigt und verbessert werden kann.

Jede Modernisierungsmethode hat bekanntermaßen Vor- und Nachteile , und das Unternehmenswiki ist da keine Ausnahme. Trotz dieser Probleme besteht der Gesamtnutzen, den ein Wiki den Mitarbeitern bieten kann, darin, eine Umgebung für die Zusammenarbeit zu schaffen. Die Fähigkeit, Wissen zu speichern, abzurufen und zu teilen, ist im 21. Jahrhundert zur Norm und zu einer Anforderung für jedes Unternehmen geworden.

Was ist ein Wiki?

Ein Wiki, auch Unternehmenswiki genannt, ist eine Informationsdatenbank, in der Mitarbeiter Inhalte zu Prozessen, Initiativen, Artikeln und Dienstleistungen ihres Unternehmens beitragen und bearbeiten können. Das Ziel eines Unternehmenswikis ist es, einen Raum für verschiedene Eingaben aus Informationen über ihre demografischen Merkmale, Funktionen im Unternehmen und Modelle bereitzustellen, die sie für ihr Geschäft verwenden können. Alle Informationen, die sie aktualisieren und regelmäßig zu ihren Mitarbeitern und Teammitgliedern hinzufügen können, sind in dieser Software und auf diesen Websites vorhanden. Die Daten dieser Wikis können auch von Mitarbeitern durchsucht und kategorisiert werden, was die Informationssuche zugänglicher und organisierter macht.

Kurze Geschichte der Entwicklung von Wikis

Das früheste Modell von Wikis und seinen Vorgängern kann auf das Jahr 1945 datiert werden, als Unternehmen Empfehlungen für kollaborative Informationsdatenbanken und einige wikiähnliche Systeme einführten. Dem Konzept von Ward Cunningham aus dem Jahr 1994 wird die erste offizielle Wiki-Idee zugeschrieben, die die erste Website mit Seiten erstellte, die Benutzer über einen Browser bearbeiten können. Diese Seite enthält auch einen Versionsverlauf für jede Bearbeitung. Cunningham wurde 1995 veröffentlicht und verwendete den Begriff „Wiki“, der hawaiianisch für „schnell“ ist. In den folgenden Jahren entstanden viele Websites mit ähnlichen Konzepten. Benutzer entwickelten schnell eine sich entwickelnde "Wiki-Kultur", in der Benutzer Hunderte von Informationen zu verschiedenen Websites beisteuerten.

Mit der weit verbreiteten Nutzung des Internets im neuen Jahrtausend tauchten überall mehr Websites auf, die Wikis mit zusätzlichen Funktionen und Erweiterungen zur Verfügung stellten. Unternehmen, Konzerne, Branchen und Gemeinschaften begannen, Wikis zu verwenden. Diese Wiki-basierten Seiten gehören heute zu den beliebtesten im Internet. Die Entwickler führten dann Unternehmenswikis ein, die sich auf arbeitsbezogene Funktionen konzentrierten, mit einer Präferenz für primäre Unternehmensunterstützung und Risikokapital.

Unternehmens-Wiki vs. Wissensdatenbank

Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern in der Regel eine Wissensbasis und ein Online-Archiv mit den Richtlinien, Diensten und anderen relevanten Informationen des Unternehmens zur Verfügung. Diese Wissensdatenbanken sind im Allgemeinen online zu finden und können den Kunden beim Self-Service unterstützen, indem sie relevante Informationen bereitstellen, die bereit sind, präsentiert zu werden. Zusammenarbeit ist im Gegensatz zu Wikis in Wissensdatenbanken nicht verfügbar. Im Fall von Unternehmenswikis ist es jedem Teammitglied für sein Unternehmen oder seine Organisation gestattet, die relevanten Informationen bereitzustellen, wodurch mehr Raum für Ideen und Zusammenarbeit geschaffen wird. Aus diesem Grund verwenden die meisten Unternehmen jetzt Unternehmenswikis.

Möglichkeiten, wie Wikis beim Wissensaustausch für Ihr Team helfen können

Wenn Sie beabsichtigen, ein Wiki für Ihr Team zu verwenden, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Wikis einem Unternehmen oder einer Gruppe beim Wissensaustausch helfen können, was Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen kann.

1. Zugänglichkeit

Traditionell enthalten verschiedene Papiere, Handbücher und Ordner Unternehmensdaten verstreut und geteilt. Ein Wiki ermöglicht es jedoch, all dies an einem Ort zu finden, der für jeden auf seinem Computer zugänglich ist. Ein Wiki ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Wissen zu speichern, zu organisieren und zu durchsuchen. Diese Verbesserung kann dem gesamten Team viel Zeit sparen und gleichzeitig alle wichtigen Daten an einem Ort sichern.

2. Organisieren Sie Informationen mühelos für einfaches Suchen und Crowdsourcing

Anstatt Papier zu verwenden und alle Informationen und unternehmensbezogenen Daten zu archivieren, ermöglicht die Modernisierung von Arbeitsplätzen durch Unternehmenswikis eine einfache Suche nach Informationen, die nach Details, Datum und Inhalt kategorisiert sind. Diese Funktion spart Zeit und Mühe bei der Suche nach Informationen und erhöht die Gesamtproduktivität des Teams. Crowdsourcing -Informationen sind auch einfacher, da die Daten für alle Teammitglieder zugänglich sind. Mit dieser Methode lässt sich die demografische Zielgruppe eines Unternehmens leicht identifizieren. Es bietet angemessene Interventionen und Verbesserungen für auftretende Bedürfnisse und Probleme.

3. Verfügt über ein Dashboard für die Kalendererstellung

Ein Dashboard für die Kalendererstellung ist ein wesentliches Merkmal eines Unternehmenswikis, das die Organisation von Zeitplänen und Ereignissen an einem Ort ermöglicht. Dashboards machen es auch einfacher, jedes Teammitglied zu informieren, und erfordern keine mehrfachen Ankündigungen. Mitarbeiter können Termine für die Bereitstellung von Informationen mit Details festlegen, die für alle mit Wiki-Zugang sichtbar sind. In diesen Wikis können wichtige Pläne und Termine erstellt und systematisiert werden. Die Kalenderfunktion ermöglicht den einfachen Zugriff und die Verwaltung von Daten mit der richtigen Priorisierung.

4. Jedem erlauben, beizutragen und es bearbeitbar zu machen

Eines der wesentlichen Merkmale eines Wikis ist, dass es dem Team ermöglicht, auf die Informationen zuzugreifen, Beiträge zu leisten und zu bearbeiten, die es in das Wiki eingeben kann. Diese Komponente ermöglicht es, mehr Ideen und Perspektiven zu berücksichtigen, die wesentlich zum Fortschritt des Unternehmens beitragen können. Es ermöglicht den Mitarbeitern auch, Bedenken anzusprechen und Ideen einzubringen, die für ihre aktuelle Arbeit relevant sind. Gleichzeitig ermöglicht dies einem Unternehmen, das Produkte oder Dienstleistungen anbietet, besser auf seine demografischen Merkmale abzustimmen oder Probleme effizienter und mit weniger Aufwand anzugehen und zu lokalisieren.

5. Hyperlinks

Die Funktion zum Verlinken von Dokumenten, relevanten Links, Apps und anderen Informationen erleichtert den Zugriff für alle Teammitglieder, die Dokumente anzeigen möchten. Jeder kann die Wiki-Link-Syntax verwenden, um eine Seite zu erstellen, auf eine vorhandene Seite im selben Wiki zu verlinken oder auf eine andere zu verlinken. Der Text kann den Titel der Wiki-Seite oder etwas anderes anzeigen. Sie können auch Links zu internen und externen URLs einfügen. Zusammen mit der Suchfunktion macht dies ein Wiki zu einem zugänglichen Werkzeug, das in einer Arbeitsumgebung verwendet werden kann und weniger Zeit und Mühe für die manuelle Suche verschwendet.

6. Asynchron ohne Zeitbeschränkungen

Mit der weitverbreiteten Verwendung von Wiki in Unternehmen wurde von der traditionellen Informationsproduktion auf asynchrone und entfernte Zusammenarbeit, die von Wiki-Sites unterstützt wird, umgestellt. Das asynchrone System ermöglicht es dem Team zu wählen, wann und wo es mit weniger Zeitbeschränkungen und weniger Druck, zu einer bestimmten Zeit anwesend zu sein, beitragen möchte. Diese Funktion ermöglicht auch schnellere Wiki-Updates, ohne auf Bürozeiten oder einen synchronen Zeitplan warten zu müssen. Dadurch spart das Team Zeit und ist produktiver.

7. Forschungsbasierter Nachweis einer höheren Arbeitszufriedenheit

Eine von IBM Analytics durchgeführte Studie besagt, dass Mitarbeiter in Gegenwart eines Unternehmens-Wikis ein größeres Gefühl der Zugehörigkeit, des Zwecks und der Zufriedenheit mit ihren Teammitgliedern empfinden. Eine Datenbank, in der Mitarbeiter ihre Ideen einbringen und teilen können, gibt ihnen Selbstvertrauen. Diese Methode lässt sie wissen, dass sie Teil des Teams sind, mit dem sie zusammenarbeiten, und dass ihre Informationen von ihren Kollegen gehört und gesehen werden. Die Untersuchung ergab, dass Wikis die Teamzufriedenheit verbessern und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern.

8. Funktioniert am besten für Auszubildende

Ein Unternehmens-Wiki kann Anleitungen und Schulungsmaterialien für neue Teammitglieder leicht zugänglich machen. Neueinsteiger können diese Informationen als Leitfaden verwenden, und Mitarbeiter können sie mit weiteren Informationen aus Wikis aktualisieren, die von anderen Teammitgliedern bereitgestellt werden. Einer der kritischsten Aspekte von Wikis ist der Archivverlauf, auf den neue Mitglieder zugreifen und daraus lernen können, um über die Produkte, Dienstleistungen und Richtlinien ihres Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben.

Dinge, die bei der Verwendung von Unternehmens-Wikis zu beachten sind

Wikis können ein praktisches Werkzeug für Ihr Unternehmen sein, aber Sie müssen bedenken, dass es andere Funktionen gibt, mit denen Sie Schritt halten und für die Sie eine Lösung bereitstellen müssen, wenn Sie ein Wiki verwenden. Informationen dazu können im Laufe der Zeit veraltet sein, daher muss das Team sie regelmäßig aktualisieren. Umfangreiche Kenntnisse, um Ihr Wiki zu betreten, können eine Herausforderung darstellen, und Sie benötigen organisatorische Fähigkeiten, um Stolperfallen zu vermeiden.

Eine große Anzahl von Mitwirkenden kann auch für Ihr Wiki problematisch sein, also halten Sie die Gruppe klein oder verwenden Sie Richtlinien, um das Wiki mit einer großen Anzahl von Mitwirkenden organisiert zu halten. Weisen Sie schließlich Ihre nicht-technischen Teammitglieder an, das Wiki zu verwenden, damit sie Informationen beitragen und zusammenarbeiten können.

Auswahl des richtigen Wikis für Ihr Unternehmen

Angenommen, Sie erwägen ein Unternehmenswiki für Ihre Community oder Ihr Unternehmen. In diesem Fall gibt es mehrere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, um diese Wikis richtig und optimal zu nutzen.

• Die Benutzeroberfläche muss für jeden, der Zugriff auf Informationen benötigt, intuitiv, organisiert und unkompliziert sein.
• Die Suchfunktion ist eine der wesentlichen Funktionen eines Wikis, daher muss sie zuverlässig, relevant und in der Lage sein, die angeforderten Informationen schnell zu finden.
• Für eine schnellere Navigation müssen grundlegende Funktionen wie Tagging und die Verwendung von Hierarchien für Inhalte verfügbar sein.
• Selbst technisch nicht versierte Mitglieder Ihres Teams sollten Informationen problemlos bearbeiten und übermitteln können.
• Alle Informationen müssen Zugriffsrechte haben, und das Wiki sollte über geeignete Protokolle verfügen, um diese zu organisieren.
• Produktivitäts-Apps sollten in diesen Unternehmenswikis verlinkt werden, damit Benutzer auf ihre Informationen zugreifen können, ohne andere Produktivitäts-Apps schließen zu müssen.

Fazit

In Anbetracht der Informationen und Vorteile von Wikis wäre ein Wiki für Ihr Unternehmen oder Team eine kluge Wahl. Wikis sind unverzichtbare Werkzeuge, um Teamideen und -informationen zu organisieren, zu kategorisieren und zu planen, die Zusammenarbeit zu gestalten, die Gesamtproduktivität zu steigern und die Probleme und Bedürfnisse Ihres Unternehmens angemessen anzugehen.