ウィキが組織の知識共有を改善できる8つの方法

すべての業界がチームの近代化に取り組んでいるため、企業は企業Wikiの使用を実装するように動いています。 多くの企業は、ウィキを使用して、従業員とメンバーが協力して知識や関連情報を共有できるようにすることで、生産性を向上させてきました。 この改善により、検索やハイパーリンクなどの機能だけでなく、階層的で組織化された構造で会社のデータにアクセスできるようになります。 企業ウィキは、職場の生産性を大幅に向上させ、より多くの作業を実行して改善できるようにすることが研究で示されています。

すべての近代化方法には長所と短所があることが知られており、企業ウィキも例外ではありません。 これらの問題があっても、ウィキが従業員に提供できる全体的な利点は、コラボレーション環境を作成することです。 知識を保存、取得、および共有する機能は、21世紀のすべてのビジネスの標準および要件になっています。

Wikiとは何ですか？

企業ウィキとも呼ばれるウィキは、従業員が会社のプロセス、イニシアチブ、アイテム、およびサービスに関するコンテンツを提供および編集できる情報データベースです。 企業ウィキの目標は、人口統計、企業内の機能、およびビジネスに使用できるモデルに関する情報からさまざまな入力を行うためのスペースを提供することです。 更新して従業員やチームメンバーに定期的に追加できるすべての情報は、このソフトウェアとサイトにあります。 これらのWikiのデータは、従業員が検索および分類することもできるため、情報検索がよりアクセスしやすく整理されています。

ウィキの開発における簡単な歴史

ウィキとその前身の最も初期のモデルは、企業が共同情報データベースとウィキに類似したいくつかのシステムの推奨事項を導入した1945年にさかのぼることができます。 1994年のウォードカニンガムのコンセプトは、ユーザーがブラウザを介して編集できるページを備えた最初のWebサイトを作成する、最初の公式wikiアイデアであるとされています。 このサイトには、各編集のバージョン履歴も付属しています。 1995年にリリースされたカニンガムは、ハワイ語で「クイック」を意味する「wiki」という用語を使用していました。 その後の数年間で、同様の概念を持つ多くのWebサイトが出現しました。 ユーザーは、ユーザーがさまざまなサイトに何百もの情報を提供する、進化する「ウィキ文化」を急速に発展させました。

新しいミレニアムでインターネットが広く使用されるようになると、ウィキに追加の機能や拡張機能を提供するサイトがいたるところに出現し始めました。 企業、企業、業界、コミュニティがwikiを使い始めました。 これらのウィキベースのサイトは、今日のインターネットで最も人気のあるサイトの1つです。 次に、開発者は、主要な企業の支援とベンチャーキャピタルを優先して、仕事関連の機能に焦点を当てた企業ウィキを導入しました。

企業ウィキとナレッジベース

企業は通常、従業員にナレッジベースと、企業のポリシー、サービス、およびその他の関連情報のオンラインアーカイブを提供します。 これらのナレッジベースは通常、オンラインで見つかり、提示する準備ができている関連情報を提供することにより、顧客のセルフサービスに役立ちます。 ウィキとは対照的に、コラボレーションはナレッジベースでは利用できません。 企業ウィキの場合、関連情報を企業または組織のチームメンバーに提供することが許可されているため、アイデアやコラボレーションの余地が広がります。 このため、現在ほとんどの企業が企業Wikiを使用しています。

ウィキがチームの知識共有に役立つ方法

チームでウィキを使用することを検討している場合は、ウィキが企業やグループの知識共有に役立ち、意思決定に役立つ可能性のあるいくつかの方法があります。

1.アクセシビリティ

従来、さまざまな紙、ハンドブック、およびフォルダには、企業データが散在して分割されて保持されていました。 ただし、Wikiを使用すると、これらすべてを1つの場所で見つけることができ、コンピューター上の誰でもアクセスできます。 Wikiを使用すると、すべての知識を保存、整理、および検索できます。 この改善により、すべての重要なデータを1か所で保護しながら、チーム全体の時間を大幅に節約できます。

2.簡単な検索とクラウドソーシングのために情報を簡単に整理する

紙を使用してすべての情報や企業関連データをファイリングする代わりに、企業Wikiを介した職場の近代化により、詳細、日付、およびコンテンツで分類された情報を簡単に検索できます。 この機能により、情報を探す際の時間と労力が節約され、チーム全体の生産性が向上します。 クラウドソーシング情報もより簡単で、すべてのチームメンバーがデータにアクセスできるようになります。 この方法を使用すると、企業のターゲット人口統計を簡単に特定できます。 それは、遭遇したニーズと問題に対して適切な介入と改善を提供します。

3.カレンダー用のダッシュボードを備えています

予定表のダッシュボードは、企業Wikiの重要な機能であり、スケジュールとイベントを1か所で整理できます。 ダッシュボードはまた、すべてのチームメンバーに通知する手間を軽減し、複数のアナウンスを必要としません。 従業員は、Wikiアクセス権を持つすべての人に表示される詳細情報を提供する日付を設定できます。 これらのウィキでは、基本的な計画と日付を作成して体系化することができます。 予定表を使用すると、データに簡単にアクセスして、適切な優先順位を付けて管理できます。

4.誰もが貢献できるようにし、編集可能にする

ウィキの本質的な特徴の1つは、チームがウィキに入力できる情報にアクセスし、貢献し、編集できることです。 このコンポーネントにより、より多くのアイデアや視点を検討できるようになり、会社の進歩に大きく貢献することができます。 また、従業員は懸念に対処し、現在の仕事に関連するアイデアを提供することができます。 同時に、これにより、製品やサービスを提供する企業は、人口統計とより調和したり、問題に効率的かつ少ない手間で対処して特定したりすることができます。

5.ハイパーリンク

ドキュメント、関連リンク、アプリ、およびその他の情報をハイパーリンクする機能により、ドキュメントを表示したいすべてのチームメンバーが簡単にアクセスできます。 誰でもwikiリンク構文を使用して、ページを作成したり、同じWiki内の既存のページにリンクしたり、別のページにリンクしたりできます。 テキストには、Wikiページのタイトルなどを表示できます。 内部URLと外部URLの両方へのリンクを含めることもできます。 検索機能に加えて、これによりwikiが作業環境で利用できるアクセス可能なツールになり、手動検索に費やされる時間と労力が削減されます。

6.時間の制約のない非同期

ビジネスでのウィキの普及に伴い、従来の情報生成から、ウィキサイトでサポートされる非同期およびリモートコラボレーションにアップグレードされています。 非同期システムにより、チームは、特定の時間に存在する時間の制約とプレッシャーを減らして、いつどこで貢献するかを選択できます。 この機能により、営業時間や同期スケジュールを待たずに、より高速なWiki更新が可能になります。 これにより、チームは時間を節約し、生産性を向上させることができます。

7.より高い職務満足度の研究に基づく証拠

IBMの分析によって実施された調査によると、従業員は企業Wikiの存在下で、チームメンバーとの帰属意識、目的、および幸福感をより強く感じることができます。 従業員が自分のアイデアに貢献し、共有できるデータベースは、従業員に自信を与えます。 この方法により、彼らは彼らが一緒に働いているチームの一員であることを知ることができ、彼らの情報は彼らの同僚によって聞かれ、見られます。 調査によると、ウィキはチームの満足度を高め、職場の生産性を向上させます。

8.研修生に最適です

企業ウィキは、新しいチームメンバー向けのハウツーガイドとトレーニング資料に簡単にアクセスできるようにすることができます。 新規参入者はこの情報をガイドとして使用でき、従業員は他のチームメンバーが提供するWikiからの詳細情報で更新できます。 ウィキの最も重要な側面の1つはアーカイブ履歴です。アーカイブ履歴には、新しいメンバーがアクセスして学習し、会社の製品、サービス、およびポリシーの最新情報を入手できます。

企業Wikiを使用する際の考慮事項

ウィキはあなたのビジネスにとって便利なツールですが、ウィキを使用する際に追いついて、解決策を提供しなければならない他の機能があることを覚えておく必要があります。 これに関する情報は時間の経過とともに古くなる可能性があるため、チームは定期的に更新する必要があります。 ウィキに入るには幅広い知識が必要になる可能性があり、つまずかないように組織的なスキルが必要になります。

多数の寄稿者もWikiに問題を引き起こす可能性があるため、グループを小さくするか、ガイドラインを使用してwikiを多数の寄稿者で整理してください。 最後に、技術者以外のチームメンバーにwikiの使用について指示し、情報に貢献して共同作業できるようにします。

あなたの会社に適したWikiを選択する

コミュニティまたは会社の企業ウィキを検討しているとします。 その場合、これらのwikiを正しくそして最高の状態で利用するために考慮すべきいくつかの要因があります。

• インターフェースは、情報へのアクセスが必要な人にとって、直感的で整理された、わかりやすいものでなければなりません。
• 検索機能はWikiの重要な機能の1つであるため、信頼性が高く、関連性があり、要求された情報をすばやく見つけることができる必要があります。
• ナビゲーションを高速化するには、コンテンツのタグ付けや階層の使用などの基本機能を利用できる必要があります。
• チームの技術者以外のメンバーでも、情報を簡単に編集および送信できる必要があります。
• すべての情報にはアクセス権が必要であり、Wikiにはこれらを整理するための適切なプロトコルが必要です。
• ユーザーが他の生産性アプリを閉じずに自分の情報にアクセスできるように、生産性アプリをこれらの企業Wikiにリンクする必要があります。

結論

ウィキの情報と利点を考慮すると、会社またはチーム向けのウィキが賢明な選択です。 Wikiは、チームのアイデアと情報を整理、分類、計画し、コラボレーションを形成し、全体的な生産性を向上させ、会社の問題とニーズに適切に対処するための不可欠なツールです。