8 modi in cui i wiki possono migliorare la condivisione delle conoscenze organizzative

Poiché ogni settore lavora per modernizzare i propri team, le aziende si stanno muovendo per implementare l'uso dei wiki aziendali. Molte aziende hanno utilizzato i wiki per aumentare la produttività consentendo a dipendenti e membri di collaborare e condividere conoscenze e informazioni pertinenti. Questo miglioramento rende i dati aziendali accessibili in una struttura gerarchica e organizzata, nonché con funzionalità come ricerca e collegamenti ipertestuali. Negli studi è stato dimostrato che i wiki aziendali aumentano significativamente la produttività sul posto di lavoro, consentendo di svolgere e migliorare più lavoro.

Ogni metodo di modernizzazione è noto per avere pro e contro e il wiki aziendale non fa eccezione. Anche con questi problemi, i vantaggi complessivi che un wiki può fornire ai dipendenti sono la creazione di un ambiente collaborativo. La capacità di archiviare, recuperare e condividere la conoscenza è diventata la norma e un requisito di ogni azienda nel ventunesimo secolo.

Che cos'è un wiki?

Un wiki, noto anche come wiki aziendale , è un database di informazioni in cui i dipendenti possono contribuire e modificare i contenuti relativi a processi, iniziative, articoli e servizi della propria azienda. L'obiettivo di un wiki aziendale è fornire uno spazio per input diversi dalle informazioni sui dati demografici, sulle funzioni nell'azienda e sui modelli che possono utilizzare per la propria attività. Tutte le informazioni che possono aggiornare e aggiungere regolarmente ai propri dipendenti e membri del team sono presenti in questo software e siti. I dati di questi wiki possono anche essere ricercati e classificati dai dipendenti, rendendo la ricerca delle informazioni più accessibile e organizzata.

Breve storia nello sviluppo dei wiki

Il primo modello di wiki e dei suoi predecessori può essere fatto risalire al 1945, quando le aziende introdussero raccomandazioni per database di informazioni collaborative e alcuni sistemi simili ai wiki. L'idea di Ward Cunningham nel 1994 è accreditata con la prima idea wiki ufficiale, creando il primo sito Web con pagine che gli utenti possono modificare tramite browser. Questo sito include anche una cronologia delle versioni per ogni modifica. Rilasciato nel 1995, Cunningham ha usato il termine "wiki", che in hawaiano significa "veloce". Molti siti Web con concetti simili sono nati negli anni successivi. Gli utenti hanno sviluppato rapidamente una "cultura wiki" in evoluzione in cui gli utenti hanno contribuito con centinaia di informazioni a vari siti.

Con l'uso diffuso di Internet nel nuovo millennio, più siti che forniscono wiki con funzionalità ed estensioni extra hanno cominciato ad apparire ovunque. Aziende, società, industrie e comunità hanno iniziato a utilizzare i wiki. Questi siti basati su wiki sono tra i più popolari su Internet oggi. Gli sviluppatori hanno quindi introdotto wiki aziendali incentrati sulle funzionalità relative al lavoro, con una preferenza per il supporto aziendale primario e il capitale di rischio.

Wiki aziendale vs. Knowledge Base

Le aziende in genere forniscono ai propri dipendenti una base di conoscenza e un archivio online delle politiche, dei servizi e di altre informazioni pertinenti dell'azienda. Queste basi di conoscenza generalmente si trovano online e possono aiutare nel self-service del cliente fornendo informazioni pertinenti pronte per essere presentate. La collaborazione, a differenza dei wiki, non è disponibile nelle basi di conoscenza. Nel caso dei wiki aziendali, è consentito fornire le informazioni pertinenti a qualsiasi membro del team per la propria azienda o organizzazione, consentendo più spazio per idee e collaborazione. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle aziende ora utilizza i wiki aziendali.

Modi in cui i wiki possono aiutare la condivisione delle conoscenze per il tuo team

Se hai intenzione di prendere in considerazione l'utilizzo di un wiki per il tuo team, ecco alcuni modi in cui i wiki possono aiutare un'azienda o un gruppo con la condivisione delle conoscenze che possono aiutarti nella tua decisione.

1. Accessibilità

Tradizionalmente, vari documenti, manuali e cartelle contengono dati aziendali sparsi e divisi. Tuttavia, un wiki consente di trovare tutto questo in un unico posto, accessibile a chiunque sul proprio computer. Un wiki ti consente di salvare, organizzare e cercare tutte le tue conoscenze. Questo miglioramento può far risparmiare molto tempo all'intero team, proteggendo tutti i dati critici in un unico posto.

2. Organizza le informazioni senza sforzo per una facile ricerca e crowdsourcing

Invece di utilizzare la carta e archiviare ogni informazione e dati relativi all'azienda, la modernizzazione dei luoghi di lavoro attraverso i wiki aziendali consente una facile ricerca di informazioni classificate per dettaglio, data e contenuto. Questa funzione consente di risparmiare tempo e fatica durante la ricerca di informazioni, aumentando la produttività complessiva del team. Anche le informazioni sul crowdsourcing sono più semplici, rendendo i dati accessibili a tutti i membri del team. L'utilizzo di questo metodo consente di identificare facilmente il target demografico di un'azienda. Fornisce interventi e miglioramenti appropriati per le esigenze ei problemi incontrati.

3. Dispone di un dashboard per il calendario

Una dashboard per il calendario è una caratteristica essenziale di un wiki aziendale, consentendo l'organizzazione di programmi ed eventi in un unico posto. I dashboard semplificano anche l'informazione di ogni membro del team e non richiedono più annunci. I dipendenti possono impostare date per fornire informazioni con dettagli visibili a chiunque abbia accesso al wiki. I piani e le date essenziali possono essere fatti e sistemati in questi wiki. Il calendario consente ai dati di essere facilmente accessibili e gestiti con una corretta assegnazione delle priorità.

4. Consentire a tutti di contribuire e renderlo modificabile

Una delle caratteristiche essenziali di un wiki è che consente al team di accedere, contribuire e modificare le informazioni che possono inserire nel wiki. Questa componente consente di prendere in considerazione più idee e prospettive, che possono contribuire in modo significativo al progresso dell'azienda. Consente inoltre ai dipendenti di affrontare le preoccupazioni e contribuire con idee rilevanti per il loro lavoro attuale. Allo stesso tempo, ciò consente a un'azienda che offre prodotti o servizi di essere più in sintonia con la propria fascia demografica o di affrontare e individuare i problemi in modo più efficiente e con meno problemi.

5. Collegamento ipertestuale

La funzionalità di collegamento ipertestuale di documenti, collegamenti pertinenti, app e altre informazioni semplifica l'accesso a tutti i membri del team che desiderano visualizzare i documenti. Chiunque può utilizzare la sintassi del collegamento wiki per creare una pagina, collegarsi a una pagina esistente nella stessa wiki o collegarsi a un'altra. Il testo può visualizzare il titolo della pagina wiki o qualcos'altro. Puoi anche includere collegamenti a URL interni ed esterni. Insieme alla funzione di ricerca, questo rende un wiki uno strumento accessibile da utilizzare in un ambiente di lavoro, riducendo il tempo e lo sforzo sprecati nella ricerca manuale.

6. Asincrono senza vincoli di tempo

Con l'uso diffuso del wiki nelle aziende, c'è stato l'aggiornamento dalla tradizionale produzione di informazioni alla collaborazione asincrona e remota supportata dai siti wiki. Il sistema asincrono consente al team di scegliere quando e dove contribuire con meno vincoli di tempo e meno pressione per essere presente in un momento specifico. Questa funzione consente anche aggiornamenti wiki più rapidi senza attendere l'orario di ufficio o una pianificazione sincrona. Il team farà risparmiare tempo e sarà più produttivo grazie a questo.

7. Prove basate sulla ricerca di una maggiore soddisfazione sul lavoro

Uno studio condotto dall'analisi di IBM afferma che i dipendenti provano un maggiore senso di appartenenza, scopo e felicità con i membri del proprio team in presenza di un wiki aziendale. Un database che consente ai dipendenti di contribuire e condividere le proprie idee dà loro fiducia. Questo metodo consente loro di sapere che fanno parte del team con cui stanno lavorando, con le loro informazioni ascoltate e visualizzate dai loro colleghi. La ricerca ha rilevato che i wiki migliorano la soddisfazione del team e aumentano la produttività sul posto di lavoro.

8. Funziona meglio per i tirocinanti

Un wiki aziendale può rendere facilmente accessibili guide pratiche e materiali di formazione per i nuovi membri del team. I nuovi arrivati ​​possono utilizzare queste informazioni come guida e i dipendenti possono aggiornarle con ulteriori informazioni dai wiki forniti da altri membri del team. Uno degli aspetti più critici dei wiki è la cronologia dell'archivio, a cui i nuovi membri possono accedere e da cui imparare per rimanere aggiornati sui prodotti, i servizi e le politiche della loro azienda.

Cose da considerare quando si utilizzano i wiki aziendali

I wiki possono essere uno strumento utile per la tua azienda, ma devi tenere presente che ci sono altre funzionalità con cui devi tenere il passo e per cui fornire una soluzione quando usi un wiki. Le informazioni su questo potrebbero diventare obsolete nel tempo, quindi il team deve aggiornarle regolarmente. Una vasta conoscenza per accedere alla tua wiki può rappresentare una sfida e avrai bisogno di capacità organizzative per evitare di inciampare.

Anche un gran numero di contributori può essere problematico per il tuo wiki, quindi mantieni il gruppo piccolo o usa le linee guida per mantenere il wiki organizzato con un gran numero di contributori. Infine, istruisci i membri del tuo team non tecnico sull'utilizzo del wiki in modo che possano contribuire e collaborare alle informazioni.

Scegliere il Wiki giusto per la tua azienda

Supponiamo che tu stia considerando un wiki aziendale per la tua comunità o azienda. In tal caso, ci sono diversi fattori che dovresti considerare per utilizzare questi wiki correttamente e al meglio.

• L'interfaccia deve essere intuitiva, organizzata e diretta per chiunque abbia bisogno di accedere alle informazioni.
• La funzione di ricerca è una delle caratteristiche essenziali di un wiki, quindi deve essere affidabile, pertinente e in grado di individuare rapidamente le informazioni richieste.
• Le funzionalità di base come la codifica e l'utilizzo della gerarchia per il contenuto devono essere disponibili per una navigazione più rapida.
• Anche i membri non tecnici del tuo team dovrebbero essere in grado di modificare e inviare informazioni con facilità.
• Qualsiasi informazione deve avere diritti di accesso e il wiki dovrebbe avere protocolli adeguati per organizzarli.
• Le app di produttività devono essere collegate a questi wiki aziendali in modo che gli utenti possano accedere alle proprie informazioni senza chiudere altre app di produttività.

Conclusione

Considerando le informazioni e i vantaggi dei wiki, un wiki per la tua azienda o il tuo team sarebbe una scelta saggia. I wiki sono strumenti essenziali per organizzare, classificare e pianificare idee e informazioni del team, dare forma alla collaborazione, aumentare la produttività complessiva e affrontare adeguatamente i problemi e le esigenze della tua azienda.