5 erros graves de faturamento que não permitem que você mantenha seus clientes

Descubra por que sua fatura está levando a uma perda na retenção de clientes. Esses cinco erros graves de faturamento são muito comuns, mas são fáceis de corrigir.

O dinheiro pode fazer o mundo girar, mas o faturamento é o que o mantém girando.

Faturar corretamente é uma parte crítica do sucesso de qualquer negócio. É como você é pago e como você garante que sua empresa continue a gerar dinheiro. Sem um sistema de faturamento adequado, você provavelmente descobrirá que está constantemente perseguindo pagamentos, sempre procurando dinheiro sobrando e incapaz de prever como será sua empresa no futuro.

Apesar do fato de que o faturamento é uma parte tão vital de cada negócio, pode surpreendê-lo descobrir que muitos gerentes ou empresários não prestam muita atenção a isso. Eles veem isso como uma tarefa administrativa que precisa ser feita, mas que muitas vezes é deixada de lado para tarefas mais “importantes”.

Isso leva a uma série de erros que são surpreendentemente comuns e severamente prejudiciais ao seu negócio. Qualquer um desses erros pode fazer você parecer pouco profissional e ajudar muito a afastar os clientes do seu negócio.

Se você está cometendo esses erros de faturamento, agora é a hora de reconhecê-los e fazer uma alteração:

01. Não colocar a data de vencimento na fatura

Toda fatura deve ter condições de pagamento com data de vencimento estipulada. Esta data deve sempre ser claramente explicada de uma forma que seja impossível perder. Sem uma data de vencimento, você não tem recurso quando um cliente não lhe paga porque não há expectativa definida com antecedência.

O cliente pode prometer pagar por meses ou anos, e você não terá uma base legal para se sustentar. Você também não pode cobrar taxas ou multas por atraso dos clientes se não houver data de vencimento na fatura.

A melhor maneira de evitar esse erro é configurar um modelo de fatura com um campo de data de vencimento claro. Você também deve definir períodos de tempo em que espera que todos os clientes paguem. Isso pode ser dentro de uma semana, dez dias, 30 dias, 90 dias – o que funcionar para o seu negócio e o tipo de vendas que você fizer.

Você também deve ter o período de pagamento em suas condições de pagamento em sua fatura. Depois de definir isso para o seu negócio, é muito mais difícil esquecer de adicionar essas informações às suas faturas.

02. Não Esclarecendo as Condições de Pagamento

Falando em termos de pagamento, esta é outra área em que as pessoas cometem erros regularmente em suas faturas. Eles simplesmente os deixam de fora ou deixam espaço de manobra suficiente para os clientes ignorarem as datas de vencimento ou fazerem pagamentos quando quiserem.

É vital incluir sua política de pagamento, política de reembolso e qualquer outra coisa que possa colocá-lo em problemas legais com os clientes.

Reserve um tempo para escrever as letras miúdas de sua política de pagamento e, em seguida, certifique-se de que ela seja salva como parte de seu modelo de fatura ou em seu sistema de faturamento. Dessa forma, sempre será incluído quando você enviar uma fatura, e nenhum cliente poderá reclamar que esses pontos não foram cobertos.

É importante incluir o ciclo de pagamento - quanto tempo antes de começar a cobrar taxas ou multas por atraso, bem como se há algum desconto para liquidação antecipada. Você também precisa incluir sua política de devoluções e reembolsos, especificamente o prazo para tais eventos e o que se qualifica para tal evento. Outras coisas a serem incluídas podem ser a moeda que você aceita se tiver clientes internacionais, bem como métodos de pagamento aceitáveis.

03. Adicionando Cobranças Surpresas ou Inesperadas

Nada incomoda mais um cliente do que custos ocultos que não foram claramente explicados antecipadamente.

Se um cliente de repente receber uma fatura com itens de linha com os quais não concorda ou não sabia com antecedência, ele não se sentirá inclinado a pagar essa fatura. Especialmente não na íntegra.

Ao fazer uma cotação de um trabalho ou produto, ou fornecer o produto ou serviço, certifique-se de explicar exatamente pelo que o cliente será cobrado. Não lhes dê nenhuma surpresa na fatura ou, pelo menos, explique detalhadamente por que há uma taxa extra.

04. Não manter backups de todas as faturas

Você precisa ter a capacidade de acompanhar todas as suas faturas para saber quanto dinheiro deve entrar em cada mês. Você simplesmente não pode fornecer uma fatura a um cliente e não manter uma cópia para si mesmo. Você não tem recurso para o não pagamento, se for o caso.

Antigamente, os livros de fatura em cópia carbono criavam uma fatura para o cliente e uma cópia que permanecia no livro. Hoje, isso realmente deve ser feito de uma maneira digital mais eficaz.

Os sistemas de faturamento em papel deixam muito espaço para erros e é muito fácil perder sua cópia da fatura. Mesmo se você usar modelos de fatura do Excel, Planilhas Google ou Word, manter uma cópia digital da sua fatura facilita muito o controle de suas finanças. O que é ainda melhor é um sistema de faturamento que armazena automaticamente suas faturas para você e as agrupa em listas fáceis de visualizar.

05. Esquecer de enviar suas faturas

O maior e mais grave de todos os erros que você pode cometer com o faturamento é simplesmente esquecer de enviá-los em primeiro lugar. Pouquíssimas pessoas pagarão a você em dia se não tiverem recebido a fatura de seus produtos ou serviços. Mesmo que saibam que há uma multa por atraso no pagamento, eles adiarão, pois podem dizer que nunca receberam a fatura.

Nunca assuma que os pagamentos serão feitos, especialmente sem a documentação necessária. É sua responsabilidade garantir que você envie as informações relevantes ao cliente, no prazo.

A melhor maneira de evitar esse tipo de erro é criar um cronograma para você que se encaixe no seu contador ou processo contábil. Treine o que é melhor para a maneira como você opera - toda sexta-feira verifique quais projetos foram concluídos e envie essas faturas sem falhas, uma vez por mês você envia suas faturas recorrentes em uma data específica e assim por diante. Com um cronograma adequado, você não esquecerá de enviar suas faturas.

Como você pode ver, os erros mais simples de faturamento podem levar a grandes problemas para qualquer negócio. Use essas dicas para parar de cometer erros que podem custar a você clientes e você verá a diferença.