5 schwerwiegende Fehler bei der Rechnungsstellung, die Sie nicht dazu bringen, an Ihren Kunden festzuhalten

Finden Sie heraus, warum Ihre Rechnung zu einem Verlust an Kundenbindung führt. Diese fünf schwerwiegenden Rechnungsfehler kommen sehr häufig vor, sind aber leicht zu beheben.

Geld mag die Welt am Laufen halten, aber die Rechnungsstellung hält sie am Laufen.

Die korrekte Rechnungsstellung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. So werden Sie bezahlt und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen weiterhin Geld einbringt. Ohne ein geeignetes Rechnungsstellungssystem werden Sie höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie ständig Zahlungen hinterherjagen, immer auf der Suche nach Ersatzgeld sind und nicht in der Lage sind, vorherzusagen, wie Ihr Unternehmen in Zukunft aussehen wird.

Trotz der Tatsache, dass die Rechnungsstellung ein so wichtiger Bestandteil jedes einzelnen Unternehmens ist, mag es Sie überraschen, dass viele Manager oder Geschäftsinhaber ihr nicht so viel Aufmerksamkeit schenken. Sie sehen es als eine administrative Aufgabe, die erledigt werden muss, die aber oft für „wichtigere“ Aufgaben beiseite geschoben wird.

Dies führt zu einer Vielzahl von Fehlern, die überraschend häufig vorkommen und Ihrem Unternehmen ernsthaft schaden. Jeder dieser Fehler kann Sie unprofessionell erscheinen lassen und einen großen Beitrag dazu leisten, Kunden von Ihrem Unternehmen abzuwenden.

Wenn Sie diese Rechnungsfehler machen, ist es jetzt an der Zeit, sie zu erkennen und eine Änderung vorzunehmen:

01. Das Fälligkeitsdatum nicht auf der Rechnung angeben

Jede Rechnung muss Zahlungsbedingungen mit einem festgelegten Fälligkeitsdatum haben. Dieses Datum sollte immer deutlich und unübersehbar angegeben werden. Ohne ein Fälligkeitsdatum haben Sie keine Rückgriffsmöglichkeiten, wenn ein Kunde Sie nicht bezahlt, weil keine Erwartung im Voraus festgelegt wurde.

Der Kunde kann versprechen, für Monate oder Jahre zu zahlen, und Sie haben kein rechtliches Bein, auf dem Sie stehen können. Sie können Kunden auch keine Verzugsgebühren oder Strafen berechnen, wenn auf der Rechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben ist.

Der beste Weg, diesen Fehler zu vermeiden, besteht darin, eine Rechnungsvorlage mit einem eindeutigen Feld für das Fälligkeitsdatum einzurichten. Sie sollten auch festgelegte Zeiträume haben, in denen Sie erwarten, dass alle Kunden Sie bezahlen. Dies kann innerhalb einer Woche, zehn Tage, 30 Tage, 90 Tage sein – je nachdem, was für Ihr Unternehmen und die Art Ihrer Verkäufe funktioniert.

Sie sollten die Zahlungsfrist auch in Ihren Zahlungsbedingungen auf Ihrer Rechnung angeben. Sobald Sie diese für Ihr Unternehmen in Stein gemeißelt haben, ist es viel schwieriger zu vergessen, diese Informationen zu Ihren Rechnungen hinzuzufügen.

02. Zahlungsbedingungen nicht klären

Apropos Zahlungsbedingungen: Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Menschen regelmäßig Fehler auf ihren Rechnungen machen. Sie lassen diese einfach weg oder lassen genügend Spielraum, damit Kunden Fälligkeiten ignorieren oder Zahlungen leisten können, wann sie wollen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zahlungsrichtlinien, Rückerstattungsrichtlinien und alles andere angeben, was Sie mit Kunden in legales heißes Wasser bringen kann.

Nehmen Sie sich die Zeit, das Kleingedruckte Ihrer Zahlungsrichtlinie zu verfassen, und stellen Sie dann sicher, dass es als Teil Ihrer Rechnungsvorlage oder in Ihrem Rechnungssystem gespeichert wird. Auf diese Weise ist es immer enthalten, wenn Sie eine Rechnung senden, und kein Kunde kann behaupten, dass diese Punkte nicht abgedeckt wurden.

Es ist wichtig, den Zahlungszyklus anzugeben – wie lange dauert es, bis Sie mit der Erhebung von Verzugsgebühren oder Strafen beginnen, und ob es einen Rabatt für eine vorzeitige Zahlung gibt. Sie müssen auch Ihre Richtlinien zu Rückgaben und Rückerstattungen angeben, insbesondere die Frist für solche Ereignisse und was für ein solches Ereignis infrage kommt. Andere Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, könnten die Währung sein, die Sie akzeptieren, wenn Sie internationale Kunden haben, sowie akzeptable Zahlungsmethoden.

03. Hinzufügen von Überraschungs- oder unerwarteten Gebühren

Nichts ärgert einen Kunden mehr als versteckte Kosten, die im Voraus nicht klar erklärt wurden.

Wenn ein Kunde plötzlich eine Rechnung mit Einzelposten erhält, denen er seiner Meinung nach nicht zugestimmt hat oder von denen er im Voraus nichts wusste, wird er nicht geneigt sein, diese Rechnung zu bezahlen. Vor allem nicht vollständig.

Wenn Sie ein Angebot für einen Auftrag oder ein Produkt abgeben oder das Produkt oder die Dienstleistung bereitstellen, stellen Sie sicher, dass Sie genau erklären, was dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Machen Sie ihnen keine Überraschungen in ihrer Rechnung oder erklären Sie zumindest sehr detailliert, warum es einen Aufpreis gibt.

04. Nicht alle Rechnungen sichern

Sie müssen die Möglichkeit haben, alle Ihre Rechnungen im Auge zu behalten, damit Sie wissen, wie viel Geld jeden Monat eingehen sollte. Sie können einem Kunden einfach keine Rechnung liefern und keine Kopie für sich behalten. Sie haben keinen Anspruch auf Nichtzahlung, wenn dies der Fall ist.

Früher erstellten Durchschreibe-Rechnungsbücher eine Rechnung für den Kunden und eine Kopie, die im Buch verblieb. Heute sollte dies wirklich auf effektivere, digitale Weise geschehen.

Papierrechnungssysteme lassen zu viel Spielraum für Fehler und es ist zu einfach, Ihre Rechnungskopie zu verlegen. Selbst wenn Sie Excel-, Google-Tabellen- oder Word-Rechnungsvorlagen verwenden, macht es das Aufbewahren einer digitalen Kopie Ihrer Rechnung viel einfacher, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Noch besser ist ein Fakturierungssystem, das Ihre Rechnungen automatisch für Sie speichert und sie in übersichtlichen Listen zusammenfasst.

05. Vergessen, Ihre Rechnungen zu senden

Der größte und schwerwiegendste aller Fehler, den Sie bei der Rechnungsstellung machen können, ist, einfach zu vergessen, sie überhaupt zu versenden. Sehr wenige Menschen werden Sie pünktlich bezahlen, wenn sie ihre Rechnung für ihre Waren oder Dienstleistungen nicht erhalten haben. Selbst wenn sie wissen, dass es eine Strafe für verspätete Zahlung gibt, werden sie zurückhalten, da sie sagen können, dass sie die Rechnung nie erhalten haben.

Gehen Sie niemals einfach davon aus, dass Zahlungen getätigt werden, insbesondere ohne den erforderlichen Papierkram. Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Sie die relevanten Informationen rechtzeitig an den Kunden senden.

Der beste Weg, um diese Art von Fehlern zu vermeiden, besteht darin, einen Zeitplan für sich selbst zu erstellen, der zu Ihrem Buchhaltungs- oder Buchhaltungsprozess passt. Überlegen Sie, was für Ihre Arbeitsweise am besten ist – überprüfen Sie jeden Freitag, welche Projekte abgeschlossen wurden, und versenden Sie diese Rechnungen unbedingt, einmal im Monat versenden Sie Ihre wiederkehrenden Rechnungen zu einem bestimmten Datum und so weiter. Mit einem ordentlichen Zeitplan vergessen Sie nicht, Ihre Rechnungen zu versenden.

Wie Sie sehen können, können die einfachsten Fehler bei der Rechnungsstellung zu großen Problemen für jedes Unternehmen führen. Verwenden Sie diese Tipps, um keine Fehler mehr zu machen, die Sie Kunden kosten können, und Sie werden den Unterschied sehen.