5 Gravi errori di fatturazione che non ti consentono di mantenere i tuoi clienti

Scopri perché la tua fattura sta comportando una perdita di fidelizzazione dei clienti. Questi cinque gravi errori di fatturazione sono molto comuni ma sono facili da correggere.

Il denaro può far girare il mondo, ma la fatturazione è ciò che lo fa girare.

La corretta fatturazione è una parte fondamentale del successo di qualsiasi attività. È il modo in cui vieni pagato e il modo in cui ti assicuri che la tua attività continui a portare denaro. Senza un sistema di fatturazione adeguato, molto probabilmente scoprirai che stai costantemente inseguendo i pagamenti, sempre alla ricerca di contanti di riserva e non sei in grado di prevedere come sarà la tua attività in futuro.

Nonostante il fatto che la fatturazione sia una parte così vitale di ogni singola attività, potrebbe sorprenderti scoprire che molti manager o proprietari di aziende non ci prestano molta attenzione. Lo vedono come un'attività di amministrazione che deve essere eseguita, ma che spesso viene messa da parte per attività più "importanti".

Ciò porta a una serie di errori sorprendentemente comuni e gravemente dannosi per la tua attività. Ognuno di questi errori può farti sembrare poco professionale e fare molto per allontanare i clienti dalla tua attività.

Se stai commettendo questi errori di fatturazione, ora è il momento di riconoscerli e apportare una modifica:

01. Non mettere la data di scadenza sulla fattura

Ogni fattura deve avere termini di pagamento con una data di scadenza stabilita. Questa data dovrebbe sempre essere chiaramente esplicitata in un modo impossibile da perdere. Senza una data di scadenza, non hai possibilità di ricorso quando un cliente non ti paga perché non ci sono aspettative stabilite in anticipo.

Il cliente può promettere di pagare per mesi o anni e tu non avrai una gamba legale su cui stare. Inoltre, non puoi addebitare ai clienti commissioni o penali per il ritardo se non è presente una data di scadenza sulla fattura.

Il modo migliore per evitare questo errore è impostare un modello di fattura con un campo chiaro per la data di scadenza. Dovresti anche aver impostato periodi di tempo in cui ti aspetti che tutti i clienti ti paghino. Questo può essere entro una settimana, dieci giorni, 30 giorni, 90 giorni, qualunque cosa funzioni per la tua attività e il tipo di vendita che fai.

Dovresti anche avere il periodo di pagamento nei termini di pagamento sulla fattura. Una volta che hai impostato questo nella pietra per la tua attività, è molto più difficile dimenticare di aggiungere tali informazioni alle tue fatture.

02. Non chiarire i termini di pagamento

Parlando di termini di pagamento, questa è un'altra area in cui le persone commettono regolarmente errori sulle fatture. Semplicemente li lasciano fuori o lasciano abbastanza spazio di manovra affinché i clienti ignorino le date di scadenza o effettuino pagamenti quando vogliono.

È fondamentale includere la tua politica di pagamento, la politica di rimborso e qualsiasi altra cosa che possa metterti in acqua legale con i clienti.

Prenditi del tempo per scrivere la stampa fine della tua politica di pagamento e quindi assicurati che sia salvata come parte del tuo modello di fattura o nel tuo sistema di fatturazione. In questo modo, sarà sempre incluso quando invii una fattura e nessun cliente può pretendere che questi punti non siano stati coperti.

È importante includere il ciclo di pagamento, quanto tempo prima di iniziare ad addebitare commissioni o penali per il ritardo, nonché se è previsto uno sconto per il pagamento anticipato. Devi anche includere la tua politica su resi e rimborsi, in particolare la scadenza per tali eventi e ciò che si qualifica per tale evento. Altre cose da includere potrebbero essere la valuta che accetti se hai clienti internazionali, nonché metodi di pagamento accettabili.

03. Aggiunta di spese a sorpresa o impreviste

Niente turba un cliente più dei costi nascosti che non sono stati chiaramente spiegati in anticipo.

Se un cliente riceve improvvisamente una fattura con elementi pubblicitari che non ritiene di aver accettato o di cui non era a conoscenza in anticipo, non si sentirà propenso a pagare quella fattura. Soprattutto non per intero.

Quando fai un preventivo per un lavoro o un prodotto, o fornisci il prodotto o il servizio, assicurati di spiegare esattamente per cosa verrà fatturato il cliente. Non dare loro sorprese nella fattura o, perlomeno, spiegare perché c'è un costo aggiuntivo in modo molto dettagliato.

04. Non conservare i backup di tutte le fatture

Devi avere la possibilità di tenere traccia di tutte le tue fatture in modo da sapere quanti soldi dovrebbero arrivare ogni mese. Semplicemente non puoi fornire una fattura a un cliente e non conservarne una copia per te. Non hai possibilità di ricorso per il mancato pagamento, se questo è il caso.

In passato, i libri delle fatture in copia carbone creavano una fattura per il cliente e una copia che rimaneva nel libro. Oggi, questo dovrebbe davvero essere fatto in un modo digitale più efficace.

I sistemi di fatturazione cartacea lasciano troppo spazio agli errori ed è troppo facile smarrire la copia della fattura. Anche se utilizzi modelli di fattura Excel, Fogli Google o Word, conservare una copia digitale della fattura rende molto più facile tenere sotto controllo le tue finanze. La cosa ancora migliore è un sistema di fatturazione che archivia automaticamente le fatture per te e le raggruppa in elenchi di facile visualizzazione.

05. Dimenticando di inviare le fatture

Il più grande e grave di tutti gli errori che puoi fare con la fatturazione è semplicemente dimenticarti di inviarli in primo luogo. Pochissime persone ti pagheranno in tempo se non hanno ricevuto la fattura per i loro beni o servizi. Anche se sanno che c'è una penale per ritardato pagamento, si trattengono perché possono dire di non aver mai ricevuto la fattura.

Non dare mai per scontato che i pagamenti verranno effettuati, soprattutto senza le necessarie scartoffie. È tua responsabilità assicurarti di inviare le informazioni pertinenti al cliente, in tempo.

Il modo migliore per prevenire questo tipo di errore è creare un programma per te che si adatti al tuo contabile o al tuo processo contabile. Scopri cosa è meglio per il tuo modo di operare: ogni venerdì controlla quali progetti sono stati completati e invia le fatture a colpo sicuro, una volta al mese invii le fatture ricorrenti in una data specifica e così via. Con una pianificazione adeguata, non dimenticherai di inviare le tue fatture.

Come puoi vedere, gli errori di fatturazione più semplici possono portare a grossi problemi per qualsiasi azienda. Usa questi suggerimenti per smettere di commettere errori che possono costare ai tuoi clienti e vedrai la differenza.