Müşterilerinize Bağlı Kalmanıza İzin Vermeyen 5 Ciddi Faturalama Hatası

Faturanızın neden müşteriyi elde tutmada bir kayba yol açtığını öğrenin. Bu beş ciddi faturalandırma hatası çok yaygındır ancak düzeltilmesi kolaydır.

Para dünyayı döndürebilir, ancak faturalandırma onu döndüren şeydir.

Doğru faturalama, herhangi bir işletmenin başarısının kritik bir parçasıdır. Bu, nasıl ödeme alacağınız ve işletmenizin para getirmeye devam etmesini nasıl sağladığınızdır. Uygun bir faturalandırma sistemi olmadan, büyük olasılıkla sürekli olarak ödeme peşinde olduğunuzu, her zaman yedek nakit aradığınızı ve işletmenizin gelecekte nasıl görüneceğini tahmin edemediğinizi fark edeceksiniz.

Faturalandırmanın her işletmenin hayati bir parçası olmasına rağmen, birçok yöneticinin veya işletme sahibinin buna çok fazla dikkat etmediğini görmek sizi şaşırtabilir. Bunu yapılması gereken bir yönetici görevi olarak görüyorlar, ancak bu genellikle daha “önemli” görevler için bir kenara itiliyor.

Bu, şaşırtıcı derecede yaygın olan ve işinize ciddi şekilde zarar veren bir dizi hataya yol açar. Bu hatalardan herhangi biri, profesyonel görünmemenize ve müşterileri işletmenizden uzaklaştırmak için uzun bir yol kat etmenize neden olabilir.

Bu faturalandırma hatalarını yapıyorsanız, şimdi bunları tanımanın ve bir değişiklik yapmanın tam zamanı:

01. Faturaya Son Tarihi Yazmamak

Her faturanın öngörülen bir vade tarihi olan ödeme koşulları olmalıdır. Bu tarih her zaman gözden kaçırılmayacak şekilde açıkça belirtilmelidir. Vade tarihi olmadan, önceden belirlenmiş bir beklenti olmadığı için bir müşteri size ödeme yapmadığında rücu hakkınız yoktur.

Müşteri aylarca veya yıllarca ödeme sözü verebilir ve üzerinde durabileceğiniz yasal bir ayağınız olmaz. Ayrıca faturada vade tarihi yoksa müşterilerden gecikme ücreti veya ceza talep edemezsiniz.

Bu hatayı önlemenin en iyi yolu, net bir vade tarihi alanına sahip bir fatura şablonu oluşturmaktır. Tüm müşterilerin size ödeme yapmasını beklediğiniz zaman dilimlerini de ayarlamış olmalısınız. Bu, bir hafta, on gün, 30 gün, 90 gün içinde olabilir; işiniz ve yaptığınız satış türü için ne işe yararsa.

Ayrıca faturanızda ödeme koşullarınızda yer alan ödeme süresini de belirtmelisiniz. İşletmeniz için bunu bir kez belirledikten sonra, bu bilgileri faturalarınıza eklemeyi unutmanız çok daha zordur.

02. Ödeme Koşullarının Açıklanmaması

Ödeme koşullarından bahsetmişken, insanların düzenli olarak faturalarında hata yaptıkları bir başka alandır. Bunları dışarıda bırakırlar veya müşterilerin vade tarihlerini görmezden gelmeleri veya istedikleri zaman ödeme yapmaları için yeterli boşluk bırakırlar.

Ödeme politikanızı, geri ödeme politikanızı ve sizi müşterilerle yasal sıcak suya sokabilecek diğer her şeyi dahil etmek çok önemlidir.

Ödeme politikanızın ayrıntılı baskısını yazmak için zaman ayırın ve ardından fatura şablonunuzun bir parçası olarak veya faturalandırma sisteminizde kaydedildiğinden emin olun. Bu şekilde, bir fatura gönderdiğinizde her zaman dahil edilir ve hiçbir müşteri bu noktaların karşılanmadığını iddia edemez.

Ödeme döngüsünü, gecikme ücretlerini veya cezaları ödemeye başlamadan ne kadar önce ve erken ödeme için herhangi bir indirim olup olmadığını dahil etmek önemlidir. Ayrıca iadeler ve geri ödemelerle ilgili politikanızı, özellikle bu tür etkinlikler için son tarih ve böyle bir etkinlik için neyin uygun olduğunu dahil etmeniz gerekir. Dahil edilecek diğer şeyler, uluslararası müşterileriniz varsa kabul ettiğiniz para biriminin yanı sıra kabul edilebilir ödeme yöntemleri olabilir.

03. Sürpriz veya Beklenmeyen Ücretler Ekleme

Hiçbir şey bir müşteriyi önceden açıkça açıklanmayan gizli maliyetlerden daha fazla üzemez.

Bir müşteri birdenbire, üzerinde anlaşmaya varmadığını veya önceden bilmediğini düşünmediği satır öğelerini içeren bir fatura alırsa, o faturayı ödemeye meyilli olmayacaktır. Özellikle tam olarak değil.

Bir iş veya üründen alıntı yaparken veya ürün veya hizmeti sağlarken, müşterinin ne için faturalandırılacağını tam olarak açıkladığınızdan emin olun. Onlara faturalarında sürpriz yapmayın ya da en azından neden ekstra bir ücret olduğunu ayrıntılı olarak açıklayın.

04. Tüm Faturaların Yedeklerini Tutmamak

Her ay ne kadar para gelmesi gerektiğini bilmeniz için tüm faturalarınızı takip etme yeteneğine sahip olmanız gerekir. Bir müşteriye fatura sağlayamazsınız ve bir kopyasını kendinize saklayamazsınız. Bu durumda, ödememe için rücu hakkınız yoktur.

Eski günlerde, karbon kopya fatura defterleri müşteri için bir fatura ve defterde kalan bir kopya oluşturuyordu. Bugün, bu gerçekten daha etkili, dijital bir şekilde yapılmalı.

Kağıt faturalandırma sistemleri hataya çok fazla yer bırakır ve faturanızın kopyasını yanlış yere yerleştirmek çok kolaydır. Excel, Google E-Tablolar veya Word fatura şablonlarını kullanıyor olsanız bile, faturanızın dijital bir kopyasını tutmak, mali durumunuzu kontrol altında tutmanızı çok daha kolay hale getirir. Daha da iyisi, faturalarınızı sizin için otomatik olarak saklayan ve bunları kolay görüntülenen listeler halinde toplayan bir faturalandırma sistemidir.

05. Faturalarınızı Göndermeyi Unutmak

Faturalama ile yapabileceğiniz tüm hataların en büyüğü ve en şiddetlisi, ilk etapta onları göndermeyi unutmanızdır. Malları veya hizmetleri için faturalarını almamışlarsa, çok az kişi size zamanında ödeme yapacaktır. Geç ödemenin bir cezası olduğunu bilseler bile faturayı almadıklarını söyleyebilecekleri için beklemeye alacaklar.

Özellikle gerekli evraklar olmadan ödemelerin yapılacağını asla varsaymayın. İlgili bilgileri müşteriye zamanında göndermenizi sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

Bu tür bir hatayı önlemenin en iyi yolu, kendi muhasebecinize veya muhasebe sürecinize uyan bir program oluşturmaktır. Çalışma şekliniz için neyin en iyi olduğunu belirleyin - hangi projelerin tamamlandığını görmek için her Cuma kontrol edin ve bu faturaları hatasız olarak gönderin, ayda bir kez belirli bir tarihte yinelenen faturalarınızı gönderirsiniz vb. Uygun bir programla faturalarınızı göndermeyi unutmayacaksınız.

Gördüğünüz gibi, en basit faturalandırma hataları, herhangi bir işletme için büyük sorunlara yol açabilir. Müşterilerinize mal olabilecek hatalar yapmayı durdurmak için bu ipuçlarını kullanın ve farkı göreceksiniz.