5 graves erreurs de facturation qui ne vous permettent pas de conserver vos clients

Découvrez pourquoi votre facture entraîne une perte de fidélisation de la clientèle. Ces cinq erreurs de facturation graves sont très courantes, mais elles sont faciles à corriger.

L'argent peut faire tourner le monde, mais la facturation est ce qui le fait tourner.

Une facturation correcte est un élément essentiel du succès de toute entreprise. C'est ainsi que vous êtes payé et que vous vous assurez que votre entreprise continue de rapporter de l'argent. Sans un système de facturation approprié en place, vous constaterez très probablement que vous êtes constamment à la recherche de paiements, que vous êtes toujours à la recherche de liquidités et que vous êtes incapable de prévoir à quoi ressemblera votre entreprise à l'avenir.

Malgré le fait que la facturation est un élément vital de chaque entreprise, vous pourriez être surpris de constater que de nombreux gestionnaires ou propriétaires d'entreprise n'y prêtent pas autant d'attention. Ils le voient comme une tâche administrative qui doit être effectuée, mais qui est souvent mise de côté pour des tâches plus « importantes ».

Cela conduit à une foule d'erreurs qui sont étonnamment courantes et gravement préjudiciables à votre entreprise. Chacune de ces erreurs peut vous faire paraître non professionnel et contribuer grandement à détourner les clients de votre entreprise.

Si vous commettez ces erreurs de facturation, il est maintenant temps de les reconnaître et d'apporter un changement :

01. Ne pas mettre la date d'échéance sur la facture

Chaque facture doit comporter des conditions de paiement avec une date d'échéance stipulée. Cette date doit toujours être clairement énoncée de manière à ce qu'il soit impossible de la manquer. Sans date d'échéance, vous n'avez aucun recours lorsqu'un client ne vous paie pas parce qu'il n'y a pas d'attente fixée à l'avance.

Le client peut promettre de payer pendant des mois ou des années, et vous n'aurez pas d'assise juridique sur laquelle vous appuyer. Vous ne pouvez pas non plus facturer aux clients des frais de retard ou des pénalités s'il n'y a pas de date d'échéance sur la facture.

La meilleure façon d'éviter cette erreur est de configurer un modèle de facture avec un champ de date d'échéance clair. Vous devriez également avoir défini des périodes de temps auxquelles vous vous attendez à ce que tous les clients vous paient. Cela peut prendre une semaine, dix jours, 30 jours, 90 jours, selon ce qui convient à votre entreprise et au type de ventes que vous réalisez.

Vous devriez également avoir le délai de paiement dans vos conditions de paiement sur votre facture. Une fois que vous avez cela dans le marbre pour votre entreprise, il est beaucoup plus difficile d'oublier d'ajouter ces informations à vos factures.

02. Ne pas clarifier les conditions de paiement

En parlant de conditions de paiement, c'est un autre domaine où les gens font régulièrement des erreurs sur leurs factures. Ils les laissent simplement de côté ou laissent suffisamment de marge de manœuvre pour que les clients ignorent les dates d'échéance ou effectuent des paiements quand ils le souhaitent.

Il est essentiel d'inclure votre politique de paiement, votre politique de remboursement et tout ce qui peut vous mettre dans l'eau chaude légale avec les clients.

Prenez le temps d'écrire les petits caractères de votre politique de paiement, puis assurez-vous qu'elle est enregistrée dans votre modèle de facture ou dans votre système de facturation. De cette façon, cela sera toujours inclus lorsque vous envoyez une facture, et aucun client ne pourra prétendre que ces points n'ont pas été couverts.

Il est important d'inclure le cycle de paiement - combien de temps avant de commencer à facturer des frais de retard ou des pénalités, ainsi que s'il y a une remise pour un règlement anticipé. Vous devez également inclure votre politique sur les retours et les remboursements, en particulier la date limite pour de tels événements et ce qui se qualifie pour un tel événement. D'autres éléments à inclure pourraient être la devise que vous acceptez si vous avez des clients internationaux, ainsi que des méthodes de paiement acceptables.

03. Ajouter des frais surprises ou inattendus

Rien ne dérange plus un client que les coûts cachés qui n'ont pas été clairement expliqués à l'avance.

Si un client reçoit soudainement une facture avec des éléments de ligne qu'il n'a pas l'impression d'avoir accepté ou dont il n'a pas eu connaissance à l'avance, il ne se sentira pas enclin à payer cette facture. Surtout pas en entier.

Lorsque vous citez un travail ou un produit, ou lorsque vous fournissez le produit ou le service, assurez-vous d'expliquer exactement ce que le client va être facturé. Ne leur faites pas de surprises dans leur facture, ou à tout le moins, expliquez-leur pourquoi il y a un supplément de manière très détaillée.

04. Ne pas conserver les sauvegardes de toutes les factures

Vous devez avoir la possibilité de garder une trace de toutes vos factures afin de savoir combien d'argent devrait arriver chaque mois. Vous ne pouvez tout simplement pas fournir une facture à un client et ne pas en garder une copie pour vous-même. Vous n'avez aucun recours en cas de non-paiement, si tel est le cas.

Auparavant, les carnets de factures en copie carbone créaient une facture pour le client et une copie qui restait dans le carnet. Aujourd'hui, cela devrait vraiment être fait de manière numérique plus efficace.

Les systèmes de facturation papier laissent trop de place à l'erreur et il est trop facile d'égarer votre copie de la facture. Même si vous utilisez des modèles de facture Excel, Google Sheets ou Word, la conservation d'une copie numérique de votre facture facilite grandement la maîtrise de vos finances. Ce qui est encore mieux, c'est un système de facturation qui stocke automatiquement vos factures pour vous et les rassemble dans des listes faciles à consulter.

05. Oublier d'envoyer vos factures

La plus grande et la plus grave de toutes les erreurs que vous pouvez commettre avec la facturation est simplement d'oublier de les envoyer en premier lieu. Très peu de gens vous paieront à temps s'ils n'ont pas reçu leur facture pour leurs biens ou services. Même s'ils savent qu'il y a une pénalité pour retard de paiement, ils attendront car ils peuvent dire qu'ils n'ont jamais reçu la facture.

Ne présumez jamais que les paiements seront effectués, surtout sans les documents nécessaires. Il est de votre responsabilité de vous assurer d'envoyer les informations pertinentes au client, à temps.

La meilleure façon d'éviter ce genre d'erreur est de créer un calendrier pour vous-même qui correspond à votre comptable ou à votre processus comptable. Déterminez ce qui convient le mieux à votre façon de fonctionner : tous les vendredis, vérifiez quels projets ont été achevés et envoyez ces factures sans faute, une fois par mois, vous envoyez vos factures récurrentes à une date précise, etc. Avec un calendrier adéquat, vous n'oublierez pas d'envoyer vos factures.

Comme vous pouvez le constater, les erreurs de facturation les plus simples peuvent entraîner des problèmes majeurs pour toute entreprise. Utilisez ces conseils pour arrêter de faire des erreurs qui peuvent vous coûter des clients, et vous verrez la différence.