5 greșeli grave de facturare care nu vă permit să vă păstrați clienții

Aflați de ce factura dvs. duce la o pierdere a reținerii clienților. Aceste cinci greșeli grave de facturare sunt foarte frecvente, dar sunt ușor de remediat.

Banii pot face lumea să se rotească, dar facturarea este cea care o face să se învârtească.

Facturarea corectă este o parte critică a succesului oricărei afaceri. Acesta este modul în care ești plătit și cum te asiguri că afacerea ta continuă să aducă bani. Fără un sistem de facturare adecvat, cel mai probabil veți descoperi că urmăriți în mod constant plăți, căutând mereu numerar de rezervă și nu puteți prognoza cum va arăta afacerea dvs. în viitor.

În ciuda faptului că facturarea este o parte vitală a fiecărei afaceri, s-ar putea să vă surprindă să descoperiți că mulți manageri sau proprietari de afaceri nu îi acordă atât de multă atenție. Ei o văd ca pe o sarcină de administrare care trebuie făcută, dar care este adesea lăsată deoparte pentru sarcini mai „importante”.

Acest lucru duce la o serie de greșeli care sunt surprinzător de comune și grav dăunătoare afacerii dvs. Oricare dintre aceste greșeli te poate face să arăți neprofesionist și te poate ajuta să îndepărtezi clienții de afacerea ta.

Dacă faceți aceste greșeli de facturare, acum este momentul să le recunoașteți și să faceți o schimbare:

01. Nu se înscrie data scadentă pe factură

Fiecare factură trebuie să aibă termene de plată cu o dată de scadență stipulată. Această dată ar trebui să fie întotdeauna specificată clar, într-un mod care este imposibil de ratat. Fără o dată scadentă, nu ai nicio soluție atunci când un client nu te plătește pentru că nu există nicio așteptare stabilită din timp.

Clientul poate promite că va plăti luni sau ani, iar tu nu vei avea un picior legal pe care să-l ții. De asemenea, nu puteți percepe clienților taxe de întârziere sau penalități dacă nu există o dată scadentă pe factură.

Cel mai bun mod de a evita această greșeală este să configurați un șablon de factură cu un câmp clar pentru data scadenței. De asemenea, ar trebui să fi stabilit perioade de timp în care vă așteptați ca toți clienții să vă plătească. Acest lucru poate fi în termen de o săptămână, zece zile, 30 de zile, 90 de zile, indiferent de ceea ce funcționează pentru afacerea dvs. și tipul de vânzări pe care le faceți.

De asemenea, ar trebui să aveți perioada de plată în termenii de plată pe factură. Odată ce ai pus acest lucru în piatră pentru afacerea ta, este mult mai greu să uiți să adaugi acele informații la facturi.

02. Neclarificarea termenilor de plată

Apropo de termenii de plată, acesta este un alt domeniu în care oamenii fac în mod regulat greșeli pe facturile lor. Pur și simplu o lasă afară sau lasă suficient spațiu pentru ca clienții să ignore termenele scadente sau să efectueze plăți atunci când doresc.

Este esențial să includeți politica dvs. de plată, politica de rambursare și orice altceva care vă poate duce în apă caldă legală cu clienții.

Acordați-vă timp pentru a scrie amprenta politicii dvs. de plată și apoi asigurați-vă că aceasta este salvată ca parte a șablonului de factură sau în sistemul dvs. de facturare. În acest fel, va fi întotdeauna inclus atunci când trimiteți o factură și niciun client nu poate pretinde că aceste puncte nu au fost acoperite.

Este important să includeți ciclul de plată - cât timp înainte de a începe să percepeți taxe de întârziere sau penalități, precum și dacă există vreo reducere pentru decontarea anticipată. De asemenea, trebuie să includeți politica dvs. privind retururile și rambursările, în special termenul limită pentru astfel de evenimente și ceea ce se califică pentru un astfel de eveniment. Alte lucruri de inclus ar putea fi moneda pe care o acceptați dacă aveți clienți internaționali, precum și metodele acceptabile de plată.

03. Adăugarea de taxe surprize sau neașteptate

Nimic nu deranjează un client mai mult decât costurile ascunse care nu au fost explicate clar de la început.

Dacă un client primește dintr-o dată o factură cu elemente rând pe care nu consideră că a fost de acord sau despre care nu a știut din timp, nu se va simți înclinat să plătească acea factură. Mai ales nu integral.

Când cotați pentru un loc de muncă sau produs sau furnizați produsul sau serviciul, asigurați-vă că explicați exact pentru ce va fi facturat clientul. Nu le oferiți nicio surpriză în factură sau, cel puțin, explicați de ce există o taxă suplimentară în detaliu.

04. Nu se păstrează copiile de rezervă ale tuturor facturilor

Trebuie să aveți capacitatea de a urmări toate facturile, astfel încât să știți câți bani ar trebui să vină în fiecare lună. Pur și simplu nu puteți furniza unui client o factură și nu puteți păstra o copie pentru dvs. Nu ai niciun recurs pentru neplata, daca este cazul.

Pe vremuri, cărțile de facturi cu copie carbon creau o singură factură pentru client și o copie care rămânea în carte. Astăzi, acest lucru ar trebui să fie realizat într-un mod mai eficient, digital.

Sistemele de facturare pe hârtie lasă prea mult loc pentru erori și este prea ușor să rătăciți copia facturii. Chiar dacă utilizați șabloane de factură Excel, Google Sheets sau Word, păstrarea unei copii digitale a facturii vă face mult mai ușor să rămâneți la curent cu finanțele dvs. Ceea ce este și mai bun este un sistem de facturare care stochează automat facturile pentru dvs. și le adună în liste ușor de vizualizat.

05. Ați uitat să vă trimiteți facturile

Cea mai mare și mai gravă dintre toate greșelile pe care le puteți face cu facturarea este să uitați să le trimiteți în primul rând. Foarte puțini oameni vă vor plăti la timp dacă nu și-au primit factura pentru bunurile sau serviciile lor. Chiar dacă știu că există o penalizare pentru întârzierea plății, ei vor reține, deoarece pot spune că nu au primit niciodată factura.

Nu presupuneți niciodată că plățile vor fi făcute, mai ales fără documentele necesare. Este responsabilitatea dumneavoastră să vă asigurați că trimiteți informațiile relevante către client, la timp.

Cel mai bun mod de a preveni acest tip de greșeală este să vă creați un program care să se potrivească cu contabilul sau cu procesul contabil. Descoperiți ceea ce este cel mai bun pentru modul în care vă desfășurați activitatea — în fiecare vineri verificați pentru a vedea ce proiecte au fost finalizate și trimiteți fără greșeală acele facturi, o dată pe lună trimiteți facturile recurente la o anumită dată și așa mai departe. Cu un program adecvat, nu vei uita să-ți trimiți facturile.

După cum puteți vedea, cele mai simple greșeli de facturare pot duce la probleme majore pentru orice afacere. Utilizați aceste sfaturi pentru a nu mai face greșeli care vă pot costa clienții și veți vedea diferența.