5 errores graves de facturación que no le permiten retener a sus clientes

Descubra por qué su factura está provocando una pérdida en la retención de clientes. Estos cinco errores graves de facturación son muy comunes pero son fáciles de corregir.

El dinero puede hacer que el mundo gire, pero la facturación es lo que lo mantiene girando.

Facturar correctamente es una parte crítica del éxito de cualquier negocio. Es cómo le pagan y cómo se asegura de que su negocio continúe generando dinero. Sin un sistema de facturación adecuado, lo más probable es que descubra que está persiguiendo constantemente los pagos, siempre buscando efectivo adicional y no puede pronosticar cómo será su negocio en el futuro.

A pesar de que la facturación es una parte tan vital de cada negocio, puede que le sorprenda descubrir que muchos gerentes o dueños de negocios no le prestan mucha atención. Lo ven como una tarea administrativa que hay que hacer, pero que a menudo se deja de lado para tareas más "importantes".

Esto conduce a una serie de errores que son sorprendentemente comunes y gravemente perjudiciales para su negocio. Cualquiera de estos errores puede hacerte parecer poco profesional y contribuir en gran medida a alejar a los clientes de tu negocio.

Si está cometiendo estos errores de facturación, ahora es el momento de reconocerlos y hacer un cambio:

01. No poner la fecha de vencimiento en la factura

Toda factura debe tener condiciones de pago con una fecha de vencimiento estipulada. Esta fecha siempre debe estar claramente explicada de una manera que sea imposible pasar por alto. Sin una fecha de vencimiento, no tiene recurso cuando un cliente no le paga porque no hay una expectativa establecida de antemano.

El cliente puede prometer pagar por meses o años, y usted no tendrá una base legal para sostenerse. Tampoco puede cobrar a los clientes cargos por mora o multas si no hay una fecha de vencimiento en la factura.

La mejor manera de evitar este error es configurar una plantilla de factura con un campo de fecha de vencimiento claro. También debe tener períodos de tiempo establecidos en los que espera que todos los clientes le paguen. Esto puede ser dentro de una semana, diez días, 30 días, 90 días, lo que funcione para su negocio y el tipo de ventas que realiza.

También debe tener el período de pago en sus términos de pago en su factura. Una vez que tenga esto grabado en piedra para su negocio, es mucho más difícil olvidarse de agregar esa información a sus facturas.

02. No aclarar las condiciones de pago

Hablando de condiciones de pago, esta es otra área donde las personas cometen errores en sus facturas. Simplemente los omiten o dejan suficiente margen de maniobra para que los clientes ignoren las fechas de vencimiento o realicen los pagos cuando lo deseen.

Es vital incluir su política de pago, política de reembolso y cualquier otra cosa que pueda ponerlo en problemas legales con los clientes.

Tómese el tiempo para escribir la letra pequeña de su política de pago y luego asegúrese de que se guarde como parte de su plantilla de factura o en su sistema de facturación. De esta forma, siempre estará incluido cuando envíes una factura y ningún cliente podrá alegar que estos puntos no fueron cubiertos.

Es importante incluir el ciclo de pago: cuánto tiempo transcurre antes de que comience a cobrar recargos o multas por pago atrasado, así como si hay algún descuento por liquidación anticipada. También debe incluir su política sobre devoluciones y reembolsos, específicamente la fecha límite para tales eventos y lo que califica para tal evento. Otras cosas a incluir podrían ser la moneda que acepta si tiene clientes internacionales, así como los métodos de pago aceptables.

03. Adición de cargos sorpresa o inesperados

Nada molesta más a un cliente que los costos ocultos que no se explicaron claramente por adelantado.

Si un cliente recibe repentinamente una factura con elementos de línea que no cree haber aceptado o que no conocía antes de tiempo, no se sentirá inclinado a pagar esa factura. Especialmente no en su totalidad.

Al cotizar un trabajo o producto, o al proporcionar el producto o servicio, asegúrese de explicar exactamente por qué se le va a facturar al cliente. No les des sorpresas en su factura, o al menos, explícales por qué hay un cargo extra con gran detalle.

04. No mantener copias de seguridad de todas las facturas

Debe tener la capacidad de realizar un seguimiento de todas sus facturas para saber cuánto dinero debe ingresar cada mes. Simplemente no puede proporcionarle una factura a un cliente y no quedarse con una copia para usted. No tiene recurso por falta de pago, si ese es el caso.

En los viejos tiempos, los libros de facturas con copia al carbón creaban una factura para el cliente y una copia que permanecía en el libro. Hoy en día, esto realmente debería hacerse de una manera digital más efectiva.

Los sistemas de facturación en papel dejan demasiado margen de error y es muy fácil perder la copia de la factura. Incluso si usa plantillas de factura de Excel, Hojas de cálculo de Google o Word, mantener una copia digital de su factura hace que sea mucho más fácil estar al tanto de sus finanzas. Lo que es aún mejor es un sistema de facturación que almacena automáticamente sus facturas y las recopila en listas fáciles de ver.

05. Olvidarse de enviar sus facturas

El mayor y más grave de todos los errores que puede cometer con la facturación es olvidarse de enviarlos en primer lugar. Muy pocas personas le pagarán a tiempo si no han recibido su factura por sus bienes o servicios. Incluso si saben que hay una multa por el pago atrasado, esperarán porque pueden decir que nunca recibieron la factura.

Nunca asuma que los pagos se realizarán, especialmente sin la documentación necesaria. Es su responsabilidad asegurarse de enviar la información relevante al cliente, a tiempo.

La mejor manera de prevenir este tipo de error es crear un cronograma para usted que se ajuste a su contador o proceso contable. Calcule qué es lo mejor para su forma de operar: todos los viernes verifique qué proyectos se completaron y envíe esas facturas sin fallar, una vez al mes envíe sus facturas recurrentes en una fecha específica, y así sucesivamente. Con un horario adecuado, no se olvidará de enviar sus facturas.

Como puede ver, los errores de facturación más simples pueden generar problemas importantes para cualquier empresa. Usa estos consejos para dejar de cometer errores que pueden costarte clientes y verás la diferencia.