5个严重的发票错误不会让你留住你的客户

找出您的发票导致客户保留率下降的原因。 这五个严重的发票错误很常见，但很容易修复。

金钱可能使世界运转，但开发票是它保持运转的原因。

正确开票是任何企业成功的关键部分。 这是您获得报酬的方式，以及您如何确保您的业务继续带来收入。 如果没有适当的发票系统，您很可能会发现您一直在追逐付款，总是在寻找闲置现金，并且无法预测您的业务未来会是什么样子。

尽管发票是每个企业的重要组成部分，但您可能会惊讶地发现许多经理或企业主并没有那么关注它。 他们将其视为需要执行的管理任务，但通常会被搁置以执行更“重要”的任务。

这会导致许多令人惊讶的常见错误，并对您的业务造成严重损害。 这些错误中的任何一个都可能使您看起来不专业，并在使客户远离您的业务方面大有帮助。

如果您犯了这些发票错误，现在是时候认识到它们并做出改变了：

01. 未在发票上注明到期日

每张发票都必须有付款条款，并规定到期日。 这个日期应该始终以一种不可能错过的方式清楚地说明。 如果没有到期日，当客户不付钱给你时，你就没有追索权，因为没有提前设定期望。

客户可以承诺支付数月或数年的费用，而您将没有合法的立足点。 如果发票上没有到期日，您也不能向客户收取滞纳金或罚款。

避免此错误的最佳方法是设置具有明确截止日期字段的发票模板。 您还应该设定期望所有客户向您付款的时间段。 这可以在一周、十天、30 天、90 天之内——无论对您的业务和您进行的销售类型是否有效。

您还应该在发票上的付款条款中注明付款期限。 一旦您为您的业务确定了这一点，就很难忘记将该信息添加到您的发票中。

02. 未明确支付条款

说到付款条款，这是人们经常在发票上犯错误的另一个领域。 他们只是将这些排除在外，或者留出足够的回旋余地，让客户可以忽略到期日或在他们喜欢的时候付款。

包括您的付款政策、退款政策以及任何其他可以让您与客户陷入合法困境的东西至关重要。

花点时间写下付款政策的细则，然后确保将其保存为发票模板或发票系统的一部分。 这样，当您发送发票时，它将始终包含在内，并且没有客户可以声称这些点不包括在内。

重要的是要包括付款周期——在您开始收取滞纳金或罚款之前多长时间，以及提前结算是否有任何折扣。 您还需要包括您的退货和退款政策，特别是此类活动的截止日期以及此类活动的资格。 其他要包括的内容可能是您接受的货币（如果您有国际客户）以及可接受的付款方式。

03. 添加意外或意外费用

没有什么比事先没有明确解释的隐藏成本更让客户感到不安的了。

如果客户突然收到一张发票​​，其中包含他们认为自己不同意或事先不知道的行项目，他们将不会愿意支付该发票。 尤其是不完整。

在引用工作或产品，或提供产品或服务时，请确保您准确解释客户将收取的费用。 不要在他们的发票中给他们任何惊喜，或者至少要详细解释为什么要收取额外费用。

04. 不保留所有发票的备份

您需要能够跟踪所有发票，以便知道每个月应该有多少钱。 您根本无法向客户提供发票，也不能为自己保留一份副本。 如果是这种情况，您对不付款没有追索权。

在过去，副本发票簿为客户创建了一张发票，并保留在账簿中。 今天，这确实应该以更有效的数字化方式完成。

纸质发票系统留下了太多的错误空间，而且很容易放错发票副本。 即使您使用 Excel、Google 表格或 Word 发票模板，保留发票的数字副本也可以更轻松地掌握您的财务状况。 更好的是一个发票系统，它可以自动为您存储发票并将它们整理到易于查看的列表中。

05.忘记发送发票

开具发票可能犯的最大和最严重的错误就是一开始就忘记将它们发送出去。 如果没有收到商品或服务的发票，很少有人会按时付款。 即使他们知道延迟付款会受到处罚，他们也会推迟付款，因为他们可以说他们从未收到过发票。

永远不要仅仅假设会付款，尤其是在没有必要的文书工作的情况下。 您有责任确保按时将相关信息发送给客户。

防止此类错误的最佳方法是为自己制定一个适合您的会计师或会计流程的时间表。 制定最适合您的运营方式的方法——每周五检查哪些项目已完成并毫无问题地发出这些发票，每月一次在特定日期发出定期发票，依此类推。 有了适当的时间表，您就不会忘记发送发票。

如您所见，最简单的发票错误可能会导致任何企业出现重大问题。 使用这些技巧来停止犯可能让您付出代价的错误，您会看到不同之处。