5 серьезных ошибок при выставлении счетов, которые мешают вам удерживать клиентов

Узнайте, почему ваш счет приводит к потере клиентов. Эти пять серьезных ошибок при выставлении счетов очень распространены, но их легко исправить.

Деньги могут заставить мир вращаться, но выставление счетов — это то, что заставляет его вращаться.

Правильное выставление счетов является важной частью успеха любого бизнеса. Это то, как вам платят и как вы обеспечиваете, чтобы ваш бизнес продолжал приносить деньги. Без надлежащей системы выставления счетов вы, скорее всего, обнаружите, что постоянно гоняетесь за платежами, всегда ищете свободные деньги и не можете предсказать, как будет выглядеть ваш бизнес в будущем.

Несмотря на то, что выставление счетов является жизненно важной частью любого бизнеса, вы можете удивиться, обнаружив, что многие менеджеры или владельцы бизнеса не уделяют этому особого внимания. Они рассматривают это как задачу администратора, которую необходимо выполнить, но которую часто откладывают в сторону для более «важных» задач.

Это приводит к множеству ошибок, которые на удивление распространены и наносят серьезный ущерб вашему бизнесу. Любая из этих ошибок может заставить вас выглядеть непрофессионально и в значительной степени оттолкнуть клиентов от вашего бизнеса.

Если вы совершаете эти ошибки при выставлении счетов, сейчас самое время распознать их и внести изменения:

01. Не указан срок оплаты в счете-фактуре

В каждом счете должны быть указаны условия оплаты с установленным сроком оплаты. Эта дата всегда должна быть четко обозначена таким образом, чтобы ее невозможно было пропустить. Без установленной даты у вас не будет возможности обратиться за помощью, если клиент не заплатит вам, потому что ожидания не установлены заранее.

Клиент может обещать платить месяцами или годами, и у вас не будет законной опоры. Вы также не можете взимать с клиентов плату за просрочку платежа или штрафы, если в счете не указана дата оплаты.

Лучший способ избежать этой ошибки — настроить шаблон счета с четким полем срока оплаты. Вы также должны установить периоды времени, когда вы ожидаете, что все клиенты будут платить вам. Это может быть в течение одной недели, десяти дней, 30 дней, 90 дней — в зависимости от того, что подходит для вашего бизнеса и типа продаж, которые вы совершаете.

Вы также должны указать период оплаты в условиях оплаты в счете-фактуре. После того, как вы закрепили эту информацию для своего бизнеса, гораздо сложнее забыть добавить эту информацию в свои счета.

02. Не разъяснение условий оплаты

Говоря об условиях оплаты, это еще одна область, где люди регулярно ошибаются в своих счетах. Они просто опускают их или оставляют достаточно места для маневра, чтобы клиенты могли игнорировать сроки или производить платежи, когда им заблагорассудится.

Крайне важно включить свою политику оплаты, политику возврата и все остальное, что может привести вас к юридическим спорам с клиентами.

Потратьте время, чтобы написать мелким шрифтом свою платежную политику, а затем убедитесь, что она сохранена как часть шаблона счета или в вашей системе выставления счетов. Таким образом, он всегда будет включен при отправке счета, и ни один клиент не сможет заявить, что эти пункты не были оплачены.

Важно включить платежный цикл — через какое время вы начнете взимать пени или штрафы за просрочку платежа, а также есть ли скидки за досрочное погашение. Вам также необходимо включить свою политику в отношении возвратов и возмещений, в частности крайний срок для таких событий и то, что соответствует такому событию. Другими вещами, которые следует включить, может быть валюта, которую вы принимаете, если у вас есть международные клиенты, а также приемлемые способы оплаты.

03. Добавление неожиданных или непредвиденных расходов

Ничто так не расстраивает клиента, как скрытые расходы, которые не были четко объяснены заранее.

Если клиент внезапно получает счет с позициями, с которыми, как ему кажется, он не соглашался или не знал заранее, он не захочет оплачивать этот счет. Тем более не в полном объеме.

Когда вы цитируете работу или продукт, или предоставляете продукт или услугу, убедитесь, что вы точно объясняете, за что клиент получит счет. Не преподносите им никаких сюрпризов в их счете-фактуре или, по крайней мере, подробно объясните, почему существует дополнительная плата.

04. Отсутствие резервных копий всех счетов

Вы должны иметь возможность отслеживать все свои счета, чтобы знать, сколько денег должно поступать каждый месяц. Вы просто не можете предоставить клиенту счет и не оставить себе копию. Если это так, у вас нет права на неуплату.

В прежние времена книги счетов-фактур под копирку создавали один счет-фактуру для клиента и копию, которая оставалась в книге. Сегодня это действительно должно быть сделано более эффективным цифровым способом.

Бумажные системы выставления счетов оставляют слишком много места для ошибок, и слишком легко потерять копию счета. Даже если вы используете шаблоны счетов Excel, Google Sheets или Word, хранение цифровой копии вашего счета значительно упрощает управление вашими финансами. Что еще лучше, так это система выставления счетов, которая автоматически сохраняет ваши счета и сопоставляет их в удобные для просмотра списки.

05. Забываете отправлять счета

Самая большая и самая серьезная из всех ошибок, которые вы можете совершить при выставлении счетов, — это просто забыть отправить их в первую очередь. Очень немногие люди будут платить вам вовремя, если они не получили счет за свои товары или услуги. Даже если они знают, что за просрочку платежа предусмотрен штраф, они будут воздерживаться, так как могут сказать, что никогда не получали счет.

Никогда не предполагайте, что платежи будут произведены, особенно без необходимых документов. Вы несете ответственность за своевременную отправку соответствующей информации клиенту.

Лучший способ предотвратить такую ​​ошибку — составить для себя расписание, которое подходит вашему бухгалтеру или бухгалтерскому процессу. Решите, что лучше всего подходит для вашей работы: каждую пятницу проверяйте, какие проекты были завершены, и отправляйте эти счета в обязательном порядке, раз в месяц вы отправляете повторяющиеся счета в определенную дату и так далее. При правильном графике вы не забудете об отправке счетов.

Как видите, самые простые ошибки при выставлении счетов могут привести к серьезным проблемам для любого бизнеса. Используйте эти советы, чтобы перестать совершать ошибки, которые могут стоить вам клиентов, и вы увидите разницу.