고객을 붙잡을 수 없는 5가지 심각한 인보이스 발행 실수

송장이 고객 유지 손실로 이어지는 이유를 알아보십시오. 이 5가지 심각한 인보이스 발행 실수는 매우 일반적이지만 쉽게 고칠 수 있습니다.

돈은 세상을 돌게 할 수 있지만 송장 발행은 세상을 계속 돌게 만드는 것입니다.

올바른 인보이스 발행은 모든 비즈니스 성공의 중요한 부분입니다. 그것은 당신이 돈을 받는 방법과 당신의 사업이 계속해서 돈을 벌 수 있도록 하는 방법입니다. 적절한 인보이스 발행 시스템이 없으면 지속적으로 지불을 추구하고 항상 여분의 현금을 찾고 있으며 귀하의 비즈니스가 미래에 어떤 모습일지 예측할 수 없다는 것을 알게 될 것입니다.

인보이스 발행이 모든 비즈니스에서 매우 중요한 부분이라는 사실에도 불구하고 많은 관리자나 비즈니스 소유자가 이에 대해 그다지 관심을 기울이지 않는다는 사실을 알게 되면 놀랄 수 있습니다. 그들은 그것을 해야 하는 관리 작업으로 여기지만 종종 더 "중요한" 작업을 위해 미루어집니다.

이는 놀라울 정도로 흔하고 비즈니스에 심각한 해를 끼치는 수많은 실수로 이어집니다. 이러한 실수 중 하나라도 당신을 비전문적으로 보이게 만들고 고객이 당신의 사업에서 멀어지게 만들 수 있습니다.

이러한 인보이스 발행 실수를 저지르고 있다면 지금이 이를 인식하고 변경해야 할 때입니다.

01. 송장에 마감일을 기재하지 않음

모든 송장에는 기한이 명시된 지불 조건이 있어야 합니다. 이 날짜는 항상 놓칠 수 없는 방식으로 명확하게 표시되어야 합니다. 기한이 없으면 미리 정해진 기대치가 없기 때문에 고객이 비용을 지불하지 않을 때 소구할 수 없습니다.

고객은 몇 달 또는 몇 년 동안 지불하겠다고 약속할 수 있으며 귀하는 법적 근거가 없습니다. 또한 청구서에 기한이 없는 경우 고객에게 연체료나 위약금을 부과할 수 없습니다.

이 실수를 피하는 가장 좋은 방법은 명확한 기한 필드가 있는 송장 템플릿을 설정하는 것입니다. 또한 모든 고객이 귀하에게 지불할 것으로 예상되는 기간을 설정해야 합니다. 이것은 1주일, 10일, 30일, 90일 이내가 될 수 있습니다. 귀하의 비즈니스와 귀하의 판매 유형에 적합한 것이 무엇이든 상관없습니다.

또한 청구서의 지불 조건에 지불 기간이 있어야 합니다. 비즈니스를 위해 이 정보를 설정한 후에는 해당 정보를 인보이스에 추가하는 것을 잊기가 훨씬 더 어렵습니다.

02. 지불 조건을 명시하지 않음

지불 조건에 대해 말하자면, 이것은 사람들이 정기적으로 인보이스에서 실수를 하는 또 다른 영역입니다. 그들은 단순히 이것들을 생략하거나 고객이 마감일을 무시하거나 원할 때 지불할 수 있도록 충분한 공간을 남겨둡니다.

지불 정책, 환불 정책 및 고객과 법적 문제를 해결할 수 있는 기타 사항을 포함하는 것이 중요합니다.

시간을 할애하여 지불 정책의 작은 글씨를 작성한 다음 청구서 템플릿의 일부로 또는 청구서 시스템에 저장되었는지 확인하십시오. 이렇게 하면 청구서를 보낼 때 항상 포함되며 고객은 이러한 포인트가 포함되지 않았다고 주장할 수 없습니다.

지불 주기를 포함하는 것이 중요합니다. 연체료나 위약금을 부과하기 시작하기 전의 기간과 조기 정산에 대한 할인이 있는지 여부입니다. 또한 반품 및 환불에 대한 정책, 특히 해당 이벤트의 마감일과 해당 이벤트의 자격 요건을 포함해야 합니다. 포함해야 할 다른 사항은 국제 고객이 있는 경우 허용하는 통화와 허용되는 지불 방법이 될 수 있습니다.

03. 놀라거나 예상치 못한 요금 추가

사전에 명확하게 설명되지 않은 숨겨진 비용만큼 고객을 화나게 하는 것은 없습니다.

고객이 미리 동의하지 않았거나 미리 알지 못했던 항목이 포함된 송장을 갑자기 받으면 해당 송장을 지불할 의향이 없을 것입니다. 특히 전체가 아닙니다.

작업이나 제품에 대해 인용하거나 제품이나 서비스를 제공할 때 고객이 청구할 금액을 정확히 설명해야 합니다. 인보이스에 놀라움을 표시하지 마십시오. 최소한 추가 요금이 부과되는 이유를 아주 자세하게 설명하십시오.

04. 모든 인보이스의 백업을 유지하지 않음

매달 들어오는 금액을 알 수 있도록 모든 인보이스를 추적할 수 있는 능력이 필요합니다. 고객에게 청구서를 제공할 수 없으며 사본을 보관할 수 없습니다. 이 경우 미지급에 대한 청구권은 없습니다.

예전에는 카본 카피 송장 책자가 고객을 위해 하나의 송장을 만들고 책에 남아있는 사본을 만들었습니다. 오늘날에는 더 효과적인 디지털 방식으로 이 작업을 수행해야 합니다.

종이 인보이스 시스템은 오류가 발생할 여지가 너무 많고 인보이스 사본을 잘못 배치하기 쉽습니다. Excel, Google 스프레드시트 또는 Word 인보이스 템플릿을 사용하더라도 인보이스의 디지털 사본을 보관하면 재정 상태를 훨씬 쉽게 파악할 수 있습니다. 더 나은 점은 자동으로 인보이스를 저장하고 보기 쉬운 목록으로 조합하는 인보이스 발행 시스템입니다.

05. 인보이스 전송을 잊어버린 경우

인보이스 발행과 관련하여 저지를 수 있는 모든 실수 중 가장 크고 가장 심각한 것은 처음부터 송장을 보내는 것을 잊어버리는 것입니다. 상품이나 서비스에 대한 인보이스를 받지 못한 경우 제때 지불하는 사람은 거의 없습니다. 연체에 대한 벌금이 있음을 알더라도 청구서를 받지 못했다고 말할 수 있으므로 보류할 것입니다.

특히 필요한 서류 없이 지불이 이루어질 것이라고 가정하지 마십시오. 관련 정보를 제시간에 클라이언트에게 보내는 것은 귀하의 책임입니다.

이러한 종류의 실수를 방지하는 가장 좋은 방법은 회계사 또는 회계 프로세스에 맞는 자신의 일정을 만드는 것입니다. 운영 방식에 가장 적합한 것이 무엇인지 확인하십시오. 매주 금요일에는 어떤 프로젝트가 완료되었는지 확인하고 해당 인보이스를 반드시 발송하고, 한 달에 한 번 특정 날짜에 반복 인보이스를 발송하는 등의 방식으로 진행합니다. 적절한 일정으로 인보이스를 보내는 것을 잊지 않을 것입니다.

보시다시피 가장 단순한 인보이스 발행 실수는 모든 비즈니스에 중대한 문제로 이어질 수 있습니다. 이 팁을 사용하여 고객에게 손해를 줄 수 있는 실수를 중지하십시오. 그러면 차이점을 알게 될 것입니다.