5 poważnych błędów w fakturowaniu, które nie pozwalają Ci zatrzymać swoich klientów

Dowiedz się, dlaczego Twoja faktura prowadzi do utraty retencji klientów. Tych pięć poważnych błędów w fakturowaniu jest bardzo powszechnych, ale można je łatwo naprawić.

Pieniądze mogą sprawić, że świat się kręci, ale fakturowanie jest tym, co go napędza.

Prawidłowe fakturowanie jest kluczowym elementem sukcesu każdej firmy. Chodzi o to, jak otrzymujesz zapłatę i w jaki sposób zapewniasz, że Twoja firma nadal przynosi pieniądze. Bez odpowiedniego systemu fakturowania najprawdopodobniej okaże się, że stale gonisz za płatnościami, zawsze szukasz wolnej gotówki i nie jesteś w stanie przewidzieć, jak Twoja firma będzie wyglądać w przyszłości.

Pomimo tego, że fakturowanie jest tak istotną częścią każdej firmy, może Cię zaskoczyć, że wielu menedżerów lub właścicieli firm nie zwraca na to uwagi. Postrzegają to jako zadanie administracyjne, które wymaga wykonania, ale często jest odsuwane na bok w przypadku bardziej „ważnych” zadań.

Prowadzi to do wielu błędów, które są zaskakująco powszechne i poważnie szkodzą Twojej firmie. Każdy z tych błędów może sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie i przejść długą drogę do odwrócenia klientów od Twojej firmy.

Jeśli popełniasz te błędy w fakturowaniu, nadszedł czas, aby je rozpoznać i wprowadzić zmiany:

01. Nieumieszczanie terminu płatności na fakturze

Każda faktura musi zawierać warunki płatności z określonym terminem płatności. Ta data powinna być zawsze jasno określona w sposób, którego nie można przeoczyć. Bez terminu płatności nie masz prawa do regresu, gdy klient nie zapłaci Ci, ponieważ nie ma żadnych oczekiwań z góry.

Klient może obiecać, że zapłaci za miesiące lub lata, a Ty nie będziesz miał prawnego oparcia. Nie możesz również obciążać klientów opłatami za opóźnienia lub karami, jeśli na fakturze nie ma terminu płatności.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego błędu jest ustawienie szablonu faktury z wyraźnym polem terminu płatności. Powinieneś również mieć ustalone okresy, w których oczekujesz, że wszyscy klienci będą Ci płacić. Może to być w ciągu tygodnia, dziesięciu dni, 30 dni, 90 dni — niezależnie od tego, co działa dla Twojej firmy i rodzaju sprzedaży, którą dokonujesz.

Powinieneś również podać termin płatności w warunkach płatności na fakturze. Gdy już masz te informacje dla swojej firmy, znacznie trudniej jest zapomnieć o dodaniu tych informacji do faktur.

02. Brak wyjaśnienia warunków płatności

Mówiąc o terminach płatności, jest to kolejny obszar, w którym ludzie często popełniają błędy na swoich fakturach. Po prostu je pomijają lub pozostawiają wystarczająco dużo miejsca, aby klienci mogli zignorować terminy płatności lub dokonać płatności, kiedy zechcą.

Ważne jest, aby uwzględnić politykę płatności, politykę zwrotów i wszystko inne, co może sprawić, że będziesz mieć legalną gorącą wodę z klientami.

Poświęć trochę czasu na napisanie drobnym drukiem zasad płatności, a następnie upewnij się, że jest on zapisany jako część szablonu faktury lub w systemie fakturowania. W ten sposób będzie ona zawsze uwzględniana przy wysyłaniu faktury, a żaden klient nie może twierdzić, że te punkty nie zostały pokryte.

Ważne jest, aby uwzględnić cykl płatności — jak długo przed rozpoczęciem naliczania opłat za opóźnienia lub kary, a także czy istnieje zniżka za wcześniejsze rozliczenie. Musisz również dołączyć swoją politykę zwrotów i zwrotów, w szczególności termin takich wydarzeń i co kwalifikuje się do takiego wydarzenia. Inne rzeczy, które należy uwzględnić, to waluta, którą akceptujesz, jeśli masz międzynarodowych klientów, a także akceptowalne metody płatności.

03. Dodawanie niespodzianek lub nieoczekiwanych opłat

Nic nie denerwuje klienta bardziej niż ukryte koszty, które nie zostały jasno wyjaśnione z góry.

Jeśli klient nagle otrzyma fakturę z pozycjami, na które nie zgodził się lub o których nie wiedział z wyprzedzeniem, nie będzie skłonny zapłacić tej faktury. Zwłaszcza nie w całości.

Cytując zlecenie lub produkt lub dostarczając produkt lub usługę, upewnij się, że dokładnie wyjaśniłeś, za co klient zostanie obciążony. Nie dawaj im żadnych niespodzianek na fakturze, a przynajmniej wyjaśnij szczegółowo, dlaczego istnieje dodatkowa opłata.

04. Nieprzechowywanie kopii zapasowych wszystkich faktur

Musisz mieć możliwość śledzenia wszystkich swoich faktur, aby wiedzieć, ile pieniędzy powinno przychodzić w każdym miesiącu. Po prostu nie możesz dostarczyć klientowi faktury i nie zachować kopii dla siebie. Nie masz żadnego odwołania w przypadku braku płatności, jeśli tak jest.

W dawnych czasach księgi faktur kalkowych tworzyły jedną fakturę dla klienta i kopię, która pozostała w księdze. Dziś to naprawdę powinno być zrobione w bardziej efektywny, cyfrowy sposób.

Systemy fakturowania papierowego pozostawiają zbyt wiele miejsca na błędy i zbyt łatwo jest zgubić kopię faktury. Nawet jeśli korzystasz z szablonów faktur w programie Excel, Arkusze Google lub Word, przechowywanie cyfrowej kopii faktury znacznie ułatwia kontrolę nad swoimi finansami. Jeszcze lepszy jest system fakturowania, który automatycznie przechowuje Twoje faktury i zestawia je w łatwe do przeglądania listy.

05. Zapomnienie o wysłaniu faktur

Największym i najpoważniejszym ze wszystkich błędów, jakie możesz popełnić podczas fakturowania, jest po prostu zapomnienie o ich wysłaniu. Bardzo niewiele osób zapłaci Ci na czas, jeśli nie otrzymali faktury za swoje towary lub usługi. Nawet jeśli wiedzą, że istnieje kara za opóźnienia w płatnościach, wstrzymają się, ponieważ mogą powiedzieć, że nigdy nie otrzymali faktury.

Nigdy nie zakładaj, że płatności zostaną zrealizowane, zwłaszcza bez niezbędnych dokumentów. Twoim obowiązkiem jest terminowe przesłanie klientowi odpowiednich informacji.

Najlepszym sposobem zapobiegania tego rodzaju błędom jest stworzenie dla siebie harmonogramu, który będzie pasował do Twojego księgowego lub procesu księgowego. Ćwicz, co jest najlepsze dla Twojego sposobu działania — w każdy piątek sprawdzaj, jakie projekty zostały zakończone i bezbłędnie wysyłaj te faktury, raz w miesiącu wysyłasz faktury cykliczne w określonym dniu i tak dalej. Przy odpowiednim harmonogramie nie zapomnisz o wysłaniu faktur.

Jak widać, najprostsze błędy w fakturowaniu mogą prowadzić do poważnych problemów dla każdej firmy. Skorzystaj z tych wskazówek, aby przestać popełniać błędy, które mogą kosztować klientów, a zobaczysz różnicę.