5 ข้อผิดพลาดร้ายแรงในการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ให้คุณยึดมั่นกับลูกค้าของคุณ

ค้นหาว่าเหตุใดใบแจ้งหนี้ของคุณจึงนำไปสู่การสูญเสียการรักษาลูกค้า ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่ร้ายแรงห้าข้อนี้พบได้บ่อยมาก แต่ก็แก้ไขได้ง่าย

เงินอาจทำให้โลกหมุนไป แต่การออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่ทำให้โลกหมุนต่อไป

การออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของธุรกิจใดๆ เป็นวิธีที่คุณได้รับเงินและวิธีที่คุณมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะสร้างรายได้ต่อไป หากไม่มีระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม คุณจะพบว่าคุณกำลังไล่ตามการชำระเงินอยู่เสมอ มองหาเงินสดสำรองอยู่เสมอ และไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าธุรกิจของคุณจะมีลักษณะอย่างไรในอนาคต

แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้จะเป็นส่วนสำคัญของทุกธุรกิจ แต่ก็อาจทำให้คุณประหลาดใจที่พบว่าผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจจำนวนมากไม่สนใจเรื่องนี้มากนัก พวกเขามองว่าเป็นงานของผู้ดูแลระบบที่จำเป็นต้องทำ แต่มักจะถูกละเลยสำหรับงานที่ "สำคัญ" มากกว่า

สิ่งนี้นำไปสู่ข้อผิดพลาดมากมายที่มักเกิดขึ้นอย่างน่าประหลาดใจและส่งผลเสียร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณ ข้อผิดพลาดใด ๆ เหล่านี้สามารถทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพและเป็นวิธีที่ยาวนานในการหันลูกค้าออกจากธุรกิจของคุณ

หากคุณกำลังทำผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ ตอนนี้เป็นเวลาที่จะรับรู้และทำการเปลี่ยนแปลง:

01. ไม่ใส่วันที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีเงื่อนไขการชำระเงินพร้อมวันที่ครบกำหนด วันที่นี้ควรสะกดอย่างชัดเจนในแบบที่พลาดไม่ได้ หากไม่มีวันที่ครบกำหนด คุณจะไม่มีทางไล่เบี้ยได้เมื่อลูกค้าไม่จ่ายเงินให้คุณเนื่องจากไม่มีความคาดหวังที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ลูกค้าสามารถสัญญาว่าจะชำระเงินเป็นเดือนหรือเป็นปี และคุณจะไม่มีสิทธิตามกฎหมายที่จะยืนหยัดได้ คุณยังไม่สามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับที่ล่าช้าจากลูกค้าหากไม่มีวันครบกำหนดในใบแจ้งหนี้

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้คือการตั้งค่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่มีฟิลด์วันที่ครบกำหนดที่ชัดเจน คุณควรกำหนดระยะเวลาที่คุณคาดว่าลูกค้าทั้งหมดจะจ่ายเงินให้คุณ ภายในหนึ่งสัปดาห์ สิบวัน 30 วัน 90 วัน อะไรก็ได้ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและประเภทการขายที่คุณทำ

คุณควรมีระยะเวลาการชำระเงินในเงื่อนไขการชำระเงินของคุณในใบแจ้งหนี้ด้วย เมื่อคุณมีข้อมูลพื้นฐานสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว คุณจะลืมใส่ข้อมูลนั้นลงในใบแจ้งหนี้ได้ยากขึ้นมาก

02. ไม่ชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงิน

เมื่อพูดถึงเงื่อนไขการชำระเงิน นี่เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่ผู้คนมักทำผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ของตน พวกเขาเพียงแค่ทิ้งสิ่งเหล่านี้ไว้หรือปล่อยให้มีที่ว่างเพียงพอสำหรับลูกค้าที่จะเพิกเฉยวันที่ครบกำหนดหรือชำระเงินเมื่อต้องการ

การรวมนโยบายการชำระเงิน นโยบายการคืนเงิน และสิ่งอื่นใดที่สามารถนำคุณไปสู่น้ำร้อนตามกฎหมายกับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ

ใช้เวลาในการเขียนรายละเอียดเกี่ยวกับนโยบายการชำระเงินของคุณ จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกเป็นส่วนหนึ่งของเทมเพลตใบแจ้งหนี้หรือในระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ วิธีนี้จะถูกรวมไว้เสมอเมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ และไม่มีลูกค้ารายใดสามารถเรียกร้องคะแนนเหล่านี้ได้

สิ่งสำคัญคือต้องรวมรอบการชำระเงิน—นานแค่ไหนก่อนที่คุณจะเริ่มเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับที่ล่าช้า รวมถึงมีส่วนลดสำหรับการชำระก่อนกำหนดหรือไม่ คุณต้องรวมนโยบายของคุณเกี่ยวกับการคืนสินค้าและการคืนเงิน โดยเฉพาะกำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมดังกล่าวและสิ่งที่มีคุณสมบัติสำหรับเหตุการณ์ดังกล่าว สิ่งอื่น ๆ ที่รวมไว้อาจเป็นสกุลเงินที่คุณยอมรับหากคุณมีลูกค้าต่างประเทศ รวมถึงวิธีการชำระเงินที่ยอมรับได้

03. เพิ่มความประหลาดใจหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

ไม่มีอะไรทำให้ลูกค้าไม่พอใจมากไปกว่าค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ซึ่งไม่ได้อธิบายไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน

หากจู่ๆ ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ที่มีรายการสินค้าที่พวกเขารู้สึกว่าไม่ตกลงหรือไม่ทราบล่วงหน้า พวกเขาจะไม่รู้สึกอยากชำระเงินตามใบแจ้งหนี้นั้น โดยเฉพาะไม่เต็ม

เมื่อเสนอราคางานหรือผลิตภัณฑ์ หรือการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ ให้ตรวจสอบว่าคุณได้อธิบายอย่างชัดเจนว่าลูกค้าจะได้รับการเรียกเก็บเงินจากอะไร อย่าทำให้พวกเขาประหลาดใจในใบแจ้งหนี้ หรืออย่างน้อยที่สุด ให้อธิบายว่าเหตุใดจึงมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในรายละเอียดมาก

04. ไม่สำรองข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

คุณต้องมีความสามารถในการติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณรู้ว่าแต่ละเดือนควรมีเงินเท่าไร คุณไม่สามารถจัดหาใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าและไม่เก็บสำเนาไว้สำหรับตัวคุณเอง คุณไม่มีทางไล่เบี้ยสำหรับการไม่ชำระเงิน หากเป็นกรณีนี้

ในสมัยก่อน สมุดใบแจ้งหนี้สำเนาคาร์บอนสร้างใบแจ้งหนี้หนึ่งใบสำหรับลูกค้าและสำเนาที่ยังคงอยู่ในสมุดบัญชี ในปัจจุบันนี้ ควรจะเสร็จสิ้นด้วยวิธีดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบการออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษทำให้เกิดข้อผิดพลาดมากเกินไป และง่ายเกินไปที่จะวางสำเนาใบแจ้งหนี้ของคุณผิดที่ แม้ว่าคุณจะใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของ Excel, Google ชีต หรือ Word การเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะทำให้การจัดการด้านการเงินของคุณง่ายขึ้นมาก ที่ยิ่งไปกว่านั้นคือระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่จัดเก็บใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติสำหรับคุณและจัดเรียงลงในรายการที่ง่ายต่อการดู

05. ลืมส่งใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดและร้ายแรงที่สุดที่คุณสามารถทำได้เกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้คือการลืมส่งพวกเขาออกไปตั้งแต่แรก มีคนน้อยมากที่จะจ่ายเงินให้คุณตรงเวลาหากพวกเขาไม่ได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการ แม้ว่าพวกเขาจะรู้ว่ามีบทลงโทษสำหรับการชำระเงินล่าช้า พวกเขาก็จะถูกระงับเนื่องจากพวกเขาสามารถพูดได้ว่าพวกเขาไม่เคยได้รับใบแจ้งหนี้

อย่าคิดเพียงว่าจะมีการชำระเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีเอกสารที่จำเป็น เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าคุณส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังลูกค้าตรงเวลา

วิธีที่ดีที่สุดที่จะป้องกันข้อผิดพลาดประเภทนี้คือการสร้างกำหนดการสำหรับตัวคุณเองให้เข้ากับกระบวนการทางบัญชีหรือกระบวนการบัญชีของคุณ ฝึกฝนสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับวิธีดำเนินการของคุณ—ตรวจสอบทุกวันศุกร์เพื่อดูว่าโครงการใดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วและส่งใบแจ้งหนี้เหล่านั้นออกไปโดยไม่มีข้อผิดพลาด คุณส่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำของคุณออกเดือนละครั้งในวันที่กำหนด และอื่นๆ ด้วยตารางเวลาที่เหมาะสม คุณจะไม่ลืมส่งใบแจ้งหนี้ของคุณ

อย่างที่คุณเห็น ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่ง่ายที่สุดสามารถนำไปสู่ปัญหาสำคัญสำหรับธุรกิจใดๆ ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อหยุดทำผิดพลาดที่อาจทำให้คุณต้องเสียลูกค้า แล้วคุณจะเห็นความแตกต่าง