Prowadzenie działalności dzięki wirtualnym przestrzeniom biurowym — kluczowe korzyści

Rozkwitająca koncepcja przestrzeni biurowych, która ukształtowała się w ostatniej dekadzie, została ponownie wyobrażona wraz z nadejściem pandemii w marcu 2020 r. Dotychczasowe pojęcie biur offline zostało rozszerzone na przestrzenie wirtualne, w których warunkiem wstępnym było tylko dobre połączenie internetowe.

Co ciekawe, po wejściu przestrzeni biurowych w model hybrydowy, wiele startupów rozrosło się, wykorzystując przestrzenie wirtualne nad fizycznymi. W tym artykule przyjrzymy się tym aspektom, które wzmocniły popularność internetowych przestrzeni biurowych.

1. Dostępność do puli talentów
2. Zwiększona produktywność
3. Przestrzeń demokratyczna
4. Łatwiejsza ekspansja
5. Przyjazny dla środowiska!
6. Zobowiązania krótkoterminowe
7. Lepsze wsparcie biznesowe
8. Cięcie kosztów

1. Dostępność do puli talentów

Zasoby ludzkie to główny czynnik napędzający każdą firmę. Wspólne wypracowanie pomysłów i planów prowadzi do efektywnego wykorzystania technologii i surowców.

Gdy firma ogranicza się do fizycznych biur, ważnym czynnikiem jest bliskość pracowników do biura. W wielu przypadkach firmy, a zwłaszcza startupy, są zmuszone do kompromisu w rekrutacji właśnie ze względu na niekompatybilność lokalizacji zaangażowanych stron.

Pozytywną interwencję w tym zakresie dokonało rozpowszechnienie wirtualnych biur. Firmy posiadające wirtualne biuro mają teraz swobodę zatrudniania najlepszych talentów z dowolnego miejsca na świecie bez problemu lokalizacji, transportu i zakwaterowania.

Wiele startupów szeroko korzystało z tej korzyści w czasie pandemii. Ta korzyść działała w obie strony, ponieważ pracownicy, którzy w przeciwnym razie mieli obawy związane z podróżami i zakwaterowaniem, mogli teraz uzyskać lepsze możliwości w miarę rozkwitu wirtualnych biur.

2. Zwiększona produktywność

Badania wykazały, że pracownicy lepiej pracują zdalnie w przestrzeniach wirtualnych niż w fizycznych biurach. Według badań przeprowadzonych przez Uniwersytet Stanforda praca w domu zwiększyła produktywność pracowników o 13%, ponieważ liczba połączeń na minutę wzrasta dzięki cichemu środowisku pracy.

Podobne badanie wskazuje, że 70% osób woli spotkania hybrydowe i pracę w domu. Badania wykazały również, że odkąd wirtualne biura skracają czas dojazdów i przerw, wydajność pracowników również znacznie wzrosła.

3. Przestrzeń demokratyczna

Faktem jest, że pewne miejsca dają tamtejszym podmiotom specyficzne udogodnienia. Powodem, dla którego firmy wydały fortunę na zakładanie swoich biur w miastach takich jak Bangalore i Bombaj, jest przewaga konkurencyjna, jaką te miejsca zapewnią biznesowi. Przestrzenie wirtualne odniosły jednak duży sukces w zmniejszaniu nierównych szans, jakie fizyczne biura dają różnym przedsiębiorstwom.

Wirtualne biura oznaczają, że organizacja działa online. W czasach, gdy biznes stał się przede wszystkim sprawą online, nie ma nic, co może wnieść infrastruktura w konkretnej lokalizacji do dobrego samopoczucia firmy.

Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, wirtualne biura stanowią równy piedestał dla wszystkich konkurentów na rynku, na którym jedynym kryterium wzrostu są wyniki.

4. Łatwiejsza ekspansja

W miarę jak przestrzenie wirtualne odsuwają się od ciężaru lokalizacji i infrastruktury, firmom łatwiej jest rozwijać działalność w nowszych miejscach. Wszystko, czego potrzebowaliby, to wsparcie technologiczne i przedsiębiorcza wizja, aby utrzymać się w nowej lokalizacji.

W porównaniu z tradycyjnymi metodami rozbudowy, wirtualne przestrzenie pozwalają na opłacalną, bezproblemową i bezstresową rozbudowę. Nawet jeśli firmy mają rezerwy finansowe i inne niezbędne zasoby do założenia nowego biura, mądrze będzie na początek utworzenie biura wirtualnego przed fizyczną rozbudową, aby zrozumieć możliwości, jakie przyniesie biznes w nowej lokalizacji .

5. Przyjazny dla środowiska!

Jedną z największych zalet wirtualnych przestrzeni na stole jest to, że są one nieszkodliwe dla środowiska. W rzeczywistości wszystkie jego zalety sprowadzają się do tej głównej zalety.

W czasach, gdy zanieczyszczenie powietrza i zarządzanie gruntami stają się poważnym problemem, popularność wirtualnych przestrzeni biurowych pomoże znacznie zmniejszyć wkład świata biznesu w degradację środowiska.

Wirtualne przestrzenie nie tylko zmniejszają udział przestrzeni fizycznych w zanieczyszczaniu środowiska, ale także zmniejszają ślad węglowy każdego pracownika organizacji.

Skala różnicy, jaką mogą zrobić przestrzenie biurowe online, jest bardzo znacząca w obliczu ludzkości. W czasach, gdy świat biznesu stara się rozwijać zrównoważone sposoby prowadzenia działalności, priorytetowe traktowanie wirtualnych biur będzie świetną inicjatywą.

6. Zobowiązania krótkoterminowe

W przeciwieństwie do fizycznych powierzchni biurowych firmy nie są już zobowiązane do zawierania długoterminowych umów z właścicielami nieruchomości na powierzchnie biurowe. Większość usług oprogramowania wspierających funkcjonalności wirtualnej powierzchni biurowej jest realizowana w ramach abonamentu miesięcznego lub na zasadzie ad-hoc. Daje to właścicielom elastyczność w częstszym wybieraniu lepszych opcji. Takie krótkoterminowe zobowiązania oznaczają również, że firmy muszą płacić za to, z czego korzystają i tylko za czas, którego potrzebują.

7. Lepsze wsparcie biznesowe

Nie ulega wątpliwości, że wirtualne przestrzenie ułatwiły pracę. Ma również dodatkową zaletę ogromnej ilości wsparcia technicznego i biznesowego, które firmy otrzymują za pośrednictwem tych przestrzeni.

Istnieje mnóstwo innych firm, które konkretnie pomagają innym w tworzeniu wirtualnych przestrzeni biurowych do tego stopnia, że ​​takiej pomocy nie można znaleźć w fizycznym biurze. Przestrzenie coworkingowe i sale konferencyjne to dwa ostatnie przykłady takiego wsparcia. Pomaga firmom skupić się wyłącznie na ich działalności.

8. Cięcie kosztów

Wirtualne biura w znacznym stopniu zmniejszają koszty, które firmy muszą wydawać na powierzchnie biurowe. W czasach, gdy dominowały tylko fizyczne powierzchnie biurowe, duża część ich przychodów przeznaczana jest na utrzymanie infrastruktury, w tym czynsz. Dodatkowym obciążeniem finansowym dla firmy jest to, że biura te znajdują się w najlepszych lokalizacjach, takich jak Bangalore, Bombaj, Pune czy Delhi.

Przestrzenie wirtualne są pod tym względem dużą ulgą dla firmy, ponieważ wymaga jedynie solidnej technologicznie powierzchni biurowej, która w wielu przypadkach jest spychana do sprawnej platformy komunikacyjnej i usług Google.

Poza tym wirtualne przestrzenie dają również swobodę firmom dłuższego zapewniania ulg na transport dla swoich pracowników. W ten sposób przestrzenie wirtualne odgrywają istotną rolę w obniżaniu ogólnych wydatków firmy. W rzeczywistości takie przestrzenie dały impuls wielu startupom, które nigdy by się nie pojawiły, gdyby musiały założyć biuro offline.

Wniosek

W miarę jak świat wkracza w globalną wioskę z zaawansowanymi technologiami, które z minuty na minutę zmieniają oblicze firm, możliwości wirtualnych biur stały się ogromne. Odpowiednio wykorzystana może być nawet realną alternatywą dla fizycznych powierzchni biurowych. Jednak w zależności od charakteru biznesu możliwości, jakie oferują wirtualne przestrzenie będą się różnić.

Często zadawane pytania

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to przestrzeń z fizycznym adresem, ale jest tańsza niż utrzymywanie tradycyjnego biura.

Czy wirtualne biuro to dobry pomysł?

Tak, wirtualne biuro jest idealne dla małych firm. Zwiększa również produktywność pracowników, ponieważ nie muszą dojeżdżać do fizycznego biura.

Jak założyć wirtualne biuro?

Skoncentruj się na komunikacji, zainwestuj w odpowiednie narzędzia, zatrudnij odpowiednich ludzi i zadbaj o odpowiednią strukturę organizacyjną.