Fazendo negócios por meio de espaços de escritório virtuais - Principais benefícios

A ideia nascente de escritórios que tomou forma na última década foi reinventada com o advento da pandemia em março de 2020. A noção até então de escritórios offline foi expandida para espaços virtuais onde apenas uma boa conexão com a internet era um pré-requisito.

Curiosamente, depois que os espaços de escritório entraram em um modelo híbrido, muitas startups se multiplicaram aproveitando os espaços virtuais sobre os espaços físicos. Este artigo analisará esses aspectos que fortaleceram a popularidade dos espaços de escritório online.

1. Acessibilidade ao banco de talentos
2. Maior produtividade
3. Espaço Democrático
4. Expansão mais fácil
5. Amigo do ambiente
6. Compromissos de Curto Prazo
7. Melhor suporte comercial
8. Corte de Custos

1. Acessibilidade ao banco de talentos

Os recursos humanos são o principal fator que impulsiona qualquer negócio. Quando ideias e planos são elaborados juntos, isso leva ao uso eficiente de tecnologia e matérias-primas.

Quando uma empresa se limita a escritórios físicos, a proximidade dos funcionários ao escritório é um fator importante. Em muitos casos, as empresas, especialmente as startups, são obrigadas a comprometer o recrutamento apenas por causa da incompatibilidade de localizações das partes envolvidas.

A prevalência de escritórios virtuais tem feito uma intervenção positiva nesse sentido. As empresas com um escritório virtual agora têm a liberdade de empregar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo sem que localização, transporte e acomodação se tornem um problema.

Muitas startups fizeram uso desse benefício extensivamente durante o período da pandemia. Esse benefício funcionou nos dois sentidos, pois os funcionários que antes se preocupavam com viagens e acomodações agora conseguiam melhores oportunidades à medida que os escritórios virtuais prosperavam.

2. Maior produtividade

Estudos mostraram que os funcionários trabalham melhor remotamente em espaços virtuais do que em escritórios físicos. De acordo com um estudo da Universidade de Stanford, trabalhar em casa aumentou a produtividade dos funcionários em 13%, à medida que o número de chamadas por minuto aumenta devido a ambientes de trabalho silenciosos.

Um estudo semelhante cita que 70% das pessoas preferem reuniões híbridas e trabalham em casa. Estudos também mostraram que, como os escritórios virtuais reduziram o tempo gasto em deslocamentos e pausas, a eficiência dos funcionários também aumentou tremendamente.

3. Espaço Democrático

É fato que determinados locais dão facilidades específicas às entidades ali presentes. A razão pela qual as empresas gastaram uma fortuna na instalação de seus escritórios em cidades como Bangalore e Mumbai se deve à vantagem competitiva que esses locais darão ao negócio. No entanto, os espaços virtuais têm sido bem sucedidos em reduzir as oportunidades desiguais que os escritórios físicos oferecem para várias empresas.

Escritórios virtuais significam que a organização funciona online. Em um momento em que um negócio se tornou principalmente um negócio online, não há nada que uma instalação de infraestrutura em um local específico possa adicionar ao bem-estar da empresa.

Independentemente de onde você está sediado, os escritórios virtuais oferecem um pedestal igual para todos os concorrentes do mercado, onde o único critério de crescimento é o desempenho.

4. Expansão mais fácil

À medida que os espaços virtuais eliminam o fardo da localização e da infraestrutura, fica mais fácil para as empresas expandirem seus negócios para lugares mais novos. Tudo o que eles precisariam é o respaldo tecnológico e visão empreendedora para se sustentar em um novo local.

Quando comparados aos métodos tradicionais de expansão, os espaços virtuais permitem uma expansão econômica, sem complicações e sem estresse. Mesmo que as empresas tenham reservas financeiras e outros recursos necessários para montar um novo escritório, será prudente, de início, um escritório virtual antes de expandir fisicamente para entender a viabilidade que o negócio no novo local traria .

5. Amigo do ambiente

Uma das maiores vantagens que os espaços virtuais trazem para a mesa é que é ambientalmente inócuo. Na verdade, todos os seus benefícios se resumem a essa grande vantagem.

Em um momento em que a poluição do ar e a gestão do solo estão se tornando grandes preocupações, a popularidade dos espaços de escritórios virtuais ajudará a reduzir significativamente a contribuição do mundo dos negócios para a degradação ambiental.

Os espaços virtuais não apenas reduzem a contribuição dos espaços físicos na poluição do meio ambiente, mas também reduzem a pegada de carbono de cada funcionário da organização.

A quantidade de diferença que os espaços de escritório online podem fazer é muito significativa diante da humanidade. Em um momento em que o mundo dos negócios tenta desenvolver formas sustentáveis ​​de fazer negócios, priorizar escritórios virtuais será uma ótima iniciativa.

6. Compromissos de Curto Prazo

Ao contrário dos escritórios físicos, as empresas não são mais obrigadas a firmar contratos de longo prazo com proprietários de imóveis para escritórios. A maioria dos serviços de software que suportam as funcionalidades do espaço de escritório virtual são baseados em uma assinatura mensal ou em uma base ad-hoc. Dá aos proprietários a flexibilidade de optar por melhores opções com mais frequência. Esses compromissos de curto prazo também significam que as empresas precisam pagar pelo que usam e apenas pelo tempo necessário.

7. Melhor suporte comercial

Não há dúvida de que os espaços virtuais facilitaram o trabalho. Também tem a vantagem adicional da enorme quantidade de suporte técnico e comercial que as empresas recebem por meio desses espaços.

Há uma infinidade de outras empresas que trabalham especificamente para ajudar outras pessoas a configurar seus espaços de escritório virtuais de tal forma que tal assistência não pode ser encontrada em um escritório físico. Espaços de coworking e salas de reuniões são dois exemplos recentes desse apoio. Ele ajuda as empresas a se concentrarem apenas em seus negócios.

8. Corte de Custos

Os escritórios virtuais reduzem em grande medida os custos que as empresas têm de gastar em espaços de escritório. Em uma época em que apenas os espaços físicos de escritório eram destaque, grande parte de sua receita vai para a manutenção da infraestrutura que inclui aluguel. Além disso, há um custo financeiro para a empresa se esses escritórios estiverem em locais privilegiados como Bangalore, Mumbai, Pune ou Delhi.

Os espaços virtuais, nesse sentido, são um grande alívio para a empresa, pois exige apenas um espaço de escritório tecnologicamente sólido que, em muitos casos, é relegado a uma plataforma de comunicação eficiente e serviços do Google.

Além disso, os espaços virtuais também dão às empresas a liberdade de conceder mais auxílio-transporte para seus funcionários. Assim, os espaços virtuais desempenham um papel significativo na redução das despesas gerais da empresa. De fato, esses espaços deram um impulso a muitas startups que nunca teriam sido lançadas se tivessem que montar um escritório offline.

Conclusão

À medida que o mundo se aproxima de uma aldeia global com tecnologias avançadas reimaginando negócios a cada minuto, as possibilidades de escritórios virtuais se tornaram abundantes. Se utilizado corretamente, pode até ser uma alternativa viável para espaços físicos de escritório. No entanto, dependendo da natureza dos negócios, as oportunidades que os espaços virtuais oferecem serão diferentes.

Perguntas frequentes

O que é um escritório virtual?

Um escritório virtual é um espaço com endereço físico, mas é mais barato do que manter um escritório tradicional.

Um escritório virtual é uma boa ideia?

Sim, um escritório virtual é ótimo para pequenas empresas. Também aumenta a produtividade entre os funcionários, pois eles não precisam se deslocar para o escritório físico.

Como iniciar um escritório virtual?

Concentre-se na comunicação, invista nas ferramentas certas, contrate as pessoas certas e certifique-se de estabelecer uma estrutura organizacional adequada.