회의를 매우 생산적으로 만드는 10가지 아이디어

"팀 - 빨리 모여서 회의하자" - '모임'이라는 단어가 사람들의 귀에 들리면 모두가 회의에 대해, 얼마나 걸릴지, 업데이트를 제공해야 하는지, 회의가 지금 예정된 이유 등

이 모든 질문에도 불구하고 마침내 우리는 집회에 참석하게 되었습니다. 일반적으로 모든 조직의 회의는 생산성의 초점입니다. 회의는 일반적으로 새로운 아이디어를 브레인스토밍하고, 현재 위기에 대해 논의하고, 중요한 결정을 내리고, 성과를 발표해야 할 때 수행됩니다. 회의는 작업 진행 상황을 공유하고 다른 사람들과 연결하기 위한 강력한 플랫폼이자 유용한 전략 저장소입니다.

Morgenstern은 다음과 같이 말합니다. 훌륭하고 효과적인 회의는 일반적으로 두 가지 특성을 공유합니다. 즉, 명확하고 정의된 목표(또는 회의가 끝날 때까지 도달해야 하는 결과)가 있고 회의실에 있는 모든 사람이 회의에 참석한 이유와 역할을 알고 있습니다.

불행히도 많은 회의는 결국 생산성의 정반대이며 많은 경우 회의는 주요 결정을 내리는 대신 토론 포럼으로 사용되었습니다. 반면에 과도하고 장기적인 회의는 생산성과 직원의 동기 부여에 상당한 부정적인 영향을 미칩니다. 연구는 이것을 거듭해서 증명했습니다.

다행히도 이러한 장애물은 회의를 계획하고 몇 가지 지침을 따르는 데 조금 더 적극적으로 노력함으로써 피할 수 있습니다. 그렇다면 모든 회의가 생산적이고 효율적이도록 하려면 어떻게 해야 합니까? 완벽한 회의를 운영하는 방법에 대한 10가지 팁을 확인하세요.

1. 그 회의를 정말로 개최해야 하는지 결정

Maropost의 CEO인 Ross Andrew Paquette는 “회의를 이메일이나 메모로 대체할 수 있다면 보류하지 마십시오. 회의가 필요한지 결정할 때 묻는 몇 가지 질문에는 다음이 포함됩니다.

• 발전하려면 다른 사람의 의견이 필요합니까?
• 앞으로 나아가려면 대면 대화가 필요합니까?
• 이 회의가 모든 사람의 시간을 가장 가치 있게 사용하는 것입니까?

이러한 질문에 대한 대답이 아니오인 경우 모든 자료가 준비되고 모든 사람이 만나는 것이 합리적일 때까지 회의에 참석하지 마십시오.

"아무것도 하지 않을 때, 회의실에 사람이 필요할 때, 그들의 존재가 예의가 아닌 기여일 때를 위해 회의를 저장하십시오." - Ross Andrew Paquette.

2.목표를 명확하게 진술

때로는 막연한 안건만 가지고 회의에 가서 끝이 보이지 않는 토론을 하고 있었을까요?

회의를 보다 효과적으로 하려면 사전에 목표를 설정해야 합니다. 문제의 핵심을 파악하시겠습니까? 뭔가 결정? 정보를 전파? 실행 계획을 개발하시겠습니까? 간단하게 들릴지 모르지만 회의에 목적이 없으면 방향도 없습니다.

당신이 성취하려는 것이 확실하지 않다면, 당신은 그것이 일어나지 않을 것이라고 확신할 수 있습니다. 성공적이고 효과적인 회의를 위한 가장 중요한 요소는 명확한 목표와 구체적인 의제를 갖는 것입니다.

회의에 대해 설정한 목표는 가장 중요한 의제와 실제로 참석해야 하는 사람을 포함하여 기타 중요한 세부 사항을 결정합니다. 설정한 목표가 할당된 시간 내에 실제로 실행 가능한지 확인하십시오. 모든 관련 문서와 사전에 공유된 기본 의제는 모든 사람을 추적할 수 있도록 합니다.

3. 사람들이 산만해질 가능성이 더 높은 시간을 피하십시오.

사람들이 일반적으로 떠날 준비를 하는 하루의 끝이나 정상 근무 시간보다 이른 아침 일찍 회의를 예약하지 마십시오. 마찬가지로, 연구에 따르면 점심 직전이나 점심 시간에 음식을 제공하지 않고 열리는 회의는 사람들이 배고프고 주의가 산만해지는 경향이 있기 때문에 생산성이 떨어지는 것으로 나타났습니다.

회의를 개최하기에 가장 좋은 시간과 요일은 9시에서 11시 또는 2시에서 4시 사이이며 화요일부터 목요일입니다.

4. 회의를 ON 시간에 시작하고 예정된 END 시간에 종료합니다.

늦게 도착하면 회의 시간이 최대 5-10분까지 소요될 수 있으며 대부분의 경우 회의 시간을 10분 더 연장할 수 있습니다. 습관적으로 늦게 오는 사람들을 기다리는 것은 정시에 나타나는 사람들에게 불공평합니다.

해결책? 기다리지 마세요. 회의 시작 ON 시간. 가혹할 것 같지만 속히 평판을 높이려면 늦게 오는 자에게 분명한 메시지를 보내는 것이 좋다.

5. 스탠드업 미팅을 고려하라

스탠드업 미팅은 인기 있는 팀 의식이 되었습니다. 직원들은 입식과 관련된 프로젝트에 참여할 때 더 참여하고 더 협력적이며 덜 영역적이 됩니다. 회의 중에 일어서는 것만큼 긴박함을 전달하는 것은 없습니다.

회의 중 서 있는 것은 또한 참가자들이 전자 장치를 벗고 주의가 산만해지는 것을 피하고 짧은 시간 동안 숙고하도록 권장합니다. 즉, 상임 회의는 더 짧은 시간에 더 많은 일을 하게 됩니다. 오랜 시간 앉아 있는 것을 깨뜨리는 건강상의 이점도 있습니다.

6. 메모하고 시간을 추적할 사람을 지정

토론 중인 내용을 메모할 사람을 지정하고 회의를 마친 후 이 메모를 요약으로 공유합니다. 또한 공식 계시원을 지정하여 소요 시간을 추적하고 의제 및 전체 회의의 각 항목에 대해 시간이 얼마나 남았는지 모든 사람에게 정중하게 상기시킬 수 있습니다.

이 항목은 모든 사람이 귀하의 생각과 행동 항목에 맞춰 정렬하는 데 도움이 될 것입니다. 이 도구를 사용하여 회의 및 약속을 추적하십시오.

7. 창의적인 제안/아이디어 격려

성공적인 회의는 창의성과 에너지로 이어져야 합니다. 이것은 사람들이 수동적으로 참석하는 것이 아니라 적극적으로 참여할 때 발생합니다. 브레인스토밍 세션은 일반적이지만 너무 자주 실행하는 것은 비효율적입니다. 중요한 것은 실제 아이디어 생성이 아니라 아이디어를 실행하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 회의 의제가 무엇이든 동료로부터 의견을 얻으십시오. 사람들을 식별하고 전달된 문제에 대한 의견을 묻습니다. 포인트가 없어도 좋고, 용기를 내서 포인트를 내놓는 사람도 있습니다. 훌륭한 아이디어는 훌륭한 사람들에게서 나올 것이라고 확신합니다.

모든 회의에서 가장 중요한 요소는 누군가가 마음을 열고 이야기하면 먼저 감사하고, 그들의 요점을 충분히 경청하고, 더 많은 제안을 하도록 격려하는 것입니다. 그들의 점수가 득점에 미치지 못하더라도 향후 회의에서도 더 많은 점수를 추가하도록 격려하십시오.

8. 논의해야 할 사항에 초점

한 무리의 사람들을 이끄는 데 가장 어려운 일은 그들의 관심을 끄는 것입니다. 주최자든 공동 주최자이든 누군가는 항상 회의를 핵심 요점으로 안내하고 일탈된 토론에서 할당된 주제로 다시 가져오는 책임을 져야 합니다.

그리고 여러 사람이 의견을 제시했는데 결정을 내릴 수 없는 경우 모든 요점을 기록하고 다시 토론으로 돌아가십시오. 전달된 사항이나 긴 토론이 필요한 요점에 대해 계속 토론하지 마십시오.

요점을 명확하게 전달하고 잠시 멈추고 자주 회신을 받아 발신자와 수신자가 모두 정상 궤도에 오도록 하십시오.

9.실습 Q&A

주최자/연사는 실제로 직원들이 질문을 하도록 참여시켜야 합니다. 회의는 기술을 연습하기에 좋은 장소입니다. Q&A 세션은 종종 회의가 끝날 때까지 미뤄지며 몇 분 정도만 남겨 둡니다. 그러나 이 부분은 나머지 회의에서도 중요합니다. 회의에서 구체적인 실행 계획을 세웠지만 후속 질문에 대한 답변이 없으면 그 결과는 재앙을 초래할 수 있습니다.

보다 의미 있는 참여를 보장하려면 회의 시간에 맞게 Q&A 세션을 연장하는 것이 좋습니다. 회의의 요점을 전송하여 주제에 대한 질문을 미리 수집하고 회의가 시작되기 전에 팀에 의견/요점을 보내달라고 요청할 수도 있습니다.

이것은 여러 수준에서 도움이 될 수 있습니다. 주최자는 연설을 보다 효과적으로 계획할 수 있으며 팀은 회의가 끝날 때 질문을 하기 위해 뒤죽박죽을 하는 대신 아이디어를 고려할 시간을 갖게 됩니다.

10. 후속 조치

후속 조치의 기술은 중요한 직업 습관이며 회의의 경우에도 중요합니다.

사람들이 무슨 일이 일어났는지에 대해 매우 다른 해석을 가지고 같은 회의에서 떠나는 것은 아주 흔한 일입니다. 주어진 책임, 위임된 작업, 지정된 마감일을 문서화하고 회의 당일 회의록을 발송합니다. 그렇게 하면 모든 사람이 같은 페이지에 있게 됩니다.

매우 중요한 문제의 경우 공유 팀 일정 또는 작업 관리 소프트웨어에 메모하여 해결 방법에 도달할 때까지 계속 후속 조치를 취하십시오.

마지막으로 성공적인 회의의 핵심은 커뮤니케이션에 있습니다. 특히 새로운 형식을 실험하는 경우 동료에게 피드백을 요청하고 제안에 열려 있고 개인적으로 느끼는 것이 아니라 생각에 대한 결론을 제공하십시오. 팀이 참여하고 효과적이라고 느낀다면 올바른 방향으로 가고 있는 것입니다.

따라서 모든 회의가 끝날 때마다 다음과 같이 질문합니다. 다음 작업은 무엇인가요? 누가 그것을 가지고 있습니까? 그리고 언제 후속 조치를 취합니까?

효율적이고 효과적이고 재미있는 회의에 대한 표준을 설정하고 나면 회의가 근무일의 가장 좋은 부분이 될 것이라고 확신합니다.

회의에서 명확하고 집중하며 시간을 지키십시오.